Comptabilité Amazon en 2 minutes avec Magic Heidi

Tu vends via Amazon Seller Central ou FBA depuis la Suisse et tu as besoin d'une comptabilité qui colle à ta réalité: versements tous les 14 jours en EUR ou USD, frais de référence (referral) et FBA, plan Pro débité sur la carte de crédit, seuil TVA dès CHF 100'000, justificatifs bien rangés, export fiscal en fin d'année. Tu es au bon endroit.

Voici à quoi ça ressemble en pratique. Amazon collecte tes commandes, déduit directement les frais de vente, les frais FBA et les remboursements, puis te verse tous les 14 jours un montant net sur ton compte bancaire. Ce montant net de versement (disbursement), c'est ce qui arrive réellement chez toi.

Pour la comptabilité simplifiée, tu n'as pas besoin de reconstituer manuellement chaque commande Amazon. Tu peux enregistrer chaque versement Amazon comme un revenu, autrement dit une entrée de paiement, et joindre le rapport "Date Range Summary" de Seller Central comme justificatif. L'essentiel: le rapport doit montrer de façon traçable ce qu'il y a dans le payout, soit les ventes, les referral fees, les frais FBA, les remboursements et le versement net. Ta comptabilité reste simple, mais reste vérifiable.

Enregistrer un versement dans Magic Heidi est tout simple. Tu glisses-déposes le rapport PDF "Date Range Summary" de Seller Central dans Magic Heidi, et on lit le montant et la date depuis le PDF.

Imagine Elena, une vendeuse fictive d'articles en cuir faits main à Bâle. Elle vend en private label principalement sur amazon.de, environ CHF 95'000 de chiffre d'affaires annuel, en raison individuelle, et juste en dessous de l'assujettissement à la TVA en Suisse. Sa comptabilité dans Magic Heidi: pour chaque versement de 14 jours, elle glisse le rapport Seller Central, Magic Heidi crée l'écriture, le justificatif reste attaché, terminé. Sur l'année, ça donne environ 26 écritures de versement, plus les factures du plan Pro et de la publicité débitées séparément, soit au total environ 45 minutes de travail comptable pur pour son activité Amazon. En fin d'année, elle exporte ses revenus, ses dépenses et ses justificatifs pour son fiduciaire et a en même temps économisé entre CHF 500 et 1'200 de frais d'outils de synchronisation.

L'essentiel en bref

• La comptabilité simplifiée selon le CO art. 957 (Code des obligations) s'applique aux raisons individuelles et sociétés de personnes suisses avec moins de CHF 500'000 de produit des ventes lors du dernier exercice.
• Tu n'as pas besoin de comptabilité en partie double et tu n'es pas obligé de comptabiliser chaque commande Amazon séparément.
• En pratique, tu peux enregistrer le montant net par versement Amazon (en général tous les 14 jours) comme entrée de paiement, tant que le rapport "Date Range Summary" de Seller Central est conservé comme justificatif et base de rapprochement.
• Les referral fees, les frais FBA et les remboursements ne doivent pas simplement disparaître: ils doivent rester traçables via le rapport de versement, surtout si tu es assujetti à la TVA ou que tu approches du seuil de CHF 100'000.
• L'Amazon Professional Selling Plan (environ CHF 39 par mois) et Amazon Advertising se comptabilisent séparément comme charges d'exploitation, car ils sont en général débités directement sur la carte de crédit.
• Dès que tu es assujetti à la TVA, que tu stockes dans un entrepôt FBA dans l'UE, que tu passes en Sàrl/SA, que tu utilises la méthode effective de TVA ou que ton chiffre d'affaires approche de CHF 500'000, une comptabilisation plus détaillée avec un check fiduciaire devient pertinente.

Ce que la comptabilité simplifiée signifie pour les vendeurs Amazon

La législation suisse autorise les raisons individuelles et sociétés de personnes avec moins de CHF 500'000 de produit des ventes lors du dernier exercice à tenir ce qu'on appelle la comptabilité simplifiée. Tu ne tiens pas une comptabilité classique en partie double comme une Sàrl ou une SA. À la place, tu enregistres tes recettes, tes dépenses et ta situation patrimoniale.

Simplifié ne veut pas dire à la louche. Il te faut toujours des enregistrements traçables, des justificatifs, et en fin d'année un état de tes actifs et passifs, recettes et dépenses, ainsi que des prélèvements et apports privés. En langage courant: tu n'es pas obligé de travailler avec un grand livre, mais tes chiffres doivent être explicables et justifiables.

Concrètement, pour Amazon: si Amazon te verse EUR 4'250 sur ton compte bancaire le 14 avril, tu peux enregistrer ce montant (converti en CHF au taux du jour de la réception) comme entrée de paiement. Tu n'es pas obligé de reconstituer 180 commandes individuellement dans Magic Heidi. Le rapport "Date Range Summary" de Seller Central fait par contre partie intégrante de l'écriture, parce qu'il montre comment le montant s'est formé: ventes, remboursements, referral fees, frais FBA, frais de stockage et versement net.

Pour les raisons individuelles non assujetties à la TVA en dessous des seuils, c'est en général la voie la plus pragmatique: une écriture par versement, rapport propre comme justificatif, rapprochement bancaire fait. Les referral fees et frais FBA inclus dans le payout, tu ne les enregistres pas une seconde fois comme dépense, parce qu'ils sont déjà pris en compte dans le versement net. Par contre, la mensualité du plan Pro, Amazon Advertising et les autres outils, apps ou matériel d'expédition débités séparément vont dans ta comptabilité comme charges d'exploitation à part entière.

La distinction devient importante au niveau de la TVA. Pour la TVA, ce qui compte n'est pas simplement le montant net en CHF qui arrive sur ton compte bancaire. Ce qui est pertinent, ce sont les chiffres d'affaires déterminants issus de tes ventes, selon le marché et le pays de livraison. Si tu approches du seuil de CHF 100'000, si tu es déjà assujetti à la TVA ou si tu déplaces de la marchandise via FBA dans des entrepôts UE, tu dois pouvoir reconstituer proprement les chiffres bruts, les remboursements, les frais et les éventuels montants de TVA depuis Seller Central. Le versement net reste alors ton encaissement bancaire, mais ce n'est plus la seule base pour la TVA.

Pour les autorités fiscales suisses, ce qui compte en fin de compte, c'est que tes flux d'argent, tes justificatifs et ta situation patrimoniale soient entièrement traçables. Si tu as reçu 26 versements Amazon dans une année, cela peut donner 26 écritures de revenu. Ce qui est décisif, c'est que ces écritures concordent avec ton compte bancaire et que les rapports Seller Central correspondants soient archivés.

Si tu es totalement nouveau sur le sujet, notre guide sur le logiciel de comptabilité Suisse t'aide à comprendre les bases pour les indépendants, avant de te perdre dans les détails des marketplaces. Tu trouves la base légale officielle de la comptabilité simplifiée dans le Code des obligations suisse art. 957.

Frais Amazon, remboursements, plan Pro et Advertising: ce que tu dois comptabiliser en plus

C'est ici qu'on se mélange le plus souvent, donc passons-le en revue point par point. Tu trouves les cinq catégories sous forme de tableau juste sous cette section.

Imagine Cédric, un vendeur fictif en private label à Genève avec environ CHF 220'000 de chiffre d'affaires annuel, majoritairement via amazon.de et amazon.fr, avec FBA. Son année comptable ressemble à ça: 26 entrées de versement Amazon, 12 charges du plan Pro, 12 factures Amazon Advertising, environ 20 achats de marchandises et justificatifs d'expédition inbound FBA, plus environ 25 autres charges d'exploitation comme des shootings photo, du matériel d'emballage et des abos d'outils. Au total, environ 95 à 110 écritures par an. C'est faisable en environ 30 à 40 minutes par mois, justificatifs téléchargés inclus.

TVA: ce que les vendeurs Amazon doivent savoir en Suisse

En dessous de CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel mondial, tu n'as pas à t'inscrire à la TVA en Suisse. Si tu es dans cette zone et que tu expédies exclusivement depuis la Suisse, tu peux survoler cette section. Tu comptabilises simplement le versement net, terminé.

Au-dessus de CHF 100'000, ça devient un peu plus complexe, mais toujours gérable. Pour les chiffres d'affaires suisses, tu as deux méthodes au choix. Avec la méthode du taux de la dette fiscale nette (TDFN), tu gardes ta logique simplifiée, donc versement net comme revenu. Sur ce montant brut, tu appliques le TDFN défini pour ton secteur d'activité. Cette méthode est idéale pour une comptabilité simplifiée. Plus de détails dans notre guide sur la TVA pour freelances.

Avec la méthode effective, tu comptabilises les revenus bruts par commande, la TVA séparée, et tu déduis l'impôt préalable sur tes dépenses. C'est nettement plus lourd et, dans le contexte Amazon, c'est plutôt le terrain des vendeurs au-dessus de CHF 500'000 ou des vendeurs avec une forte part de clients professionnels qui font valoir l'impôt préalable.

Maintenant la partie délicate: les marketplaces Amazon hors de Suisse. Si tu vends via amazon.de, amazon.fr, amazon.it ou amazon.com, selon la configuration, les règles d'importation UE, OSS, IOSS ou les enregistrements TVA locaux s'appliquent. Dans certaines configurations UE, Amazon collecte déjà la TVA en tant que marketplace facilitator auprès du client final et ne te verse que le montant net. Cela ne change rien à ton obligation suisse, mais cela peut signifier que tu as besoin d'un enregistrement TVA côté UE, surtout si tu stockes de la marchandise dans un entrepôt FBA dans l'UE. C'est le piège le plus fréquent. Avant de scaler dans l'UE: discute brièvement avec un fiduciaire suisse ou un conseiller spécialisé en TVA transfrontalière.

Petite note sur les frais Amazon et l'impôt sur les acquisitions: Amazon facture en règle générale ton compte vendeur via Amazon Services Europe S.à r.l. (Luxembourg), donc depuis l'espace UE. Si tu es assujetti à la TVA avec la méthode effective, la question de l'impôt sur les acquisitions entre en jeu, parce que tu reçois des prestations depuis l'étranger. Sous le TDFN, ce n'est en général pas un sujet. En cas de doute, clarifie ça avec ton fiduciaire, car la réponse dépend de ton setup concret. Pour les questions de détail côté suisse, l'AFC et l'office cantonal des impôts sont étonnamment coopératifs.

Quand la méthode simple atteint ses limites

On est là pour te faire gagner du temps et de l'argent, mais aussi pour être honnête: la méthode 2 minutes ne convient pas à tous les vendeurs Amazon. Tu trouves dans l'aperçu plus bas les quatre situations dans lesquelles une comptabilité plus détaillée prend du sens. Dans chacun de ces cas, on te conseillerait de parler à un fiduciaire suisse et, le cas échéant, d'évaluer une solution plus spécialisée. Magic Heidi est volontairement conçu pour des indépendants en solo sous CHF 500'000, pas pour des opérations Amazon qui scalent avec des stocks dans plusieurs pays UE. Le nombre de commandes par versement n'est d'ailleurs pas une limite: que tu traites 30 ou 800 commandes par versement, dans Magic Heidi ça reste un revenu par versement, parce que Seller Central gère tous les détails de commandes, remboursements et frais dans son propre reporting.

Si tu démarres tout juste et que tu te demandes si la raison individuelle en Suisse a du sens pour toi, commence par là. Le choix de la forme juridique influence directement quelle comptabilité il te faut.

Pour finir, imagine Jonas, un vendeur fictif à Winterthour. Il a démarré en 2023 avec CHF 70'000 de chiffre d'affaires sur amazon.de et la méthode 2 minutes, a grandi en deux ans jusqu'à CHF 290'000, est maintenant assujetti à la TVA avec le TDFN, et a depuis peu aussi un stock FBA en Allemagne (et donc un numéro de TVA allemand). Il fait malgré tout sa comptabilité suisse dans Magic Heidi en environ 35 minutes par mois. Quand il atteindra un jour CHF 500'000 ou qu'il livrera simultanément vers plusieurs entrepôts UE, il passera à une solution plus spécialisée. D'ici là, il aura économisé environ CHF 1'000 par an de frais d'outils de synchronisation, plus des heures de temps de fiduciaire, parce que ses livres sont propres et simples.

Résumé: à quoi devrait ressembler ta comptabilité Amazon en Suisse

Trois choses à retenir. Sous CHF 500'000 de chiffre d'affaires annuel, il suffit de comptabiliser une fois par versement le montant net d'Amazon comme revenu, plus le plan Pro et Amazon Advertising séparément comme dépenses. Tu économises entre CHF 500 et 1'200 par an de logiciel de synchronisation ou de comptabilité dont tu n'as tout simplement pas besoin en tant que vendeur solo, plus des heures de mise en place et de corrections. Dès que tu déplaces de la marchandise dans des entrepôts FBA UE, que tu deviens assujetti à la TVA dans l'UE ou que tu crées une Sàrl, tu passes à une comptabilité plus détaillée et tu parles à un fiduciaire. D'ici là: keep it simple.

Magic Heidi est construit par deux freelances suisses qui ont eux-mêmes eu ces problèmes. On utilise notre propre logiciel pour notre comptabilité, et il a été conçu exactement pour ces cas: pour les raisons individuelles qui font du chiffre via Amazon, Shopify, Stripe, App Store ou Play Store et qui veulent garder leurs livres propres, rapides et conformes à la loi. Si tu fais des factures en dehors d'Amazon, par exemple à des clients professionnels ou des revendeurs directs, notre logiciel de facturation t'aide avec des QR-factures en moins d'une minute.