Un client ne peut pas payer votre facture en une fois ? Plutôt que d'engager immédiatement la poursuite, vous pouvez convenir d'un paiement échelonné – et vous protéger malgré tout avec l'accord qu'il faut. Tout y est : modèle prêt à copier, clause de déchéance, intérêt, TVA et QR-facture par échéance.
Paiement échelonné : modèle avec clause de déchéance, intérêt de retard 5 % et timing TVA. Les indépendants récupèrent leur argent – copiez le modèle !
Fondateur de Magic Heidi
Tous les indépendants connaissent cet appel : « Je ne peux malheureusement pas payer la facture en une seule fois. Pouvons-nous trouver un arrangement ? » Vous avez alors deux possibilités. Première option : refuser, envoyer des rappels et peut-être engager la poursuite. Seconde option : proposer un paiement échelonné. Mais qui veut convenir d'un paiement échelonné ne devrait pas le faire au détour d'un appel téléphonique – il faut le faire par écrit, proprement et avec assurance. Ainsi, le paiement échelonné n'est pas de la générosité, mais un calcul : vous encaissez votre argent en plusieurs étapes, le client garde sa dignité, et vous ne perdez aucun recours juridique par rapport au scénario « tout en une fois ».
Sans accord écrit, un paiement échelonné est au contraire un tigre de papier. Vous perdez du temps, la prescription continue de courir, et le jour venu, vous êtes plus mal loti qu'avant. Avec une clause de déchéance du terme, des échéances claires et des rappels documentés, le paiement échelonné est l'un des outils les plus efficaces de la gestion des créances – et pour les montants pour lesquels une poursuite n'en vaut que rarement la peine, souvent la seule solution réaliste.
Dans ce guide, je vous montre quand un paiement échelonné a du sens, à quoi l'accord doit ressembler (modèle prêt à copier inclus), ce qu'il faut savoir sur la clause de déchéance, l'intérêt de retard et la TVA – et quoi faire si le client fait défaut malgré tout. Avec des montants concrets en CHF et trois histoires tirées de la pratique.
L'essentiel en bref
- Toujours par écrit – un accord oral ne vaut presque rien en cas de litige. Utilisez le modèle ci-dessous, remplissez-le et faites-le signer.
- Intégrer une clause de déchéance du terme – en cas de retard sur une échéance, le solde restant devient immédiatement exigible. Sinon, vous courrez après des échéances de CHF 900.00 au lieu d'exiger CHF 5'340.00 en une fois.
- Intérêt de retard de 5 % dès le rappel – s'applique automatiquement selon l'art. 104 CO, même sans accord. Vous pouvez aussi convenir d'un autre taux dans le contrat.
- Décompter la TVA par échéance – chaque échéance encaissée contient sa part de TVA de 8.1 % ; le décompte se fait à l'encaissement, pas à la date de facturation.
- Préparer l'escalade – si une échéance manque : bref rappel, déclencher la clause de déchéance, puis rappel avec délai et au besoin poursuite (avance d'environ CHF 20.00–40.00).
D'abord la distinction la plus importante : un client qui appelle de lui-même pour demander des échéances est une catégorie complètement différente d'un client qui se tait. Dans le premier cas, vous avez quelqu'un qui veut payer et qui ne le peut momentanément pas. Dans le second, vous avez un problème de communication – et un plan de paiement ne résout pas un problème de communication.
Un paiement échelonné vaut la peine si :
N'y touchez pas si :
Comme règle empirique : un paiement échelonné vaut la peine à partir d'un montant total d'environ CHF 500.00 et avec un client dont vous croyez l'histoire. En dessous, ou en cas de communication douteuse : processus de rappels standardisé.
Miriam, physiothérapeute à Berne, avait après un traitement terminé une facture ouverte de CHF 2'400.00. Le patient s'est signalé de lui-même – financièrement, cela n'allait plus d'un coup. Miriam a proposé six échéances mensuelles de CHF 400.00, la première immédiatement. Elle s'est fait confirmer cela par écrit dans un court accord avec clause de déchéance. Les six échéances sont arrivées à temps, le patient est resté fidèle à son cabinet. Son bilan : « Je n'ai rien abandonné – j'ai seulement encaissé par petites étapes. »
Pourquoi par écrit, d'abord ? Trois raisons. Premièrement : la valeur probante. Un accord de paiement échelonné signé vaut en même temps reconnaissance de dette écrite – cela vaut de l'or si cela finit malgré tout en poursuite, car avec une créance reconnue, la mainlevée est nettement plus simple. Deuxièmement : l'accord oblige les deux parties à parler précisément d'échéances et de montants plutôt que de se contenter d'assurances vagues (« Envoyez toujours, quand ça vous arrange »). Troisièmement : il discipline le client – un plan de paiement signé est pris plus au sérieux qu'un appel téléphonique.
Ces points doivent figurer dans tout accord de paiement échelonné :
Modèle prêt à copier :
Accord de paiement échelonné
entre
[Votre nom / votre entreprise, adresse, le cas échéant n° IDE] (« Créancier »)
et
[Nom, adresse du client] (« Débiteur »)
Objet : facture n° [2026-0142] du [01.09.2026]
d'un montant de CHF [4'800.00] TVA comprise
1. Le débiteur confirme la réception de la facture et
reconnaît le montant ouvert de CHF [4'800.00].
2. Le montant sera payé selon les échéances suivantes :
– CHF [1'200.00] payable jusqu'au [31.10.2026]
– CHF [900.00] payable jusqu'au [30.11.2026]
– CHF [900.00] payable jusqu'au [31.12.2026]
– CHF [900.00] payable jusqu'au [31.01.2027]
– CHF [900.00] payable jusqu'au [28.02.2027]
3. Le paiement s'effectue par QR-facture (veiller au
numéro de référence) ou par Twint.
4. Clause de déchéance du terme : si le débiteur prend
plus de [10] jours de retard sur une échéance, la
totalité du solde restant devient immédiatement
exigible.
5. Sur le montant ouvert, le débiteur doit, dès le
rappel, un intérêt de retard de [5] % par an.
6. Les frais de rappel et d'encaissement sont à la
charge du débiteur, dans la mesure permise par la loi.
Lieu, date : _________________
Signature créancier : _________________
Signature débiteur : _________________
Adaptez les échéances de manière réaliste. Quatre échéances que le client peut assumer valent plus que douze auxquelles il échoue. Et : la facture d'origine doit être conforme à la TVA – toutes les mentions obligatoires, taux de TVA correct, numéro IDE. Si vous ne savez pas ce qui doit figurer sur une facture suisse : dans notre modèle de facture, vous voyez la structure complète avec les champs obligatoires.
La clause de déchéance du terme est le cœur de tout accord de paiement échelonné. Sans elle, la règle est : chaque échéance est une petite créance à part. Si l'une manque, vous devez rappeler, fixer des délais, engager la poursuite – pendant que les échéances suivantes continuent de courir et que vous risquez bientôt de devoir recommencer. Avec la clause de déchéance, la logique s'inverse : un seul défaut rend la totalité du solde immédiatement exigible. C'est la différence décisive entre « courir après CHF 900.00 » et « exiger CHF 5'340.00 ».
Voici comment sonne une clause de déchéance propre :
« Si le débiteur prend plus de 10 jours de retard sur une échéance, le montant total de toutes les échéances encore ouvertes devient, sans autre rappel, immédiatement exigible. »
Trois conseils de pratique :
Rafael, peintre à Bâle, avait après la remise en couleur d'un appartement une facture ouverte de CHF 8'900.00. Le client a demandé un paiement échelonné. Rafael a accepté : cinq échéances de CHF 1'780.00, la première immédiate – avec clause de déchéance et intérêt de retard de 5 %. Les deux premières échéances sont arrivées à temps, la troisième a manqué. Au téléphone, c'était : « La semaine prochaine, sûr. » Rafael a attendu les 10 jours de la clause, l'a ensuite déclenchée et a écrit un seul rappel avec 10 jours de délai sur tout le solde ouvert de CHF 5'340.00. Le paiement est arrivé en huit jours, complet. Son commentaire : « Sans la clause, j'aurais téléphoné pendant des mois après des mini-échéances. »
Beaucoup d'indépendants croient qu'ils doivent tout abandonner en cas de paiement échelonné. C'est le contraire : intérêt et frais peuvent aussi être exigés dans un plan de paiement – la seule mesure étant que cela reste équitable.
L'intérêt de retard. Dès que le client est en demeure – pour les accords de paiement échelonné, en principe avec le rappel après l'exigibilité d'une échéance –, il doit un intérêt de retard. Sans accord particulier, ce sont 5 % par an selon l'art. 104 CO. Vous pouvez aussi fixer un autre taux dans l'accord, plus élevé ou plus bas. Important : l'intérêt ne court qu'à partir de la demeure, pas à partir du jour de la signature. Qui exige de l'intérêt dès le premier jour sur toutes les échéances paraît cupide et prend le risque que le client n'entre pas du tout dans le plan. Rester mesuré : un taux nettement supérieur à 5 % peut être jugé inadmissible. Restez près du standard légal.
Que signifie 5 % concrètement ? Sur un solde ouvert de CHF 5'340.00, cela fait CHF 267.00 par an – soit environ CHF 22.25 par mois. Avec de petits soldes, l'intérêt n'est pas un modèle d'affaires, mais il montre au client que ne pas payer a un prix.
Frais de rappel. Usuels et en général acceptés par les tribunaux : CHF 10.00 à CHF 20.00 par rappel – à condition de ne rappeler qu'après l'exigibilité et de documenter le travail. Faire des frais de rappel un centre de profit n'est pas admissible.
Restez sobre. Chaque frais facturé augmente le risque que le client abandonne le plan. Un bon compromis venu de la pratique : inscrire frais et intérêt dans l'accord (ils agissent même sans être appliqués), mais ne pas les réclamer en cas de paiement conforme. Le client le sent : payer à temps paie.
La question la plus fréquente autour du paiement échelonné : dois-je établir une facture de TVA distincte par échéance ? La réponse courte : non. La facture d'origine reste l'unique facture – sur le montant total TVA comprise. Les échéances sont des paiements sur cette facture.
Le timing. Le décompte se fait selon le principe de l'encaissement : chaque échéance reçue est une rémunération partielle, et la part de TVA qu'elle contient, vous la déclarez dans la période de décompte où l'échéance est effectivement arrivée sur votre compte – pas dès l'établissement de la facture. C'est ce que règle la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA) ; le texte en vigueur et les détails sur la période fiscale se trouvent sur fedlex.admin.ch resp. dans les directives de l'AFC.
Un exemple avec 8.1 % de TVA : si une échéance de CHF 1'000.00 arrive, elle contient CHF 74.93 de TVA (CHF 925.07 net + CHF 74.93 de TVA). C'est exactement cette part que vous déclarez dans la période de l'encaissement. Sur l'ensemble des échéances, on obtient ainsi exactement la TVA de la facture totale.
L'établissement de la facture. La facture d'origine doit remplir les mentions obligatoires – votre numéro IDE, le taux et le montant de la TVA, la date de facturation, etc. Les indications requises sont réglées par l'art. 26 OTVA. Il est en outre permis et recommandé de mentionner directement le plan d'échéances sur la facture (« payable en 5 échéances mensuelles selon accord du 22.09.2026 »). Cela crée de la clarté pour les deux parties et pour l'autorité fiscale.
Acompte et paiement échelonné ne sont pas la même chose. Un acompte est un paiement avant ou pendant la prestation – une avance que vous imputez en paiement partiel sur une prestation encore en cours. Un paiement échelonné au sens de cet article est le paiement différé d'une prestation déjà fournie et entièrement facturée. Pour des acomptes sur de véritables prestations partielles, des factures partielles peuvent être judicieuses ; pour un plan de paiement sur une facture définitive, non.
Et un conseil de pratique dans l'autre sens : si vous êtes vous-même un jour en retard avec votre TVA, l'AFC accepte des plans de paiement – vous pouvez y soumettre en ligne une proposition de plan de paiement.
La plus grande contrariété pratique avec les paiements échelonnés, ce sont les paiements partiels que vous ne pouvez attribuer à aucune créance. La solution est simple : envoyez par échéance une QR-facture distincte avec son propre numéro de référence. Votre comptabilité rapproche alors automatiquement le paiement de la bonne échéance, et vous n'avez plus jamais à deviner ce que le client voulait dire par « 500 virement unique ».
Voici comment mettre cela en place :
Cela ressemble à du travail ? Pas forcément. Qui crée ses factures avec Magic Heidi peut enregistrer les échéances une fois comme factures récurrentes : QR-facture par échéance avec numéro de référence correct, rappel automatique, écriture propre à l'encaissement. Comment une telle QR-facture est structurée et quels champs sont obligatoires, nous le montrons dans le guide créer une QR-facture.
Même le plus beau plan de paiement peut échouer. La différence avec l'accord oral : vous avez maintenant un plan pour ce cas. L'escalade se déroule en quatre étapes :
Étape 1 : la conversation (jour 3–5 après l'échéance). La première échéance manquée est le plus souvent un oubli – un jour de virement manqué, un rendez-vous e-banking oublié. Bref e-mail ou appel : « Nous n'avons pas reçu l'échéance du 31.10. – merci de payer jusqu'au date. » Rester aimable, mais concret.
Étape 2 : déclencher la clause de déchéance (jour 10–14). Si l'échéance manque et se reporte aussi après la conversation, tirez la ligne : vous déclenchez la clause de déchéance et rendez exigible tout le solde ouvert. Avec les consommateurs, respectez le délai LCC (rappel écrit, en règle générale au moins 14 jours). À partir de maintenant, tout par écrit, avec date.
Étape 3 : le dernier rappel avec délai et menace de poursuite. Concrètement : tout le solde intérêt de retard compris (5 % dès le rappel) plus frais de rappel de CHF 10.00 à CHF 20.00, délai de 10 jours, explicitement avec la mention « sinon nous engageons la poursuite ». La phrase ne vaut que si vous l'exécutez aussi.
Étape 4 : la poursuite. Discuter n'aide plus maintenant. Comment engager une poursuite étape par étape – de la requête au bureau des poursuites jusqu'à la commandement de paiement, avec avance de frais à partir d'environ CHF 20.00 –, vous le lisez dans le guide engager une poursuite en Suisse. Votre avantage sur un créancier sans accord : l'accord de paiement échelonné signé est une reconnaissance de dette écrite. Si le débiteur formule opposition, la mainlevée en est nettement facilitée.
Une réflexion sur la patience : une poursuite ne vaut la peine que lorsqu'il est clair que le plan de paiement a échoué – pas à la première échéance manquée. Inversement : qui accorde encore « une dernière chance » au troisième défaut récolte le quatrième. Et s'il n'y a vraiment plus rien à récupérer à la fin, la prescription continue de courir – quand et comment réagir, vous le lisez dans l'article quand les factures se prescrivent en Suisse.
Stefan, photographe de mariage à Saint-Gall, avait une facture ouverte de CHF 3'600.00 et avait convenu avec le couple de mariés quatre échéances de CHF 900.00. La première échéance n'est pas venue. Stefan a rappelé aimablement, a reçu un « désolé, la semaine prochaine » – et rien. Il a déclenché la clause de déchéance après 10 jours, a rendu les CHF 3'600.00 exigibles et a fixé un délai de 10 jours avec menace de poursuite. Toujours rien. Il a donc engagé la poursuite, avance CHF 30.00. Huit jours après la notification de la commandement de paiement, le virement est arrivé : CHF 3'600.00 plus intérêt de retard. Le commentaire de Stefan : « Le plan de paiement n'était pas une faiblesse. Il était la preuve que le couple n'a jamais contesté la dette – cela m'a énormément simplifié la poursuite. »
Conclusion : convenir d'un paiement échelonné n'est pas un renoncement, mais un instrument de gestion des créances avec filet de sécurité. La formule du succès est courte : accord écrit, échéances réalistes, clause de déchéance, intérêt de retard de 5 % dès le rappel, une QR-facture par échéance – et une escalade claire si le client fait défaut malgré tout. Si vous ne voulez pas gérer échéances, rappels et relances à la main, Magic Heidi le fait pour vous : QR-factures récurrentes, rappels automatiques, documentation sans faille. Les tarifs commencent à CHF 25.00 par mois – nettement en dessous de ce que coûtent des outils comparables.
À déconseiller. Une promesse orale est difficile à prouver en cas de litige – c'est votre parole contre celle du client. Le minimum absolu est une confirmation écrite explicite du client avec montant des échéances et dates (« Je suis d'accord avec 4 échéances de CHF 900.00 à la fin de chaque mois »). Mieux vaut un accord signé, car il vaut en même temps reconnaissance de dette écrite et facilite considérablement une éventuelle mainlevée ultérieure.
Une clause de déchéance du terme stipule qu'en cas de retard de paiement sur une échéance, ce n'est pas seulement cette échéance qui devient exigible, mais la totalité du solde restant. Exemple : sur cinq échéances de CHF 1'780.00, deux sont payées, la troisième manque – les CHF 5'340.00 restants deviennent alors exigibles en une seule fois. Cela évite de courir après de petites échéances isolées. La clause doit être formulée par écrit, clairement et sans être cachée. Avec les consommateurs, la loi sur le crédit à la consommation (LCC) peut s'appliquer : rappel et en règle générale au moins 14 jours de délai supplémentaire avant de déclencher la clause.
Oui. Dès la demeure – en principe avec le rappel après l'exigibilité d'une échéance – le client doit un intérêt de retard. Sans accord, ce sont 5 % par an selon l'art. 104 CO. Vous pouvez aussi convenir d'un autre taux dans l'accord de paiement échelonné. Restez toutefois dans un cadre raisonnable : des taux massivement excessifs risquent la nullité de la clause et rebutent le client à entrer dans le plan. Pour rappel, sur CHF 5'340.00 de créance ouverte, 5 % représentent environ CHF 22.25 par mois.
D'abord garder son calme : la première échéance manquée est souvent un oubli. Contactez le client après 3 à 5 jours, aimablement et concrètement, avec un nouveau délai. Si le paiement manque, déclenchez la clause de déchéance (avec les consommateurs, respecter le délai LCC en règle générale de 14 jours), rendez exigible tout le solde et fixez avec un dernier rappel un délai de 10 jours avec menace de poursuite. Ensuite : engager la poursuite. Tout documenter – chaque e-mail, chaque appel avec date.
Avec un sursis de paiement, vous reportez l'exigibilité de toute la créance à une date ultérieure – le client paie alors tout en une fois, simplement plus tard. Avec un paiement échelonné, vous divisez le montant en plusieurs paiements partiels. Le sursis convient à un goulot passager et prévisible (p. ex. un bonus le mois suivant), le paiement échelonné à un goulot plus long. Les deux se combinent : par exemple une avance, puis un sursis sur le solde avec des échéances à partir d'une date donnée.
La facture d'origine reste l'unique facture – sur le montant total TVA comprise et avec toutes les mentions obligatoires selon l'art. 26 OTVA. Par échéance, vous n'établissez pas une nouvelle facture de TVA, mais envoyez une partie paiement (p. ex. une QR-facture avec numéro de référence). Le décompte se fait selon le principe de l'encaissement : la part de TVA de chaque échéance reçue est déclarée dans la période de décompte de l'encaissement. Exemple avec 8.1 % : sur une échéance de CHF 1'000.00, CHF 74.93 vont à la TVA.