Magic Heidi Todas las funciones de Magic Heidi
Cada función en una sola página, ordenada por áreas. Todo está incluido en cada plan, también en el gratuito. ¿Prefieres ver antes un resumen? Aquí tienes las funciones principales.
Facturas, presupuestos y pagos
Todo, desde el primer presupuesto hasta el dinero en tu cuenta. En detalle en las páginas de programa de facturación y presupuestos.
Facturas
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Factura QR suiza | Sección de pago QR según el estándar SIX en cada factura, con direcciones estructuradas. Te basta tu IBAN normal, no necesitas un QR-IBAN. |
| Logo y textos estándar | Sube tu logo, define un texto estándar para tus facturas y añade una nota de encabezado en cada factura. |
| Idioma y moneda | Alemán, francés, italiano, inglés o romanche, en CHF, EUR, USD, GBP y otras monedas. Ambos quedan guardados en la ficha del cliente. |
| Numeración correlativa | Magic Heidi numera tus facturas automáticamente y en orden. |
| Facturar por horas | Introduce la tarifa por hora, la fecha y la hora de inicio y de fin: de 10:00 a 14:30 a CHF 100 salen automáticamente CHF 450. La factura sigue siendo un borrador hasta que la envías, así acumulas horas todo el mes. Ver la guía |
| Secciones y títulos | La primera línea de una partida se convierte en un título en negrita, con la descripción debajo. Encabezados y líneas separadoras ordenan las facturas largas. |
| Descuentos | Como línea con importe negativo, por ejemplo «Descuento −100», o directamente en el precio unitario. |
| Plazo de pago | Un plazo estándar, por ejemplo 30 días, que puedes cambiar en cada factura. |
| Envío desde la app | PDF con sección de pago QR por e-mail a tu cliente, con tu propia dirección de respuesta. O comparte el PDF, por ejemplo por WhatsApp, o imprímelo en A4. |
| Condiciones generales adjuntas | Un PDF, por ejemplo tus condiciones generales, se adjunta automáticamente a cada factura. |
| Facturas recurrentes | Mensuales, trimestrales o anuales, con fecha de fin opcional. Heidi las crea automáticamente y, si quieres, también las envía. Ver la guía |
Pagos y reclamaciones
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Facturas pendientes | Borradores, facturas pendientes y pagadas por separado, con el total de cada grupo. Las vencidas aparecen marcadas. |
| Recordatorios de pago | Cuando una factura vence, Heidi envía automáticamente un recordatorio amable por e-mail. Más información |
| Carta de reclamación | Crea y envía una reclamación de pago con los datos de la factura y el importe pendiente. |
| Marcar como pagada | Con un clic o automáticamente con la conciliación bancaria. En un pago parcial registras el importe recibido y Heidi calcula el resto. |
| Segundo IBAN | Guarda dos cuentas y elige en cada factura en cuál quieres cobrar. |
| Datos bancarios para el extranjero | Datos bancarios propios por moneda, por ejemplo de Wise o Revolut. En las facturas en esa moneda sustituyen la sección de pago QR. |
| Titular de la cuenta distinto | El nombre de tu empresa en el encabezado y tu nombre personal como titular de la cuenta en la sección de pago QR. |
| Revolut Business | Facturas que tu cliente paga directamente en tu cuenta Revolut Business. Ver la guía |
| Anular | Marca una factura errónea como anulada y emite una nueva corregida. |
Presupuestos y otros documentos
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Presupuestos | Con logo, validez y texto estándar, enviados como PDF por e-mail. |
| Partidas opcionales | Ofrece las variantes A y B sin que las dos sumen en el total. |
| Campo de firma | Fecha y firma para tu cliente en el PDF. |
| El presupuesto se convierte en factura | Con un clic. Se copian las partidas, el IVA y el cliente, y se añade el código QR. |
| Confirmación de pedido | A partir de los mismos datos, sin sección de pago QR. |
| Facturas de anticipo y parciales | Introduce un porcentaje, por ejemplo 20 %, y Heidi crea la factura de anticipo con sección de pago QR. Más sobre presupuestos |
| Notas de abono | Como línea negativa en la factura o como factura de reembolso aparte. Ver la guía |
| Albaranes | Para entregas parciales de un pedido ya pagado. Ver la guía |
Clientes y artículos
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Clientes ilimitados | Empresa y persona de contacto, dirección y e-mail para el envío directo. Con un código postal suizo, Heidi completa la localidad. |
| Clientes en el extranjero | Guarda el país y el número de IVA del cliente. |
| Notas y archivos | Notas privadas que solo ves tú y archivos como contratos, guardados por cliente. |
| Facturación por cliente | La facturación total y el historial de facturas de cada cliente de un vistazo. Más sobre la gestión de clientes |
| Lista de artículos | Guarda una vez servicios y productos con precio y tipo de IVA, también como artículos por horas. Las líneas puntuales funcionan sin guardarlas. |
Recibos, banco, IVA y cierre anual
Lo que sale, lo que llega a tu cuenta y lo que le debes a la ESTV. En detalle en las páginas de escaneo de recibos con IA y declaración de IVA.
Gastos y recibos
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Escaneo de recibos con IA | La IA lee el comercio, la fecha, el importe y el tipo de IVA, y propone una categoría que puedes cambiar cuando quieras. Ilimitado en Pro (uso razonable). |
| Foto con el móvil | Fotografía el ticket en la caja y queda registrado en la app al momento. |
| Subida con arrastrar y soltar | Arrastra un PDF o una imagen a la app y se crea el gasto. |
| Reenvío por e-mail | Reenvía facturas y recibes una confirmación en cuanto se registra el recibo. Dirección: import@scan.magicheidi.ch |
| Monedas extranjeras | La IA convierte a CHF los recibos en EUR, USD y otras monedas. |
| Pendiente o pagado | Guarda un gasto como pendiente o directamente como pagado, con el método de pago. |
| Gastos recurrentes | Alquiler, coworking o suscripciones creados automáticamente cada mes o cada año. |
| Importar gastos | Arrastra un CSV de tu banco o tarjeta. La IA registra la fecha, el importe y la categoría de cada línea y te muestra qué se importó y qué se omitió. |
Banco
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Conexión bancaria directa | A través de SIX bLink y solo de lectura, para una o varias cuentas de empresa. Inicias sesión en tu banco y puedes revocar la conexión en cualquier momento. |
| Importación de extractos | CSV o Excel de UBS, PostFinance, Raiffeisen, ZKB y otros bancos, arrastrando y soltando. |
| Conciliación automática | Los pagos se asignan a las facturas pendientes por importe y referencia y se marcan como pagados. Más sobre la conciliación bancaria |
| Importar dos veces sin riesgo | Vuelve a importar periodos que se solapan: nada se marca dos veces como pagado. |
IVA
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Todos los tipos suizos | 8.1 %, 2.6 %, 3.8 % y 0 %, también combinados en una misma factura. |
| IVA aparte o incluido | Suma el IVA al precio o desglósalo del precio, a elegir en cada factura. |
| Tipo impositivo neto | Método efectivo o tipo impositivo neto, los dos funcionan. Para dos tipos impositivos netos hay una guía. |
| IVA soportado en los gastos | El IVA de tus recibos se registra y se descuenta del IVA que debes. |
| Declaración de IVA | Trimestral (método efectivo) o semestral (tipo impositivo neto), según lo facturado o lo cobrado. Muestra los importes que introduces en el ePortal de la ESTV. |
| Informe de IVA en Excel | El desglose completo para tus archivos o para tu gestor. |
| Empezar sin IVA | Por debajo de CHF 100'000 de facturación, facturas sin IVA. Más adelante lo activas con tu número de IVA. |
Informes y cierre anual
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Panel | Ingresos y gastos por mes, gastos por categoría y facturación por cliente. Filtrable por año, trimestre o un periodo a tu medida. |
| Beneficio y estimación de impuestos | Tu beneficio siempre al día, más una estimación del impuesto sobre la renta y de las cotizaciones AHV. |
| Exportación a Excel | Una hoja resumen con ingresos y gastos por categoría, IVA y beneficio, más cada factura con enlace al original. Más sobre el cierre anual |
| Acceso para tu gestor | Un segundo acceso para tu gestor o tu pareja, sin coste adicional. Más sobre la gestoría digital |
Apps, integraciones y tus datos
Dónde funciona Magic Heidi, con qué se conecta y cómo se protegen tus datos. Los detalles, en la página de seguridad.
Apps y acceso
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Móvil y tablet | Apps nativas para iPhone, iPad y Android. |
| Ordenador | Apps nativas para Mac y Windows, además de la app web sin instalación. |
| Sincronización al instante | Empieza una factura en el móvil en el tren y termínala en el portátil. Un solo inicio de sesión para todos tus dispositivos. |
| Siete idiomas en la app | Alemán, francés, italiano, inglés, español, portugués y romanche. |
Integraciones e importación
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Zapier | Conecta Magic Heidi con tu tienda online, tu CRM y otras herramientas, por ejemplo para registrar ventas automáticamente. Más sobre Zapier |
| API y webhooks | Una API pública y documentada, por ejemplo para crear facturas en lote. Ver la API |
| Shopify, Stripe, Etsy y compañía | Registra los pagos recibidos mediante la conciliación bancaria o el informe en PDF. Guías para cada plataforma en integraciones. |
| Importar datos | Arrastra clientes, facturas, gastos y horas en Excel, CSV o PDF, y la IA los organiza. Ver la guía |
| Ayuda con la mudanza | Envíanos tu lista de clientes o artículos a hello@magicheidi.ch y la importamos gratis por ti. |
| Cambiar desde bexio | Qué cambia y cómo dar el paso. Magic Heidi vs. bexio |
Seguridad y datos
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| Datos en Zúrich | Facturas, recibos y datos de clientes se guardan en servidores en Zúrich. El escaneo de recibos con IA usa servicios que procesan parte de los datos fuera de Suiza. |
| Cifrado | TLS en cada conexión, AES-256 para los datos almacenados. |
| Inicio de sesión en dos pasos | Protege tu cuenta todavía más con 2FA. |
| Copias de seguridad semanales | Tus datos se guardan cifrados cada semana. |
| Exportación cuando quieras | Facturas e informes en PDF, cifras en Excel o CSV. Todos los PDF, fotos y recibos para descargar, con el enlace por e-mail. |
| Eliminar tu cuenta | Tus datos se borran en un plazo de 30 días. Así se hace |
| nLPD y RGPD | Protección de datos suiza, también para clientes en la UE. Nunca vendemos tus datos. |
Soporte
| Función | Cómo funciona |
|---|---|
| E-mail y teléfono | En alemán, francés, italiano e inglés. A menudo responde el propio fundador, Nathan. |
| Onboarding | Una llamada gratuita de 30 minutos para configurarlo todo juntos. Reservar cita |
| Tutoriales y vídeos | Guías para cada función, desde la primera factura hasta el cierre anual. Ver los tutoriales |
Funciones probadas a diario
4.8 de 5 en más de 200 reseñas públicas.
“Uso Magic Heidi para gestionar mis clientes, direcciones, facturación y presupuestos, pero también para todos mis gastos.”
“La interfaz es clara, intuitiva y está perfectamente adaptada a los requisitos suizos (IVA, monedas, direcciones, etc.). Las funciones para personalizar facturas, hacer el seguimiento de los pagos y enviar recordatorios automáticos nos ahorran varias horas a la semana.”
“Una herramienta genial que me ha hecho la vida mucho más fácil. Sobre todo el reconocimiento de recibos en distintas monedas e idiomas y la conversión automática de divisas son muy útiles y funcionan a la perfección.”
“Buscaba una solución sencilla que también registrara automáticamente las compras de mi tienda online. Gracias a la conexión con Zapier, funciona sin problemas.”
“También uso la API para generar facturas en lote. Documentación limpia y un proceso sencillo, la recomiendo.”
“¡Un servicio estupendo! Mis peticiones se implementaron enseguida. Todo es sencillo y está bien organizado: da gusto trabajar con Magic Heidi.”
Lo que Magic Heidi no hace
Magic Heidi está pensada para autónomos, no para pymes con personal y almacén. Estas cuatro cosas no las vas a encontrar aquí. Y es a propósito.
Sin nóminas
Para las nóminas de tus empleados, usa una herramienta especializada.
Sin gestión de almacén
No hay control de existencias. Para entregas parciales tienes los albaranes.
Sin balance
La contabilidad por partida doble de una GmbH o AG la lleva tu gestor. Tú le das la exportación.
Sin roles de equipo
Hay un acceso para tu gestor o tu pareja, pero no una gestión de permisos.
¿Todo lo demás encaja? Pruébalo.
Todas las funciones gratis con 3 facturas y 3 recibos, sin tarjeta de crédito y sin límite de tiempo.
Preguntas sobre las funciones
¿Qué funciones tiene Magic Heidi?
Todo lo que una empresa individual necesita en el día a día: facturas QR, presupuestos, recordatorios de pago automáticos, escaneo de recibos con IA, conciliación bancaria, declaración de IVA y la exportación para el cierre anual. Además, gestión de clientes, registro de horas en la factura, facturas recurrentes, acceso para tu gestor, Zapier y una API. Todo funciona en iPhone, iPad, Android, Mac, Windows y en la web.
¿El plan gratuito incluye todas las funciones?
Sí. Pruebas cada función de esta lista con 3 facturas y 3 recibos, en total y sin límite de tiempo. No necesitas tarjeta de crédito. Después, Pro cuesta CHF 24.99 al mes con el plan anual (CHF 299) o CHF 39 al mes, IVA incluido. Pro tiene una garantía de devolución de 30 días y puedes cancelarlo cuando quieras en la app. Los detalles, en precios.
¿Necesito saber de contabilidad?
No. Tú haces las facturas y fotografías los recibos; Heidi los asigna a categorías y calcula el IVA. Sin plan de cuentas ni asientos contables. A final de año le pasas la exportación a Excel a tu gestor.
¿Puedo registrar horas con Magic Heidi?
Sí, directamente en la factura. Eliges una partida por horas, introduces la tarifa, la fecha y la hora de inicio y de fin, y Heidi calcula el importe. La factura sigue siendo un borrador hasta que la envías, así que puedes ir sumando horas todo el mes. Las horas de otra herramienta de control horario las importas en Excel o CSV.
¿Magic Heidi envía recordatorios de pago automáticamente?
Sí. Cuando una factura vence, tu cliente recibe por e-mail un recordatorio de pago amable. También puedes crear tú mismo una reclamación con el importe pendiente. Registras los pagos parciales y Heidi calcula lo que falta. Más sobre los recordatorios de pago automáticos.
¿Puedo facturar a clientes en el extranjero?
Sí. Eliges el idioma (DE, FR, IT, EN o RM) y la moneda, por ejemplo EUR, USD o GBP. Para los clientes en el extranjero guardas unos datos bancarios adecuados, por ejemplo de Wise o Revolut, que sustituyen la sección de pago QR. La nota sobre el IVA, por ejemplo «lugar de la prestación en el extranjero», la añades en el pie de página. Ver la guía
¿Magic Heidi hace también nóminas o un balance?
No. Magic Heidi cubre la contabilidad simplificada, que basta para empresas individuales de hasta CHF 500'000 de facturación. Más en software de contabilidad.
¿Puedo traer mis datos desde Excel o bexio?
Sí. Arrastras clientes, facturas o gastos a la app en Excel, CSV o PDF, y la IA asigna las columnas sola. O nos envías tus listas a hello@magicheidi.ch y las importamos gratis. Si vienes de bexio, echa un vistazo a Magic Heidi vs. bexio.
¿Dónde se guardan mis datos?
Tus facturas, recibos y datos de clientes se guardan cifrados en servidores en Zúrich. Algunas funciones, como el escaneo de recibos con IA, usan servicios que procesan parte de los datos fuera de Suiza. Cada semana se hace una copia de seguridad y puedes exportar todos tus datos cuando quieras. Los detalles, en seguridad.
Me falta una función. ¿Qué hago?
Escribe a hello@magicheidi.ch o llámanos. El soporte atiende en alemán, francés, italiano e inglés, y a menudo responde el propio fundador, Nathan. Varios usuarios cuentan en sus reseñas que sus peticiones se implementaron rápido. En el onboarding gratuito de 30 minutos vemos contigo enseguida cómo encaja Magic Heidi en tu forma de trabajar.
Prueba todas las funciones gratis
3 facturas y 3 recibos incluidos, sin tarjeta de crédito. Más de 5'000 autónomos en Suiza ya trabajan con Heidi.
