Contabilidad de Amazon en 2 minutos con Magic Heidi

Vendes a través de Amazon Seller Central o FBA desde Suiza y necesitas una contabilidad que funcione con tu realidad: pagos cada 14 días en EUR o USD, comisiones de referencia y de FBA, el Pro Plan cargado a la tarjeta de crédito, umbral de IVA a partir de CHF 100'000, justificantes organizados y exportación fiscal a final de año. Estás en el sitio correcto.

Así es como funciona en la práctica. Amazon recoge tus pedidos, descuenta directamente las comisiones de venta, las comisiones de FBA y los reembolsos, y te transfiere cada 14 días un importe neto a tu cuenta bancaria. Este importe neto de disbursement es lo que realmente recibes.

Para la contabilidad simplificada no tienes que reconstruir manualmente cada pedido individual de Amazon. Puedes registrar cada pago de Amazon como un ingreso o entrada de pago y adjuntar el informe "Date Range Summary" de Seller Central como justificante. Lo importante es que el informe muestre de forma comprensible lo que hay dentro del payout: ventas, comisiones de referencia, comisiones de FBA, reembolsos y el pago neto. Así tu contabilidad sigue siendo simple, pero verificable.

Registrar el pago en Magic Heidi es muy sencillo. Arrastras el PDF del informe "Date Range Summary" desde Seller Central a Magic Heidi y nosotros leemos el importe y la fecha del PDF.

Imagínate a Elena, una vendedora ficticia de artículos de cuero hechos a mano en Basilea. Vende como Private-Label Seller principalmente en amazon.de, con una facturación anual de unos CHF 95'000, opera como empresa individual y todavía no está sujeta al IVA en Suiza. Su contabilidad en Magic Heidi: por cada pago a 14 días arrastra el informe de Seller Central, Magic Heidi crea el registro, el justificante queda adjunto y listo. A lo largo del año son unos 26 registros de disbursement más las facturas separadas del Pro Plan y de publicidad, en total unos 45 minutos de trabajo contable puro para el negocio de Amazon. A final de año exporta sus ingresos, gastos y justificantes para su asesor fiscal y, al mismo tiempo, se ha ahorrado entre CHF 500 y 1'200 en costes de herramientas de sincronización.

Lo más importante en pocas palabras

• La contabilidad simplificada según el Código suizo de las obligaciones (CO) art. 957 se aplica a las empresas individuales y sociedades de personas suizas con menos de CHF 500'000 de facturación en el último ejercicio.
• No necesitas contabilidad por partida doble y no tienes que contabilizar cada pedido de Amazon por separado.
• En la práctica, puedes registrar el importe neto de cada disbursement de Amazon (por regla general cada 14 días) como entrada de pago, siempre que conserves el informe "Date Range Summary" de Seller Central como justificante y conciliación.
• Las comisiones de referencia, las comisiones de FBA y los reembolsos no pueden desaparecer sin más: deben quedar trazables a través del informe de disbursement, sobre todo si estás sujeto al IVA o te acercas al umbral de CHF 100'000.
• El Amazon Professional Selling Plan (unos CHF 39 al mes) y Amazon Advertising se contabilizan por separado como gasto del negocio, porque normalmente se cargan directamente a la tarjeta de crédito.
• A partir de la obligación de IVA, almacén en un warehouse de FBA en la UE, estructura de GmbH/AG, método efectivo de IVA o facturación cercana a los CHF 500'000, vale la pena una contabilización más detallada con un control de asesoría fiscal.

Qué significa la contabilidad simplificada para los Amazon Sellers

La legislación suiza permite a las empresas individuales y a las sociedades de personas con menos de CHF 500'000 de facturación en el último ejercicio la llamada contabilidad simplificada. No llevas una contabilidad clásica por partida doble como una GmbH o una AG. En su lugar, registras los ingresos, los gastos y tu situación patrimonial.

Pero "simplificada" no significa "arbitraria". Sigues necesitando registros trazables, justificantes y, a final de año, un resumen de tus activos y pasivos, ingresos y gastos, así como retiros y aportaciones privadas. En lenguaje cotidiano: no tienes que trabajar con cuentas del libro mayor, pero tus cifras deben ser explicables y justificables.

En la práctica, para Amazon esto significa: si Amazon te paga el 14 de abril EUR 4'250 a tu cuenta bancaria, puedes registrar ese importe (convertido a CHF al tipo de cambio del día de entrada) como entrada de pago. No tienes que reconstruir 180 pedidos individuales en Magic Heidi. Pero el informe "Date Range Summary" de Seller Central forma parte del registro, porque muestra cómo se ha formado el importe: ventas, reembolsos, comisiones de referencia, comisiones de FBA, comisiones de almacenamiento y pago neto.

Para empresas individuales no sujetas al IVA por debajo de los umbrales correspondientes, esta es normalmente la vía más pragmática: un registro por disbursement, informe limpio como justificante y conciliación bancaria hecha. Las comisiones de referencia y de FBA del payout no las registras además por separado como gasto, porque ya están consideradas en el disbursement neto. La cuota mensual del Pro Plan, Amazon Advertising y otras herramientas, apps o materiales de envío que se cobran por separado sí entran como gastos del negocio en tu contabilidad.

La distinción se vuelve importante para el IVA. Para el IVA no cuenta simplemente lo que aterriza neto en CHF en tu cuenta bancaria. Lo relevante son los importes determinantes de tus ventas, según el mercado y el país de entrega. Si te acercas al límite de CHF 100'000, ya estás sujeto al IVA o mueves mercancía vía FBA en almacenes de la UE, deberías poder reconstruir limpiamente los importes brutos, reembolsos, comisiones y eventuales importes de IVA desde Seller Central. El disbursement neto sigue siendo tu entrada bancaria, pero no la única base para el IVA.

Para las autoridades fiscales suizas, al final lo que cuenta es que tus flujos de dinero, justificantes y situación patrimonial sean totalmente trazables. Si en un año has recibido 26 disbursements de Amazon, pueden surgir 26 registros de ingresos. Lo decisivo es que esos registros coincidan con tu cuenta bancaria y que se conserven los informes de Seller Central correspondientes.

Si eres totalmente nuevo en el tema, nuestra guía sobre software de contabilidad en Suiza te ayudará a entender las bases para autónomos antes de perderte en los detalles de los marketplaces. La base legal oficial de la contabilidad simplificada la encuentras en el Código suizo de las obligaciones art. 957.

Comisiones de Amazon, reembolsos, Pro Plan y Advertising: qué tienes que contabilizar además

Aquí es donde más se suele liar la gente, así que vamos punto por punto. Las cinco categorías las encuentras como resumen justo debajo de esta sección.

Imagínate a Cédric, un Private-Label Seller ficticio en Ginebra con unos CHF 220'000 de facturación anual, mayoritariamente vía amazon.de y amazon.fr, con FBA. Su año contable se ve así: 26 ingresos por disbursements de Amazon, 12 gastos del Pro Plan, 12 facturas de Amazon Advertising, unas 20 compras de mercancía y justificantes de envío de FBA Inbound, más unos 25 gastos adicionales del negocio como sesiones de fotos, material de embalaje y suscripciones a herramientas. En total unos 95 a 110 registros al año. Es viable en unos 30 a 40 minutos al mes, incluyendo subir los justificantes.

IVA: lo que los Amazon Sellers en Suiza deben saber

Por debajo de CHF 100'000 de facturación anual mundial, no tienes que registrarte para el IVA en Suiza. Si estás en este rango y envías exclusivamente desde Suiza, puedes leer esta sección por encima. Simplemente contabilizas el disbursement neto y listo.

Por encima de CHF 100'000 la cosa se complica un poco, pero sigue siendo manejable. Para las ventas en CH tienes dos métodos a elegir. Con el método del tipo de la deuda fiscal neta mantienes tu lógica simplificada, es decir, el disbursement neto como ingreso. Sobre este importe bruto aplicas el tipo de deuda fiscal neta fijado para tu sector. Este método es ideal para una contabilidad simplificada. Más detalles en nuestra guía sobre el IVA para freelancers.

Con el método efectivo contabilizas los ingresos brutos por pedido, el IVA por separado, y deduces el impuesto soportado sobre tus gastos. Esto es mucho más laborioso y, en el contexto de Amazon, es más bien terreno de sellers por encima de CHF 500'000 o de sellers con una proporción alta de clientes empresariales que reclaman el impuesto soportado.

Ahora la parte delicada: los marketplaces de Amazon fuera de Suiza. Si vendes a través de amazon.de, amazon.fr, amazon.it o amazon.com, según la constelación se aplican normas de importación de la UE, OSS, IOSS o registros locales de VAT. En algunas constelaciones de la UE, Amazon ya recauda el VAT como Marketplace Facilitator del cliente final y te paga solo el importe neto. Esto no cambia nada en tu obligación suiza, pero puede significar que necesites un registro de VAT en la UE, sobre todo si almacenas mercancía en un warehouse de FBA en la UE. Esta es la trampa más habitual. Antes de escalar a la UE: habla brevemente con un asesor fiscal suizo o con un consultor especializado en VAT transfronterizo.

Una pequeña nota sobre las comisiones de Amazon y el impuesto sobre las adquisiciones: Amazon factura tu cuenta de seller normalmente a través de Amazon Services Europe S.à r.l. (Luxembourg), es decir, desde el espacio de la UE. Si estás sujeto al IVA con el método efectivo, entra en juego la cuestión del impuesto sobre las adquisiciones, porque recibes servicios del extranjero. Con el tipo de la deuda fiscal neta normalmente esto no es un tema. En caso de duda, aclaralo con tu asesor fiscal, porque la respuesta depende de tu setup concreto. Para las preguntas suizas concretas, la ESTV (Administración Federal de Contribuciones) y la administración fiscal cantonal son sorprendentemente cooperativas.

Cuándo el método simple llega a sus límites

Estamos aquí para ahorrarte tiempo y dinero, pero también para ser honestos: el método de 2 minutos no encaja con todos los Amazon Sellers. Las cuatro situaciones en las que tiene sentido una contabilidad más detallada las encuentras en el resumen más abajo. En cada uno de estos casos te recomendaríamos hablar con un asesor fiscal suizo y, en su caso, evaluar una solución más especializada. Magic Heidi está pensado conscientemente para autónomos en solitario por debajo de CHF 500'000, no para operaciones de Amazon que escalan con stocks en varios países de la UE. Por cierto, el número de pedidos por pago no es un límite: tanto si gestionas 30 como 800 pedidos por disbursement, en Magic Heidi sigue siendo un ingreso por pago, porque Seller Central gestiona todos los detalles de pedidos, reembolsos y comisiones en su propio reporting.

Si acabas de empezar y te preguntas si la empresa individual en Suiza tiene sentido para ti, empieza por ahí. La elección de la forma jurídica influye directamente en qué contabilidad necesitas.

Para terminar, imagínate a Jonas, un seller ficticio en Winterthur. Empezó en 2023 con CHF 70'000 de facturación en amazon.de y el método de 2 minutos, creció en dos años hasta CHF 290'000, ahora está sujeto al IVA con el tipo de la deuda fiscal neta y desde hace poco también tiene almacén de FBA en Alemania (con su correspondiente USt-IdNr. alemán). Aun así, sigue haciendo su contabilidad suiza en Magic Heidi en unos 35 minutos al mes. Cuando algún día llegue a los CHF 500'000 o entregue a varios almacenes de la UE a la vez, cambiará a una solución más especializada. Hasta entonces, se habrá ahorrado unos CHF 1'000 al año en herramientas de sincronización, más horas de tiempo de su asesor fiscal, porque sus libros están limpios y son simples.

Resumen: cómo debería verse tu contabilidad de Amazon en Suiza

Tres cosas que puedes recordar. Por debajo de CHF 500'000 de facturación anual basta con contabilizar una vez por disbursement el importe neto de Amazon como ingreso, más el Pro Plan y Amazon Advertising por separado como gastos. Te ahorras entre CHF 500 y 1'200 al año en software de sincronización o contabilidad que, como seller en solitario, simplemente no necesitas, más horas de configuración y de correcciones. En cuanto muevas mercancía en almacenes de FBA en la UE, te conviertas en sujeto pasivo de IVA en la UE o fundes una GmbH, pasas a una contabilidad más detallada y hablas con un asesor fiscal. Hasta entonces: keep it simple.

Magic Heidi está construido por dos freelancers suizos que tuvieron ellos mismos estos problemas. Usamos nuestro propio software para nuestra contabilidad y se diseñó exactamente para estos casos: para empresas individuales que generan facturación con Amazon, Shopify, Stripe, App Store o Play Store y quieren mantener sus libros limpios, rápidos y conformes a la ley. Si emites facturas fuera de Amazon, por ejemplo a clientes empresariales o revendedores directamente, nuestro software de facturación te ayuda con facturas QR en menos de un minuto.