Control de horas

Control de horas para freelancers: Cómo registrar horas directamente en facturas

Se acabó el trabajo doble: registre sus horas de trabajo donde realmente se necesitan: directamente en la factura.

Lista de facturas de Magic Heidi con control de horas

Como freelancer, usted conoce el problema: trabaja por horas para diferentes clientes, debe documentar cada intervención de forma precisa y al final del mes crear una factura comprensible. A menudo esto implica alternar entre una herramienta de control de horas y el software de contabilidad, un proceso laborioso que consume un tiempo valioso.

Magic Heidi resuelve este problema al integrar el control de horas directamente en la factura. En lugar de registrar sus horas por separado y luego transferirlas manualmente a una factura, usted registra sus horas de trabajo donde finalmente terminan de todos modos: en la propia factura.

En este artículo aprenderá:

  • Cómo crear posiciones por horas directamente en una factura
  • Cómo acumular horas a lo largo del mes y facturar a fin de mes
  • Cómo importar datos de control de horas desde herramientas externas mediante IA
  • Cómo aplicar descuentos y ajustes antes de enviar la factura

Por qué el control de horas directamente en la factura tiene sentido

Muchas herramientas de contabilidad separan estrictamente el control de horas de la facturación. Esto genera trabajo doble: usted registra sus horas en un sistema y luego las transfiere manualmente a otro. En ese proceso se cuelan fácilmente errores: una hora olvidada aquí, una tarifa incorrecta allá.

⚡

Sin esfuerzo doble

Usted registra sus horas donde realmente se necesitan.
🔍

Total transparencia

En la factura, el cliente ve exactamente en qué día y de qué hora a qué hora trabajó usted.
✅

Menos errores

Como no hay transferencia manual, las cifras siempre coinciden.
📊

Visión continua

Usted puede ver en todo momento cuánto se ha acumulado.
Paso a paso

Registrar posiciones por horas en una factura

En tres sencillos pasos, desde la nueva factura hasta la posición por horas completamente calculada.

Paso 1

Crear una nueva factura

Primero cree una nueva factura y seleccione el cliente deseado. Dado que el control de horas en Magic Heidi se realiza directamente en la factura, este es su punto de partida para todo el registro de horas.

  • Seleccionar un nuevo cliente o elegir uno existente
  • La factura permanece como borrador hasta que usted la envíe
  • Todas las posiciones se guardan de forma continua
Magic Heidi Crear nueva factura
Paso 2

Añadir un artículo por horas

Al añadir una nueva posición, seleccione la variante por horas. Introduzca la descripción, la tarifa por hora y el período de tiempo.

  • Descripción: ¿Qué hizo? p. ej., «Consultoría» o «Diseño web»
  • Tarifa por hora: p. ej., CHF 100.–/hora
  • Período de tiempo: ¿De cuándo a cuándo? p. ej., de 10:00 a 14:30 h
  • Cálculo automático: 4,5 horas × CHF 100.– = CHF 450.–
Magic Heidi Añadir posición por horas

Consejo: Asegúrese de utilizar descripciones significativas. Su cliente verá estas posiciones en la factura. «Consultoría – Taller de estrategia» es mucho más informativo que simplemente «Trabajo».

Facturación mensual

Acumular horas a lo largo del mes

La factura permanece abierta mientras no la envíe. Esto significa que puede registrar sus horas de forma continua durante todo el mes. Cree una nueva factura para cada cliente al inicio del mes, añada una nueva posición por horas después de cada unidad de trabajo y envíela a fin de mes.

Magic Heidi Vista general de facturas con horas acumuladas
Flujo de trabajo

Así funciona el proceso continuo

Tres sencillos pasos para una facturación mensual impecable.

  • 📝
    Crear factura a inicio de mes

    Cree una nueva factura para cada cliente al que facture por horas.

  • ⏱️
    Registrar horas de forma continua

    Añada una nueva posición por horas después de cada unidad de trabajo, o acumúlelas por días.

  • ✉️
    Enviar a fin de mes

    Revise la factura, asegúrese de que todas las horas están registradas y envíela.

  • 📋
    Mantener el control del estado

    Las facturas enviadas se marcan como «pendientes». Las abiertas permanecen como borrador.

Facturas
  • Factura #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Factura #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Factura #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

Buena práctica: Acostúmbrese a registrar sus horas diariamente o al menos semanalmente. Así evitará tener que reconstruir laboriosamente a fin de mes cuándo hizo qué.

Importante: Revise siempre cuidadosamente la factura importada antes de enviarla. Por potente que sea la IA, un control humano es imprescindible en las facturas. Asegúrese de que todas las tarifas por hora se hayan reconocido correctamente y que las descripciones de actividades sean correctas.

Flexibilidad

Aplicar descuentos y ajustes

A veces usted desea conceder un descuento a un cliente, ya sea como gesto de buena voluntad, por retrasos en el proyecto o por un descuento por volumen acordado. En Magic Heidi puede aplicar descuentos directamente a posiciones individuales: seleccione la posición, introduzca el descuento, listo. El cálculo se realiza automáticamente.

Magic Heidi Descuentos y ajustes

Consejo: Si concede descuentos regularmente para determinados clientes o actividades, anote las condiciones. Así se asegurará de que cada factura sea consistente.

Comparación

¿Qué enfoque se adapta a usted?

Magic Heidi le ofrece dos vías para el control de horas, según el nivel de detalle con el que facture.

CriterioRegistro directoImportación desde herramienta externa
Adecuado paraFreelancers que facturan en horas completas o medias horasFreelancers que registran al minuto o tienen muchas entradas pequeñas
VentajasNo se necesita ninguna herramienta adicional, todo en un solo lugarRegistro preciso con herramientas especializadas, transferencia automática mediante IA
Esfuerzo✓ Mínimo✓ Reducido gracias a la IA
Combinación posible✓ Sí✓ Sí
Resumen

Todo de un vistazo

El control de horas en Magic Heidi está diseñado para ser deliberadamente sencillo e integrado directamente en el proceso de facturación.

Simplifique el control de horas y la facturación

Pruebe Magic Heidi y cree su primera factura por horas. Cuando el control de horas y la facturación se unen en un solo lugar, no solo ahorra tiempo, sino que también elimina una fuente frecuente de errores en su contabilidad.

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