Hacer una factura en Suiza: la guía completa

Sí, puedes emitir una factura como particular en Suiza. No necesitas empresa, ni número de IVA, ni inscripción en el Registro Mercantil: solo 7 datos y (lo mejor) un código QR para el pago. Aquí tienes cómo hacer una factura suiza correcta en 5 minutos: con factura de ejemplo, plantillas y todas las reglas importantes de un vistazo.

Manos a la obra: factura lista en 5 minutos

1. Crearla online, sin login: con el generador de facturas QR rellenas el formulario, descargas el PDF y se lo envías a tu cliente. Duración: unos 3 minutos.
2. Descargar una plantilla y rellenarla: si prefieres maquetarla tú, hazte con la plantilla de factura suiza en Word, Excel o PDF.

Factura de ejemplo: así es una factura suiza terminada

Una factura completa de un particular sin IVA, con todos los datos que necesita tu cliente:

Anna Müller
Bahnhofstrasse 12
8001 Zúrich
anna.mueller@example.ch

                                        Bäckerei Bühlmann GmbH
                                        Dorfstrasse 8
                                        3014 Berna

Factura n.º 2026-014                    Zúrich, 15 de abril de 2026
Periodo del servicio: 1–31 de marzo de 2026

Pos  Descripción                           Cant.   Precio   Total
1    Diseño de logo con 2 rondas de cambios  1    800.00   800.00

Total                                                  CHF 800.00

No sujeto a IVA (art. 10 párr. 2 LIVA).

Pagadero hasta el 15 de mayo de 2026
IBAN CH93 0076 2011 6238 5295 7 · Anna Müller

[Sección de pago QR con IBAN, importe y direcciones estructuradas]

Si estás sujeto a IVA, solo cambia la parte de abajo: tu número UID con la mención IVA (p. ej. CHE-123.456.789 MWST) va junto al emisor y, en lugar de la nota, figuran importe neto, tipo de IVA, importe del IVA y total. Ejemplo: CHF 800.00 neto + 8.1 % IVA CHF 64.80 = CHF 864.80.

Para descargar (en alemán): la plantilla de factura vacía en PDF y un ejemplo relleno con IVA (factura de peluquería, PDF).

Los 7 datos de una factura suiza

Para particulares y autónomos no sujetos a IVA, la ley no fija ninguna lista. Los datos obligatorios para empresas sujetas a IVA están en el art. 26 LIVA (ley suiza del IVA, en inglés). Con estos 7 datos, toda factura es inequívoca, contabilizable y se paga rápido, da igual si eres particular o empresa individual.

1. Nombre completo y dirección del emisor

Tu nombre completo (o tu razón social, si la tienes) y tu dirección completa con calle, código postal y localidad. Los pseudónimos o nombres artísticos no valen. Si tienes número UID (CHE-123.456.789), añádelo también.

Ejemplo:

Anna Müller, Bahnhofstrasse 12, 8001 Zúrich

2. Nombre completo y dirección del destinatario

¿Quién recibe la factura? En clientes empresa, la empresa con su forma jurídica (AG, GmbH) y la dirección exacta. En particulares basta con el nombre completo más la dirección. El nombre exacto y la dirección de tu cliente los consultas gratis en el registro UID de la Confederación.

Ejemplo:

Bäckerei Bühlmann GmbH, Dorfstrasse 8, 3014 Berna

La excepción de CHF 400 que tanto se cita no te afecta como particular: solo los tiques de cajas registradoras automatizadas de empresas sujetas a IVA pueden omitir al destinatario hasta CHF 400 (art. 26 párr. 3 LIVA, art. 57 OIVA). En una factura normal, el destinatario siempre tiene que constar.

3. Fecha de factura y fecha del servicio

La fecha de factura es el día en que emites la factura. La fecha del servicio es el día (o el periodo) en que hiciste el trabajo. Si es un único servicio, pueden coincidir. Si fueron varios días, escribe "Periodo del servicio: del 1 al 31 de marzo de 2026".

Las dos fechas muestran a qué ejercicio pertenece el ingreso.

4. Una descripción del servicio clara y precisa

Escribe de forma tan precisa que alguien que no os conoce ni a ti ni a tu cliente entienda dentro de dos años qué hiciste. "Consultoría" no basta. "Taller de estrategia el 12 de marzo de 2026, 4 horas a CHF 150/h" sí basta.

Con posiciones detalladas, tu factura parece además más profesional y evitas discusiones.

5. Importe con moneda

El CHF es la moneda estándar. Si tu cliente está en el extranjero, puedes facturar en EUR o USD. Para tu declaración de impuestos conviertes el importe a CHF (anota el tipo de cambio de la fecha de factura). Los servicios a clientes empresa en el extranjero normalmente no están sujetos al IVA suizo; para clientes empresa de la UE puedes indicar "El destinatario del servicio adeuda el impuesto (Reverse Charge)".

Escribe siempre el importe con la moneda: "CHF 1'250.00" o "CHF 1'250.–". Nunca solo "1250".

6. Datos de pago (IBAN o código QR)

Sin datos de pago, la factura no se paga. Necesitas una de estas opciones:

• Factura QR (estándar desde octubre de 2022): un código QR con todos los datos de pago que tu cliente escanea en su banca online. La sección de pago QR solo existe en CHF y EUR. Cómo generarla gratis te lo explica la guía crear una factura QR.
• IBAN en texto claro: número de cuenta CH, nombre del banco y tu nombre como titular.

Indica un plazo claro: "pagadero en 30 días" o, en concreto, "pagadero hasta el 15 de mayo de 2026".

7. Número UID y tipo de IVA (solo si estás sujeto a IVA)

Si estás sujeto a IVA (más de CHF 100'000 de facturación anual o inscripción voluntaria), necesitas:

• Tu número UID con la mención IVA: CHE-123.456.789 MWST (o TVA/IVA)
• El tipo de IVA (8.1 % normal, 2.6 % reducido, 3.8 % alojamiento, situación en 2026)
• El importe del IVA por separado
• Importe neto e importe bruto por separado

Si no estás sujeto a IVA, no indicas IVA. Si aun así pones IVA o un UID inventado en la factura, debes a la ESTV el importe indicado (art. 27 párr. 2 LIVA). Qué tipo vale para cada servicio lo tienes en el resumen tipos de IVA actuales en Suiza. Para calcular neto, bruto e importe del IVA está la calculadora de IVA gratuita.

Recomendación: número de factura

No es obligatorio para particulares, pero es el estándar en la práctica. Os ayuda a ti y a tu cliente a identificar el pago sin dudas. Formato: numeración correlativa (2026-001, 2026-002 ...) o por fecha (20260512-01).

Crear una factura: ¿qué vía te conviene?

Tienes cuatro opciones prácticas. Cuál te conviene depende de cuántas facturas haces.

Para la variante Word o Excel, descarga la plantilla de factura suiza (Word, Excel y PDF, con y sin IVA). Ventaja: control total sobre el diseño y los colores. Inconveniente: el código QR tienes que generarlo aparte, porque Word y Excel no lo hacen.

Para el caso rápido y puntual, el generador de facturas online es la opción más sencilla. Rellenas un formulario, el generador crea el código QR según la norma suiza y te entrega un PDF listo. Gratis, sin login.

En cuanto haces más de unas pocas facturas al mes, cuenta lo que un programa te ahorra: clientes guardados, numeración automática, cálculo del IVA, recordatorios de pago y conciliación de pagos. Magic Heidi hace exactamente eso para autónomos suizos: gratis para las 3 primeras facturas y después desde CHF 24.90/mes (plan anual, IVA incluido). Todos los detalles en el software de facturación para autónomos.

Crear una factura QR: el estándar suizo desde octubre de 2022

Desde el 1 de octubre de 2022, el boletín de pago naranja (BVR) y el rojo están suprimidos. Hoy necesitas o bien una sección de pago QR según el estándar Swiss QR o bien un IBAN bien legible en el texto. El boletín de pago QR lo creas gratis en el generador.

Novedad desde el 22 de noviembre de 2025: en el código QR solo se admiten direcciones estructuradas. Calle, número, código postal y localidad van en campos separados, para ti y para tu cliente. Las plantillas antiguas con una única línea de dirección ya no son compatibles; comprueba que tu generador o tu plantilla estén actualizados. Fuente: SIX, factura QR (en inglés).

¿Qué es la factura QR?

En la mitad inferior de la factura (o en una página aparte) se imprime una sección de pago con un Swiss QR Code. El código QR contiene:

• IBAN del beneficiario (tu número de cuenta)
• Nombre y dirección del beneficiario (tú)
• Nombre y dirección del pagador (tu cliente)
• Importe y moneda (CHF o EUR)
• Opcional: número de referencia y concepto del pago

Tu cliente escanea el código con su app de banca online, todos los campos se rellenan solos y confirma con un clic. Sin teclear el IBAN, sin errores.

¿Necesito un QR-IBAN o me basta con el IBAN normal?

Las dos cosas funcionan. Los particulares suelen usar su IBAN normal (CH...). Un QR-IBAN es un IBAN especial que tu banco te da para facturas con número de referencia QR (QRR). Solo hace falta si quieres usar referencias estructuradas para la contabilización automática (típico de empresas con muchas facturas).

Para unas pocas facturas al año basta con el IBAN normal.

¿Cómo creo un código QR?

Tienes tres vías:

• Generador online (p. ej. el generador QR): introduces tus datos y recibes un PDF listo con Swiss QR Code.
• Programa de facturación: genera el código QR automáticamente con cada factura.
• Banca online de tu banco: algunos bancos ofrecen una función para crear facturas QR. Pregunta en tu banco.

Lo que ya no puedes usar: boletines de pago antiguos, códigos QR con dirección no estructurada o generadores que no cumplen el estándar suizo.

Factura sin IVA: cuándo, por qué y cómo

La mayoría de los particulares y pequeñas empresas individuales no están sujetos a IVA. Quien no supera los CHF 100'000 de facturación anual mundial está exento del IVA (art. 10 LIVA, fuente: estv.admin.ch). Cómo funciona el sistema suizo del IVA en conjunto te lo explica el resumen IVA en Suiza.

¿Cuándo no puedes indicar IVA?

Si no estás registrado en la ESTV para el IVA, en tu factura no puedes:

• Añadir IVA (nada de "+ 8.1 % IVA")
• Indicar un número UID con la mención IVA (CHE-123.456.789 MWST)
• Desglosar importes de IVA

Si lo haces igualmente, debes a la ESTV el IVA indicado, aunque nunca hubieras podido cobrarlo (art. 27 párr. 2 LIVA). Un error de principiante clásico y caro.

La fórmula correcta "sin IVA"

Si no estás sujeto a IVA, no tienes que escribir nada. Si quieres dejarlo claro (sobre todo con clientes empresa), usa una de estas frases debajo del total:

"Sin IVA según el art. 10 párr. 2 LIVA (facturación inferior a CHF 100'000)."

"No sujeto a IVA."

"El emisor no está inscrito en el registro suizo del IVA."

¿Cuándo compensa la inscripción voluntaria al IVA?

Si trabajas sobre todo para empresas (B2B) y pagas mucho IVA soportado en tus compras (material, software, equipos), puedes inscribirte voluntariamente, aunque factures menos de CHF 100'000. Así recuperas el IVA de tus compras. La inscripción te obliga durante al menos un periodo fiscal (art. 11 párr. 2 LIVA). Para freelancers con poco material rara vez compensa. Ayuda para decidir: IVA para freelancers suizos.

Emitir una factura como particular: qué se puede y qué no

En Suiza es legal emitir facturas como particular. No necesitas empresa, ni inscripción en el Registro Mercantil, ni autorización, siempre que no ejerzas una profesión regulada (abogacía, medicina, fiduciaria ...).

¿Quién puede emitir una factura como particular?

Prácticamente cualquier persona residente en Suiza. Situaciones típicas:

• Vendes un mueble usado en Tutti o Ricardo.
• Ayudas a cambio de dinero en la mudanza de un vecino.
• Das clases particulares de vez en cuando, cuidas niños, fotografías una boda.
• Tienes un trabajo extra en una empresa que quiere pagarte por factura.

En los cuatro casos puedes emitir una factura. Hay dos umbrales que debes conocer.

Los dos umbrales importantes

CHF 100'000 de facturación anual (IVA): si tu facturación total por actividad independiente (todos los clientes juntos, en todo el mundo) supera este límite, quedas sujeto al IVA. Por debajo, facturas sin IVA.

CHF 2'500 al año (AVS): si como autónomo/a ganas como actividad secundaria como máximo CHF 2'500 al año, las cotizaciones AVS solo se cobran si tú lo pides. El mismo límite vale para salarios pequeños por empleador, salvo en hogares privados: allí las cotizaciones se deben desde el primer franco. Si eres autónomo/a o asalariado/a no lo decide el importe, sino la caja de compensación según criterios como presentarte con tu propio nombre, asumir tu propio riesgo, organizar libremente tu trabajo y tener varios clientes (fuentes: hoja informativa 2.02, hoja informativa 2.01, en inglés). La comprobación oficial y el formulario de solicitud los tienes en selbststaendig-erwerbend.ch, la web del Centro de información AVS/AI.

Si trabajas con regularidad para varios clientes y ganas varios miles de francos al año, deberías plantearte crear una empresa individual en Suiza. No es un gran trámite: sin obligación de inscripción en el Registro Mercantil por debajo de CHF 100'000 de facturación y sin capital mínimo.

Cuatro ejemplos reales

Vender muebles (venta privada): vendes tu antiguo comedor por CHF 450 en Tutti. El comprador quiere una factura. Escribes tus datos, los suyos, "Venta de mesa de comedor usada y 4 sillas" y CHF 450. Sin IVA. Fiscalmente: patrimonio privado, no es renta imponible. No necesitas UID ni inscripción.

Trabajo ocasional (ayuda en un evento): un fin de semana ayudaste a montar un puesto de mercado. Honorarios: CHF 350. La organizadora paga por factura. Escribes "Colaboración montaje de puesto de mercado, 12–13 de abril de 2026, 8 horas", CHF 350, IBAN. Los CHF 350 son renta imponible y van en tu declaración de impuestos. A efectos de AVS, un trabajo así suele ser salario; hasta CHF 2'500 al año y por empleador, las cotizaciones solo se cobran si se piden.

Clases particulares, fotografía, consultoría: ayudas a un estudiante de bachillerato con matemáticas (CHF 60/h, 3 horas/semana, 25 semanas = CHF 4'500/año) y envías a los padres una factura por trimestre. CHF 4'500 están muy por debajo de CHF 100'000, así que sin IVA. AVS: si te pagan los padres como hogar privado (es decir, como empleador), las cotizaciones se deben desde el primer franco; si tienes como máximo 25 años, hasta CHF 750 al año y por hogar quedan exentos (hoja informativa 2.01, punto 19). Si tienes varias familias y te presentas con tu propia oferta, la caja de compensación puede reconocerte como autónomo/a.

Factura a una empresa: como particular haces el diseño de un logo para una GmbH, honorarios CHF 800 (ver la factura de ejemplo arriba). Haces la factura sin IVA e indicas: "El emisor no está sujeto a IVA (art. 10 párr. 2 LIVA)". La empresa contabiliza el gasto completo, pero no puede deducir IVA soportado.

¿Cuándo te conviertes en autónomo/a? Los criterios de la caja de compensación

No hay un límite fijo de facturación. La caja de compensación competente valora el conjunto de tu actividad, entre otros con estos criterios (fuente: hoja informativa 2.02):

Si trabajas con regularidad por factura, solicita a tu caja de compensación el reconocimiento como autónomo/a: online con el formulario oficial 318.146, explicado en selbststaendig-erwerbend.ch. La caja competente de tu cantón la encuentras en el directorio de cajas de compensación. Sin reconocimiento te arriesgas a que tus clientes tengan que pagar con efecto retroactivo cotizaciones AVS sobre tus honorarios.

Paso a paso: inscripción en la AVS como autónomo/a y crear una empresa individual en Suiza.

Impuestos y conservación

También como particular tienes que tributar los ingresos de tus facturas y conservar los comprobantes.

Declarar los ingresos en la declaración de impuestos

Cada franco que ingresas con facturas es imponible. El mito de "por debajo de CHF 1'000 no hay que declarar nada" es falso. Dónde lo declaras depende del tipo:

• Ingresos ocasionales y únicos (p. ej. un trabajo puntual de ayuda): apartado "otros ingresos" o actividad secundaria.
• Actividad independiente regular: apartado "ingresos de actividad lucrativa independiente", con una relación de ingresos y gastos.

Si tienes dudas, pregunta en la oficina tributaria de tu municipio. La mayoría de las preguntas las responden directamente por teléfono, sin coste.

Conservar 10 años (art. 958f CO)

Como autónomo/a tienes que llevar contabilidad (con menos de CHF 500'000 de facturación basta una contabilidad sencilla de ingresos y gastos) y conservar facturas y comprobantes durante 10 años. Como particular con ingresos ocasionales esta obligación no se aplica, pero guarda los comprobantes de todos modos: la oficina tributaria puede pedirlos. Conviene conservar:

• Facturas emitidas (tu copia)
• Comprobantes de gastos profesionales (material, software ...)
• Justificantes de pago y extractos bancarios relacionados con el encargo

El archivo digital está permitido, siempre que los documentos sigan completos y legibles.

Errores frecuentes al hacer facturas en Suiza

Seis clásicos que puedes evitar fácilmente. Cada uno puede salir caro.

¿El cliente no paga? Así debes actuar

Si ha vencido el plazo, envía primero un recordatorio de pago amable y después un requerimiento (Mahnung) con un nuevo plazo. Con el requerimiento, tu cliente entra en mora (sin requerimiento solo si habíais acordado una fecha de pago fija) y desde entonces debe un 5 % anual de interés de demora (art. 102 y art. 104 CO, en inglés). Plantillas para el recordatorio y el requerimiento las encuentras en plantilla de recordatorio de pago Suiza.

Conclusión: hacer una factura en Suiza es más fácil de lo que casi todo el mundo piensa

Una factura no necesita fiduciario, ni software caro, ni empresa: 7 datos limpios, un código QR o un IBAN claro, y listo. Para las primeras facturas basta la plantilla gratuita o el generador sin login; si antes de la factura va un presupuesto, también tienes gratis la plantilla de presupuesto para Suiza.

¿Tienes una pregunta concreta sobre tu primera factura? Escríbenos a hello@magicheidi.ch. Todavía respondo los emails yo mismo. — Nathan Ganser, fundador de Magic Heidi.