Hacer una factura en Suiza: datos obligatorios y plantilla

Sí, puedes emitir una factura como particular en Suiza. No necesitas empresa, ni número de IVA, ni inscripción en el Registro Mercantil: solo 7 datos obligatorios y (lo mejor) un código QR para el pago. Aquí te explicamos cómo redactar una factura suiza correcta en 5 minutos, con plantilla, ejemplos y todas las reglas clave de un vistazo.

Manos a la obra: factura lista en 5 minutos

Si no tienes ganas de teoría, aquí van las dos vías más rápidas para tener una factura suiza terminada:

1. Crearla online directamente, sin necesidad de login: con nuestro generador de facturas QR rellenas el formulario, descargas el PDF y se lo envías a tu cliente. Duración: unos 3 minutos.
2. Descargar una plantilla y rellenarla en Word: si prefieres maquetarla a tu gusto, hazte con una plantilla gratuita de factura suiza en Word o Excel y adáptala a tu diseño.

Ambas vías son 100 % gratis y aptas para particulares, freelancers y pequeñas empresas individuales. Si emites facturas con regularidad (más de una vez al mes), más adelante compensa pasarse a un software de facturación para autónomos que gestione clientes, numeración y pagos automáticamente.

Sigue leyendo si quieres entender qué debe llevar exactamente una factura suiza, cuándo puedes incluir el IVA, cuándo como particular te conviertes en "demasiado freelance" y cómo evitar los errores típicos.

Los 7 datos obligatorios de una factura suiza

El Código de Obligaciones suizo (CO art. 957a) exige que una factura sirva como comprobante contable. Es decir: debe ser claramente identificable, completa y trazable. En concreto, estos 7 datos van en toda factura suiza, da igual si eres particular o empresa individual.

1. Nombre completo y dirección del emisor

Tu nombre completo (o el nombre comercial, si tienes uno) y tu dirección completa con calle, código postal y localidad. No valen pseudónimos ni nombres artísticos. Si tienes un número UID (CHE-123.456.789), añádelo también.

Ejemplo:

Anna Müller, Bahnhofstrasse 12, 8001 Zúrich

2. Nombre completo y dirección del destinatario

¿Quién recibe la factura? Si es un cliente empresa, la sociedad con su forma jurídica (AG, GmbH) y dirección exacta. Si es un particular, basta con el nombre completo más la dirección. Cuando la factura supera los CHF 400 y se trata de gastos deducibles fiscalmente, la ESTV (Administración Federal de Contribuciones) siempre va a querer ver el nombre completo del destinatario.

Ejemplo:

Bäckerei Bühlmann GmbH, Dorfstrasse 8, 3014 Berna

3. Fecha de factura y fecha del servicio

La fecha de factura es el día en que la emites. La fecha del servicio es el día (o el periodo) en que hiciste el trabajo. Para un servicio único, ambas pueden coincidir. Si hubo varias intervenciones, escribes "Periodo de servicio: del 1 al 31 de marzo de 2026".

Estas dos fechas son importantes porque, en una inspección fiscal, la ESTV quiere saber en qué ejercicio contable hay que registrar la facturación.

4. Una descripción del servicio clara y precisa

Escribe con suficiente precisión para que alguien que no te conoce ni a ti ni a tu cliente entienda dentro de dos años qué hiciste. "Consultoría" no basta. "Taller de estrategia del 12 de marzo de 2026, 4 horas a CHF 150/h" sí basta.

Además, con un desglose detallado tu factura parece más profesional y previenes posibles disputas.

5. Importe en francos suizos (CHF)

CHF es la moneda estándar. Si tu cliente está en el extranjero, puedes facturar en EUR o USD, pero tienes que dejar constancia del tipo de cambio en la fecha de la factura e indicar la cuenta bancaria suiza para recibir el pago. A efectos fiscales, siempre conviertes el importe a CHF.

Escribe siempre el importe con la moneda: "CHF 1'250.00" o "CHF 1'250.–". Nunca solo "1250" sin moneda.

6. Datos de pago (IBAN o código QR)

Sin datos de pago, la factura no se cobra. Necesitas una de estas opciones:

• Factura QR (estándar desde octubre de 2022): un código QR con todos los datos de pago que tu cliente escanea desde su banca online.
• Número IBAN en texto claro: número de cuenta CH, nombre del banco y tu nombre como titular.

El plazo estándar de pago es 30 días (es decir, "pagadero a 30 días netos"). Si quieres un plazo más corto, escríbelo de forma concreta: "pagadero hasta el 15 de abril de 2026".

7. Número UID y tipo de IVA (solo si estás sujeto a IVA)

Si estás sujeto a IVA (más de CHF 100'000 de facturación anual o inscripción voluntaria), necesitas:

• Tu número UID con la mención IVA: CHE-123.456.789 IVA
• El tipo de IVA (8.1 % normal, 2.6 % reducido, 3.8 % alojamiento, vigente en 2024/2026)
• El importe del IVA por separado
• Importe neto y bruto por separado

Si no estás sujeto a IVA, no escribas nada sobre el IVA. Inventar un UID o hacer alusión al IVA sin estar registrado es punible (más sobre esto abajo).

Recomendación: número de factura

No es obligación legal para particulares, pero sí estándar en la práctica y muy recomendable. Ayuda tanto a ti como a tu cliente a identificar el pago de forma inequívoca. Formato: numeración correlativa (2026-001, 2026-002…) o basada en fecha (20260512-01).

Plantilla de factura para Suiza: ¿Word, Excel, PDF o software?

Tienes cuatro opciones prácticas para crear una factura suiza. Cuál te conviene depende de la frecuencia con la que facturas.

Para la variante Word o Excel, hazte con una plantilla suiza de factura lista para usar (hay versiones con y sin IVA, con campo de código QR y sin él). Ventaja: control total sobre diseño y colores. Desventaja: tienes que generar el código QR por separado, porque Word/Excel no pueden hacerlo.

Para casos rápidos y puntuales, el generador online de facturas QR es la opción más sencilla. Rellenas un formulario, el generador crea automáticamente el código QR según la norma suiza y te entrega un PDF listo, sin necesidad de login.

En cuanto emitas más de unas pocas facturas al mes, las ventajas de un buen software de facturación marcan la diferencia: clientes guardados, numeración automática, cálculo del IVA, recordatorios de pago y seguimiento de cobros. Más detalles en la página sobre nuestro software de facturación para freelancers suizos.

Crear una factura QR: el estándar suizo desde octubre de 2022

Desde el 1 de octubre de 2022, los boletines de pago naranja (ESR) y rojo están totalmente suprimidos. Los bancos suizos ya no los aceptan. Lo que hoy necesitas en una factura suiza es un código QR según el estándar Swiss QR-Code o un IBAN claramente formateado en el texto.

Fuente: SIX Group, Swiss QR-Bill.

¿Qué es la factura QR?

La factura QR es un método de pago suizo moderno. En la mitad inferior de la factura (o como página separada) aparece impresa una sección de pago con un código Swiss QR. El código QR contiene:

• IBAN del destinatario (tu número de cuenta)
• Nombre y dirección del destinatario (tu nombre)
• Nombre y dirección del pagador (tu cliente)
• Importe y moneda
• Opcional: número de referencia y concepto del pago

Tu cliente escanea el código con su app de banca, todos los campos se rellenan automáticamente y confirma con un clic. Sin teclear el IBAN, sin errores de transcripción, sin pagos desviados.

¿Necesito un QR-IBAN o me basta con el IBAN normal?

Ambos funcionan. Los particulares usan normalmente su IBAN normal (CH…). Un QR-IBAN es un IBAN especial que tu banco te facilita para facturas con número de referencia QR (QRR). Solo es necesario si quieres usar referencias estructuradas para la contabilización automática del receptor (típico en empresas con muchas facturas).

Para una persona particular que emite unas pocas facturas al año: con el IBAN normal vas sobrado.

¿Cómo creo un código QR?

Tienes tres vías:

• Generador online (por ejemplo, nuestro generador de facturas QR): introduces tus datos y obtienes un PDF listo con el código Swiss QR.
• Software de facturación: un programa como Magic Heidi genera el código QR automáticamente cada vez que creas una factura.
• Banca online de tu banco: muchos bancos (UBS, Raiffeisen, ZKB, PostFinance…) ofrecen en su app una función "Crear factura QR" con la que puedes descargar un PDF.

Lo que ya no puedes usar: antiguos boletines de pago, códigos QR dibujados a mano o generadores que no respetan el estándar suizo.

Factura sin IVA: cuándo, por qué y cómo

La mayoría de los particulares y pequeñas empresas individuales no están sujetos a IVA. Quien no supera los CHF 100'000 de facturación anual mundial está exento del impuesto sobre el valor añadido (LIVA art. 10, fuente: estv.admin.ch).

¿Cuándo no puedes incluir IVA?

Si no estás registrado a efectos de IVA ante la Confederación (ESTV), en tu factura:

• No puedes añadir IVA (nada de "+ 8.1 % IVA")
• No puedes indicar un UID con extensión IVA (CHE-123.456.789 IVA)
• No puedes desglosar importes de IVA por separado

Si lo haces igualmente, tienes que ingresar a la ESTV el IVA que has facturado, aunque nunca hubieras podido cobrarlo oficialmente. Esto se llama "IVA facturado" y es un error clásico y caro de principiante.

La formulación correcta "sin IVA"

No tienes obligación de escribir nada si no estás sujeto a IVA. Quien igualmente quiera dejarlo claro (sobre todo ante clientes empresa que podrían preguntar), puede usar una de estas frases estándar bajo el total de la factura:

"Sin IVA según el art. 10 párr. 2 LIVA (facturación inferior a CHF 100'000)."

"No sujeto a IVA."

"El emisor no está inscrito en el registro suizo del IVA."

Así queda claro para tu cliente y su gestoría.

¿Cuándo compensa la inscripción voluntaria al IVA?

Quien trabaja principalmente con clientes empresa (B2B) y paga mucho IVA soportado en sus compras (material, software, equipos) puede inscribirse voluntariamente al IVA aun por debajo de los CHF 100'000. Así podrá recuperar el IVA soportado en sus compras. Para particulares y freelancers con poco material, raramente compensa. Tienes ayuda detallada para decidir en nuestra guía sobre el IVA para freelancers suizos.

Emitir una factura como particular: qué se puede y qué no

En Suiza es totalmente legal emitir facturas como particular. No necesitas empresa, ni inscripción en el Registro Mercantil, ni autorización, siempre que no trabajes en sectores regulados (abogado, médico, fiduciario, arquitecto con sello…).

¿Quién puede emitir una factura como particular?

Prácticamente cualquier persona residente en Suiza. Situaciones típicas:

• Vendes un mueble de segunda mano en Tutti o Anibis.
• Ayudas pagado/a en la mudanza de un vecino.
• Das clases particulares ocasionales, haces de canguro, fotografías una boda.
• Tienes un trabajo secundario para una empresa que no quiere contratarte, sino pagarte por factura.

En los cuatro casos puedes emitir una factura. Pero tienes que conocer los dos umbrales a partir de los cuales tu situación cambia administrativamente.

Los dos umbrales importantes

CHF 100'000 de facturación anual: si el total de tu facturación por actividad independiente (sumando todos los clientes, en todo el mundo) supera esta cifra, pasas a estar sujeto a IVA. Hasta ese importe puedes facturar totalmente sin IVA.

CHF 2'300 por cliente y año: si trabajas regularmente para una empresa y cobras más de CHF 2'300 al año, esa empresa debe o bien contratarte como empleado/a, o bien la caja de compensación te clasificará como autónomo (fuente: ahv-iv.ch, ficha 2.02). Para encargos solo puntuales (por ejemplo, un trabajo único) este umbral no aplica.

Quien trabaja regularmente para 2-3 clientes distintos y gana varios miles de francos al año, debería plantearse crear una empresa individual en Suiza. No es un gran trámite: no hay obligación de inscripción en el Registro Mercantil por debajo de CHF 100'000 de facturación, no se exige capital mínimo y mantienes tu régimen fiscal habitual.

Cuatro ejemplos reales

Vender muebles (venta privada): vendes tu antiguo conjunto de mesa de comedor por CHF 450 en Tutti. El comprador quiere una factura para su contabilidad. Escribes una factura con tus datos, los suyos, la descripción "Venta de mesa de comedor usada y 4 sillas" y CHF 450. Sin IVA. A efectos fiscales: patrimonio privado, sin ingreso imponible. No necesitas UID ni registro.

Trabajo puntual (refuerzo en un evento): un fin de semana ayudaste a montar un puesto de mercado. Honorarios: CHF 350. La organizadora no paga por nómina, sino por factura. Escribes una factura como particular, "Colaboración montaje puesto de mercado, 12.–13. abril 2026, 8 horas", CHF 350, IBAN. Los CHF 350 son ingreso imponible y van en tu declaración bajo "Otros ingresos" o "Actividad independiente".

Clases particulares, fotografía, asesoría: das clases de mates dos veces por semana a un estudiante de bachillerato (CHF 60/h, 3 horas/semana, 25 semanas al año = CHF 4'500/año). Cada trimestre envías una factura a los padres. Si lo haces solo para una familia, conviene comprobar si la caja de compensación te considera asalariado/a. Si tienes 3-4 familias distintas, eres claramente autónomo/a. CHF 4'500 están muy por debajo de CHF 100'000, así que sin IVA. Pero: obligación de cotización AVS por encima de CHF 2'300/año/cliente.

Factura a una empresa: como particular haces el diseño de un logo para una GmbH. Honorarios: CHF 800. La empresa paga por factura y necesita el documento para su contabilidad (gasto). Emites factura como particular sin IVA y, por seguridad, incluyes una nota: "El emisor no está sujeto a IVA (art. 10 párr. 2 LIVA)". La empresa puede contabilizar el gasto al completo, pero no puede deducir IVA soportado (porque tú no has añadido IVA).

¿Cuándo te conviertes en autónomo/a? Los criterios de la caja de compensación

¿A partir de qué facturación o nivel de actividad te considera autónomo/a la caja de compensación? No existe un umbral fijo de facturación. En lugar de eso, la caja de compensación competente examina cinco criterios (fuente: Ficha 2.02 Cajas de compensación):

Quien trabaja regularmente por factura, cumple tres criterios y gana más de CHF 2'300/año, debería dirigirse a la caja de compensación cantonal y solicitar la clasificación como "trabajador autónomo". De lo contrario, te arriesgas a que tus clientes tengan que pagar cotizaciones AVS retroactivamente, algo que no te van a perdonar fácilmente.

Más al respecto en la guía completa Crear una empresa individual en Suiza.

Impuestos, contabilidad y conservación de documentos

Incluso como particular tienes que declarar los ingresos por facturas y conservar ciertos documentos. Por desgracia, esto lo olvida la mayoría de quienes facturan a nivel hobby.

Declarar los ingresos en la declaración de impuestos

Cada franco que cobras con una factura es imponible. Punto. El mito de "por debajo de CHF 1'000 no hace falta declarar nada" no es cierto. Dónde lo declaras depende del tipo:

• Ingresos esporádicos y puntuales (por ejemplo, un trabajo de refuerzo único): epígrafe "Otros ingresos".
• Actividad independiente regular: epígrafe "Ingresos por actividad lucrativa independiente". En ese caso debes presentar un balance con ingresos y gastos.

Si no estás seguro/a, pregunta a la administración tributaria de tu comuna. Las oficinas tributarias suizas son sorprendentemente serviciales y responden la mayoría de las dudas directamente por teléfono, sin coste.

Obligación de conservación de 10 años (CO art. 958f)

Aunque como particular no estés obligado/a a llevar contabilidad, en caso de litigio se aplica: conservar comprobantes y facturas durante 10 años. Esto incluye:

• Facturas emitidas (tu copia)
• Comprobantes recibidos por gastos profesionales (material, software…)
• Justificantes de pago
• Extractos bancarios vinculados al encargo

Se permite el archivo digital, siempre que los documentos sigan siendo legibles sin alteraciones. Un registro de comprobantes con IA transforma automáticamente recibos fotografiados en PDFs buscables y los ordena por fecha. Eso basta a ojos de la ESTV.

Si quieres que tu banco asigne los pagos automáticamente

En cuanto envías más de 5 facturas al mes, compensa una conciliación bancaria automática: importas el CSV o el archivo camt.053 de tu banca online, el software asigna los pagos a las facturas abiertas y las marca como pagadas. Te ahorras tranquilamente una hora de tareas administrativas al mes.

Errores frecuentes al hacer facturas en Suiza

En mi experiencia, los errores se repiten una y otra vez. Seis clásicos que puedes evitar fácilmente.

1. Añadir IVA sin estar registrado al IVA: suena a más ingresos, pero es punible y lleva a reclamaciones de la ESTV. Quien no está registrado, no debe escribir nada sobre IVA. Y mucho menos un "+ 8.1 % IVA" sumado al importe.

2. Número UID falso o inventado: un UID inventado en la factura cuenta como falsedad documental. Si no tienes UID, deja el campo en blanco.

3. Descripción del servicio vaga: "Consultoría" o "Varios" no le sirve ni a ti ni a tu cliente, y mucho menos dentro de 5 años en una inspección fiscal. Escribe con precisión.

4. Usar antiguos boletines de pago rojo/naranja: desde octubre de 2022 ya no son válidos. Los bancos suizos rechazan el pago. Usa factura QR o, al menos, un IBAN claramente formateado.

5. No declarar los ingresos en la declaración de impuestos: da igual cuán pequeños, da igual si son "solo 200 francos por un favor". En el peor de los casos: evasión fiscal con multa, pago retroactivo e intereses de demora. Evitable en 5 minutos de trabajo de declaración.

6. Tirar comprobantes o no ordenarlos: en caso de litigio con un cliente o ante la oficina tributaria, el comprobante es tu única arma. Guárdalo todo digitalmente. No cuesta nada y te protege.

Conclusión: hacer una factura en Suiza es más fácil de lo que casi todo el mundo piensa

Hacer una factura en Suiza no requiere fiduciario, ni software de contabilidad, ni empresa. Requiere 7 datos limpios, un código QR o un IBAN claro y la confianza para cobrar tu trabajo como corresponde. Quien se mantiene por debajo de CHF 100'000 de facturación anual y de los umbrales AVS puede facturar como particular de forma totalmente legal.

Para las primeras facturas basta una plantilla suiza gratuita o nuestro generador de facturas QR sin login. En cuanto factures con regularidad y quieras tener bajo control a clientes, pagos y comprobantes, lo mejor es echar un vistazo directamente a un software de facturación para freelancers suizos. Magic Heidi está hecho por freelancers suizos para freelancers suizos, con todos los datos obligatorios incluidos por defecto, generación automática del código QR y un modelo de precios justo que encontrarás en la página de precios.

¿Tienes una pregunta concreta sobre tu primera factura? Escríbenos. Quien ha construido Magic Heidi responde todavía los emails personalmente. — Nathan Ganser, fundador de Magic Heidi.