Crear facturas para clientes internacionales – Paso a paso

Como freelancer suizo, usted no trabaja únicamente para clientes en Berna, Zúrich o Basilea. Quizás atiende a una startup en Londres, una agencia en Berlín o una empresa en Nueva York. Pero en cuanto el trabajo está terminado, surge una pregunta importante: ¿Cómo creo una factura correcta para un cliente internacional?

El habitual comprobante de pago QR, que sus clientes suizos conocen, es simplemente inutilizable para empresas extranjeras. Usted necesita otros datos bancarios, otra moneda y posiblemente otro idioma de facturación. ¿Suena complicado? No lo es – si sabe dónde realizar los ajustes correctos.

Cómo configurar datos bancarios personalizados

1. Navegue en Magic Heidi a Datos de empresa.
2. Busque la sección Datos bancarios personalizados.
3. Seleccione la moneda deseada (p. ej., GBP, EUR o USD).
4. Introduzca los datos bancarios correspondientes.
5. Haga clic en Guardar.

Consejo: Muchos freelancers suizos utilizan cuentas en Wise o Revolut Business para recibir pagos internacionales de forma económica y rápida. Estos proveedores le proporcionan datos bancarios locales en distintas monedas – ideal para ahorrar a sus clientes comisiones de transferencia innecesarias. Simplemente introduzca los datos de cuenta correspondientes en Magic Heidi.

En Magic Heidi puede registrar varias cuentas bancarias para diferentes monedas. Así estará perfectamente preparado para clientes de distintos países.

Cómo registrar un cliente extranjero

1. Cree un nuevo cliente en Magic Heidi.
2. Introduzca el nombre de la empresa (p. ej., «Google Inc.»).
3. Introduzca la dirección completa, incluyendo:
   • Calle y número
   • Código postal y ciudad
   • País (p. ej., «United Kingdom», «Deutschland», «United States»)
4. Si está disponible, añada el número de IVA (VAT Number) u otros datos relevantes en el campo correspondiente.
5. Guarde el cliente.

Consejo: Asegúrese de indicar siempre el país correctamente. Este aparece en la factura y garantiza que su factura tenga un aspecto profesional y completo. Especialmente en relaciones comerciales internacionales, una dirección correcta es una señal de seriedad.

Cómo establecer el IVA al 0 %

Si tiene activado el IVA en Magic Heidi, proceda de la siguiente manera:

1. Añada un artículo a su factura (p. ej., «Consulting»).
2. Establezca la tasa de IVA al 0 %.

Si no tiene activado el IVA en su cuenta, este paso no es necesario – la factura se creará automáticamente sin IVA.

Nota importante: Las regulaciones fiscales para servicios internacionales pueden ser complejas. Se recomienda consultar a un asesor fiscal en caso de duda. Si desea indicar una justificación de por qué no se cobra IVA (p. ej., «Reverse Charge» o «Lugar de prestación en el extranjero»), puede incluir esta información en las notas al pie de la factura.

Qué puede indicar en las notas al pie

• Indicaciones fiscales: p. ej., «VAT reverse charge applies» o «Servicio no sujeto a IVA en Suiza conforme al Art. 8 Párr. 1 LIVA»
• Condiciones de pago: p. ej., «Payment due within 30 days» o acuerdos especiales
• Comisiones bancarias: Indicación de quién asume las posibles comisiones de transferencia
• Otras referencias: Números de proyecto, números de pedido (Purchase Order) o referencias de contrato

Cómo añadir notas al pie:

1. Abra la factura en modo de edición.
2. Introduzca su información adicional en el campo Notas al pie.
3. Guarde la factura.

1. Haga clic en Generar factura.
2. Revise la vista previa: en lugar del comprobante de pago QR, ahora verá los datos bancarios internacionales que registró en el Paso 1.
3. Verifique la dirección, moneda, idioma y todos los demás datos.
4. Descargue la factura como PDF o envíela directamente a través de la app a su cliente.

La factura aparecerá ahora en su panel de control con el importe correcto en la moneda extranjera.

Cómo funciona

Imagine el siguiente escenario:

• Sus ingresos hasta el momento son de CHF 2'000.
• Usted marca una factura de GBP 1'000 como pagada.
• Magic Heidi determina automáticamente el tipo de cambio en la fecha de pago.
• En nuestro ejemplo, GBP 1'000 equivalen aproximadamente a CHF 1'040.
• Sus ingresos totales en el panel de control se muestran ahora como CHF 3'040 – no simplemente CHF 3'000.

Esto significa: usted tiene en todo momento una visión realista de sus ingresos reales en francos suizos, incluso si parte de sus clientes pagan en moneda extranjera.

Consejo: Este tipo de cambio automático es especialmente valioso para su contabilidad y declaración de impuestos, ya que las autoridades fiscales suizas esperan los ingresos en CHF. Usted se ahorra la búsqueda manual y la conversión de tipos de cambio.