Die Rolle der AHV für Freiberufler verstehen

Bevor wir auf die Besonderheiten der Anmeldung eingehen, klären wir zunächst, warum die AHV für Selbstständigerwerbende so wichtig ist. Die AHV bildet das Fundament des dreisäuligen Vorsorge- und Hinterlassenenversicherungssystems der Schweiz und stellt die grundlegende 1. Säule dar. Die Mitgliedschaft in der AHV ist für alle Personen mit Wohnsitz oder Erwerbstätigkeit in der Schweiz obligatorisch. Ihr vorrangiges Ziel ist die Sicherung des grundlegenden Lebensstandards der Versicherten im Alter oder ihrer Hinterbliebenen im Falle eines vorzeitigen Todes.

Die 1946 per Bundesgesetz gegründete AHV ist ein Umlagesystem, das heißt, die Renten der heutigen Rentner werden direkt aus den Beiträgen der heutigen Erwerbsbevölkerung finanziert. Es ist der umfassendste Bestandteil der Schweizer Sozialversicherungslandschaft.

Als Freiberufler ist es wichtig zu verstehen, wann Sie zur Anmeldung und Beitragspflicht zur AHV verpflichtet sind. Es gelten folgende allgemeine Grundsätze:

• Die Anmeldung ist ab dem 1. Januar nach Ihrem 17. Geburtstag verpflichtend
• Die Beitragspflicht gilt ab einem jährlichen Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit von über CHF 2'300
• Anzeichen dafür, dass Sie selbstständig sind, sind unter anderem: Sie arbeiten mit mehreren Kunden zusammen, stellen professionelle Rechnungen in Ihrem eigenen Namen aus, bewerben Ihre Dienstleistungen oder beschäftigen Mitarbeiter
• Die AHV-Ausgleichskasse entscheidet abschliessend, ob es sich bei Ihrer Tätigkeit um eine selbständige Erwerbstätigkeit handelt

Zu beachten ist, dass die Einzahlung in die AHV (1. Säule) für Selbstständigerwerbende oberhalb der Einkommensgrenze zwar Pflicht ist, andere Versicherungen wie die Unfallversicherung und die berufliche Vorsorge jedoch optional bleiben. Die Entscheidung dafür kann jedoch wertvollen zusätzlichen Schutz und Seelenfrieden bieten.

Der AHV-Anmeldeprozess: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Nachdem wir nun das „Warum“ der AHV-Anmeldung geklärt haben, wenden wir uns nun dem „Wie“ zu. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Anschluss an die AHV-Ausgleichskasse als Selbstständigerwerbender:

1. Suchen Sie die Website der AHV-Ausgleichskasse Ihres Kantons. Die AHV/IV-Informationsstelle führt ein Verzeichnis der Webseiten und Kontaktdaten aller Schweizer Ausgleichskassen.

2. Finden Sie das Online-Anmeldeformular auf der Website Ihres Kantons. Nehmen wir zur Veranschaulichung den Kanton Waadt als Beispiel (Stand: November 2023). Navigieren Sie zum Reiter „Versicherungen“, wählen Sie im linken Menü „AHV – Beiträge“ und wählen Sie „Selbstständig Erwerbende“. Während das Formular vollständig digitalisiert ist, steht in der Regel auch eine ausfüllbare PDF-Version zum Download zur Verfügung.

3. Füllen Sie das Registrierungsformular aus, das mehrere Schlüsselbereiche abdeckt:

Persönliche Daten

• Identifikationsnummer (falls bereits bei einem anderen Unternehmen registriert)
• AHV-Nummer (auf Ihrer Krankenversicherungskarte zu finden)

Adressen

• Website-Adresse, die mit Ihrer beruflichen Tätigkeit verknüpft ist
• Bevorzugte Korrespondenzadresse

AHV-Situation

• Beginn der selbständigen Tätigkeit (Datum der ersten Rechnung)
• Branche oder spezifische Berufsbezeichnung
• Ob es sich bei der Tätigkeit um Ihren Hauptberuf oder einen Nebenjob handelt
• Prozentsatz der für die Tätigkeit aufgewendeten Arbeitszeit
• Detaillierte Beschreibung Ihrer freiberuflichen Tätigkeit
• Gewöhnlicher Arbeitsort (Homeoffice, eigene Geschäftsräume, Kundenstandorte)
• Mitgliedschaft in Berufsverbänden
• Allfällige vorherige Zugehörigkeit zu einer AHV-Ausgleichskasse
• Ob Sie bereits einen Antrag auf Selbstständigkeit gestellt haben
• Eintragung ins Handelsregister
• Rechtsform Ihres Unternehmens (Einzelunternehmen, einfache Partnerschaft usw.)
• Wenn Sie ein bestehendes Unternehmen übernehmen
• Einzelheiten zu allen anderen beruflichen Tätigkeiten, denen Sie nachgehen

Geschäftsbeziehungen

• Namen von mindestens 2 Kunden
• Nachweis von Kundenbeziehungen (Verträge, Rechnungen)
• Klärung, ob Sie Mitarbeiter Ihrer Kunden sind
• Ob Sie selbst aktiv nach Kunden suchen
• Nachweis der Kundengewinnungsbemühungen (Angebote, Kostenvoranschläge, Kostenvoranschläge)
• Jegliche Werbeaktivitäten zur Förderung Ihrer Dienstleistungen
• Nutzung von Kundenverträgen
• Art der Vergütung (Stundensatz, Pauschalhonorare, Provision etc.)

Verantwortlichkeiten und Risiken

• Verpflichtung zur persönlichen Ausführung der Arbeiten
• Ob Sie Anweisungen/Anweisungen von Kunden erhalten
• Wenn Sie gegenüber Kunden für Ihre Aktivitäten rechenschaftspflichtig sind
• Bestehen von Wettbewerbsverbotsklauseln
• Übernahme der Kosten für notwendige Ausrüstung und Materialien
• Haftung für Nichtzahlung durch den Kunden
• Verantwortung für Gemeinkosten und Betriebskosten
• Haftung für Mängel oder mangelhafte Leistung
• Verpflichtung zur Übernahme des entstandenen Schadens
• Pflege Ihrer eigenen Geschäftskonten

Investiertes Kapital und Einkommensschätzungen

• Wert aller getätigten Kapitaleinlagen oder Investitionen
• Voraussichtliches Jahresnettoeinkommen aus selbständiger Tätigkeit

Zusätzliche Fragen für bestimmte Felder

• Weitere Anfragen für diejenigen, die im Vertrieb oder in der Ausbildung tätig sind

Mitarbeiterdetails

• Informationen zu den von Ihnen beschäftigten Mitarbeitern

Um den Registrierungsprozess zu erleichtern, stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Unterlagen bereithaltenzur Verfügung, wie z. B. Ihre AHV-Nummer, die Daten Ihrer dedizierten Geschäftsbankverbindung, ggf. Handelsregisterauszug sowie Musterrechnungen für Umsätze und Spesen. Die AHV-Ausgleichskasse beurteilt nach Eingang und Prüfung Ihres ausgefüllten Antrags, ob Sie sich aufgrund Ihrer Situation als Selbstständigerwerbende anschließen müssen. Im Falle der Genehmigung erhalten Sie eine eindeutige Kundennummer und eine Weisung über die Höhe und Häufigkeit Ihrer provisorischen AHV-Beiträge.

Ein kantonal einheitliches Vorgehen

Eine verbreitete Annahme ist, dass Verwaltungsprozesse wie die AHV-Registrierung zwischen den Schweizer Kantonen erheblich variieren, wobei einige (wie Genf) für eine höhere Komplexität bekannt sind. Tatsächlich ist das AHV-Anschlussverfahren für Selbstständigerwerbende in der ganzen Schweiz jedoch bemerkenswert einheitlich.

Während die Website der Ausgleichskassen der einzelnen Kantone geringfügige Unterschiede in Design oder Navigation aufweisen kann, sind das grundlegende Registrierungsformular und die erforderlichen Informationen im Wesentlichen landesweit standardisiert. Unabhängig davon, wo in der Schweiz Ihr freiberufliches Unternehmen seinen Sitz hat, bleiben die wichtigsten Kriterien für die AHV-Anmeldung dieselben:

• Betreuung von mehr als einem Kunden
• Erwirtschaftung eines Jahresumsatzes von mehr als CHF 2.300
• Besitzen Sie Unterlagen, die Ihren Status als Selbständiger belegen

Optimierung Ihres freiberuflichen Admin-Workflows

Während Ihre freiberufliche Karriere floriert, können sich die Verwaltungsaufgaben schnell ansammeln und zu einem Zeitfresser werden. Um Ihre Effizienz zu maximieren und Stress zu minimieren, wird dringend empfohlen, ein zentrales System zur Organisation und Speicherung aller wichtigen Geschäftsinformationen zu entwickeln.

Erwägen Sie die Pflege eines Masterdokuments oder eines sicheren cloudbasierten Repositorys, in dem Sie wichtige Details zu Ihrem Unternehmen, wie Registrierungsnummern, Bankkonten, Versicherungspolicen und Kontaktinformationen wichtiger Institutionen, einfach eingeben und abrufen können. Wenn diese Informationen konsolidiert und leicht zugänglich sind, wird Ihr administrativer Arbeitsablauf erheblich rationalisiert, sodass Sie künftige bürokratische Anforderungen für Steuern, Versicherungen oder Bankgeschäfte umgehend bewältigen können, ohne sich um die Suche nach verstreuten Daten kümmern zu müssen.

Denken Sie bei der Strukturierung Ihrer freiberuflichen Verwaltung langfristig. Wenn Ihr Unternehmen wächst, möchten Sie möglicherweise einige dieser Aufgaben an einen Assistenten delegieren oder mit einem Kollegen zusammenarbeiten. Ein gut organisiertes und umfassendes Unternehmensinformationssystem erleichtert einen reibungslosen Übergang und gewährleistet die Kontinuität Ihrer Verwaltungsabläufe.