Was ist Mehrwertsteuer und warum muss man sich registrieren?

Die Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine Verbrauchssteuer, die in der Schweiz und in der gesamten Europäischen Union auf Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Wenn Ihr freiberufliches Unternehmen seinen Sitz in Luzern hat und Sie über einer bestimmten Grenze verdienen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, sich für die Mehrwertsteuer zu registrieren und diese Ihren Kunden in Rechnung zu stellen.

Die Registrierung für die Umsatzsteuer kann auf den ersten Blick entmutigend wirken, bringt jedoch Vorteile mit sich. Sie können die Mehrwertsteuer, die Sie auf Geschäftsausgaben zahlen, zurückfordern. Dadurch wirken Sie gegenüber Kunden auch professioneller und etablierter. Einige größere Unternehmen arbeiten nur mit umsatzsteuerpflichtigen Freiberuflern zusammen.

Mehrwertsteuersätze und -schwellen in der Schweiz

Der normale Mehrwertsteuersatz in der Schweiz beträgt derzeit 7,7 %. Einige Waren und Dienstleistungen, wie z. B. Hotelübernachtungen, werden mit einem niedrigeren Satz von 3,7 % besteuert. Und Grundbedürfnisse werden, wie die meisten Lebensmittel, mit einem noch niedrigeren Satz von 2,5 % besteuert.

Als Freiberufler in Luzern müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer anmelden, sobald Ihr Jahresumsatz 100.000 CHF übersteigt. Unterhalb dieses Schwellenwerts ist die Mehrwertsteuerregistrierung optional (aber dennoch potenziell vorteilhaft).

Der MWST-Registrierungsprozess in Luzern

Sind Sie bereit, Ihr freiberufliches Unternehmen in Luzern umsatzsteuerlich registrieren zu lassen? Befolgen Sie diese Schritte und Sie werden im Handumdrehen zum Umsatzsteuerbeamten!

1. Stellen Sie fest, ob Sie sich registrieren müssen

Berechnen Sie zunächst Ihr freiberufliches Einkommen der letzten 12 Monate. Ab einem Betrag von 100.000 CHF müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren. Wenn Sie unter dem Schwellenwert liegen, sich aber freiwillig für die Leistungen anmelden möchten, können Sie dies auch tun.

Berücksichtigen Sie Faktoren wie:

• Aktueller Jahresumsatz
• Voraussichtliches Einkommen für das kommende Jahr
• Ob Ihre Kunden eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Ihnen verlangen
• Sie planen den Kauf von Ausrüstung oder Eigentum für Ihr Unternehmen

2. Sammeln Sie die erforderlichen Dokumente und Informationen

Um sich für die Mehrwertsteuer zu registrieren, müssen Sie Folgendes angeben:

• Persönliche Daten (Name, Wohnadresse, Geburtsdatum usw.)
• Geschäftsdaten (Firmenname, Adresse, Geschäftsaktivitäten)
• Bankkonto Information
• Geschätzter Jahresumsatz
• UID-Nummer (Firmenidentifikationsnummer), falls Sie eine haben
• Kopien von Rechnungen oder Verträgen, sofern vorhanden

Wenn Sie von Anfang an organisiert bleiben, wird Ihr freiberufliches Leben in Luzern viel einfacher!
Erwägen Sie die Verwendung einer Buchhaltungssoftware oder die Beauftragung eines Buchhalters, um alles in Ordnung zu halten.

3. Wählen Sie die Häufigkeit Ihrer Umsatzsteuererklärung

In der Schweiz können Sie wählen, ob Sie Ihre Mehrwertsteuererklärung vierteljährlich oder halbjährlich (alle sechs Monate) einreichen möchten. Wenn Ihre geschätzte jährliche Mehrwertsteuerschuld mehr als 1.000.000 CHF beträgt, müssen Sie die Steuererklärung vierteljährlich einreichen.

Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Auswahl abwägen sollten:

• Vierteljährlich ist besser für ein konsistentes Cashflow-Management
• Halbjährlich erfordert weniger Papierkram und Verwaltungsaufwand

Ihr Buchhalter hat möglicherweise eine Empfehlung, die auf Ihrem Unternehmen basiert

4. Füllen Sie den Antrag aus und senden Sie ihn ab

Die MWST-Anmeldung in Luzern können Sie entweder online über das ESTV SuisseTax-Portal oder per Post/Fax mit dem Formular Nr. vornehmen. 1388.
Das Online-System ist schnell, einfach und empfehlenswert. Die Anmeldung per Papier dauert etwas länger.

Informationen, die Sie bereitstellen müssen:

• Art der Geschäftseinheit (Einzelunternehmen, GmbH etc.)
• Beginndatum der Mehrwertsteuerpflicht
• Geschätzter steuerpflichtiger Umsatz
• Häufigkeit der Einreichung (vierteljährlich oder halbjährlich)
• Grund der Registrierung (erforderlich vs. freiwillig)
• Ihre Unterschrift

5. Warten Sie auf Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Sobald Sie Ihren MWST-Registrierungsantrag in Luzern eingereicht haben, beginnt das Warten. Es kann etwa zwei bis vier Wochen dauern, bis Sie Ihre offizielle Umsatzsteuer-Identifikationsnummer per Post erhalten.

In der Zwischenzeit:

• Richten Sie Ihr Buchhaltungssystem ein, um die Mehrwertsteuer zu verfolgen
• Aktualisieren Sie Ihre Rechnungsvorlage mit der Mehrwertsteuer
• Informieren Sie Stammkunden darüber, dass Sie in künftigen Rechnungen die Mehrwertsteuer hinzufügen werden
• Beginnen Sie mit der Verfolgung von Geschäftsausgaben, auf die Sie die Mehrwertsteuer zurückfordern können

Sobald Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten, sind Sie im Geschäft!***
Fügen Sie Ihren Rechnungen Mehrwertsteuer hinzu und genießen Sie die Vorteile einer mehrwertsteuerpflichtigen Freiberuflertätigkeit im schönen Luzern.

Tipps für Freiberufler zum Umgang mit der Mehrwertsteuer in Luzern

Herzlichen Glückwunsch, Sie sind jetzt ein mehrwertsteuerpflichtiger Freelancer in Luzern!
Damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben, finden Sie hier einige Tipps:

• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen
• Führen Sie Aufzeichnungen über alle Geschäftseinnahmen und -ausgaben, einschließlich Quittungen und Rechnungen.
  Diese benötigen Sie für Ihre Umsatzsteuererklärung und im Falle einer Betriebsprüfung.

Wissen Sie, was Sie beanspruchen können

Grundsätzlich können Sie die Mehrwertsteuer auf Waren und Dienstleistungen zurückfordern, die Sie ausschließlich für Ihr Unternehmen nutzen.
Dies könnte Folgendes umfassen:

• Büromiete und Nebenkosten
• Computerausrüstung und Software
• Geschäftsreisen und Essen
• Dienstleistungen von Subunternehmern

Mehrwertsteuer korrekt berechnen

Stellen Sie bei jeder Rechnungsstellung an einen Kunden sicher, dass Sie den richtigen Mehrwertsteuersatz anwenden. Die meisten freiberuflichen Dienstleistungen nutzen den in der Schweiz üblichen Satz von 7,7 %.

Pünktlich einreichen

Verpassen Sie nicht die Frist für Ihre Mehrwertsteuererklärungen und -zahlungen!

Bei verspäteter Einreichung können Strafen und Zinsen anfallen. Richten Sie Kalendererinnerungen ein oder arbeiten Sie mit einem Buchhalter zusammen, um pünktlich zu bleiben.
Um sicherzustellen, dass Sie die Frist für Ihre Mehrwertsteuererklärungen und -zahlungen nicht verpassen, ist es wichtig, ein robustes System zur Nachverfolgung von Fristen und Einreichungen einzurichten. Hier sind einige zusätzliche Tipps:

1. Kalendererinnerungen: Richten Sie in Ihrem Kalendersystem rechtzeitig vor den Mehrwertsteuererklärungsfristen wiederkehrende Erinnerungen ein. Geben Sie sowohl das Fälligkeitsdatum für die Einreichung der Rücksendung als auch die Zahlungsfrist an.

2. Automatisierte Benachrichtigungen: Viele Buchhaltungssoftwarelösungen bieten automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen für Mehrwertsteuerfristen. Nutzen Sie diese Funktionen, um Benachrichtigungen vor dem Einreichungsdatum zu erhalten.

3. Buchhalterunterstützung: Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit einem Buchhalter zusammen, der Ihre Mehrwertsteuerpflichten verwalten kann. Sie können dabei helfen, pünktliche Einreichungen und Zahlungen sicherzustellen und Beratung zu umsatzsteuerbezogenen Angelegenheiten bereitzustellen.

4. Regelmäßige Überprüfungen: Planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Finanzunterlagen ein, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen. Dies kann dazu beitragen, etwaige Probleme oder Unstimmigkeiten lange vor Ablauf der Frist zu erkennen.

5. Vorbereitung: Versuchen Sie, Ihre Umsatzsteuererklärung rechtzeitig vor Ablauf der Frist fertigzustellen. Durch das Aufschieben erhöht sich das Risiko von Fehlern oder dem Verpassen des Einreichungstermins.

6. Strafbewusstsein: Machen Sie sich mit den möglichen Strafen für verspätete Einreichungen oder Zahlungen vertraut. Das Verständnis der Konsequenzen kann Sie dazu motivieren, der rechtzeitigen Einhaltung Priorität einzuräumen.

7. Schulung und Schulung: Bleiben Sie über die Mehrwertsteuervorschriften und -anforderungen auf dem Laufenden, um Missverständnisse oder Versehen zu vermeiden. Nehmen Sie an Workshops, Seminaren oder Online-Schulungen teil, um Ihr Wissen zu erweitern.

8. Notfallpläne: Halten Sie Notfallpläne bereit für den Fall, dass unerwartete Umstände eintreten, wie etwa technische Probleme mit Ablagesystemen oder Störungen Ihres normalen Geschäftsbetriebs.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Sie das Risiko des Versäumens von Mehrwertsteuerfristen verringern und die damit verbundenen Strafen und Zinsen mindern.

Passen Sie Änderungen an

Wenn sich Ihre Umstände ändern (z. B. Umzug aus Luzern, Schließung Ihres Unternehmens), informieren Sie umgehend die Steuerbehörden.
Möglicherweise müssen Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer löschen oder zumindest Ihre Daten aktualisieren.

Als Freelancer das Beste aus Luzern machen

Luzern ist eine fantastische Stadt für Freiberufler mit einer unterstützenden Geschäftswelt, großartigen Networking-Möglichkeiten und einer unschlagbaren Lebensqualität. Profitieren Sie von allem, was Luzern zu bieten hat!

Treten Sie lokalen Organisationen bei
Gruppen wie der Luzerner Unternehmerverband und Digital Luzern veranstalten Workshops, Seminare und zwanglose Treffen, um Ihnen beim Aufbau von Fähigkeiten und Verbindungen zu helfen.

Nehmen Sie an Konferenzen und Veranstaltungen teil
Halten Sie Ausschau nach Konferenzen oder Messen, die für Ihre freiberufliche Nische relevant sind und in Luzern oder in der Nähe stattfinden. Sie sind großartige Orte, um neue Kunden zu finden und über Branchentrends auf dem Laufenden zu bleiben.

Co-Working-Spaces erkunden
In Luzern gibt es immer mehr Co-Working-Spaces, in denen Freiberufler einen Schreibtisch mieten, sich mit anderen Selbstständigen vernetzen und ein sozialeres Arbeitsumfeld genießen können.