Als unabhängiger Freiberufler oder Unternehmer, der Ihre Geschäfte in der Schweiz verwaltet, stellt die Auseinandersetzung mit der komplizierten Landschaft der Geschäftsausgaben eine Herausforderung dar.
Eine wiederkehrende Anfrage dreht sich häufig um die Berechtigung zum Abzug von Telefonabonnements als gültige Geschäftsausgaben.
In diesem ausführlichen Handbuch beleuchten wir die Voraussetzungen, abzuwägenden Faktoren und optimale Strategien für den Abzug von Telefonkosten, wenn Sie in der Schweiz selbstständig sind.
Mit diesem Wissen sind Sie in der Lage, Ihre Telefonvereinbarungen mit Bedacht zu steuern und Ihre Geschäftsfinanzen effizient zu überwachen und gleichzeitig die Schweizer Steuervorschriften einzuhalten.

Kauf eines Telefons für geschäftliche Zwecke

Der erste Schritt, um Ihr Telefonabonnement abbuchen zu können, besteht darin, sicherzustellen, dass das Telefon zu Ihrem Unternehmen gehört. Es gibt mehrere Möglichkeiten, den geschäftlichen Besitz Ihres Telefons festzustellen:

1. Kaufen Sie das Telefon online oder in einem Geschäft unter Ihrem Firmennamen. Dies zeigt deutlich, dass es sich bei dem Telefon um einen Unternehmenswert handelt.
2. Legen Sie eine Bescheinigung vor, mit der Sie den Besitz Ihres privaten Telefons auf das Unternehmen übertragen. Wenn Sie bereits ein Telefon besitzen, das Sie beruflich nutzen möchten, kann die offizielle Übertragung des Eigentums an Ihr Unternehmen dazu führen, dass es von den Kosten abgezogen werden kann.

Es ist wichtig, sich an die Unterscheidung zwischen persönlicher und beruflicher Nutzung zu erinnern, wie im Artikel „Alle Abzüge für Selbstständige“ erläutert. Um als Geschäftsausgabe zu gelten, muss das Telefon dazu beitragen, etwas für Ihr Unternehmen zu bewirken, z. B. indem es Ihren Kunden ermöglicht, Sie zu erreichen, oder die geschäftliche Kommunikation erleichtert. Beachten Sie, dass die Schweizer Steuerbehörden möglicherweise die Art Ihrer Telefonnutzung überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren geltend gemachten Abzügen übereinstimmt.

Ermittlung Ihrer Telefonanforderungen

Bevor Sie überstürzt ein neues Telefon kaufen oder einen Tarif abonnieren, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und Ihre tatsächlichen Geschäftsanforderungen prüfen. Überlegen Sie, ob Sie wirklich zwei separate Telefone benötigen – eines für den persönlichen Gebrauch und eines für den geschäftlichen Gebrauch. Zu den abzuwägenden Faktoren gehören:

• Erfordert Ihre Arbeit, dass Sie zu bestimmten Geschäftszeiten erreichbar sind? Wenn Sie eine strikte Erreichbarkeit für Kunden oder Kollegen gewährleisten müssen, kann ein dediziertes Geschäftstelefon von Vorteil sein.
• Werden die meisten Ihrer Bestellungen oder Anfragen online aufgegeben? Wenn der Großteil Ihrer geschäftlichen Interaktionen über digitale Kanäle erfolgt, kann die Notwendigkeit eines separaten Geschäftstelefons minimiert werden.

In manchen Fällen können moderne Smartphones mit Dual-SIM-Funktion eine praktische Lösung sein, die es Ihnen ermöglicht, zwei Nummern (privat und geschäftlich) auf einem einzigen Gerät zu haben. Bewerten Sie sorgfältig Ihre Geschäftsanforderungen und Kommunikationsmuster, um die optimale Telefonkonfiguration für Ihr selbständiges Unternehmen zu ermitteln.

Telefon als Geschäftsinvestition

Wenn Sie den Kauf eines Telefons für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, ist es wichtig zu beurteilen, ob es als abschreibungsfähiges Betriebsvermögen gilt. High-End-Smartphones können leicht über 1000 CHF kosten, und wenn Ihr Telefon ein unverzichtbares Werkzeug für Ihre Arbeit ist, beispielsweise für einen Content-Ersteller oder einen Fotografen, kann es abgeschrieben werden.

Um als abschreibungsfähiger Vermögenswert zu gelten, müssen die Kosten des Telefons einen bestimmten, von den Schweizer Steuerbehörden festgelegten Schwellenwert überschreiten und es muss ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Geschäftstätigkeit sein. Dieses Konzept ähnelt dem Kauf eines Tischlers durch einen Schreiner oder der Investition eines Grafikdesigners in einen Hochleistungscomputer. Indem Sie das Telefon im Laufe der Zeit abwerten, können Sie die Kosten verteilen und den Wert Ihres Unternehmens auf dem Papier steigern.

Durch die Abschreibung können Sie die Kosten für das Telefon auf mehrere Jahre verteilen. Wenn Sie beispielsweise ein Telefon für 2000 CHF kaufen und es über 4 Jahre abschreiben möchten, würden Sie 4 Jahre lang jedes Jahr einen Aufwand von 500 CHF verbuchen. Dieser Ansatz kann für die Verwaltung des Cashflows und der Steuerverbindlichkeiten Ihres Unternehmens von Vorteil sein.

Sinken die Anschaffungskosten des Telefons hingegen unter die Abschreibungsschwelle, wird es einfach als Materialanschaffung und Betriebsausgabe im Jahr der Anschaffung erfasst. Es ist wichtig, einen Schweizer Steuerberater oder Schweizer Buchhalter zu konsultieren, um die geeigneten Abschreibungsregeln und -schwellen für Ihre spezifische Geschäftssituation festzulegen.

Telefonkosten zwischen geschäftlicher und privater Nutzung aufteilen

In vielen Fällen nutzen Selbständige in der Schweiz ein einziges Telefon sowohl für berufliche als auch für private Angelegenheiten. Wenn dies auf Sie zutrifft, kann Ihr Unternehmen trotzdem die gesamte Telefonrechnung bezahlen. Um jedoch genaue und gesetzeskonforme Bücher zu führen, ist es ratsam, die Kosten entsprechend der tatsächlichen Nutzung richtig zuzuordnen.

Hier ist ein Beispiel, um zu veranschaulichen, wie Sie Telefonkosten zwischen geschäftlicher und privater Nutzung aufteilen können:

Angenommen, Sie nutzen Ihr Telefon zu 60 % für berufliche Aktivitäten und zu 40 % für persönliche Angelegenheiten. Nehmen wir an, Sie haben das Telefon für 150 CHF gekauft und verfügen über ein Jahresabonnement, das im Jahr 2024 480 CHF kostet.

„Gesamtkosten: 150 (Telefonkauf) + 480 (Jahresabonnement) = 630 CHF“.
„Geschäftsanteil: 60 % x 630 = 378 CHF“.
„Persönlicher Anteil: 40 % x 630 = 252 CHF“.

In diesem Szenario würde Ihr Unternehmen die vollen 630 CHF für Telefon und Abonnement bezahlen. Um jedoch den persönlichen Verbrauch genau abzubilden, würde Ihr Lohn im Laufe des Jahres um den persönlichen Anteil von 252 CHF gekürzt. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Geschäftsausgaben korrekt ausgewiesen werden und Sie persönliche Ausgaben nicht als geschäftliche Abzüge geltend machen.

Bitte beachten Sie, dass die Schweizer Steuerbehörden möglicherweise Belege für Ihre geltend gemachten geschäftlichen Telefonkosten anfordern. Das Führen klarer Aufzeichnungen über Ihre Telefonnutzung, z. B. Anrufprotokolle oder Aufschlüsselungen der App-Nutzung, kann bei Fragen dazu beitragen, Ihre Ausgabenzuweisungen zu belegen.

Das richtige S wählenAbonnementplan

Bei der Auswahl eines Telefonabonnements für Ihr Unternehmen ist es wichtig, es an Ihre spezifischen beruflichen Anforderungen anzupassen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie:

• Internationale Reisen: Wenn Sie beruflich häufig ins Ausland reisen, suchen Sie nach Tarifen, die kostengünstiges internationales Roaming bieten oder eine globale Abdeckung beinhalten.
• Netzabdeckung: Abhängig von Ihrem Unternehmensstandort und Ihren Mobilitätsanforderungen benötigen Sie möglicherweise einen Anbieter mit umfassender und zuverlässiger Netzabdeckung.
• Datenkontingente: Bewerten Sie den Datenverbrauch Ihres Unternehmens, einschließlich E-Mail, Dateiübertragungen und Cloud-Service-Nutzung, um einen Plan mit angemessenen Datenkontingenten auszuwählen.

Nehmen Sie sich die Zeit, Pläne verschiedener Anbieter zu recherchieren und zu vergleichen, um einen zu finden, der zu Ihren beruflichen Telefonnutzungsgewohnheiten und Ihrer gesamten Geschäftsaktivität passt. Bedenken Sie, dass sich Ihr Telefonabonnement direkt auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt. Daher ist eine fundierte Entscheidung für die effektive Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben unerlässlich.

Kosten für Geschäftsreisen ins Ausland absetzen

Wenn Ihre selbstständige Tätigkeit Sie ins Ausland führt, können bei der Nutzung ausländischer Telekommunikationsnetze zusätzliche Telefonkosten anfallen. In den meisten Fällen können diese zusätzlichen Kosten als legitime Geschäftsausgaben abgezogen werden.

Wenn Sie Ihr Telefon im Ausland beruflich nutzen, können Roaminggebühren, zusätzliche Datengebühren oder andere nutzungsabhängige Kosten, die auf Ihrer Monatsrechnung erscheinen, in der Regel als Geschäftsausgaben geltend gemacht werden. Es ist jedoch wichtig, klare Aufzeichnungen und Dokumentationen über Ihre internationale Telefonnutzung zu führen, einschließlich der genauen Daten, der Dauer und des Zwecks Ihrer Geschäftsreisen.

Wenn Sie beruflich häufig ins Ausland reisen, sollten Sie einen Plan mit kostengünstiger weltweiter Abdeckung in Betracht ziehen oder ein internationales Roaming-Paket erwerben, das auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten ist. Dies kann dazu beitragen, unerwartete Ausgaben zu minimieren und den Kostenverfolgungsprozess zu vereinfachen.

Abzug von App-Käufen und Abonnements

Im heutigen digitalen Zeitalter sind mobile Apps und Software-Abonnements für viele Selbstständige zu unverzichtbaren Tools geworden. Die Abzugsfähigkeit von App-Käufen und -Abonnements hängt von ihrer Relevanz und ihrem Beitrag zu Ihrem Geschäftsbetrieb ab.

Wenn eine App oder Software direkt zu Ihren Geschäftsaktivitäten beiträgt, beispielsweise ein Projektmanagement-Tool, eine Design-Software oder eine branchenspezifische Anwendung, können die damit verbundenen Kosten in der Regel als Geschäftsausgaben abgezogen werden. Wenn Sie beispielsweise im Gesundheitswesen tätig sind und eine medizinische Referenz-App oder eine sichere Kommunikationsplattform verwenden, um mit Patienten zu interagieren, würden die Kosten dieser Apps wahrscheinlich als abzugsfähige Ausgaben gelten.

Es ist jedoch wichtig, zwischen Apps zu unterscheiden, die für Ihre Arbeit unerlässlich sind, und solchen, die hauptsächlich persönlichen oder Unterhaltungszwecken dienen. Der Kauf von Tokens für Handyspiele oder das Abonnieren von Streaming-Diensten zum persönlichen Vergnügen würde nicht als Geschäftsausgaben gelten, selbst wenn sie gelegentlich in Arbeitspausen verwendet werden.

Um App-Käufe und -Abonnements als Geschäftsausgaben geltend zu machen, führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über die Apps, ihre Kosten und deren Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit. Diese Dokumentation ist im Falle einer Steuerprüfung oder wenn die Schweizer Steuerbehörden eine Begründung für Ihre geltend gemachten Abzüge verlangen, von entscheidender Bedeutung.

Zusammenfassung

Als Selbstständiger in der Schweiz erfordert der Abzug Ihrer Telefonkosten sorgfältige Überlegungen und die Einhaltung steuerlicher Richtlinien. Um für den Abzug in Frage zu kommen, müssen das Telefon und das Abonnement auf den Namen Ihres Unternehmens lauten und die Kosten sollten angemessen zwischen geschäftlicher und privater Nutzung aufgeteilt werden.

Indem Sie die Kriterien für den Kauf eines Geschäftstelefons verstehen, Ihre beruflichen Anforderungen einschätzen, das richtige Abonnement auswählen und Ihre Ausgaben ordnungsgemäß verfolgen und dokumentieren, können Sie die Einrichtung Ihres Telefons optimieren und sicher die entsprechenden Abzüge geltend machen.

Denken Sie daran, dass die Schweizer Steuerbehörden diese Richtlinien als Rahmen für die Anwendung des gesunden Menschenverstandes und die Führung genauer Aufzeichnungen bei der Führung Ihres Unternehmens bereitstellen. Das ultimative Ziel besteht darin, den reibungslosen Betrieb Ihres selbstständigen Unternehmens sicherzustellen und gleichzeitig die Steuergesetze einzuhalten.

Wenn Sie Zweifel oder komplexe Situationen bezüglich der Abzüge von Telefonkosten haben, ist es immer ratsam, sich an einen qualifizierten Schweizer Steuerberater oder Buchhalter zu wenden. Sie können Ihnen eine individuelle, auf Ihre spezifischen Geschäftsumstände abgestimmte Beratung bieten und Ihnen dabei helfen, sich in den Feinheiten der Schweizer Steuervorschriften zurechtzufinden.