Alles, was Freiberufler über die MWST-Registrierung in der Schweiz wissen müssen. Schwellenwerte, Fristen, Abrechnungsmethoden und Änderungen 2025 erklärt.
Planen Sie, dieses Jahr CHF 100'000 Umsatz zu erreichen? Herzlichen Glückwunsch – aber es gibt eine wichtige administrative Aufgabe, die Sie erledigen müssen: die MWST-Registrierung.
Die Schweizer Mehrwertsteuer (MWST/TVA) ist nicht mehr freiwillig, sobald Sie bestimmte Schwellenwerte überschreiten, und Fehler können Sie Tausende an Bussen kosten. Aber es muss nicht kompliziert sein.
Dieser Leitfaden erklärt genau, wann Sie sich registrieren müssen, wie der Prozess 2025 funktioniert und welche Abrechnungsmethode Ihnen am meisten Zeit und Geld spart.
Bevor wir ins Detail gehen, hier die wichtigsten Zahlen, die jeder Schweizer Freelancer kennen sollte:
Die Mehrwertsteuer (MWST) ist eine Verbrauchssteuer, die auf Waren und Dienstleistungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette erhoben wird. In der Schweiz heisst sie MWST (Mehrwertsteuer) auf Deutsch oder TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) auf Französisch.
Das Wichtigste für Freelancer: Wenn Sie MWST-pflichtig sind, berechnen Sie die MWST auf Ihre Leistungen, kassieren sie von Kunden und leiten sie an die Eidgenössische Steuerverwaltung weiter. Gleichzeitig können Sie die MWST auf Geschäftsausgaben (Vorsteuer) zurückfordern.
Die Schweiz hat drei MWST-Sätze, je nachdem, was Sie verkaufen:
Die meisten Freelancer berechnen den Normalsatz von 8,1% auf ihren Rechnungen.
Wichtig: Die Schweiz hat eine geplante Satzerhöhung verschoben. Die aktuellen Sätze bleiben bis 2027 in Kraft (ursprünglich war eine Erhöhung für 2026 geplant).
Das ist die erste Frage, die Sie klären müssen. Die Schweizer MWST-Registrierung folgt klaren Regeln basierend auf Ihrem Umsatz.
Sie müssen sich für die MWST registrieren, wenn Ihr weltweiter Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 übersteigt.
Auch unter CHF 100'000 können Sie sich freiwillig registrieren, wenn es für Ihre Geschäftssituation vorteilhaft ist.
Sobald Sie sicher sind, dass Ihr Umsatz CHF 100'000 übersteigen wird, haben Sie 30 Tage Zeit zur Registrierung – sonst drohen Bussen bis CHF 10'000.
Sie müssen sich für die MWST registrieren, wenn Ihr weltweiter Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 übersteigt.
Hier ist der Punkt, den viele Freelancer übersehen: «Weltweiter Umsatz» bedeutet alle Ihre Einnahmen, nicht nur von Schweizer Kunden. Wenn Sie CHF 70'000 von EU-Kunden und CHF 40'000 von Schweizer Kunden verdienen, haben Sie die Grenze überschritten.
Sobald Sie sicher sind, dass Ihr Umsatz in einem 12-Monats-Zeitraum CHF 100'000 übersteigen wird, haben Sie 30 Tage Zeit, sich zu registrieren. Bei Versäumnis dieser Frist drohen Bussen bis CHF 10'000, plus Sie schulden rückwirkende MWST und 4% Verzugszins.
Auch wenn Sie weniger als CHF 100'000 verdienen, können Sie sich freiwillig registrieren. Das macht in verschiedenen Situationen Sinn:
Wann eine freiwillige Registrierung hilft:
Wann Sie warten sollten:
Wichtige Bindung: Wenn Sie sich freiwillig registrieren, sind Sie für mindestens drei Jahre gebunden. Stellen Sie sicher, dass die Vorteile den Aufwand rechtfertigen.
Hier stolpern viele Freelancer: Sie müssen sich innerhalb von 30 Tagen nach Eintritt der MWST-Pflicht registrieren, nicht wenn es Ihnen passt.
Die Frist beginnt, wenn Sie hinreichend sicher sind, dass Ihr rollierender 12-Monats-Umsatz CHF 100'000 übersteigen wird. Das bedeutet: Wenn Sie im März einen grossen Auftrag erhalten, der Ihren prognostizierten Jahresumsatz über die Grenze bringt, müssen Sie sich bis Anfang April registrieren.
Die Eidgenössische Steuerverwaltung nimmt das nicht auf die leichte Schulter:
Tipp: Starten Sie den Registrierungsprozess, wenn Sie CHF 80'000 erreichen. Die Bearbeitung dauert etwa vier Wochen, und Sie wollen bei CHF 99'000 nicht in Zeitnot geraten.
Die Schweiz bietet verschiedene Methoden zur Berechnung und Abrechnung der MWST. Ihre Wahl beeinflusst den administrativen Aufwand und mögliche Steuerersparnisse erheblich.
Erfassen Sie alle MWST, die Sie Kunden berechnen (Umsatzsteuer) und alle MWST, die Sie auf Geschäftsausgaben zahlen (Vorsteuer). Zahlen Sie die Differenz an die Steuerbehörde.
Wenden Sie einen festen Prozentsatz auf Ihren Gesamtumsatz an. Viel einfachere Buchhaltung, aber kein Vorsteuerabzug möglich.
Wählen Sie, wann die MWST verbucht wird: bei Rechnungsstellung (vereinbart) oder bei Zahlungseingang (vereinnahmt).
So funktioniert sie:
Beispielrechnung:
Abrechnungsrhythmus: Vierteljährlich (alle drei Monate), Abrechnungen sind 60 Tage nach Quartalsende fällig.
Voraussetzungen:
Beispiel: Wenn Ihr Saldosteuersatz 6,8% beträgt und Sie CHF 150'000 fakturieren:
Sie berechnen Kunden weiterhin 8,1% MWST, führen aber nur den Saldosteuersatz ab.
Seit dem 1. Januar 2025 muss die MWST-Registrierung online erfolgen – Papierformulare werden nicht mehr akzeptiert.
Folgen Sie diesen fünf Schritten zur MWST-Registrierung in der Schweiz
Vor der MWST-Registrierung benötigen Sie eine UID (Unternehmens-Identifikationsnummer).
Sammeln Sie alle notwendigen Angaben vor Beginn des Antrags
Besuchen Sie das Online-Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung unter estv.admin.ch
Typische Bearbeitungszeit: 4 Wochen
Nach der Genehmigung erhalten Sie Ihre offiziellen Unterlagen
Die MWST-Nummer zu erhalten ist erst der Anfang. So bleiben Sie bei den Schweizer Steuerbehörden compliant.
Abrechnungen innerhalb von 60 Tagen nach Quartalsende einreichen
MWST-Zahlung fällig am selben Tag wie die Abrechnung
MWST-Nummer und korrekte Formatierung auf allen Rechnungen
Alle MWST-Dokumente mindestens 10 Jahre aufbewahren
MWST-Zahlungen sind am selben Tag fällig wie Ihre Abrechnung – 60 Tage nach Periodenende. Verspätete Zahlungen werden mit 4% Jahreszins ab Fälligkeitsdatum verzinst.
Tipp: Legen Sie eingenommene MWST sofort zur Seite. Es ist nicht Ihr Geld – es gehört der Steuerbehörde. Halten Sie es auf einem separaten Konto, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
Ihre Rechnungen müssen enthalten:
Beispiel-Rechnungszeile:
Bewahren Sie alle MWST-relevanten Dokumente 10 Jahre auf: ausgestellte Rechnungen, Belege für Ausgaben mit Vorsteuer, Kontoauszüge, eingereichte MWST-Abrechnungen und Korrespondenz mit der Steuerverwaltung.
Lernen Sie aus den teuren Fehlern anderer und sparen Sie sich Tausende an Bussen.
Viele Freelancer warten, bis sie tatsächlich CHF 100'000 verdient haben, statt bis zum prognostizierten Zeitpunkt.
Nur Schweizer Kunden zählen bei der Prüfung, ob CHF 100'000 überschritten wurden.
8,1% auf Leistungen berechnen, die anders besteuert werden sollten, oder MWST auf befreite Leistungen erheben.
MWST auf Geschäftsausgaben zahlen, aber nicht in der Abrechnung zurückfordern.
Freiwillig registrieren, ohne zu wissen, dass man sich drei Jahre nicht abmelden kann.
Freelancer mit internationalen Kunden stehen vor zusätzlicher Komplexität. Das müssen Sie wissen.
Grundregel: Leistungen an Geschäftskunden ausserhalb der Schweiz sind typischerweise nullbesteuert (0% MWST). Sie berechnen keine MWST, melden den Umsatz aber trotzdem in Ihrer MWST-Abrechnung.
Auf Ihrer Rechnung: Fügen Sie einen Hinweis ein wie: «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» oder «Leistung ausserhalb der Schweiz erbracht – keine Schweizer MWST anwendbar.»
Was Sie vom Kunden brauchen: Dessen MWST-Nummer (bei EU), um den Geschäftscharakter nachzuweisen. Bewahren Sie diese Dokumentation für Prüfungen auf.
Remote erbrachte Leistungen (Beratung, Design, Programmierung): Grundsätzlich keine Schweizer MWST, wenn der Kunde ausserhalb der Schweiz ist.
In der Schweiz erbrachte Leistungen (Fotoshooting, Vor-Ort-Beratung): Können der Schweizer MWST unterliegen, auch wenn der Kunde Ausländer ist. Der Leistungsort ist entscheidend.
Neu 2025: Wenn Sie über Online-Plattformen (Marktplätze, Buchungsseiten) verkaufen, kann das «Deemed Supplier»-Konzept greifen. Die Plattform – nicht Sie – könnte für MWST-Registrierung und -Zahlung verantwortlich sein.
Das betrifft Freelancer auf Upwork, Fiverr und ähnlichen Plattformen. Klären Sie mit Ihrer Plattform deren MWST-Handling.
Das Schweizer MWST-System modernisiert sich. Bleiben Sie diesen Änderungen voraus, um Compliance-Probleme zu vermeiden.
MWST manuell zu verwalten bedeutet: Dutzende Transaktionen erfassen, korrekte Sätze anwenden, Vorsteuer und Umsatzsteuer berechnen und strenge Fristen einhalten. Moderne Buchhaltungssoftware erledigt die Komplexität automatisch.
Moderne Buchhaltungssoftware wie Magic Heidi automatisiert die MWST-Verwaltung, eliminiert Fehler und spart Zeit.
Wendet den korrekten 8,1%-Satz automatisch auf Rechnungen an – keine Rechenfehler mehr.
Jede Geschäftsausgabe wird mit aufgeschlüsselter MWST erfasst – Sie sehen genau, was Sie zurückfordern können.
Generieren Sie MWST-Abrechnungsdaten mit einem Klick, statt Tabellen manuell zu summieren.
Verpassen Sie nie die 60-Tage-Frist mit automatischen Benachrichtigungen.
Jede Transaktion dokumentiert und gespeichert – erfüllt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.
Sparen Sie 3-4 Stunden pro Abrechnung – 12-16 Stunden pro Jahr – bei reduziertem Fehler- und Bussenrisiko.
Die Steuerbehörde registriert Sie ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie steuerpflichtig wurden (CHF 100'000 überschritten), nicht ab Antragstellung. Sie müssen diesen Zeitraum in Ihrer ersten Abrechnung berücksichtigen, einschliesslich der MWST, die Sie hätten berechnen sollen, aber nicht getan haben.
Bei obligatorischer Registrierung können Sie die Abmeldung beantragen, sobald Ihr rollierender 12-Monats-Umsatz dauerhaft unter CHF 100'000 bleibt. Bei freiwilliger Registrierung müssen Sie mindestens drei Jahre registriert bleiben, bevor Sie die Abmeldung beantragen können.
Ja. Die MWST gilt schweizweit. Berechnen Sie 8,1% an alle Schweizer Kunden, unabhängig von deren Kanton.
Die ESTV kann Ihre Abrechnungen und Unterlagen prüfen. Sie verifiziert, ob Sie korrekte Sätze berechnet, nur berechtigte Vorsteuer geltend gemacht und korrekt abgerechnet haben. Führen Sie akribische Aufzeichnungen – Rechnungen, Belege, Verträge und Korrespondenz. Die meisten Prüfungen finden kleine Fehler; erhebliche Probleme können zu Nachsteuern, Zinsen und Bussen führen.
Ja. Bei einem Fehler stellen Sie eine Gutschrift mit Verweis auf die Originalrechnung aus und passen Ihre nächste MWST-Abrechnung entsprechend an. Tun Sie dies innerhalb von 240 Tagen – danach werden Korrekturen schwierig.
Sie können Vorsteuer auf Homeoffice-Ausgaben anteilig zur geschäftlichen Nutzung geltend machen. Wenn Ihr Homeoffice 15% Ihrer Wohnung ausmacht und zu 100% geschäftlich genutzt wird, können Sie 15% der mietbezogenen MWST abziehen. Führen Sie sorgfältige Dokumentation.
Die Saldosteuersatz-Methode ist verfügbar bei unter CHF 5'005'000 Umsatz und unter CHF 103'000 jährlicher MWST-Schuld. Ab Januar 2025 können Unternehmen unter CHF 5'005'000 auch jährlich statt vierteljährlich abrechnen.
Erfassen Sie diese getrennt. Schweizer Leistungen sind steuerbar (8,1%). Leistungen an ausländische Geschäftskunden sind typischerweise nullbesteuert. Leistungen an ausländische Konsumenten hängen vom Erbringungsort ab. Ihre MWST-Abrechnung hat separate Zeilen für jede Kategorie.
Sie können die MWST-Registrierung selbst erledigen, aber manche Situationen erfordern professionelle Beratung:
Ziehen Sie einen Steuerberater hinzu, wenn:
Kostenüberlegung: Ein Steuerberater kostet CHF 150-300 pro Stunde, aber das Aufdecken eines grösseren Fehlers kann Ihnen Tausende an Bussen ersparen.
Hier ist Ihr Aktionsplan in der richtigen Reihenfolge:
Die MWST-Registrierung ist ein Meilenstein – sie bedeutet, dass Ihr Freelance-Geschäft erfolgreich ist. Magic Heidi übernimmt MWST-Berechnungen, Rechnungsstellung, Ausgabenerfassung und Abrechnungsvorbereitung automatisch.
Zuletzt aktualisiert: Januar 2025. MWST-Vorschriften ändern sich regelmässig. Verifizieren Sie aktuelle Sätze und Regeln immer bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) unter estv.admin.ch.