Creare fatture per clienti internazionali – Passo dopo passo

Come freelancer svizzero, non lavora solo per clienti a Berna, Zurigo o Basilea. Forse segue una startup a Londra, un'agenzia a Berlino o un'azienda a New York. Ma una volta completato il lavoro, sorge una domanda importante: Come creo una fattura corretta per un cliente internazionale?

La consueta polizza di versamento QR, che i Suoi clienti svizzeri conoscono, è semplicemente inutilizzabile per aziende estere. Servono altre coordinate bancarie, un'altra valuta e possibilmente un'altra lingua di fatturazione. Sembra complicato? Non lo è – se sa dove effettuare le giuste impostazioni.

Come configurare coordinate bancarie personalizzate

1. In Magic Heidi, navighi su Dati aziendali.
2. Cerchi la sezione Coordinate bancarie personalizzate.
3. Selezioni la valuta desiderata (ad es. GBP, EUR o USD).
4. Inserisca le relative coordinate bancarie.
5. Clicchi su Salva.

Suggerimento: Molti freelancer svizzeri utilizzano conti presso Wise o Revolut Business per ricevere pagamenti internazionali in modo economico e rapido. Questi provider Le forniscono coordinate bancarie locali in diverse valute – ideale per risparmiare ai Suoi clienti inutili commissioni di trasferimento. Inserisca semplicemente i rispettivi dati del conto in Magic Heidi.

In Magic Heidi può inserire più coordinate bancarie per diverse valute. Così è perfettamente preparato per clienti provenienti da diversi Paesi.

Come registrare un cliente estero

1. Crei un nuovo cliente in Magic Heidi.
2. Inserisca il nome dell'azienda (ad es. «Google Inc.»).
3. Inserisca l'indirizzo completo, inclusi:
   • Via e numero civico
   • Codice postale e città
   • Paese (ad es. «United Kingdom», «Germania», «United States»)
4. Se disponibile, aggiunga il numero di partita IVA (VAT Number) o altre informazioni rilevanti nel campo corrispondente.
5. Salvi il cliente.

Suggerimento: Si assicuri di indicare sempre correttamente il Paese. Apparirà sulla fattura e garantirà che la Sua fattura abbia un aspetto professionale e completo. Soprattutto nelle relazioni commerciali internazionali, un indirizzo accurato è un segno di serietà.

Come impostare l'IVA allo 0 %

Se ha attivato l'IVA in Magic Heidi, proceda come segue:

1. Aggiunga un articolo alla Sua fattura (ad es. «Consulting»).
2. Imposti l'aliquota IVA allo 0 %.

Se non ha attivato l'IVA nel Suo account, questo passaggio non è necessario – la fattura viene creata automaticamente senza IVA.

Nota importante: Le normative fiscali per i servizi internazionali possono essere complesse. Si consiglia, in caso di dubbio, di consultare un consulente fiscale. Se desidera indicare una motivazione per cui non viene addebitata l'IVA (ad es. «Reverse Charge» o «Luogo della prestazione all'estero»), può inserire questa informazione nelle note a piè di pagina della fattura.

Cosa può indicare nelle note a piè di pagina

• Indicazioni fiscali: ad es. «VAT reverse charge applies» o «Prestazione di servizi non imponibile in Svizzera ai sensi dell'art. 8 cpv. 1 LIVA»
• Condizioni di pagamento: ad es. «Payment due within 30 days» o accordi speciali
• Commissioni bancarie: indicazione su chi sostiene le eventuali commissioni di trasferimento
• Ulteriori riferimenti: numeri di progetto, numeri d'ordine (Purchase Order) o riferimenti contrattuali

Come aggiungere note a piè di pagina:

1. Apra la fattura in modalità di modifica.
2. Inserisca le Sue informazioni aggiuntive nel campo Note a piè di pagina.
3. Salvi la fattura.

1. Clicchi su Genera fattura.
2. Verifichi l'anteprima: al posto della polizza di versamento QR vedrà ora le coordinate bancarie internazionali che ha inserito nel Passo 1.
3. Controlli l'indirizzo, la valuta, la lingua e tutte le altre informazioni.
4. Scarichi la fattura come PDF o la invii direttamente tramite l'app al Suo cliente.

La fattura appare ora nella Sua dashboard con l'importo corretto nella valuta estera.

Come funziona

Si immagini il seguente scenario:

• I Suoi ricavi finora ammontano a CHF 2'000.
• Contrassegna una fattura di GBP 1'000 come pagata.
• Magic Heidi determina automaticamente il tasso di cambio alla data di pagamento.
• Nel nostro esempio, GBP 1'000 corrispondono a circa CHF 1'040.
• I Suoi ricavi totali nella dashboard vengono ora visualizzati come CHF 3'040 – non semplicemente CHF 3'000.

Ciò significa: ha sempre una panoramica realistica dei Suoi ricavi effettivi in franchi svizzeri, anche se una parte dei Suoi clienti paga in valuta estera.

Suggerimento: Questo tasso di cambio automatico è particolarmente prezioso per la Sua contabilità e dichiarazione fiscale, poiché le autorità fiscali svizzere si aspettano i ricavi in CHF. Si risparmia la ricerca manuale e la conversione dei tassi.