Criar Despesas no Bexio: O Guia Completo
Registrar despesas no Bexio confunde muitos usuários. Gastos ou faturas de fornecedores? Este guia mostra ambos os caminhos – e uma alternativa muito mais simples.
O maior problema com despesas no Bexio
Mais de 80.000 PMEs suíças usam Bexio. Mas em fóruns e avaliações, um tema aparece repetidamente: A gestão de despesas é desnecessariamente complicada. O motivo principal? O Bexio diferencia entre dois tipos de despesas.
Gasto vs. Fatura de Fornecedor
| Gasto | Fatura de Fornecedor |
|---|---|
| Já pago (recibo, despesa em dinheiro) | Ainda não paga (fatura em aberto) |
| Lançamento direto | Primeiro registro, depois pagamento |
| Sem divisão entre múltiplas contas | Divisão possível |
Se você escolher a opção errada, sua contabilidade ficará incorreta. E uma correção posterior custa tempo.
Antes de começar: A Configuração
Sem configurações básicas corretas, nada funciona. Verifique estes pontos.
Configurações de IVA
As configurações básicas de IVA devem ser definidas no início do período fiscal. Acesse Configurações → Finanças → IVA.
Preparar Plano de Contas
Defina contas de despesas frequentes: Material de escritório, Viagens, Telefone/Internet, Assinaturas de software, Custos de veículos.
Instalar App bexio Go
O app móvel permite escanear recibos, capturar faturas com QR e registrar despesas em qualquer lugar.
Criar Gasto (já pago)
Use este método para recibos de caixa, comprovantes de combustível e pequenas despesas pagas imediatamente.
Guia Passo a Passo: Gasto
Passo 1: Faça login no Bexio e navegue até Compras no menu principal.
Passo 2: Selecione Gastos (não Faturas de Fornecedores).
Passo 3: Clique em + Novo Gasto e preencha:
- Data: Quando foi pago?
- Descrição: O que foi comprado?
- Valor: Com ou sem IVA
- Conta: Selecionar conta de despesa
- Taxa de IVA: Escolher taxa adequada
Passo 4: Arraste o recibo escaneado para o campo.
Passo 5: Clique em Salvar. O lançamento é criado automaticamente.
⚠️ Limitação: O Bexio não permite divisão entre múltiplas contas. Se um recibo contém diferentes itens, você precisa criar uma fatura de fornecedor ou fazer um lançamento manual.
Registrar Fatura de Fornecedor (ainda não paga)
Para faturas de fornecedores que você pagará depois.
Guia Passo a Passo: Fatura de Fornecedor
Passo 1: Vá para Compras → Faturas de Fornecedores.
Passo 2: Clique em + Nova Fatura de Fornecedor e insira:
- Fornecedor: Selecionar existente ou criar novo
- Número da fatura: Número do fornecedor
- Data da fatura: Data na fatura
- Data de vencimento: Prazo de pagamento
- Itens: Itens individuais com conta e IVA
Passo 3: Anexe a fatura em PDF.
Passo 4: Após salvar, a fatura permanece marcada como em aberto.
Passo 5: Processar Pagamento
- Abra a fatura de fornecedor
- Clique em Registrar Pagamento
- Selecione a conta de pagamento (Banco/Caixa)
- Confirme
App bexio Go:
Escaneie recibos em qualquer lugar
O app móvel acelera significativamente o processo.
Faturas QR automáticas
Escaneie o código QR e o Bexio cria automaticamente uma fatura de fornecedor com todos os dados.
- Abrir bexio Go
- Escanear código QR
- Verificar dados
- Confirmar
Recibos sem código QR
Para recibos de caixa e comprovantes, fotografe o recibo no app.
- Fotografar recibo
- IA sugere dados
- Escolher conta de despesa
- Criar gasto
Extratos de cartão de crédito
Duas opções: Como fatura consolidada de fornecedor ou gastos individuais por item.
- Registrar extrato completo
- Adicionar cada item individualmente
- Vincular à conta de cartão
- Ou gastos individuais
Evite erros comuns
Estes erros custam tempo e podem bagunçar sua contabilidade.
Método errado escolhido
Sempre verifique: O dinheiro já saiu? Sim = Gasto. Não = Fatura de Fornecedor.
Taxa de IVA esquecida
Verifique cada recibo quanto à taxa de IVA. Taxas suíças: 8.1%, 2.6%, 0%.
Sem recibo anexado
Sempre anexe o recibo original. Digital é válido como comprovante na Suíça.
Conta de despesa errada
Crie uma lista de contas e sempre use as mesmas contas para tipos iguais de despesa.
Rotina Semanal para Contabilidade Organizada
Uma vez por semana você deve:
- Escanear recibos: Digitalizar todos os recibos físicos
- Buscar transações bancárias: Sincronizar Banking do Bexio
- Processar itens em aberto: Pagar faturas de fornecedores
- Conciliação de contas: Comparar contas bancárias com Bexio
Tempo necessário: 30-60 minutos por semana para a maioria das pequenas empresas.
O caminho mais fácil: Magic Heidi
Se tudo isso parece muito complicado, existe uma alternativa. Magic Heidi foi desenvolvido especialmente para autônomos suíços que não têm conhecimento de contabilidade (ou não querem ter).
Bexio vs. Magic Heidi
Qual solução é melhor para você?
| Critério | Magic Heidi | Bexio |
|---|---|---|
| Passos por despesa | 3 | 5-7 |
| Conhecimento contábil necessário | ✓ Não | ✗ Sim |
| Seleção de contas | Automática (IA) | Manual |
| Gasto vs. Fatura de Fornecedor | ✓ Automático | ✗ Você decide |
| App móvel | ✓ Sim | ✓ Sim (bexio Go) |
| Preço/mês | A partir de CHF 25 | A partir de CHF 45 |
Para quem serve cada um?
A escolha certa depende da sua situação.
Bexio é melhor se você...
Tem uma equipe com vários funcionários, tem requisitos contábeis complexos, usa um contador externo ou já investiu no Bexio.
Magic Heidi é melhor se você...
É autônomo ou freelancer, não tem conhecimento de contabilidade, quer gastar o mínimo de tempo com administração ou busca uma solução simples e rápida.
Perguntas Frequentes
Qual é a diferença entre gastos e faturas de fornecedores?
Gastos são para despesas já pagas (recibos de caixa). Faturas de fornecedores são para faturas que você ainda precisa pagar.
Posso dividir um gasto em múltiplas contas?
Não, isso não é possível no Bexio. Use uma fatura de fornecedor com múltiplos itens.
Preciso guardar recibos em papel?
Na Suíça vale: Recibos digitais são suficientes se armazenados de forma inalterada e legível. Recomendação: Guardar por pelo menos 10 anos.
Como processo pagamentos internacionais?
Registre faturas em moeda estrangeira com o valor original. O Bexio converte automaticamente com a taxa atual. Diferenças cambiais no pagamento são lançadas separadamente.
Quanto custa o Bexio atualmente?
Em 2025: Starter CHF 45/mês (1 usuário), Pro CHF 75/mês (até 3 usuários), Pro+ CHF 125/mês (até 25 usuários). Teste grátis de 30 dias disponível.
Eficiência através da escolha certa
O Bexio é uma ferramenta poderosa para PMEs suíças. Porém, a gestão de despesas requer certo conhecimento e manutenção regular. Para autônomos e freelancers que preferem usar seu tempo com clientes em vez de contabilidade, Magic Heidi oferece o caminho mais fácil.
Teste Magic Heidi grátis
Captura de recibos com IA sem conhecimento contábil – sem distinção entre gastos e faturas de fornecedores, sem plano de contas, sem complexidade.