Chiusura annuale freelancer – Guida passo dopo passo

In questa guida ti mostriamo in tre semplici passaggi come preparare la chiusura annuale in Magic Heidi – dal controllo delle fatture alla verifica delle spese fino all'esportazione dei dati per la dichiarazione dei redditi. Alla fine avrai in mano un file Excel completo contenente tutte le informazioni necessarie per la tua dichiarazione dei redditi.

Tre passaggi per una chiusura annuale completa

Se hai utilizzato Magic Heidi durante tutto l'anno per le tue fatture e spese, la chiusura annuale è più semplice di quanto pensi.

1. Controllare le fatture – Verificare tutte le fatture pagate e chiarire lo stato delle fatture aperte.
2. Controllare le spese – Confrontare le spese con gli estratti conto bancari e integrare le voci mancanti.
3. Esportare i dati – Creare un export Excel e, facoltativamente, un backup completo di tutti i documenti.

Passaggio 1: Verificare le fatture dell'anno trascorso

Il primo passaggio consiste nell'ottenere una panoramica di tutte le fatture dell'esercizio concluso. Apri la panoramica delle fatture in Magic Heidi e filtra per l'anno corrispondente.

Troverai le tue fatture in tre stati:

• Fatture pagate – Tutte le fatture che sono state completamente saldate dai tuoi clienti. Queste costituiscono la base della tua chiusura annuale.
• Fatture aperte – Fatture per le quali sei ancora in attesa di un pagamento. La domanda è se il pagamento sia arrivato solo nel nuovo anno.
• Fatture non pagate – Fatture che non sono mai state pagate – ad esempio perché un incarico è stato annullato o un cliente non ha pagato.

Tassazione per competenza o per cassa? Scegliere il metodo giusto

Per le fatture pagate solo nel nuovo anno, devi prendere una decisione importante. Per la maggior parte dei freelancer e delle imprese individuali in Svizzera, il principio di cassa è il metodo più comune e semplice – conta il momento in cui il denaro arriva effettivamente sul tuo conto.

Principio di cassa (incasso)

La fattura viene conteggiata nell'anno in cui è stata pagata. Raccomandato per la maggior parte dei freelancer in Svizzera.

• Metodo più semplice
• Conta l'effettivo incasso del pagamento
• Fattura di dicembre, pagamento a gennaio = anno nuovo
• Comune per le imprese individuali

Mantieni il metodo scelto una volta. Le fatture aperte a fine anno vanno nell'elenco dei tuoi crediti da allegare alla dichiarazione d'imposta. Che cosa richiede il tuo Cantone te lo dice l'ufficio di tassazione o il tuo fiduciario.

Principio di competenza (fatturazione)

La fattura viene conteggiata nell'anno in cui è stata emessa – indipendentemente dal momento del pagamento.

• Basato sulla data della fattura
• Indipendente dall'incasso del pagamento
• Più adatto per aziende più grandi
• Contabilità più complessa

Fatture non pagate

Le fatture che non vengono mai pagate non andrebbero semplicemente eliminate: le fatture emesse fanno parte dei tuoi documenti commerciali. Annullale con una nota di credito oppure lasciale come non pagate.

• Con il principio di cassa non contano come entrate
• L'annullamento con una nota di credito mantiene i documenti tracciabili
• In caso di perdite rilevanti chiedi al tuo fiduciario come trattarle

Passaggio 2: Controllare e completare le spese

Mentre il lato delle fatture è generalmente ben curato, nelle spese si insinuano più spesso delle lacune. Apri gli estratti conto del tuo conto aziendale e confronta le spese elencate con le voci in Magic Heidi.

Confrontare le spese mese per mese

Esamina sistematicamente i tuoi estratti conto e usa gli strumenti pratici di Magic Heidi per trovare le lacune:

• Utilizzare la funzione di ricerca – Cerca in modo mirato «Software», «Volo», «Pranzo» o «Materiale d'ufficio».
• Verificare le categorie – Controlla tutte le categorie di spesa – manca completamente una categoria?
• Utilizzare Analytics – Verifica nella sezione Analytics se sono presenti voci per ogni mese.
• Confrontare gli estratti conto – Confronta ogni spesa aziendale con le tue voci in Magic Heidi.

Verificare entrate e spese ricorrenti

Se hai entrate regolari – come fatturazioni mensili da piattaforme come App Store, Google Play o Shopify – puoi verificare la completezza in modo particolarmente semplice nella sezione Analytics. Seleziona il cliente e controlla se è presente una fattura per ogni mese.

Spese spesso dimenticate dai freelancer

Alcune spese vengono particolarmente spesso dimenticate dai freelancer. Assicurati di aver considerato le seguenti voci:

• Pilastro 3a – Non è una spesa aziendale, ma è deducibile nella tua dichiarazione d'imposta privata. Pensa al versamento prima della fine dell'anno.
• Assicurazioni – Responsabilità civile professionale e altre assicurazioni aziendali.
• Costi home office – Quota proporzionale di affitto, elettricità e internet per il lavoro da casa.
• Formazione continua – Corsi, letteratura specializzata e conferenze rilevanti per la professione.
• Abbonamenti software – Strumenti e servizi che utilizzi per il tuo lavoro.
• Telefono e Internet – Utilizzo aziendale del tuo telefono cellulare e della connessione internet.

Suggerimento: Abbiamo scritto un articolo dettagliato sulle spese più importanti che i freelancer non dovrebbero dimenticare nella dichiarazione dei redditi. Vale la pena utilizzarlo come checklist prima di finalizzare la chiusura annuale.

Passaggio 3: Esportare i dati per la dichiarazione dei redditi

Una volta che tutte le fatture e le spese sono state verificate e sono complete, puoi esportare i tuoi dati da Magic Heidi. Questo passaggio richiede solo pochi minuti.

Creare l'export Excel

Vai alla sezione esportazione, seleziona l'anno ed esporta solo le fatture pagate.

1. Aprire la sezione esportazione in Magic Heidi
2. Selezionare l'anno desiderato (es. 2025)
3. Esportare solo le fatture pagate
4. Salvare il file (desktop o cartella documenti fiscali)

Creare un backup completo (consigliato)

Salva tutti i PDF, le foto, le ricevute e i documenti dell'esercizio.

1. Cliccare sull'opzione backup nella sezione esportazione
2. Ricevere il link di download via e-mail
3. Scaricare tutti i file
4. Salvare su computer, disco esterno o cloud

Suggerimento: Anche se il backup è facoltativo, ti consigliamo di crearlo. In questo modo avrai una copia locale completa di tutte le ricevute – utile per revisioni o nel caso in cui debba consultare qualcosa in futuro. In Svizzera vige un obbligo di conservazione di 10 anni per i documenti aziendali.

Comprendere il file di esportazione

Il file Excel esportato contiene i numeri di Magic Heidi di cui hai bisogno per la tua dichiarazione dei redditi.

Foglio riepilogativo

Tutti gli indicatori chiave a colpo d'occhio – inclusi reddito netto e utile (profitto), rilevanti per la dichiarazione dei redditi.

• Reddito totale, suddiviso per categorie
• Tutte le spese, suddivise per categorie
• Informazioni IVA come riferimento
• Reddito netto, spese nette e utile

Dettagli fatture

Elenco dettagliato di tutte le singole fatture con link diretti ai documenti originali in Magic Heidi.

• Elenco di tutte le singole fatture
• Link diretti ai file originali delle fatture
• Consultare il documento originale in qualsiasi momento
• Completa trasparenza e tracciabilità

Compilare la dichiarazione dei redditi

Trasferisci i dati rilevanti dal file Excel direttamente nella tua dichiarazione dei redditi.

• Fatturato totale da attività indipendente
• Totale spese aziendali
• Utile netto (profitto netto)
• L'utile è il punto di partenza per il tuo reddito da attività indipendente