Facturation Traiteur & Gastro : acomptes, événements & livraisons
En tant que traiteur, service événementiel ou prestataire gastro en Suisse, vous n'émettez pas de simples factures — vous gérez acomptes, factures finales, taux de TVA mixtes et achats de marchandises en même temps. Magic Heidi simplifie tout ça.
À qui s'adresse cette page ? À tous les indépendants et petites entreprises de la restauration et du food en Suisse : traiteurs et services événementiels, exploitants de food trucks, fournisseurs de restaurants (B2B), exploitants de cantines, boulangeries et confiseries, chefs à domicile.
En tant qu'indépendant dans la gastronomie, une facture est rarement simple : un événement traiteur implique un acompte préalable, une facture finale après l'événement, des positions mixtes (repas, personnel, transport, équipement) — et deux taux de TVA différents sur le même document.
Avec Magic Heidi vous créez des factures conformes au droit suisse, rapides et professionnelles — sans connaissances fiduciaires.
Les défis typiques de facturation en gastronomie
Ce qui occupe au quotidien traiteurs et prestataires gastro en Suisse — et pourquoi les outils de facturation standards ne suffisent souvent pas.
Acompte & facture finale
Comment déduire correctement l'acompte sur la facture finale ? Et comment l'afficher de façon transparente — pour les clients comme pour la comptabilité ?Positions de facture mixtes
Forfaits menu, heures de personnel, frais de transport, location d'équipement — tout sur une seule facture, clairement structuré et conforme à la TVA.Deux taux de TVA sur une facture
Les denrées alimentaires sont taxées à 2,6 %, les boissons et prestations à 8,1 %. Les deux taux doivent figurer séparément.Conditions de paiement B2B & rappels
Les clients entreprises paient rarement immédiatement. 30 jours net est la norme — mais qui suit les postes ouverts après un grand événement ?Dépenses & achats de marchandises
Achats de denrées, emballages, location de cuisine : les justificatifs s'accumulent, surtout après les grands événements. Une saisie rapide fait gagner du temps.De l'acompte à la facture finale — transparent et automatique
Magic Heidi vous accompagne tout au long du processus de facturation : du premier devis à la facture d'acompte, puis à la facture finale conforme à la TVA avec BVR QR.
- 📥Créer une facture d'acompte
Fixez l'acompte en CHF ou en % du montant total — Magic Heidi génère immédiatement la facture avec code QR.
- 🔁Solde restant calculé automatiquement
Sur la facture finale, l'acompte est déduit automatiquement et affiché de façon transparente. Aucun recalcul manuel.
- 📂Enregistrer des positions types
Enregistrez les positions récurrentes — forfait menu CHF 85/pers., heure de service CHF 55, forfait transport CHF 120 — et insérez-les en un clic.
- 📄Facture QR pour clients B2B
Chaque facture contient un code Swiss QR — le standard des paiements B2B en Suisse depuis 2022.
- Facture #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Facture #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Facture #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Tout ce dont les indépendants de la gastronomie
en Suisse ont besoin.
Des acomptes à la clôture journalière — Magic Heidi couvre les situations de facturation typiques du secteur gastro.
Acompte & facture finale
Créez des factures d'acompte avec un montant CHF fixe ou un pourcentage du total. La facture finale déduit l'acompte automatiquement et l'affiche séparément — traçable pour votre client et fiable pour votre comptabilité.
- Fixer l'acompte en CHF ou en %
- Déduction automatique sur la facture finale
- Les deux factures liées et accessibles
- BVR QR sur chaque facture
Positions types pour traiteur
Enregistrez vos prestations standard comme modèles et insérez-les dans chaque nouvelle facture en un clic. Pas de fautes de frappe, pas de positions oubliées — même après une longue journée d'événement.
- Forfaits menu (par personne, fixes ou variables)
- Heures de personnel (chefs, service, montage/démontage)
- Frais de transport & livraison
- Location d'équipement (vaisselle, mobilier, technique)
Dépenses & achats de marchandises
Photographiez vos justificatifs juste après l'achat — l'IA de Magic Heidi extrait date, montant, fournisseur et TVA automatiquement. Associez les dépenses à un événement et gardez l'œil sur votre marge.
- Saisie des justificatifs par photo (extraction IA)
- Affecter les achats à l'événement
- Suivi des coûts d'emballage et de location de cuisine
- Clôture journalière : recettes vs dépenses en un coup d'œil
Magic Heidi pour tous les prestataires gastro en Suisse
Que vous lanciez un business de traiteur ou que vous travailliez comme chef à domicile depuis des années — Magic Heidi s'adapte à votre situation.
Traiteur & service événementiel
Événements de 10 à 500 personnes : offre, acompte, événement, facture finale — tout dans un seul outil.
Food truck
Saisir les recettes du jour, facturer les livraisons B2B, déclarer la TVA en fin de trimestre — sans connaissances comptables.
Fournisseur de restaurants (B2B)
Factures de livraison récurrentes à des restaurants et hôtels avec les mêmes positions — les modèles font gagner du temps chaque semaine.
Exploitant de cantine
Facturation mensuelle aux entreprises, forfaits menu, demandes spéciales — clair et professionnel.
Boulangerie & confiserie
Factures de livraison pour clients B2B (restaurants, cafés, bureaux) avec la TVA correcte sur les denrées et services.
Chef à domicile
Factures à l'heure ou à la journée pour clients privés et entreprises, TVA optionnelle, facture QR incluse.
Conforme au droit suisse : TVA,
facture QR & mentions obligatoires
Les factures traiteur en Suisse doivent contenir certaines mentions obligatoires et afficher les bons taux de TVA. Magic Heidi s'en occupe automatiquement.
2,6 % sur les denrées, 8,1 % sur les boissons, le service et la location — les deux taux affichés séparément sur la même facture.
Standard obligatoire pour les paiements en Suisse depuis octobre 2022. Magic Heidi le génère automatiquement sur chaque facture.
Votre IDE (numéro CHE), numéro de TVA, adresse complète — tout est pré-rempli automatiquement sur chaque facture.
De nombreux petits établissements gastro utilisent cette méthode simplifiée. Magic Heidi prend en charge les deux méthodes de décompte TVA.
Exemples de positions pour une facture d'événement traiteur
Voici un exemple typique de facture finale d'un traiteur en Suisse :
| Position | Quantité | Prix unitaire | TVA | Total |
|---|---|---|---|---|
| Forfait menu (3 services) | 40 pers. | CHF 85.00 | 2.6 % | CHF 3'400.00 |
| Personnel de service (8 h × 2) | 16 h | CHF 55.00 | 8.1 % | CHF 880.00 |
| Forfait transport | 1 | CHF 150.00 | 8.1 % | CHF 150.00 |
| Location d'équipement (vaisselle, tables) | 1 | CHF 280.00 | 8.1 % | CHF 280.00 |
| Sous-total HT | CHF 4'416.20 | |||
| TVA 2.6 % (denrées) | CHF 88.40 | |||
| TVA 8.1 % (service & équipement) | CHF 105.40 | |||
| ./. Acompte (30 %, déjà payé) | – CHF 1'383.00 | |||
| Solde dû | CHF 3'227.00 |
Conditions de paiement recommandées pour un traiteur :
- Acompte : 30–50 % à la confirmation de commande (au plus tard 2 semaines avant l'événement)
- Solde : 14 jours après émission de la facture (après l'événement)
- Délai de rappel : 10 jours après échéance, puis premier rappel
Questions fréquentes sur la TVA & les mentions obligatoires
Comment créer une facture d'acompte pour un événement traiteur ?
Dans Magic Heidi vous créez d'abord une facture normale pour le montant total. Vous créez ensuite une facture d'acompte et vous la liez à l'événement. Sur la facture finale, l'acompte déjà payé est déduit automatiquement et affiché de façon transparente — avec un BVR QR pour le solde restant.
Quel taux de TVA s'applique au traiteur en Suisse ?
En Suisse, deux taux s'appliquent au traiteur : le taux spécial de 2,6 % sur les denrées (plats à emporter ou livrés) et le taux normal de 8,1 % sur les boissons, les prestations de service (heures de personnel), la location d'équipement et la restauration sur place. Si vous faites figurer denrées et service sur la même facture, vous devez afficher les deux taux séparément.
Dois-je facturer la TVA en tant que traiteur ?
Vous devenez assujetti à la TVA à partir d'un chiffre d'affaires annuel de CHF 100'000. En dessous, vous êtes exonéré mais pouvez vous inscrire volontairement — intéressant si vous payez beaucoup de TVA en amont sur les achats (denrées, équipement). En dessous du seuil, vous émettez des factures sans TVA, ce que préfèrent souvent les clients B2B sans droit à la déduction.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture traiteur en Suisse ?
Une facture traiteur conforme au droit suisse doit comporter : nom et adresse complets de l'émetteur et du destinataire, date de facture et numéro unique, description de la prestation (ce qui a été livré/effectué), montant HT, taux de TVA appliqué(s) et montant de la TVA, numéro de TVA (numéro CHE) si vous êtes assujetti, et un BVR Swiss QR. Magic Heidi remplit tout cela automatiquement.
La méthode des taux de la dette fiscale nette vaut-elle la peine pour les restaurateurs ?
La méthode des taux de la dette fiscale nette simplifie considérablement le décompte TVA : au lieu de calculer la taxe effective, vous appliquez un taux prédéfini à votre chiffre d'affaires. Pour la gastronomie et le traiteur ce taux se situe entre 5,1 % et 6,1 % selon l'activité. Elle est intéressante pour les petites structures avec peu de TVA en amont et fait économiser beaucoup d'administration.
Comment faire ma clôture journalière en tant que restaurateur ?
Avec Magic Heidi vous saisissez les recettes du jour comme factures ou encaissements, vous photographiez les justificatifs (achats, factures fournisseurs) directement depuis l'app et vous affectez les dépenses aux événements ou catégories correspondants. L'aperçu vous montre à tout moment ce qui entre et ce qui sort — idéal aussi pour la déclaration TVA trimestrielle.
Comment facturer correctement la TVA à l'emporter vs sur place ?
Les denrées à l'emporter (take-away, livraison) sont taxées à 2,6 %. Les plats et boissons consommés sur place relèvent du taux normal de 8,1 %. Si votre service traiteur couvre les deux cas, vous devez distinguer clairement les positions sur la facture et afficher chaque taux de TVA séparément.
Tarifs simples. Aucune surprise.
Toutes les fonctions incluses — facture QR, gestion TVA, saisie des dépenses et plus encore.
Essai gratuit
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- Toutes les fonctions débloquées
- Pas de carte de crédit
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- Saisie des justificatifs par IA
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- Gestion TVA (2,6 % & 8,1 %)
- Devis & factures d'acompte
- Support prioritaire
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