Magic Heidi Cachets, acomptes et sponsoring facturés professionnellement
Réservation avec 50 % d'acompte, solde après la prestation, plus technique, déplacements et heures — Magic Heidi transforme chaque deal événementiel en facture conforme.
Un booking événementiel typique se passe ainsi : contrat signé, acompte de 50 % du cachet à verser, puis après la prestation vient la facture finale avec le solde et les extras (indemnité kilométrique, hébergement, location de matériel). Ça semble simple — jusqu'à ce qu'on réalise qu'il faut deux factures séparées, documenter correctement les paiements partiels et gérer la TVA sur les deals de sponsoring.
Magic Heidi est l'outil comptable suisse qui connaît exactement ce workflow : facture d'acompte, facture finale, scan de reçus par IA et paiement QR. Le tout en 30 secondes.
Pourquoi les factures événementielles sont si complexes
DJ, musicien, agence événementielle ou agence de booking — le secteur événementiel a ses propres règles de facturation, méconnues de la plupart des logiciels comptables génériques.
Acompte + facture finale = deux documents
Un booking, deux factures : la facture d'acompte à la signature du contrat et la facture finale après la prestation — avec déduction correcte de l'acompte.Les extras varient d'un gig à l'autre
Indemnité kilométrique, hébergement, location de matériel, heures de soundcheck — chaque prestation a ses lignes supplémentaires à détailler séparément.Gigs internationaux, plusieurs devises
Cachet convenu en EUR, paiement souhaité en CHF — les bookings internationaux exigent clarté sur la devise et le taux de change indiqué sur la facture.Le sponsoring n'est pas une donation
Logo sur le flyer et mention du nom = contre-prestation = TVA due (8.1 %). Donation pure sans contre-prestation = exonérée de TVA. Une erreur peut avoir des conséquences.Facture événementielle en 30 secondes
Magic Heidi connaît le workflow événementiel : facture d'acompte, facture finale avec déduction, scan de frais par IA et QR-code — prêt à l'emploi.
- 📋Facture d'acompte en un clic
50 % d'acompte à la réservation — facture créée en secondes et envoyée par e-mail
- 🧾Facture finale avec déduction d'acompte
Solde calculé automatiquement, acompte correctement indiqué — sans calcul manuel
- 📸Frais scannés par photo
Photographiez le reçu d'hôtel, l'IA lit le montant et la date — directement dans la facture finale
- 🤝Factures de sponsoring correctes
TVA 8.1 % avec contre-prestation, exonérée sans contre-prestation — automatiquement juste
- Facture #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Facture #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Facture #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Tout ce dont les pros de l'événementiel
ont vraiment besoin
De la confirmation de réservation à l'archivage fiscal — Magic Heidi couvre l'intégralité du workflow de facturation événementielle.
Facturer les cachets professionnellement
Cachet forfaitaire, taux horaire ou cachet journalier avec overtime — structurez chaque prestation clairement et indiquez la date et le lieu directement sur la facture.
- Cachet forfaitaire, taux horaire et forfaits combinables
- Lieu et date de prestation comme champs obligatoires
- Facture d'acompte et facture finale liées
- PDF professionnel avec logo et QR-code
- Rappels de paiement automatiques à l'échéance
Frais et équipement correctement détaillés
Frais de déplacement, hébergement et location de matériel font partie de chaque gig — scannez les reçus par photo et ajoutez les frais directement à la facture finale.
- Indemnité kilométrique CHF 0.70/km — taux standard enregistré
- Reçus d'hôtel scannés par IA
- Location de matériel comme ligne de facture séparée
- Remboursement de frais séparé des honoraires
- Tous les reçus archivés numériquement pour la déclaration fiscale
Sponsoring et multi-devises
Deals de sponsoring avec prestations publicitaires, gigs internationaux en EUR — Magic Heidi configure la TVA correctement et prend en charge les factures multi-devises.
- Sponsoring avec contre-prestation : TVA 8.1 %
- Reçu de donation sans TVA
- Factures en EUR, CHF ou autres devises
- Taux de change documentable sur la facture
- Conformité avec le droit TVA suisse
Acompte → Prestation → Facture finale
Créez la facture d'acompte à la réservation, capturez les frais en déplacement par photo et émettez la facture finale complète après l'événement — tout lié dans Magic Heidi.
Exemples concrets de factures pour les pros de l'événementiel
Exemple 1 : Facture d'acompte (à la réservation)
Émetteur : Max Exemple, DJ Services | Date de facture : 12 mars 2026
| N° | Description | Montant |
|---|---|---|
| 1 | Acompte 50 % — Booking DJ soirée d'entreprise, 20 juin 2026, Zurich | CHF 750.— |
| Total facture d'acompte | CHF 750.— |
Note : Ceci est un acompte. La facture finale du solde restant suivra après la prestation.
Exemple 2 : Facture finale (après la prestation)
Date de facture : 22 juin 2026 | Prestation : Soirée d'entreprise, 20 juin 2026, Zurich
| N° | Description | Montant |
|---|---|---|
| 1 | Cachet DJ soirée d'entreprise (6 h de prestation) | CHF 1'500.— |
| 2 | Indemnité kilométrique (120 km × CHF 0.70) | CHF 84.— |
| 3 | Forfait transport équipement | CHF 80.— |
| 4 | Déduction : acompte déjà versé (facture du 12.3.2026) | – CHF 750.— |
| Solde restant | CHF 914.— |
Checklist facture événementielle ✓
Chaque facture événementielle professionnelle en Suisse doit contenir :
- Date et lieu de la prestation — recommandé légalement, indispensable pour les clients
- Cachet / honoraire — clairement indiqué comme poste principal
- Frais — déplacements, hébergement, équipement listés séparément
- Déduction de l'acompte — référence à la facture d'acompte avec date
- Délai de paiement — généralement 10–30 jours après la prestation
- QR-code de versement — standard suisse pour un paiement rapide
- Mentions TVA — uniquement si assujetti à la TVA (CA > CHF 100'000/an)
- Votre IBAN — pour virement bancaire directement depuis le QR-code
Pourquoi un outil suisse plutôt qu'un
logiciel comptable allemand
sevdesk, Lexware et FastBill ne connaissent pas le standard QR-facture suisse, n'ont pas de comptabilité CHF par défaut et adaptent les règles TVA au droit fiscal allemand. Magic Heidi a été conçu dès le départ pour la Suisse.
QR-code conforme sur chaque facture — scannable et payable immédiatement
Gigs internationaux en EUR, paiement en CHF — clairement documenté
Import de PostFinance, Raiffeisen, UBS et ZKB — rapprochement automatique
Service client en allemand, français et italien depuis Zurich
Magic Heidi vs. Alternatives
Pour les pros de l'événementiel suisse, il y a une grande différence entre un outil conçu pour la Suisse ou pour l'Allemagne.
| Fonctionnalité | Magic Heidi | sevdesk (DE) | Lexware (DE) | bookitup.de |
|---|---|---|---|---|
| QR-Facture Suisse | ✓ Incluse | ✗ Non | ✗ Non | ✗ Non |
| Workflow acompte/facture finale | ✓ Automatique | ⚠ Limité | ⚠ Limité | ⚠ Manuel |
| Scan IA des reçus | ✓ Inclus | ⚠ En option | ✗ Non | ✗ Non |
| Multi-devises CHF/EUR | ✓ Natif | ⚠ Axé EUR | ⚠ Axé EUR | ⚠ Axé EUR |
| Droit TVA suisse | ✓ LTVA | ✗ Loi allemande | ✗ Loi allemande | ✗ Loi allemande |
| Import bancaire suisse | ✓ PostFinance, UBS… | ✗ Banques DE seul. | ✗ Banques DE seul. | ✗ Banques DE seul. |
Ce que disent les pros de l'événementiel
Magic Heidi est utilisé par des indépendants et des agences événementielles en Suisse.
“Une Application de comptabilité très très bien pensée et intuitive, avec beaucoup de sérieux et de réactivité de Nathan, quand il s'agit d'accompagner pour pouvoir maîtriser ce programme. Je ne peux que recommander à tout les indépendants de travailler avec cette plateforme qui est un vrai +++”
“Franchement, rien à dire sur l'ergonomie : l'interface est fluide, moderne et très facile à prendre en main. On sent que l'application a été très bien pensée.”
“Un super outil qui m'a beaucoup simplifié la vie. Surtout la reconnaissance des justificatifs dans différentes devises et langues, avec conversion automatique des devises : c'est extrêmement utile et ça fonctionne parfaitement.”
Prix simples. Pas de surprises.
Un plan. Toutes les fonctionnalités. Résiliable à tout moment.
Essai gratuit
- 3 factures
- 3 dépenses
- Toutes les fonctionnalités activées
- Pas de carte de crédit requise
Annuel
- Factures illimitées
- Dépenses illimitées
- Scan IA des reçus
- Toutes les plateformes incluses
- Import bancaire
- Gestion TVA suisse
- Support prioritaire
Mensuel
- Factures illimitées
- Dépenses illimitées
- Scan IA des reçus
- Toutes les plateformes incluses
- Import bancaire
- Gestion TVA suisse
Garantie satisfait ou remboursé 30 jours. Testez sans risque.
Questions fréquentes
Comment créer correctement une facture d'acompte et une facture finale ?
Une facture d'acompte est une facture partielle pour le paiement anticipé. Elle contient le montant de l'acompte convenu (par ex. 50 % du cachet), la date de réservation, le lieu de la prestation et une note indiquant que la facture finale suivra après l'événement. La facture finale contient le montant total des prestations, déduction faite de l'acompte déjà versé — avec référence à la facture d'acompte. Dans Magic Heidi, vous liez les deux factures directement l'une à l'autre.
Que doit obligatoirement contenir une facture événementielle ?
Mentions obligatoires pour toute facture en Suisse : nom et adresse du prestataire et du client, date et numéro de facture, description de la prestation (y compris lieu et date de la prestation), montant (avec détail des postes : cachet, frais, etc.), délai de paiement et IBAN. En cas d'assujettissement à la TVA : numéro TVA et montant de la taxe indiqué. Le QR-code de versement est le standard suisse.
Quelle est la différence entre une facture de sponsoring et un reçu de donation ?
Le point décisif est la contre-prestation : si vous fournissez une prestation en échange (logo sur le flyer, post sur les réseaux sociaux, mention sur scène), il s'agit d'une prestation publicitaire soumise à la TVA à 8.1 %. Une donation pure sans aucune contre-prestation est exonérée de TVA. Cette distinction est importante sur le plan fiscal — en cas de doute, consultez un fiduciaire.
Comment facturer correctement les indemnités kilométriques et les frais d'hébergement ?
Les frais de déplacement peuvent être facturés comme remboursement de frais (refacturation des coûts réels sans marge). Les autorités fiscales suisses acceptent CHF 0.70 par km comme forfait véhicule. Les frais d'hébergement sont refacturés comme remboursement de frais avec justificatif (note d'hôtel). Important : gardez les remboursements de frais et les honoraires clairement séparés sur la facture.
J'ai un gig international en EUR — comment facturer en CHF ?
Émettez la facture dans la devise convenue (par ex. EUR) et notez le taux de change appliqué ainsi que la date. Vous pouvez aussi émettre la facture en CHF et indiquer la contre-valeur en EUR en note. Magic Heidi prend en charge les factures en plusieurs devises.
Dois-je cotiser à l'AVS en tant que DJ ou musicien indépendant ?
Oui. En tant qu'indépendant, vous devez vous affilier à votre caisse de compensation cantonale. Les cotisations AVS s'élèvent à environ 10 % du revenu net (à partir d'un revenu annuel minimum de CHF 9'800). L'obligation s'applique même pour une activité saisonnière ou accessoire. Magic Heidi vous aide à documenter vos revenus de manière exhaustive — la base de votre décompte AVS.
Pourquoi Magic Heidi est-il meilleur que sevdesk ou Lexware pour les pros suisses ?
sevdesk, Lexware et FastBill sont conçus pour le droit fiscal allemand : pas de QR-facture suisse, pas de comptabilité CHF par défaut, pas d'import des banques suisses (PostFinance, Raiffeisen, UBS). Magic Heidi a été développé dès le départ pour la Suisse — avec QR-facture, comptabilité CHF, droit TVA suisse et support en allemand, français et italien.
Prêt à créer votre prochaine facture événementielle ?
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