Pièce justificative interne : justificatif perdu ? Modèle suisse

Justificatif perdu ? Demande d'abord une copie au fournisseur. Si ça ne marche pas, tu établis une pièce justificative interne (Eigenbeleg) : un justificatif de remplacement que tu rédiges toi-même, avec la date, le bénéficiaire, le montant, le but commercial, la raison et ta signature, accompagné du relevé bancaire comme preuve de paiement. S'il est plausible, tu as de bonnes chances en Suisse de conserver la déduction pour l'impôt sur le revenu.

Pour l'impôt préalable de la TVA, un justificatif interne seul ne suffit en règle générale pas.

Prenons Sandra, une graphiste fictive de Lucerne. On est en février, elle remplit sa déclaration d'impôt et trie ses dépenses. Sur son relevé bancaire figure « Restaurant Rebstock, CHF 86.50 », un repas avec un client en octobre.

Le ticket de caisse a disparu. Sandra se demande si elle doit tout simplement faire une croix sur ses CHF 86.50.

Pas forcément. Presque chaque freelance perd un jour un justificatif, et en Suisse les règles ne sont pas celles que décrivent beaucoup de guides allemands sur Internet. Dans cet article, tu apprends le bon ordre : d'abord la copie, ensuite le justificatif interne. Tu obtiens les 9 mentions, un modèle à remplir, la réponse honnête sur la TVA et une routine pour que ça ne se reproduise pas.

Qu'est-ce qu'un justificatif interne ? Un justificatif interne (aussi appelé justificatif de remplacement) est un document que tu établis toi-même lorsque le justificatif original d'une vraie dépense professionnelle a été perdu, est illisible ou n'a jamais été émis. Il décrit la dépense assez précisément pour qu'un tiers puisse la comprendre, et il porte ta signature.

L'essentiel en bref

• Demander d'abord une copie : un fournisseur assujetti à la TVA doit te délivrer une facture si tu le demandes (art. 26, al. 1, LTVA). Une copie de facture est presque toujours meilleure qu'un justificatif rédigé par toi-même.
• En Suisse, un justificatif interne peut valoir pièce comptable, parce que le CO admet tout document écrit qui permet de vérifier la transaction (art. 957a, al. 3, CO).
• TVA : un justificatif interne seul ne donne en règle générale pas droit à la déduction de l'impôt préalable. Si tu n'es pas assujetti·e à la TVA ou que tu décomptes selon la méthode des taux de la dette fiscale nette (TDFN), ça ne te concerne pas : seule compte alors la déduction pour l'impôt sur le revenu.
• Pas de montant maximal légal en CHF : il n'existe aucune limite légale pour les justificatifs internes dans ta propre comptabilité. L'administration fiscale décide au cas par cas si elle accepte le justificatif.
• Justificatif interne et relevé bancaire vont ensemble et s'enregistrent avec la dépense. Un relevé de carte seul n'est pas une facture au sens de la TVA.

Justificatif perdu ? Demande d'abord une copie

Quittance perdue ou ticket de caisse effacé ? Avant de rédiger un justificatif interne, un petit quart d'heure de recherche en vaut la peine. Un document du fournisseur est toujours plus solide qu'un document que tu rédiges toi-même. Parcours cette liste dans cet ordre :

1. Demander un duplicata ou une copie de facture au fournisseur. Un court e-mail suffit : date, montant, mode de paiement. Un fournisseur assujetti à la TVA doit te délivrer une facture si tu le demandes (art. 26, al. 1, LTVA). Selon l'AFC, faire respecter ce droit ne relève toutefois pas de sa compétence : c'est en règle générale une question de droit civil.
2. Vérifier ton compte en ligne, l'appli ou l'e-mail de réservation. Billets CFF, boutiques en ligne, compagnies aériennes et hôtels déposent presque toujours les quittances dans ton compte client ou dans ta boîte de réception. Cherche le nom du commerçant et le montant.
3. Mettre de côté le relevé bancaire ou le relevé de carte. Il prouve que tu as payé, mais ne remplace pas une facture. L'AFC précise expressément que les notifications de débit pour les paiements par carte de crédit ne sont pas des factures au sens de la TVA (Info TVA 16, ch. 2.1).
4. Seulement si rien de tout ça ne marche : établir un justificatif interne. Tu y joins quand même le relevé du point 3.

Sandra écrit un e-mail au restaurant. Deux jours plus tard, la réponse arrive : l'établissement ne retrouve plus le ticket. Le justificatif de remplacement est maintenant la bonne voie, et le relevé bancaire avec les CHF 86.50 reste sa principale preuve complémentaire.

Qu'est-ce qu'une pièce justificative interne ?

Un justificatif interne est une solution de secours pour une dépense qui a vraiment eu lieu et qui était professionnelle. Ce qui compte comme justificatif et quels types existent, tu le trouves dans le guide ce qui compte comme pièce comptable. Ici, il s'agit uniquement du cas où le justificatif original manque.

La base légale en Suisse

Le Code des obligations exige que chaque enregistrement soit justifié par une pièce comptable (art. 957a, al. 2, ch. 2, CO). Mais il définit la pièce comptable de façon très ouverte : on entend par pièce comptable « tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l'objet de l'enregistrement » (art. 957a, al. 3, CO).

La loi n'exige donc pas un document émis par un tiers. L'AFC aussi range expressément, dans l'Info TVA 16, les « justificatifs internes » parmi les documents qui, selon les circonstances, peuvent être considérés comme des pièces comptables. C'est pour ça qu'un justificatif de remplacement bien rédigé peut fonctionner en Suisse.

Pour la plupart des freelances s'y ajoute ceci : une entreprise individuelle dont le chiffre d'affaires du dernier exercice est inférieur à CHF 500 000 ne tient qu'une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine (art. 957, al. 2, ch. 1, CO). Le principe de régularité de la comptabilité, et avec lui l'obligation de justifier chaque enregistrement par une pièce, s'applique toutefois aussi à elle par analogie (art. 957, al. 3, CO).

Quand un justificatif interne convient et quand il ne convient pas

Un justificatif interne ne transforme pas des frais privés en frais professionnels. Qu'une dépense soit déductible ne dépend pas du justificatif, mais du fait qu'elle soit justifiée par l'usage commercial. Tu trouves la vue d'ensemble dans l'article quelles dépenses sont déductibles.

Les 9 mentions d'un justificatif interne

Un justificatif de remplacement ne vaut que par ses détails. Ces mentions le rendent compréhensible pour une taxatrice :

1. Numéro de pièce séquentiel, marqué « EB » (par exemple EB-03/2026), pour que les justificatifs internes sautent tout de suite aux yeux dans ta comptabilité.
2. Date de la dépense et date d'établissement. Les deux, séparément. La date d'établissement est le jour où tu rédiges réellement le justificatif.
3. Bénéficiaire du paiement : entreprise ou nom et localité, aussi précisément que possible.
4. Prestation ou article : qu'as-tu acheté, et en quelle quantité ?
5. Montant en CHF. En monnaie étrangère : montant original, monnaie et taux de change utilisé.
6. Mode de paiement et renvoi à la preuve, par exemple « Paiement par carte, relevé bancaire du 14.03.2026 ».
7. But commercial. Pour un repas d'affaires, en plus : participants et occasion.
8. Raison du justificatif interne (perdu, effacé, jamais émis) et ce que tu as fait pour obtenir une copie.
9. Lieu, date et ta signature.

Le montant doit être le montant réel. Si tu as payé par carte, tu le reprends du relevé au centime près. En cas de paiement en espèces, tu indiques le montant que tu as vraiment payé, et pas un chiffre rond estimé qui a l'air précis.

Modèle de justificatif interne pour la Suisse à remplir

Copie ce modèle de justificatif interne dans un document, imprime-le ou recopie-le à la main. Il est adapté au contexte suisse : CHF, mention TVA et les champs de la liste ci-dessus.

JUSTIFICATIF INTERNE (pièce de remplacement)    N° EB-____ / 20__

Établi le : ____________         Date de la dépense : ____________

Bénéficiaire :      ________________________________________
                    (entreprise / nom, localité)

Prestation / article : _____________________________________
Quantité :          ______

Montant :           CHF ____________
  (Monnaie étrangère : ____ ________  Taux ______)

Payé par :          [ ] espèces   [ ] carte   [ ] TWINT   [ ] virement
Preuve de paiement : _______________________________________
                    (p. ex. relevé bancaire du __.__.____, ligne ...)

But commercial :    ________________________________________
  (repas d'affaires : participants + occasion) ______________

Raison du justificatif interne :
  [ ] Justificatif original perdu
  [ ] Justificatif illisible / effacé (original joint)
  [ ] Aucun justificatif n'a été émis (p. ex. parcmètre, automate)
Démarches pour obtenir une copie : __________________________

TVA : Aucune déduction de l'impôt préalable n'est demandée sur ce justificatif interne.

Lieu, date : ______________     Signature : _________________

À propos de la ligne TVA : elle te protège d'une déduction que tu ne peux pas justifier. Si tu reçois finalement une copie de facture du fournisseur, tu comptabilises la copie à la place de ton justificatif rédigé toi-même. Tu n'as alors plus besoin de cette ligne.

Ensuite, photographie le justificatif interne signé et enregistre-le avec le relevé bancaire sur la dépense. Si, à l'inverse, c'est toi qui dois établir une quittance pour un client, c'est un autre cas : pour ça, il y a le modèle de quittance pour la Suisse.

Conseil pratique : saisis tout de suite la dépense dans Magic Heidi et joins les deux photos à la même dépense : le justificatif interne et l'extrait du relevé bancaire. Comme ça, tout est au même endroit si l'administration fiscale pose des questions.

Le justificatif interne sera-t-il accepté ?

La réponse honnête : souvent oui, s'il est plausible, mais ce n'est pas garanti. C'est l'administration fiscale qui décide au cas par cas si elle accepte un justificatif interne. La plausibilité et les preuves complémentaires font pencher la balance.

Pour la déclaration d'impôt (impôt sur le revenu)

En tant qu'indépendant·e avec une comptabilité simplifiée, tu joins à ta déclaration d'impôt un relevé des recettes et des dépenses et de l'état de la fortune (art. 125, al. 2, let. b, LIFD). Tu dois présenter les justificatifs sur demande et les conserver 10 ans (art. 126 LIFD).

Un justificatif de remplacement isolé et plausible, avec relevé bancaire et but clair, a de bonnes chances. Ça devient délicat quand beaucoup de justificatifs manquent.

Si les éléments imposables ne peuvent pas être déterminés avec toute la précision voulue « en l'absence de données suffisantes », l'autorité fiscale peut procéder à une taxation d'office sur la base d'une appréciation consciencieuse (art. 130, al. 2, LIFD). Elle estime alors tes chiffres.

Pour la TVA : en règle générale pas d'impôt préalable

C'est là que la Suisse se distingue dans le détail de l'Allemagne, et les guides allemands ne t'aideront pas. Tu ne peux déduire que la TVA qui t'a été « facturée » (art. 28, al. 1, let. a, LTVA), et tu dois prouver le montant de l'impôt. Selon l'AFC, la facture doit pour cela au moins comporter des informations sur le montant de la TVA ou le taux appliqué (Info TVA 09, ch. 1.1). Or un justificatif interne ne provient pas du fournisseur, et il ne prouve pas quel taux de TVA celui-ci a appliqué.

C'est pourquoi un justificatif interne seul ne donne en règle générale pas droit à la déduction de l'impôt préalable. Ce n'est pas totalement exclu : la procédure de TVA applique le principe de la libre appréciation des preuves (art. 81, al. 3, LTVA). S'il n'existe pas d'élément de preuve formel, selon l'AFC, « la preuve incontestable peut le cas échéant résulter de l'ensemble des moyens de preuve disponibles », par exemple des contrats, des quittances et des attestations de paiement (Info TVA 09, ch. 1.6).

La force probante est vérifiée au cas par cas. Je ne compterais pas là-dessus. La voie sûre vers l'impôt préalable, c'est une facture ou une copie de facture du fournisseur. Selon l'AFC, une facture formellement correcte est le moyen le plus sûr de fournir la preuve, et en l'absence de preuve formelle, elle recommande elle-même d'exiger du fournisseur une facture correcte.

Pas assujetti·e à la TVA ou méthode TDFN ? Alors ça ne te concerne pas. Tu deviens assujetti·e dès CHF 100 000 de chiffre d'affaires annuel réalisé en Suisse et à l'étranger avec des prestations qui ne sont pas exclues du champ de l'impôt (plus de détails sous TVA pour les freelances). En dessous, tu n'es pas assujetti·e tant que tu ne t'inscris pas volontairement, et tu n'as pas de déduction de l'impôt préalable. Si tu décomptes selon la méthode des taux de la dette fiscale nette, l'impôt préalable est déjà pris en compte dans le taux (art. 37, al. 3, LTVA). Dans les deux cas, ton justificatif interne ne doit justifier que la déduction pour l'impôt sur le revenu, et c'est exactement pour ça qu'il est fait.

Ce qui rend un justificatif interne crédible

• Preuve de paiement jointe : relevé bancaire, relevé de carte ou e-mail de réservation.
• Rédigé rapidement : dès que tu remarques la perte, pas trois ans plus tard.
• Montant réel : au centime près, pas CHF 50 « environ ».
• But commercial clair : client, projet, rendez-vous.
• Rare : quelques justificatifs internes par année, ça paraît normal ; des dizaines, non.

Une limite s'applique toujours : un justificatif interne doit être vrai. Ne l'antidate jamais, n'invente pas de montants et n'en rédige jamais pour une dépense qui n'a pas eu lieu. Celui qui soustrait des impôts en faisant usage de titres inexacts quant à leur contenu commet une fraude fiscale (usage de faux, art. 186 LIFD).

Trois exemples de justificatif interne tirés du quotidien des freelances

Les montants sont des exemples. Ils montrent à quoi ressemblent les champs dans des situations typiques.

Parcmètre à pièces lors d'un rendez-vous client

Imagine Marco, un consultant informatique fictif de Winterthour. Avant un rendez-vous client à Schaffhouse, il se gare et glisse CHF 6.00 en pièces dans le parcmètre. Le parcmètre n'imprime rien.

Marco n'a aucune preuve de paiement, puisqu'il a payé en espèces. Le but n'en est que plus important.

Sur son justificatif de remplacement, il écrit : « Parcmètre devant le bureau de l'entreprise X, Schaffhouse, CHF 6.00, rendez-vous client entreprise X, de 09h00 à 11h00, aucun justificatif émis ». Comme preuve complémentaire, il enregistre l'entrée d'agenda du rendez-vous. Pour de si petits montants, la plausibilité est tout.

Ticket de caisse effacé pour des fournitures de bureau

Lea, une rédactrice fictive de Berne, achète en mars du papier d'imprimante et du toner pour CHF 148.90 et paie par carte. En décembre, le ticket thermique n'est plus qu'une bande blanche vide.

Lea rédige un justificatif de remplacement, coche « effacé » et joint quand même l'original. Comme elle est assujettie à la TVA et décompte selon la méthode effective, elle veut aussi récupérer l'impôt préalable.

Elle demande donc en plus un duplicata au magasin. Si elle l'obtient, elle comptabilise le duplicata avec la TVA. Sinon, elle comptabilise le justificatif de remplacement sans impôt préalable.

Taxi payé en espèces à l'étranger

Après un salon à Milan, Sandra prend un taxi jusqu'à la gare et paie EUR 25 en espèces. Le chauffeur n'a pas voulu établir de quittance.

Sur son justificatif de remplacement, elle note le montant original en euros, le taux qu'elle utilise pour la conversion et le montant en CHF. Le billet du salon et la réservation de train du même jour servent de preuves complémentaires. Un justificatif de remplacement plus deux documents qui confirment la journée : voilà un ensemble qu'une taxatrice peut comprendre.

Pour que ça ne t'arrive plus

Le meilleur justificatif de remplacement, c'est celui que tu n'as jamais besoin d'écrire. Les justificatifs se perdent presque toujours entre la caisse et la boîte à chaussures. La solution, c'est une routine qui s'applique directement au moment de payer.

1. Photographier le justificatif à la caisse. Scanne tes justificatifs avec Magic Heidi au moment de l'achat. L'IA lit le commerçant, la date, le montant et le taux de TVA. La page scanner ses justificatifs avec l'appli montre comment ça marche exactement.
2. Classer tout de suite les factures PDF. Les achats en ligne et les abonnements arrivent par e-mail. Télécharge le PDF tout de suite au lieu de le laisser dans ta boîte de réception.
3. Bien saisir les justificatifs internes. S'il manque quand même un justificatif, joins plusieurs fichiers à la même dépense : d'abord la photo du justificatif interne signé, puis la capture d'écran du relevé bancaire. L'IA lit le premier fichier, donc vérifie ensuite le montant et la date. Si tu décomptes la TVA selon la méthode effective, mets le taux de TVA à 0 % tant que tu n'as pas de copie de facture indiquant le taux.
4. Chercher les justificatifs manquants avant le bouclement. Dans l'appli Magic Heidi sur ton smartphone, affiche uniquement les dépenses sans pièce jointe. Comme ça, tu vois en décembre où il manque encore quelque chose et tu peux demander des duplicatas tant que le fournisseur s'en souvient. En avril, c'est nettement plus difficile.

La vidéo montre comment saisir des dépenses dans Magic Heidi :

Sandra a tiré la leçon de février. Depuis le printemps, elle photographie chaque justificatif encore à table, avant de quitter le restaurant. En décembre, sa liste des dépenses sans pièce jointe affiche exactement deux entrées, toutes deux des frais de parking.

Saisis ta prochaine dépense dans Magic Heidi et joins-y directement le justificatif interne et le relevé bancaire. Le plan gratuit fonctionne sans carte de crédit.

Conclusion : d'abord la copie, ensuite le justificatif interne

Un justificatif perdu ne te coûte pas automatiquement la déduction. Tiens-toi à trois choses :

• D'abord la copie : fournisseur, compte client, e-mail de réservation. Un justificatif de tiers est toujours plus solide.
• Ensuite un justificatif interne propre avec les 9 mentions du modèle, le montant réel et ta signature. Pour l'impôt préalable, il ne suffit en règle générale pas ; pour l'impôt sur le revenu, souvent oui.
• Tout au même endroit : justificatif interne et relevé bancaire ensemble sur la dépense, pendant 10 ans.

Prends dix minutes aujourd'hui pour le justificatif manquant et rédige ton justificatif interne tant que tu te souviens encore de la date et du but. Ensuite, une petite routine fera en sorte qu'au prochain bouclement, il ne reste que des exceptions.

Cet article n'est pas un conseil fiscal. Pour des montants importants ou si tu as besoin de nombreux justificatifs internes, clarifie la situation avec ta fiduciaire ou directement avec l'administration fiscale cantonale.

Par Nathan Ganser, fondateur de Magic Heidi. État : novembre 2026.