Créer des dépenses Bexio : Le guide complet
La saisie des dépenses dans Bexio déroute de nombreux utilisateurs. Charges ou factures fournisseurs ? Ce guide vous montre les deux méthodes – et une alternative bien plus simple.
Le plus gros problème des dépenses Bexio
Plus de 80'000 PME suisses utilisent Bexio. Pourtant, dans les forums et avis, un sujet revient sans cesse : la gestion des dépenses est inutilement complexe. La raison principale ? Bexio distingue deux types de dépenses.
Charge vs. Facture fournisseur
| Charge | Facture fournisseur |
|---|---|
| Déjà payée (ticket de caisse, paiement comptant) | Pas encore payée (facture en attente) |
| Comptabilisation directe | D'abord saisie, puis paiement |
| Pas de répartition sur plusieurs comptes | Répartition possible |
Si vous choisissez la mauvaise option, votre comptabilité sera fausse. Et une correction ultérieure prend du temps.
Avant de commencer : La configuration
Sans paramètres de base corrects, rien ne fonctionne. Vérifiez ces points.
Paramètres TVA
Les paramètres TVA doivent être configurés au début d'une période fiscale. Allez dans Paramètres → Finances → TVA.
Préparer le plan comptable
Définissez les comptes de charges fréquents : fournitures de bureau, frais de déplacement, téléphone/internet, abonnements logiciels, frais de véhicule.
Installer l'app bexio Go
L'application mobile permet de scanner des justificatifs, saisir des factures QR et enregistrer des dépenses en déplacement.
Créer une charge (déjà payée)
Utilisez cette méthode pour les tickets de caisse, reçus d'essence et petites dépenses payées immédiatement.
Guide étape par étape : Charge
Étape 1 : Connectez-vous à Bexio et naviguez vers Achats dans le menu principal.
Étape 2 : Sélectionnez Charges (pas Factures fournisseurs).
Étape 3 : Cliquez sur + Nouvelle charge et remplissez :
- Date : Quand avez-vous payé ?
- Description : Qu'avez-vous acheté ?
- Montant : TTC ou HT
- Compte : Sélectionnez le compte de charges
- Taux TVA : Choisissez le taux approprié
Étape 4 : Glissez-déposez le justificatif scanné dans le champ.
Étape 5 : Cliquez sur Enregistrer. L'écriture est créée automatiquement.
⚠️ Limitation : Bexio ne permet pas de répartir sur plusieurs comptes. Si un justificatif contient différentes positions, vous devez créer une facture fournisseur ou effectuer une écriture manuelle.
Saisir une facture fournisseur (pas encore payée)
Pour les factures de fournisseurs que vous paierez plus tard.
Guide étape par étape : Facture fournisseur
Étape 1 : Allez dans Achats → Factures fournisseurs.
Étape 2 : Cliquez sur + Nouvelle facture fournisseur et saisissez :
- Fournisseur : Sélectionnez un existant ou créez-en un nouveau
- Numéro de facture : Numéro du fournisseur
- Date de facture : Date sur la facture
- Date d'échéance : Délai de paiement
- Positions : Postes individuels avec compte et TVA
Étape 3 : Joignez la facture en PDF.
Étape 4 : Après l'enregistrement, la facture reste marquée comme ouverte.
Étape 5 : Traiter le paiement
- Ouvrez la facture fournisseur
- Cliquez sur Enregistrer le paiement
- Sélectionnez le compte de paiement (banque/caisse)
- Confirmez
Application bexio Go :
Scanner vos justificatifs en déplacement
L'application mobile accélère considérablement le processus.
Factures QR automatiques
Scannez le code QR et Bexio crée automatiquement une facture fournisseur avec toutes les données.
- Ouvrir bexio Go
- Scanner le code QR
- Vérifier les informations
- Confirmer
Justificatifs sans code QR
Pour les tickets de caisse et reçus, photographiez le justificatif dans l'application.
- Photographier le justificatif
- L'IA suggère les données
- Choisir le compte de charges
- Créer la dépense
Relevés de carte de crédit
Deux options : En facture fournisseur groupée ou en charges individuelles par position.
- Saisir le relevé complet
- Ajouter chaque position individuellement
- Lier au compte carte de crédit
- Ou charges individuelles
Éviter les erreurs courantes
Ces erreurs coûtent du temps et peuvent déséquilibrer votre comptabilité.
Mauvaise méthode choisie
Vérifiez toujours : L'argent a-t-il déjà été versé ? Oui = Charge. Non = Facture fournisseur.
Taux TVA oublié
Contrôlez le taux TVA sur chaque justificatif. Taux suisses : 8.1%, 2.6%, 0%.
Pas de justificatif joint
Joignez toujours le justificatif original. Le numérique est valable comme preuve en Suisse.
Compte de charges incorrect
Créez une liste de comptes et utilisez toujours les mêmes pour les mêmes types de dépenses.
Routine hebdomadaire pour une comptabilité propre
Une fois par semaine, vous devriez :
- Scanner les justificatifs : Numériser tous les justificatifs papier
- Récupérer les transactions bancaires : Synchroniser Bexio-Banking
- Traiter les postes ouverts : Payer les factures fournisseurs
- Rapprochement des comptes : Réconcilier les comptes bancaires avec Bexio
Temps nécessaire : 30-60 minutes par semaine pour la plupart des petites entreprises.
La voie plus simple : Magic Heidi
Si tout cela vous semble trop compliqué, il existe une alternative. Magic Heidi a été développé spécialement pour les indépendants suisses qui n'ont pas de connaissances comptables (ou n'en veulent pas).
Bexio vs. Magic Heidi
Quelle solution vous convient le mieux ?
| Critère | Magic Heidi | Bexio |
|---|---|---|
| Étapes par dépense | 3 | 5-7 |
| Connaissances comptables requises | ✓ Non | ✗ Oui |
| Sélection des comptes | Automatique (IA) | Manuelle |
| Charge vs. Facture fournisseur | ✓ Automatique | ✗ Choix manuel |
| Application mobile | ✓ Oui | ✓ Oui (bexio Go) |
| Prix/mois | Dès CHF 25 | Dès CHF 45 |
Pour qui convient quoi ?
Le bon choix dépend de votre situation.
Bexio est mieux si vous...
Avez une équipe avec plusieurs collaborateurs, avez des exigences comptables complexes, utilisez un fiduciaire externe ou avez déjà investi dans Bexio.
Magic Heidi est mieux si vous...
Êtes indépendant ou freelance, n'avez pas de connaissances comptables, voulez consacrer le moins de temps possible à l'administration ou cherchez une solution simple et rapide.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre charges et factures fournisseurs ?
Les charges sont pour les dépenses déjà payées (tickets de caisse). Les factures fournisseurs sont pour les factures que vous devez encore payer.
Puis-je répartir une charge sur plusieurs comptes ?
Non, ce n'est pas possible dans Bexio. Utilisez plutôt une facture fournisseur avec plusieurs positions.
Dois-je conserver les justificatifs papier ?
En Suisse, la règle est : les justificatifs numériques suffisent s'ils sont stockés de manière inaltérée et lisible. Recommandation : conserver au moins 10 ans.
Comment traiter les paiements à l'étranger ?
Saisissez les factures en devises étrangères avec le montant original. Bexio convertit automatiquement au cours actuel. Les écarts de change lors du paiement sont comptabilisés séparément.
Combien coûte Bexio actuellement ?
En 2025 : Starter CHF 45/mois (1 utilisateur), Pro CHF 75/mois (jusqu'à 3 utilisateurs), Pro+ CHF 125/mois (jusqu'à 25 utilisateurs). Essai gratuit de 30 jours disponible.
L'efficacité grâce au bon choix
Bexio est un outil puissant pour les PME suisses. Cependant, la gestion des dépenses nécessite une certaine compréhension et un entretien régulier. Pour les indépendants et freelances qui préfèrent consacrer leur temps aux clients plutôt qu'à la comptabilité, Magic Heidi offre la voie plus simple.
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Saisie de justificatifs par IA sans connaissances comptables – sans distinction entre charges et factures fournisseurs, sans plan comptable, sans complexité.