Die 4 Kategorien von Selbständigen

Und du? Was für ein Selbständiger bist du? Schauen wir uns gemeinsam in groben Zügen die 4 Kategorien von Selbständigen an, die mir begegnet sind.

Der kleine, pragmatische Selbständige

Das ist der Selbständige, der weniger als 100k pro Jahr verdient und seine Sache gut machen will, aber effizient, ohne stundenlang daran zu sitzen. Er sieht sich nicht als Buchhalter und hat keine Freude daran, sich stundenlang in Excel auszutoben. Früher hat er seine Buchhaltung an einen Treuhänder ausgelagert (oder zumindest darüber nachgedacht), findet es aber irgendwie lächerlich, so viel zu bezahlen — vor allem, weil er trotzdem viel selber machen muss: Ausgaben scannen und organisieren, Rechnungen ablegen und so weiter, nur um am Ende alles dem Treuhänder zu schicken.

Der kleine Selbständige, der eigentlich Treuhänder werden wollte

Diesen Selbständigen liebe ich. Das ist die superseriöse Person, die unbedingt einem KMU-Kontenrahmen folgen will, die Freude an Komplexität hat, die ihr MacBook abschreiben will — aber bitte degressiv statt linear, um die Wertveränderung «so richtig korrekt» abzubilden. Der Selbständige, der unbedingt eine direkte Verbindung zu seinem Bankkonto will, um die 3 Zahlungen zu importieren, die er pro Monat bekommt.

Das ist der Selbständige, der alle Funktionen einer KMU-Software will: doppelte Buchhaltung, Aktiven, Passiven und idealerweise gleich noch die Verwaltung seines Eigenheims mit ins Programm integriert — aber die KMU-Programme findet er dann doch etwas zu teuer und nicht so einfach, wie er es gern hätte. Also will er ein Programm für Selbständige.

Der Selbständige, der es geschafft hat

Das ist der Selbständige, der mehr als 100k, aber weniger als 500k verdient, ohne Angestellte. Seine Mitarbeiter sind andere Selbständige, die ihm Rechnungen stellen, also muss er sich nicht mit Lohnabrechnungen herumschlagen. Jede Rechnung, die er bekommt, ist einfach eine neue Ausgabe. Er will etwas Einfaches und Professionelles, mit dem er seine Steuererklärung machen und seine MWST-Abrechnungen erledigen kann — und das war's. Er braucht keine super komplexen Funktionen für den Import von Waren aus einem Nicht-EU-Land, für die man noch Zölle zahlen muss, die dann später zurückerstattet werden und so weiter...

Der Selbständige, der schon ein KMU ist

Er hat vor einigen Jahren als Selbständiger angefangen, hat aber inzwischen eine GmbH gegründet, ein paar Angestellte, und hat verstanden, dass das Wichtigste an seinem Beruf... sein Beruf ist! (und nicht die Buchhaltung).

Sein Treuhänder hat ihm gesagt, er müsse auf eine seriöse Software umsteigen, aber er hasst diese Software und will weiterhin etwas Einfaches nutzen. Letztlich ist es ihm egal, wie profitabel er pro Kunde ist oder solche fortgeschrittene Analytik. Er will einfach weiter seine Dienstleistung verkaufen, seine Rechnungen schicken und bezahlt werden: Basta!

Das ideale Programm

Schauen wir uns jetzt an, welches für mich das ideale Programm für jeden der zuvor beschriebenen Typen von Selbständigen ist. Für meine Wahl und Entscheidung habe ich ein paar Grundkriterien festgelegt, ein paar «Sine qua non», ohne die sich ein Programm für mich von vornherein nicht lohnt.

Vier Kriterien also, nichts Wildes an sich: in deiner Sprache verfügbar, seit ein paar Jahren auf dem Markt, mindestens ein paar Bewertungen auf verschiedenen Seiten und eine mobile App als Ergänzung zum Hauptprogramm... Und in der Praxis wirst du sehen: Es bleibt gar nicht so viel übrig an Optionen für Schweizer Selbständige...

Das ideale Programm für den kleinen, pragmatischen Selbständigen

Magic Heidi ist die ideale Buchhaltungssoftware für pragmatische Schweizer Selbständige. Designed für einfache Bedienung (es braucht zum Beispiel die wenigsten Klicks von allen Schweizer Programmen, um ein Konto zu erstellen und eine Rechnung zu verschicken).

Du kannst alles machen: Rechnungen mit konformer Schweizer QR-Rechnung, Offerten, Zahlungserinnerungen, Rechnungen in Fremdwährungen, Stundenabrechnung, Scannen und Kategorisieren deiner Ausgaben, Import der Banktransaktionen, Datenexport im konformen Format für die Steuererklärung, Kundenliste... das Programm macht alles, was ein kleiner Selbständiger braucht, einfach weil es genau dafür entwickelt wurde.

Was es nicht macht: Lohnabrechnungen, komplexes Projektmanagement, Sales-Pipeline/Kunden-CRM, doppelte Buchhaltung, komplizierte Buchhaltungsverfahren, ...

Und schliesslich hast du einen telefonischen Kundensupport, der rund um die Uhr erreichbar ist, und natürlich auch per E-Mail — wenn du also ein Problem oder eine Frage hast, ist es immer schnell gelöst.

Für einen kleinen, pragmatischen Selbständigen ist das perfekt. Wenig Zeit für die Buchhaltung, Rechnungen sind schnell erstellt, Ausgaben werden automatisch hochgeladen und von der KI gescannt, und du kannst jederzeit ein sauberes Excel mit deiner kompletten Buchhaltung exportieren, plus ein vollständiges Archiv all deiner Dateien. Du kümmerst dich vor allem um dein Business, und das Programm erledigt den Rest.

Das ideale Programm für den kleinen Selbständigen, der eigentlich Treuhänder werden wollte

Ich bin mehreren dieser Selbständigen begegnet, die Komplexität lieben, auch wenn sie gar nicht nötig ist. Zum Beispiel diese Selbständige, die für ihre Einzelfirma eine doppelte Buchhaltung führen wollte (also viel komplizierter), obwohl das gesetzlich gar nicht verlangt ist und für eine Einzelfirma eine einfache Buchhaltung (Einnahmen / Ausgaben) reicht.

Oder dieser Selbständige, der seine Ausgaben kategorisieren wollte, dann unterkategorisieren, dann unter-unterkategorisieren. Dann gab es noch diesen Selbständigen, der zwei MWST-Sätze zugeteilt bekommen hatte (er war im Saldosteuersatz-Verfahren), weil seine Firma in zwei verschiedenen Branchen mit sehr unterschiedlichen durchschnittlichen Gewinnmargen tätig ist. Das war ein weiteres Beispiel, bei dem wir sagen mussten: «Sorry, das ist so selten, dass es für uns keinen Sinn macht, extra für dich eine Funktion zu entwickeln, die das Leben von 99 % unserer Kunden komplizierter machen würde.»

Oft nutzen diese Selbständigen bereits bexio, und wenn bexio mal wieder die Abopreise erhöht, suchen sie nach einer Alternative, die alles wie bexio macht, nur günstiger — und leider gibt es die nicht. Diese Selbständigen sollten (und das tun sie am Ende meist auch) bei bexio bleiben.

Das ideale Programm für den Selbständigen, der es geschafft hat

Dieser Selbständige ist MWST-pflichtig und will sich die Einfachheit seines früheren Lebens bewahren (als er weniger als 100k/Jahr verdiente), ohne dabei die Spielregeln zu verletzen, also indem er seine MWST korrekt bezahlt.

Magic Heidi hat alle Funktionen, die du brauchst, um Geld einzunehmen und mit MWST zu fakturieren (du kannst sogar mehrere MWST-Sätze in dieselbe Rechnung packen), alles, um zu erfassen, wie viel MWST bezahlt wurde (du kannst die MWST zu Ausgaben hinzufügen und sogar Ausgaben oder Rechnungen kennzeichnen, die nicht MWST-pflichtig sind), und schliesslich hast du eine Tabelle mit allen Infos, um deine MWST-Daten von Magic Heidi per Copy-Paste ins ePortal der Eidgenössischen Steuerverwaltung zu übertragen.

Das ideale Programm für den Selbständigen, der schon ein KMU ist

Der Selbständige, der zum KMU geworden ist, hat zwei Herausforderungen, wenn es darum geht, seine Buchhaltung so einfach zu halten wie in den guten alten Zeiten, als er noch ganz allein in seiner Firma war:

1. GmbHs brauchen eine doppelte Buchhaltung: Man muss also verstehen, was Aktiven, Passiven, eine Bilanz und so weiter sind...
2. Jeder Angestellte will seinen Lohn: Das ist nicht mehr einfach eine bezahlte Ausgabe, sondern ein Lohn mit Abgaben, Steuern, Sozialversicherungen und so weiter, die man zahlen muss.

Der Vorteil eines KMU ist, dass der Selbständige etwas mehr Budget hat und es sich leisten kann, für die Buchhaltung seiner Firma mit einem Treuhänder zu arbeiten. Der Treuhänder wird natürlich bexio empfehlen (die Software ermöglicht alle komplexen Vorgänge, von denen ein Buchhalter träumt), aber da es immer noch der Unternehmer ist, der Selbständige, der die Software täglich nutzt, ist es einfacher, Magic Heidi zu verwenden.

Aber diesmal gibt der Selbständige, statt die Steuererklärung selbst zu machen (was jetzt nicht mehr möglich ist, wo eine Bilanz, eine doppelte Buchhaltung und so weiter nötig sind), seinem Buchhalter Zugriff auf Magic Heidi. Der exportiert die Konten nach Excel und kümmert sich darum, die einfache Buchhaltung in eine doppelte umzuwandeln (das machen sie meist für 1'000–1'500 Franken, unsere KI macht es für 500).

Und für die Löhne gibt es mehrere Programme, die sich um den ganzen Papierkram kümmern. Der Selbständige importiert dann einfach den bezahlten Bruttolohn als Ausgabe in Magic Heidi — oder der Buchhalter übernimmt das gleich zusätzlich zur Steuererklärung.

Die anderen Programme

Hier sind drei weitere Programme, die leider die Grundkriterien nicht erfüllen, die aber meiner Meinung nach erwähnenswert sind und auf die ich als Konkurrenten stolz bin.

Das ideale Programm für den Selbständigen mit einem Deutschschweizer Kleinst-KMU

Milkee wird von einem guten Freund von mir entwickelt (nur in der Schweiz kann man gleichzeitig Freund und Konkurrent sein!) und richtet sich ausschliesslich an den Deutschschweizer Markt. Es ist eine ideale Lösung für Selbständige und kleine KMU, denn das Programm versucht, so einfach wie möglich zu bleiben und bietet seinen Kunden trotzdem eine doppelte Buchhaltung. Vor Kurzem wurde die Möglichkeit ergänzt, Lohnabrechnungen zu erstellen, so kann ein kleines KMU dieses Programm nutzen und alles von Hand erledigen.

Das ideale Programm für Deutschschweizer Startups

Neben bexio und Magic Heidi das einzige weitere Programm mit einer Website in allen Schweizer Sprachen, aber die Software selbst ist leider nur auf Deutsch. Es fehlt eine mobile App, und auf den verschiedenen Plattformen wie Google Maps, Trustpilot, Capterra und so weiter gibt es fast keine Bewertungen...

Ein Programm, das überrascht: Sie scheinen viele Kunden zu haben, haben mehrere Finanzierungsrunden hinter sich, sind an jedem Startup-Event der Schweiz präsent, haben namhafte Partner, aber kaum Bewertungen online. Und jedes Mal, wenn ich ihre Software ausprobiere, schaffe ich es einfach nicht, simple Dinge zu erledigen wie eine Rechnung zu erstellen oder eine Ausgabe hochzuladen, von der KI scannen zu lassen und zu speichern. Sie positionieren sich als die moderne Alternative zu bexio, und ich wünsche ihnen viel Erfolg (ich finde es toll, dass sie einen TikTok-Account haben!), aber das Produkt verstehe ich im Moment einfach nicht :/

Das ideale Programm für den Selbständigen, der knapp bei Kasse ist

Swiss21 hat das komplizierteste Branding der Welt, und in solchen Momenten merke ich, dass ich noch ziemlich jung bin, denn die Selbständigen, die mir von diesem Programm erzählt haben, nennen es immer noch AbaNinja (was wohl der frühere Name war, bevor sie übernommen wurden). Es fällt auf, weil es eine grosszügige Gratisversion bietet, mit der viele Selbständige die Lösung nutzen können, ohne zu bezahlen.

Dass die Software in ihre Produktsuite integriert ist, macht die Bedienung komplizierter, und ich vermute (angesichts der Bewertungen), dass der Kundenservice nicht wirklich da ist (was Sinn macht, wenn man ein Gratisprodukt anbietet!). Und generell scheint mir das Programm eher für KMU geeignet (sie bezeichnen sich selbst als ERP, drei Buchstaben, die jedem Selbständigen Angst machen sollten).

Aber als Gratislösung ist es besser als Magic Heidi, das in der Gratisversion nur 3 Rechnungen und 3 Ausgaben bietet :)

Zum Schluss

Das war's, mein kleiner, von Hand geschriebener Artikel, ohne KI (na ja, fast — die KI scannt in Magic Heidi trotzdem deine Belege 😉).

Wenn ich es zusammenfassen müsste: Die meisten Schweizer Selbständigen machen sich das Leben unnötig kompliziert. Unter 500'000 CHF, bleib einfach. Wähl das einfachste Programm, das trotzdem alles macht, was du brauchst — QR-Rechnungen, MWST, Ausgaben, Export für die Steuern — und investier die gewonnene Zeit in deinen echten Beruf.

Für die grosse Mehrheit der Schweizer Selbständigen ist dieses Programm Magic Heidi. Aber jetzt weisst du auch, wann bexio, Milkee oder Swiss21 die bessere Wahl für deine Situation sind, und genau das zählt wirklich.

Am einfachsten machst du dir selbst ein Bild: probier es aus, erstell deine erste Rechnung und schau, ob es dir Zeit spart. Und wenn du eine Frage hast, schreib mir — ich antworte wirklich.