Criar um comprovativo próprio: recibo perdido? Modelo para a Suíça

Perdeste um recibo? Então pede primeiro uma cópia ao fornecedor. Se não resultar, crias um comprovativo próprio (Eigenbeleg): um comprovativo de substituição escrito por ti, com data, destinatário, valor, finalidade profissional, motivo e assinatura, juntamente com o extrato bancário como prova de pagamento. Se for plausível, na Suíça tens boas hipóteses de manter a dedução no imposto sobre o rendimento.

Para deduzir o IVA suportado (Vorsteuer), um comprovativo próprio sozinho, em regra, não chega.

Vejamos o caso da Sandra, uma designer gráfica fictícia de Lucerna. É fevereiro, ela está a tratar da declaração de impostos e a organizar as despesas. No extrato bancário aparece «Restaurant Rebstock, CHF 86.50», de um jantar com um cliente em outubro.

O talão desapareceu. A Sandra pergunta-se se agora tem simplesmente de dar como perdidos esses CHF 86.50.

Não necessariamente. Quase todos os freelancers perdem um recibo mais cedo ou mais tarde, e na Suíça aplicam-se regras diferentes das que muitos guias alemães na internet descrevem. Neste artigo aprendes a ordem certa: primeiro a cópia, depois o comprovativo próprio. Ficas com os 9 dados, um modelo para preencher, a resposta honesta sobre o IVA e uma rotina para que isto não te volte a acontecer.

O que é um comprovativo próprio? Um comprovativo próprio (também comprovativo de substituição, Ersatzbeleg) é um documento que emites tu próprio quando o comprovativo original de uma despesa profissional real se perdeu, está ilegível ou nunca foi emitido. Descreve a despesa com tanto pormenor que um terceiro a consegue reconstituir, e leva a tua assinatura.

O essencial em resumo

• Primeiro pede uma cópia: um fornecedor sujeito a IVA (MWST) tem de te emitir uma fatura se lha pedires (art. 26, n.º 1 da Lei do IVA, MWSTG). Uma cópia da fatura é quase sempre melhor do que um comprovativo escrito por ti.
• Na Suíça, um comprovativo próprio pode valer como documento contabilístico, porque o Código das Obrigações (OR / CO) aceita qualquer registo escrito que permita reconstituir a operação (art. 957a, n.º 3 OR).
• IVA: em regra, um comprovativo próprio sozinho não dá direito à dedução do IVA suportado. Se não estás sujeito a IVA ou declaras pela taxa saldo (Saldosteuersatz), isto não te afeta: aí só conta a dedução no imposto sobre o rendimento.
• Não há um valor máximo legal em CHF: para comprovativos próprios na tua própria contabilidade não existe um limite legal. A administração fiscal decide caso a caso se aceita o comprovativo.
• Comprovativo próprio e extrato bancário ficam guardados juntos na despesa. Um extrato do cartão, sozinho, não é uma fatura para efeitos de IVA.

Recibo perdido? Primeiro pede uma cópia

Perdeste o recibo ou o talão ficou apagado? Antes de escreveres um comprovativo próprio, vale a pena procurar durante um quarto de hora. Um documento do fornecedor tem sempre mais força do que um redigido por ti. Percorre esta lista por esta ordem:

1. Pede ao fornecedor um duplicado ou uma cópia da fatura. Basta um e-mail curto: data, valor, forma de pagamento. Quem está sujeito a IVA tem de te emitir uma fatura se lha pedires (art. 26, n.º 1 MWSTG). Segundo a Administração Federal das Contribuições (AFC / ESTV), fazer valer esse direito não é com ela: em regra, é uma questão de direito civil.
2. Verifica a conta online, a app ou o e-mail da reserva. Os bilhetes dos caminhos de ferro suíços (SBB), as lojas online, as companhias aéreas e os hotéis guardam quase sempre os recibos na tua conta de cliente ou na caixa de correio. Procura pelo nome do comerciante e pelo valor.
3. Guarda o extrato bancário ou o extrato do cartão. Prova que pagaste, mas não substitui uma fatura. A ESTV diz expressamente que os avisos de débito de pagamentos com cartão de crédito não são considerados fatura para efeitos de IVA (MWST-Info 16, ponto 2.1).
4. Só se nada disto resultar: cria um comprovativo próprio. O extrato bancário do ponto 3 juntas na mesma.

A Sandra escreve um e-mail ao restaurante. Dois dias depois chega a resposta: o estabelecimento já não consegue encontrar o recibo. Agora o comprovativo de substituição é o caminho certo, e o extrato bancário com os CHF 86.50 continua a ser a sua prova complementar mais importante.

O que é um comprovativo próprio (comprovativo de substituição)?

Um comprovativo próprio é uma solução de recurso para uma despesa que aconteceu mesmo e que era profissional. O que conta como comprovativo e que tipos existem explica-o o guia sobre o que conta como documento contabilístico. Aqui tratamos só do caso em que falta o comprovativo original.

A base legal na Suíça

O Código das Obrigações exige um comprovativo para cada lançamento (art. 957a, n.º 2, ponto 2 OR). Mas define o comprovativo de forma muito aberta: são considerados documentos contabilísticos «todos os registos escritos em papel ou em forma eletrónica ou comparável que sejam necessários para reconstituir a operação ou o facto em que se baseia um lançamento» (art. 957a, n.º 3 OR).

Portanto, a lei não exige um documento de terceiros. Também a ESTV, na MWST-Info 16, inclui expressamente os «comprovativos internos» entre os documentos que, consoante o caso, podem valer como documento contabilístico. É por isso que, na Suíça, um comprovativo de substituição bem escrito pode funcionar.

Para a maioria dos freelancers há mais um ponto: uma empresa individual (Einzelfirma) com menos de CHF 500'000 de volume de negócios no último exercício só tem de fazer a contabilidade das receitas, das despesas e da situação patrimonial (art. 957, n.º 2, ponto 1 OR). Os princípios da contabilidade regular, e com eles o comprovativo, aplicam-se-lhe ainda assim por analogia (art. 957, n.º 3 OR).

Quando um comprovativo próprio serve e quando não serve

Um comprovativo próprio não transforma custos privados em custos profissionais. Se uma despesa é dedutível não depende do comprovativo, mas de ser justificada pela atividade profissional. A visão geral encontras no artigo que despesas são dedutíveis.

Os 9 dados que um comprovativo próprio deve ter

Um comprovativo de substituição vale o que valem os seus pormenores. Estes dados tornam-no compreensível para uma inspetora tributária:

1. Número de comprovativo sequencial, marcado com «EB» (de Eigenbeleg; por exemplo EB-03/2026), para que os comprovativos próprios saltem logo à vista na contabilidade.
2. Data da despesa e data de elaboração. As duas, separadas. A data de elaboração é o dia em que escreves realmente o comprovativo.
3. Destinatário do pagamento: empresa ou nome e localidade, com a maior precisão possível.
4. Serviço ou artigo: o que compraste e em que quantidade?
5. Valor em CHF. Em moeda estrangeira: valor original, moeda e a taxa de câmbio utilizada.
6. Forma de pagamento e referência à prova, por exemplo «pagamento com cartão, extrato bancário de 14.03.2026».
7. Finalidade profissional. Num jantar de negócios, também: participantes e motivo.
8. Motivo do comprovativo próprio (perdido, apagado, nunca emitido) e o que fizeste para obter uma cópia.
9. Local, data e a tua assinatura.

O valor tem de ser o valor real. Se pagaste com cartão, copias o valor do extrato até ao cêntimo. Se pagaste em dinheiro, escreves o valor que pagaste mesmo, e não um número redondo estimado que parece preciso.

Modelo de comprovativo próprio para a Suíça

Copia este modelo de comprovativo próprio para um documento, imprime-o ou copia-o à mão. Está pensado para a realidade suíça: CHF, nota sobre o IVA e os campos da lista acima.

COMPROVATIVO PRÓPRIO (comprovativo de substituição)   N.º EB-____ / 20__

Elaborado em: ____________       Data da despesa: ____________

Destinatário do pagamento: _________________________________
                           (empresa / nome, localidade)

Serviço / artigo:   ________________________________________
Quantidade:         ______

Valor:              CHF ____________
  (moeda estrangeira: ____ ________  câmbio ______)

Pago com:           [ ] dinheiro   [ ] cartão   [ ] TWINT   [ ] transferência
Prova de pagamento: ________________________________________
                    (p. ex. extrato bancário de __.__.____, linha ...)

Finalidade profissional: ___________________________________
  (em refeições de negócios: participantes + motivo) ________

Motivo do comprovativo próprio:
  [ ] comprovativo original perdido
  [ ] comprovativo ilegível / apagado (juntar o original)
  [ ] não foi emitido comprovativo (p. ex. parquímetro, máquina)
Diligências para obter uma cópia: __________________________

IVA: Sobre este comprovativo próprio não é pedida nenhuma
     dedução do IVA suportado.

Local, data: ______________      Assinatura: _______________

Sobre a linha do IVA: protege-te de uma dedução que não consegues comprovar. Se mais tarde receberes afinal uma cópia da fatura do fornecedor, lanças a cópia em vez do comprovativo escrito por ti. Aí já não precisas dessa linha.

As administrações fiscais trabalham na língua oficial do cantão (alemão, francês ou italiano), por isso uma versão nessa língua evita que te peçam uma tradução.

Depois, fotografa o comprovativo próprio assinado e guarda-o juntamente com o extrato bancário na despesa. Se, pelo contrário, és tu que tens de passar um recibo a um cliente, é outro caso: para isso precisas de um recibo normal, não de um comprovativo próprio.

Dica prática: regista logo a despesa no Magic Heidi e anexa as duas fotos à mesma despesa, o comprovativo próprio e o recorte do extrato bancário. Assim tens tudo no mesmo sítio se a administração fiscal fizer perguntas.

O comprovativo próprio é aceite?

A resposta honesta: muitas vezes sim, se for plausível, mas não está garantido. A administração fiscal decide caso a caso se aceita um comprovativo próprio. A plausibilidade e as provas complementares é que fazem a diferença.

Na declaração de impostos (imposto sobre o rendimento)

Como independente com contabilidade simplificada, juntas à declaração de impostos as listagens das receitas, das despesas e da situação patrimonial (art. 125, n.º 2, alínea b da Lei do Imposto Federal Direto, DBG / LIFD). Os comprovativos individuais tens de os apresentar se te forem pedidos e guardá-los durante 10 anos (art. 126 DBG).

Um único comprovativo de substituição plausível, com extrato bancário e finalidade clara, tem boas hipóteses. Fica delicado quando faltam muitos comprovativos.

Se os valores não puderem ser apurados com exatidão «por falta de documentação fiável», a autoridade fiscal pode tributar-te segundo o seu prudente critério (art. 130, n.º 2 DBG). Nesse caso é ela que estima os teus valores.

No IVA: em regra, sem IVA suportado

Aqui a Suíça distingue-se da Alemanha nos pormenores, e os guias alemães não te ajudam. Só podes deduzir o IVA que te foi «faturado» (art. 28, n.º 1, alínea a MWSTG), e tens de comprovar o montante do imposto. Segundo a ESTV, a fatura tem de mostrar, pelo menos, o montante do imposto ou a taxa aplicada (MWST-Info 09, ponto 1.1). Mas um comprovativo próprio não vem do fornecedor, e não prova que taxa de IVA ele te cobrou.

Por isso, um comprovativo próprio sozinho em regra não dá direito à dedução do IVA suportado. Não está totalmente excluído: no procedimento de IVA vigora o princípio da livre apreciação da prova (art. 81, n.º 3 MWSTG). Se não houver um meio de prova inequívoco, segundo a ESTV, do conjunto de vários meios de prova «pode eventualmente resultar, ainda assim, uma prova inequívoca», por exemplo de contratos, recibos e confirmações de pagamento (MWST-Info 09, ponto 1.6).

A força probatória é analisada caso a caso. Eu não contaria com isso. O caminho seguro para o IVA suportado é uma fatura ou uma cópia da fatura do fornecedor. Segundo a ESTV, a prova mais segura é uma fatura formalmente correta, e quando a situação probatória não é clara, ela própria recomenda pedir ao fornecedor uma fatura correta.

Não estás sujeito a IVA ou declaras pela taxa saldo? Então isto não te afeta. Ficas sujeito a IVA a partir de CHF 100'000 de volume de negócios anual, na Suíça e no estrangeiro, com prestações que não estão isentas do imposto (mais pormenores em IVA para freelancers). Abaixo disso não estás sujeito a IVA, a menos que te registes voluntariamente, e não tens dedução do IVA suportado. Se declaras pela taxa saldo, o IVA suportado já está considerado na taxa (art. 37, n.º 3 MWSTG). Em ambos os casos, o teu comprovativo próprio só tem de sustentar a dedução no imposto sobre o rendimento, e é exatamente para isso que serve.

O que torna um comprovativo próprio credível

• Com prova de pagamento: extrato bancário, extrato do cartão ou e-mail da reserva.
• Escrito a tempo: assim que dás pela perda, não três anos depois.
• Valor real: ao cêntimo, não CHF 50 «mais ou menos».
• Finalidade profissional clara: cliente, projeto, reunião.
• Raro: alguns comprovativos próprios por ano parecem normais, dezenas não.

Há um limite que se aplica sempre: um comprovativo próprio tem de ser verdadeiro. Nunca o antedates, não inventes valores e não escrevas um para uma despesa que não aconteceu. Quem foge aos impostos usando documentos com conteúdo falso comete fraude fiscal (art. 186 DBG).

Três exemplos de comprovativo próprio no dia a dia de um freelancer

Os valores são exemplos. Mostram como ficam os campos em situações típicas.

Parquímetro com moedas antes de uma reunião com um cliente

Imagina o Marco, um consultor informático fictício de Winterthur. Estaciona antes de uma reunião com um cliente em Schaffhausen e põe CHF 6.00 em moedas no parquímetro. O parquímetro não imprime nada.

O Marco não tem prova de pagamento, porque pagou em dinheiro. Por isso a finalidade é ainda mais importante.

No seu comprovativo de substituição escreve: «Parquímetro em frente ao escritório da empresa X, Schaffhausen, CHF 6.00, reunião com o cliente empresa X, das 09:00 às 11:00, não foi emitido comprovativo». Como prova complementar guarda a entrada da reunião no calendário. Com valores tão pequenos, a plausibilidade é tudo.

Talão apagado de material de escritório

A Lea, uma redatora fictícia de Berna, compra em março papel de impressora e toner por CHF 148.90 e paga com cartão. Em dezembro, o talão térmico é só uma tira branca vazia.

A Lea escreve um comprovativo de substituição, assinala «apagado» e junta na mesma o original. Mas como está sujeita a IVA e declara pelo método efetivo, também quer deduzir o IVA suportado.

Por isso pede também um duplicado na loja. Se o conseguir, lança o duplicado com IVA. Se não o conseguir, lança o comprovativo de substituição sem IVA suportado.

Táxi no estrangeiro pago em dinheiro

Depois de visitar uma feira em Milão, a Sandra apanha um táxi para a estação e paga EUR 25 em dinheiro. O taxista não quis passar recibo.

No seu comprovativo de substituição anota o valor original em euros, a taxa de câmbio com que o converte e o valor em CHF. Como provas complementares servem o bilhete da feira e a reserva do comboio do mesmo dia. Um comprovativo de substituição mais dois documentos que confirmam o dia: é um conjunto que uma inspetora tributária consegue reconstituir.

Como evitar que te volte a acontecer

O melhor comprovativo de substituição é aquele que nunca tens de escrever. Os recibos perdem-se quase sempre entre a caixa e a caixa de sapatos. A solução é uma rotina que entra em ação logo no momento de pagar.

1. Fotografa o recibo na caixa. Digitaliza os recibos com o Magic Heidi quando fazes a compra. A IA lê o comerciante, a data, o valor e a taxa de IVA. Como funciona exatamente mostra-o a página digitalizar recibos com a app.
2. Arquiva logo as faturas em PDF. As compras online e as subscrições chegam por e-mail. Carrega o PDF logo, em vez de o deixares na caixa de correio.
3. Regista bem os comprovativos próprios. Se faltar mesmo um recibo, anexas vários ficheiros à mesma despesa: primeiro a foto do comprovativo próprio assinado, depois a captura de ecrã do extrato bancário. A IA lê o primeiro ficheiro, por isso confirma depois o valor e a data. Se declaras o IVA pelo método efetivo, põe a taxa de IVA em 0 % enquanto não tiveres uma cópia da fatura com a taxa indicada.
4. Antes do fecho, procura os comprovativos em falta. Na app Magic Heidi no telemóvel podes ver só as despesas sem anexo. Assim vês em dezembro onde ainda falta alguma coisa e podes pedir duplicados enquanto o fornecedor ainda se lembra. Em abril é bem mais difícil.

O vídeo mostra como registas despesas no Magic Heidi:

A Sandra aprendeu com o que aconteceu em fevereiro. Desde a primavera fotografa cada recibo ainda à mesa, antes de sair do restaurante. Em dezembro, a lista das despesas sem anexo mostra-lhe exatamente duas entradas, ambas de estacionamento.

Regista a tua próxima despesa no Magic Heidi e anexa logo o comprovativo próprio e o extrato bancário. O plano gratuito funciona sem cartão de crédito.

Conclusão: primeiro a cópia, depois o comprovativo próprio

Um recibo perdido não te custa automaticamente a dedução. Fica com três coisas:

• Primeiro a cópia: fornecedor, conta de cliente, e-mail da reserva. Um comprovativo de terceiros tem sempre mais força.
• Depois, um comprovativo próprio bem feito com os 9 dados do modelo, o valor real e a tua assinatura. Para o IVA suportado, em regra, não chega; para o imposto sobre o rendimento, muitas vezes chega.
• Tudo no mesmo sítio: comprovativo próprio e extrato bancário juntos na despesa, durante 10 anos.

Tira hoje dez minutos para o recibo que falta e escreve o teu comprovativo próprio enquanto ainda te lembras da data e da finalidade. Depois, uma pequena rotina garante que, no próximo fecho, só sobram exceções.

Este artigo não é aconselhamento fiscal. Para valores mais elevados ou se precisares de muitos comprovativos próprios, esclarece a situação com a tua fiduciária (Treuhänderin) ou diretamente com a administração fiscal cantonal.

Por Nathan Ganser, fundador do Magic Heidi. Atualizado: novembro de 2026.