Magic Heidi A tua primeira fatura passo a passo
Prepara os dados, adiciona o cliente e os serviços, verifica o IVA e cria o PDF. Reserva tempo para a configuração e a revisão.
A primeira fatura exige mais do que inserir um preço. Precisas dos dados da empresa, do cliente, dos serviços e do pagamento. A Magic Heidi reúne estes elementos num fluxo, mas deves verificar o documento antes de o enviares.
Este guia descreve o caminho até ao PDF. As funções foram verificadas no código local da aplicação usado na revisão alemã, não numa conta de produção autenticada. Os menus podem variar conforme a plataforma e a versão. Não é prometida uma duração de 30 segundos, uma revisão fiscal automática ou um pagamento mais rápido.
O que preparar
- Empresa: nome legal, endereço completo, contactos, IBAN e número de IVA, se estiveres inscrito.
- Cliente: nome, rua, número, código postal, localidade, país e email para envio.
- Serviço: descrição, data da prestação, quantidade e preço unitário ou honorário acordado.
Configura o IVA segundo a tua inscrição e o serviço prestado. É possível uma inscrição voluntária abaixo do limiar geral de volume de negócios; a aplicação não determina a tua obrigação fiscal. Consulta a Administração Federal das Contribuições para esclarecer a tua situação.
Criar a fatura em sete passos
1. Abre uma nova fatura
Entra na Magic Heidi, abre a área de faturas e usa o botão com o sinal de mais para criar um documento. O computador e o telemóvel podem organizar as funções de forma diferente; não dependas de uma posição fixa no ecrã.
2. Seleciona ou cria o cliente
Escolhe um cliente guardado ou introduz os seus dados. Confirma os campos do endereço antes de gerar o documento. O processamento automático não substitui a revisão de rua, número, código postal, localidade e país.
3. Adiciona serviços ou artigos
Insere descrição, quantidade e preço unitário de cada posição. Podes reutilizar artigos guardados e a aplicação calcula os totais. Verifica o serviço, a data, o preço e a taxa de IVA aplicável a cada posição.
Este fluxo geral não comprova faturação Tarif 590 aceite por seguradoras. Se trabalhas em terapia complementar, pede uma avaliação profissional do formulário, posições tarifárias e dados de pacientes antes de o usares para esse fim.
4. Escolhe os dados de pagamento
Seleciona uma conta adequada à moeda da fatura. A secção de pagamento QR suíça requer dados bancários elegíveis CH/LI e moeda CHF ou EUR. Confirma o IBAN, a referência e o resultado no PDF de acordo com as regras da SIX.
Acrescenta as condições ou instruções de pagamento no texto da fatura. Se a conta não for elegível para QR, não forces esse formato: verifica a apresentação dos dados bancários adequados.
5. Confirma o IVA
A aplicação calcula o imposto a partir das definições e posições que introduzes. As taxas suíças atuais são 8,1%, 2,6% e 3,8%; a taxa correta depende do serviço e da tua situação.
Configura tu o modo de IVA e o número de inscrição quando aplicável. Não pressuponhas que o software deteta a inscrição ou impede todas as cobranças incorretas.
6. Personaliza e verifica a numeração
Podes carregar o logótipo, escolher o idioma do documento e acrescentar notas de cabeçalho e rodapé. A revisão alemã documenta faturas em alemão, francês, italiano e inglês; não confundas o idioma do documento com o idioma da interface.
Confirma a numeração sequencial e evita duplicações. Na edição podes escolher idioma e moeda e alterar o tipo entre orçamento e fatura. Depois dessa alteração, revê data e número. Um orçamento aceite não significa que recebeste o pagamento.
7. Revê, envia e acompanha
Abre a pré-visualização, confirma os dados e descarrega o PDF ou usa a opção de envio por email. Conserva o PDF efetivamente enviado no teu próprio arquivo.
Acompanha as faturas em aberto e compara-as com os recebimentos no banco. Atualiza o estado depois de confirmares o pagamento. Este tutorial não promete uma sequência automática de lembretes com intervalos configuráveis.
Lista final antes do envio
| Área | O que confirmar |
|---|---|
| Identificação | Empresa, cliente e endereços completos |
| Prestação | Data, descrição, quantidades e preços |
| IVA | Inscrição, modo e taxa aplicável |
| Documento | Número, data, idioma e moeda |
| Pagamento | Conta, referência e eventual secção QR |
| Arquivo | PDF enviado guardado separadamente |
Um PDF gerado não é um certificado de conformidade. A responsabilidade pelos dados e pelo tratamento fiscal continua a ser tua.
Reutilizar sem deixar de rever
Clientes guardados e posições reutilizáveis reduzem a repetição, mas cada novo trabalho exige rever datas, quantidades e preços. Na leitura de despesas, confirma as sugestões da IA antes de entregar os documentos ao contabilista.
Combina com o contabilista os formatos de exportação e os comprovativos necessários. Uma exportação não equivale a integração direta com qualquer sistema de contabilidade.
Para ajuda guiada com vídeo, consulta os tutoriais. Verifica preços e condições atuais antes de contar com limites ou condições de teste; não é prometido um mês gratuito com utilização ilimitada.
Antes de enviar a fatura
Tenho de cobrar IVA?
Não depende apenas do volume de serviços prestados na Suíça. Confirma inscrição, lugar da prestação e exceções junto da autoridade fiscal; configura depois a aplicação segundo essa situação.
Como corrijo uma fatura errada?
Faz uma correção rastreável e conserva o original e a correção. Para documentos já enviados ou pagos, confirma com o contabilista o documento necessário; este guia não garante um fluxo específico de nota de crédito.
Como o cliente paga por QR?
O cliente lê o código na aplicação bancária e verifica os dados recebidos antes de autorizar. A leitura não elimina a necessidade de confirmar montante, destinatário e referência.
Como sei quem ainda não pagou?
Consulta as faturas em aberto e compara-as com os movimentos do banco. Confirma pagamentos parciais ou diferenças antes de atualizares o estado ou contactares o cliente.
Posso faturar noutra moeda?
Escolhe a moeda da fatura e uma conta apropriada. O QR suíço está limitado a CHF e EUR; outras moedas precisam de um bloco de pagamento adequado e de verificação fiscal separada.
Prepara a tua primeira fatura
Configura os dados da empresa e da conta, cria um exemplo e verifica o PDF antes de enviar a um cliente.
