Suivi du temps

Suivi du temps pour indépendants : comment saisir vos heures directement dans les factures

Plus de double saisie – enregistrez vos heures de travail là où elles sont nécessaires : directement sur la facture.

Liste de factures Magic Heidi avec suivi du temps

En tant qu'indépendant, vous connaissez le problème : vous travaillez à l'heure pour différents clients, devez documenter chaque intervention de manière rigoureuse et établir une facture transparente en fin de mois. Cela implique souvent de naviguer entre un outil de suivi du temps et un logiciel de comptabilité – un processus fastidieux qui consomme un temps précieux.

Magic Heidi résout ce problème en intégrant le suivi du temps directement dans la facture. Au lieu de suivre vos heures séparément puis de les transférer manuellement dans une facture, vous saisissez vos heures de travail là où elles finissent de toute façon : sur la facture elle-même.

Dans cet article, vous découvrirez :

  • Comment créer des positions horaires directement dans une facture
  • Comment cumuler des heures tout au long du mois et facturer en fin de période
  • Comment importer des données de suivi du temps depuis des outils externes grâce à l'IA
  • Comment appliquer des rabais et des ajustements avant d'envoyer la facture

Pourquoi le suivi du temps directement dans la facture est pertinent

De nombreux outils de comptabilité séparent strictement le suivi du temps de la facturation. Cela engendre un double travail : vous saisissez vos heures dans un système, puis les transférez manuellement dans un autre. Des erreurs se glissent facilement – une heure oubliée ici, un taux horaire erroné là.

⚡

Aucun double effort

Vous saisissez vos heures là où elles sont nécessaires.
🔍

Transparence totale

Sur la facture, le client voit précisément quel jour et de quelle heure à quelle heure vous avez travaillé.
✅

Moins d'erreurs

Comme il n'y a pas de transfert manuel, les chiffres sont toujours exacts.
📊

Vue d'ensemble en continu

Vous voyez à tout moment le montant déjà cumulé.
Pas à pas

Saisir des positions horaires dans une facture

En trois étapes simples, de la nouvelle facture à la position horaire entièrement calculée.

Étape 1

Créer une nouvelle facture

Commencez par créer une nouvelle facture et sélectionnez le client souhaité. Comme le suivi du temps dans Magic Heidi s'effectue directement dans la facture, c'est votre point de départ pour l'ensemble de la saisie des heures.

  • Sélectionner un nouveau client ou choisir un client existant
  • La facture reste en brouillon jusqu'à son envoi
  • Toutes les positions sont sauvegardées en continu
Magic Heidi Créer une nouvelle facture
Étape 2

Ajouter un article horaire

Lors de l'ajout d'une nouvelle position, choisissez la variante horaire. Indiquez la désignation, le taux horaire et la période.

  • Désignation : Qu'avez-vous fait ? p. ex. « Consulting » ou « Webdesign »
  • Taux horaire : p. ex. CHF 100.–/heure
  • Période : De quand à quand ? p. ex. 10h00 à 14h30
  • Calcul automatique : 4,5 heures × CHF 100.– = CHF 450.–
Magic Heidi Ajouter une position horaire

Conseil : Veillez à utiliser des désignations explicites. Votre client verra ces positions sur la facture. « Consulting – Atelier stratégique » est nettement plus informatif que simplement « Travail ».

Facturation mensuelle

Cumuler les heures sur le mois

La facture reste ouverte tant que vous ne l'envoyez pas. Cela signifie que vous pouvez saisir vos heures en continu tout au long du mois. Créez une nouvelle facture en début de mois pour chaque client, ajoutez une nouvelle position horaire après chaque unité de travail et envoyez la facture en fin de mois.

Magic Heidi Vue d'ensemble des factures avec heures cumulées
Workflow

Comment fonctionne le processus continu

Trois étapes simples pour une facturation mensuelle impeccable.

  • 📝
    Créer la facture en début de mois

    Créez une nouvelle facture pour chaque client que vous facturez à l'heure.

  • ⏱️
    Saisir les heures en continu

    Ajoutez une nouvelle position horaire après chaque unité de travail – ou cumulez par journée.

  • ✉️
    Envoyer en fin de mois

    Vérifiez la facture, assurez-vous que toutes les heures sont saisies, puis envoyez-la.

  • 📋
    Garder une vue d'ensemble du statut

    Les factures envoyées sont marquées comme « en attente ». Les factures ouvertes restent en brouillon.

Factures
  • Facture #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Facture #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Facture #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

Bonne pratique : Prenez l'habitude de saisir vos heures quotidiennement ou au minimum chaque semaine. Vous éviterez ainsi de devoir reconstituer péniblement en fin de mois quand vous avez fait quoi.

Important : Vérifiez toujours soigneusement la facture importée avant de l'envoyer. Aussi performante que soit l'IA, un contrôle humain est indispensable pour les factures. Assurez-vous que tous les taux horaires ont été correctement reconnus et que les descriptions des activités sont exactes.

Flexibilité

Appliquer des rabais et des ajustements

Parfois, vous souhaitez accorder un rabais à un client – que ce soit en geste de bonne volonté, en raison de retards de projet ou d'un rabais de volume convenu. Dans Magic Heidi, vous pouvez appliquer des rabais directement sur des positions individuelles : sélectionnez la position, saisissez le rabais, c'est fait. Le calcul s'effectue automatiquement.

Magic Heidi Rabais et ajustements

Conseil : Si vous accordez régulièrement des rabais pour certains clients ou certaines activités, notez les conditions. Vous vous assurerez ainsi que chaque facture est cohérente.

Comparaison

Quelle approche vous convient ?

Magic Heidi vous propose deux méthodes de suivi du temps – selon le niveau de détail de votre facturation.

CritèreSaisie directeImport depuis un outil externe
Adapté pourLes indépendants qui facturent en heures entières ou demi-heuresLes indépendants qui suivent à la minute près ou ont de nombreuses petites entrées
AvantagesAucun outil supplémentaire nécessaire, tout au même endroitSaisie précise avec des outils spécialisés, transfert automatique par IA
Effort✓ Minimal✓ Faible grâce à l'IA
Combinaison possible✓ Oui✓ Oui
Résumé

Tout en un coup d'œil

Le suivi du temps dans Magic Heidi est volontairement simple et directement intégré au processus de facturation.

Simplifier le suivi du temps et la facturation

Essayez Magic Heidi et créez votre première facture horaire. Lorsque le suivi du temps et la facturation sont réunis au même endroit, vous ne gagnez pas seulement du temps – vous éliminez également une source d'erreurs fréquente dans votre comptabilité.

Commencer gratuitementDécouvrir toutes les fonctionnalités
App Store Google Play Microsoft Store Application Web