Magic Heidi Note de frais suisse : modèle et TVA
Classe reçus, déplacements et frais refacturés. Distingue accord client, remboursement employeur et déduction fiscale dans ta note de frais suisse.
Fondateur de Magic Heidi
Trois cadres à ne pas confondre
Une note de frais relie dépense, date, but professionnel, justificatif et montant. Mais refacturer un client, être remboursé par un employeur et déduire une dépense dans sa déclaration fiscale ne suivent pas exactement les mêmes conditions.
Pour le client, vérifie l'accord : frais réels, plafond ou forfait convenu. Pour les employés, consulte le règlement applicable et son éventuelle approbation. Pour ton propre impôt, vérifie les règles du canton et de l'année fiscale. Un prix accepté par le client n'est pas automatiquement le montant fiscalement déductible.
Que conserver ?
| Dépense | Pièces et contrôle |
|---|---|
| Train, taxi, parking | Justificatif, date, trajet et mandat |
| Hôtel et repas | Facture et motif professionnel, part privée séparée |
| Voiture privée | Journal des trajets, kilomètres et tarif convenu |
| Téléphone et matériel | Factures et usage professionnel documenté |
| Documentation du projet | Justificatif et rattachement au mandat |
Détermine l'usage professionnel du téléphone ou d'un outil d'après les faits. Aucun forfait général de 30–50% n'est garanti. Sépare achats privés et professionnels ; une carte d'entreprise ne prouve pas à elle seule le caractère professionnel.
Kilomètres : CHF 0.70 est ici un exemple
Le client peut accepter CHF 0.70/km ou un autre tarif. Consigne date, itinéraire, distance et objet. CHF 0.70 n'est ici ni un tarif officiel universel ni une limite légale applicable à tous les indépendants. Un trajet de 24 km à ce tarif donne CHF 16.80.
Pour les remboursements d'employeur et les déductions, vérifie séparément l'année, le canton et le règlement. Une règle fiscale sur les déplacements d'un salarié n'est pas une fixation générale du prix facturable par un freelance.
TVA sur les frais refacturés
Tes propres frais appartiennent en principe à la contre-prestation selon l'art. 24 LTVA. S'ils sont accessoires à la prestation principale, ils la suivent pour le taux et le lieu. Ce n'est donc pas automatiquement 8.1% sur toute dépense ; le taux du billet ou de l'hôtel ne décide pas directement de la TVA client.
Seuls les véritables débours engagés au nom et pour le compte du client, indiqués séparément et justifiés, restent hors base imposable selon l'art. 24, al. 6, let. b. Une ligne séparée pour ton propre achat ne suffit pas.
Exemple fictif : train CHF 306.00, deux nuits CHF 290.00, repas CHF 96.50, taxi et parking CHF 42.00, soit CHF 734.50. Si ces montants sont expressément une base nette refacturée comme accessoire d'une prestation suisse imposable à 8.1% par une entreprise assujettie, la TVA est CHF 59.49 et le total CHF 793.99. L'impôt préalable compris dans les factures fournisseurs se rapproche séparément ; ne reprends pas un brut fournisseur comme net sans contrôle.
Utiliser le modèle sans automatisme supposé
Le tableau conserve la date, la description et la référence de chaque pièce. Les CHF 453.70 constituent dans l'exemple une base nette soumise à 8.1%, taxe CHF 36.75 et total CHF 490.45. Cette hypothèse ne décide pas du traitement de tout hôtel ou déplacement.
Avant la facture, compare les pièces et l'accord client, retire le privé et vérifie net, brut et TVA. Un scan de reçu ne prouve pas sa déductibilité ni une conservation conforme pendant dix ans. Assure lisibilité, intégrité, disponibilité et preuves sur la durée légale ; vérifie exports, sauvegardes et accès après résiliation. Aucune conservation automatique de dix ans par le fournisseur n’est garantie. La reprise directe d'une dépense dans une facture et l'attribution automatique à un projet ne sont pas présumées ; examine les fonctions et les tarifs.
Modèle et exemples de calcul
Exemples fictifs, non payables. Adapte les parties, les dates, le statut TVA et les conditions convenues ; remplace toutes les données de démonstration avant utilisation.
Note de frais n° 2026-S-007
De : [Votre nom / Votre entreprise], [adresse]
Pour : [Nom du client], [adresse]
Projet : [Projet ou mandat]
Période : 1.–30. septembre 2026
N° Date Description Justif. Montant CHF
1 02.09.2026 Train Berne–Zurich aller-retour, 2e classe B-101 102.00
2 02.09.2026 Déjeuner visite client, justifié B-102 48.50
3 02.09.2026 Parking couvert gare B-103 28.00
4 03.09.2026 Hôtel, 1 nuit petit-déjeuner inclus B-104 145.00
5 03.09.2026 Taxi vers le site du client B-105 23.50
6 05.09.2026 Voiture privée, 24 km à CHF 0.70 Journal 16.80
7 05.09.2026 Littérature spécialisée pour le projet B-106 89.90
Sous-total frais nets CHF 453.70
TVA 8.1% (prestation accessoire, art. 24 LTVA) CHF 36.75
Total CHF 490.45
Les justificatifs sont remis sur demande.
Ligne 6 : forfait kilométrique (exemple contractuel, pas un tarif officiel ; journal joint).
Questions fréquentes
CHF 0.70/km est-il un plafond légal universel ?
Non. C'est ici un exemple de tarif convenu avec le client. Remboursements d'employeur et déductions fiscales nécessitent leur propre vérification.
Les frais portent-ils toujours 8.1% de TVA ?
Non. Tes propres frais accessoires suivent en principe la prestation principale pour le taux et le lieu. Les véritables débours au nom et pour le compte du client constituent une autre catégorie.
Une dépense scannée est-elle automatiquement déductible ?
Non. Justificatif, but professionnel, usage et règles applicables restent à vérifier.
Sources : LTVA.