Magic Heidi Faturar como formador ou professor particular: horas, pacotes e subscrições bem geridos
Dá aulas de matemática, piano ou yoga – mas a faturação causa-lhe problemas. Como se fatura um pacote de 10 aulas? O que acontece quando um aluno cancela? Magic Heidi torna a faturação tão simples como ensinar.
Como professor particular, professor de música ou instrutor de cursos na Suíça, conhece o problema: excelente no ensino – mas a faturação custa-lhe tempo e energia desproporcionais.
Três modelos de preços, três estruturas de fatura diferentes. O aluno pede um recibo para a dedução fiscal de formação contínua. Outro cancelou em cima da hora na semana passada. E no fim do mês, as tarefas administrativas acumulam-se.
Magic Heidi resolve tudo isto. Seja uma aula individual, um pacote de 10 aulas ou um curso mensal recorrente – cria em poucos minutos uma fatura profissional conforme as normas suíças com código QR.
Quatro problemas que todo formador reconhece
A maioria dos programas de faturação é construída para artesãos ou agências – não para professores. Isso torna a faturação desnecessariamente complicada.
Tarifa horária: quando e como cobrar?
Início, fim, preparação? Descrições vagas geram perguntasPacote 10 aulas: acompanhar o saldo
Quem tem ainda quantas horas? Folhas Excel e notas perdem-seSérie de cursos: recomeçar cada mês
Redigitar a mesma fatura cada mês perde tempo e cria errosCancelamentos e ausências a documentar
As políticas de cancelamento devem constar na fatura – mas como redigir?Tarifa horária, pacote de aulas ou série de cursos: como estruturar as linhas da sua fatura
Cada modelo tem a sua própria lógica – e a sua própria estrutura de fatura. Veja como os representar corretamente.
Modelo 1: Tarifa horária (aulas individuais)
O modelo mais simples. Ensina – fatura.
Linha de fatura:
- Descrição: Aula particular de matemática, 25.03.2025, 60 min.
- Quantidade: 1
- Unidade: h
- Preço: CHF 80.00
Para várias aulas no mês, emita uma fatura resumo no fim do mês e liste cada aula como linha separada.
Prazo de pagamento: 10 dias recomendado.
Modelo 2: Pacote de 10 aulas (pré-pago)
O aluno compra 10 sessões antecipadamente. Emite a fatura antes da primeira aula.
Linha de fatura:
- Descrição: Pacote 10 aulas de piano – 10 sessões de 45 min., válido a partir de 01.04.2025
- Quantidade: 10
- Unidade: aula
- Preço: CHF 75.00
Modelo 3: Série de cursos / subscrição mensal
Número fixo de horas por mês a um preço fixo. Ideal para cursos de idiomas, yoga ou aulas de grupo regulares.
Linha de fatura:
- Descrição: Abril 2025 – 4 × 45 min. Curso de alemão (cada terça-feira)
- Quantidade: 1
- Unidade: mês
- Preço: CHF 280.00
Configure esta fatura uma única vez – Magic Heidi envia-a automaticamente todos os meses.
Mini-modelo: fatura mensal aulas particulares
Eis como pode ficar uma fatura mensal típica para aulas particulares:
| Pos. | Descrição | Qtd. | Unidade | Preço | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Aula particular matemática, 08.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 2 | Aula particular matemática, 15.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 3 | Aula particular matemática, 22.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 4 | Cancelamento 29.04.2025 (< 24h de aviso, 50%) | 1 | fixo | CHF 40.00 | CHF 40.00 |
| Total | CHF 280.00 |
Nota da fatura: Prazo de pagamento: 10 dias. Os cancelamentos com menos de 24 horas de antecedência serão faturados a 50% da tarifa horária.
Faturas recorrentes para subscrições e cursos
Quem tem 10 alunos não quer criar 10 faturas manualmente cada mês. Configure as suas faturas recorrentes uma vez – Magic Heidi envia-as automaticamente. Com lembrete de pagamento, para que o seu fluxo de caixa não dependa de pais esquecidos.
Manual vs. Magic Heidi
O que a maioria dos formadores vive todos os dias – e como fazer melhor
| Tarefa | Manual | Magic Heidi |
|---|---|---|
| Criar pacote 10 aulas | Excel + fatura Word, 20 min. | Preencher modelo, 2 min. |
| Acompanhar saldo de aulas | Lista escrita à mão, sujeita a erros | Automaticamente no perfil do cliente |
| Fatura mensal do curso | Redigitar cada mês | Configurar uma vez, funciona automaticamente |
| Lembrete de pagamento | Esquecido ou situação constrangedora | Lembrete automático no vencimento |
| Registo de despesas | Guardar recibos e inserir manualmente | Foto, a IA faz o resto |
Material didático, aluguer de sala e deslocações como despesas
Como formador independente tem despesas dedutíveis: livros e materiais didáticos, aluguer do espaço de ensino, quilómetros para aulas ao domicílio. Tire uma foto ao recibo – a IA lê automaticamente data, valor e categoria. Sem introdução manual, sem recibos perdidos.
Tudo o que formadores e professores particulares precisam
Sem software contabilístico sobrecarregado. Apenas as funções que realmente usa.
Modelos de fatura para cada modelo
Crie modelos para tarifa horária, pacote de 10 aulas e série de cursos. Configurados uma vez, preenchidos em segundos. Com descrições de serviços personalizáveis e campo para notas de cancelamento.
- Modelos para tarifa horária, pacote e curso
- Descrição com data e duração
- Política de cancelamento como nota de fatura
- Código QR suíço gerado automaticamente
Faturas recorrentes e lembretes
Configure faturas recorrentes para os seus cursos mensais. Magic Heidi envia automaticamente e emite um lembrete de pagamento quando o prazo é ultrapassado – sem que tenha de intervir.
- Faturas recorrentes configuradas uma vez
- Envio mensal automático
- Lembrete de pagamento em atraso
- Visão geral de faturas abertas e pagas
Despesas e contabilidade simples
Foto do recibo, pronto. A IA extrai data, valor e categoria. No fim do ano, exporte tudo pronto para impostos – para o seu contabilista ou diretamente para a sua declaração.
- Captura de justificativos por foto com IA
- Categorias: material, sala, deslocações
- Visão simples receitas-despesas
- Exportação fiscal para o contabilista
Uma fatura profissional em minutos
Magic Heidi não é construído para contabilistas – mas para pessoas que preferem ensinar a preencher formulários.
- 🎟Pacotes e subscrições
Criar pacotes pré-pagos e gerir saldos de aulas
- 🔁Faturas recorrentes
Configurar cursos mensais uma vez, envio automático
- 🤖Digitalização de despesas IA
Foto, a IA lê data e valor automaticamente
- 📲Pagamento por código QR
Pais e alunos pagam por scan – imediatamente
- Fatura #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Fatura #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Fatura #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Trabalhador independente como professor
na Suíça
Aulas particulares ocasionais ou fornecedor principal de formação – os requisitos legais diferem. Aqui os pontos-chave que os professores na Suíça devem conhecer.
Abaixo de CHF 100k de faturação: receitas e despesas são suficientes
A partir de rendimentos regulares de atividade independente
Os serviços educativos estão isentos do IVA suíço nos termos do art. 21 LIVA
Os alunos podem deduzir até CHF 12'400 em custos de formação – precisam da sua fatura
Checklist: o que deve constar na sua fatura
Copie esta checklist e verifique antes de enviar a sua próxima fatura.
Menções obrigatórias em cada fatura suíça:
- ✅ O seu nome e morada completos (como prestador do serviço)
- ✅ Nome e morada do aluno / cliente
- ✅ Número de fatura único
- ✅ Data da fatura
- ✅ Descrição do serviço: disciplina, data(s), duração de cada sessão
- ✅ Preço unitário e valor total
- ✅ Prazo de pagamento (recomendação: 10 dias)
- ✅ O seu IBAN / dados bancários
- ✅ Código QR suíço (obrigatório por lei desde 2022)
Recomendado para formadores e professores particulares:
- ☑ Política de cancelamento como nota («cancelamentos < 24h faturados a 50%»)
- ☑ Período de validade para pacotes de aulas («válido 6 meses a partir da data de emissão»)
- ☑ Menção de isenção de IVA se aplicável («serviço educativo nos termos do art. 21 LIVA, isento de IVA»)
- ☑ O seu número UID, se tiver
Magic Heidi gere tudo isto automaticamente – código QR, número de fatura, formatação incluídos.
Perguntas frequentes de formadores e professores particulares
Preciso mesmo de emitir faturas como professor particular?
Sim – por duas razões. Primeiro, uma fatura é a prova do seu serviço e protege-o em disputas de pagamento. Segundo, muitos alunos e pais precisam de uma fatura formal para deduzir os custos como despesas de formação na declaração de impostos (até CHF 12'400 por ano). Sem a sua fatura, não podem reclamar esta dedução.
Como se fatura corretamente um pacote de 10 aulas?
Emita a fatura pelo pacote completo antecipadamente, antes de a primeira sessão ter lugar. Descrição: «Pacote 10 aulas de piano – 10 sessões de 45 min., válido a partir de [data]». Mantenha separadamente um registo das sessões já realizadas. Magic Heidi ajuda-o a manter esta visão geral sem folhas Excel.
Posso cobrar as sessões canceladas e os no-shows?
Sim, se mencionou uma política de cancelamento nas suas condições gerais ou diretamente na fatura. A prática comum é 50–100% da tarifa horária para cancelamentos com menos de 24 ou 48 horas de antecedência. Adicione a taxa de cancelamento como linha separada, ex. «Cancelamento 22.03.2025 (< 24h de aviso, 50%) – CHF 40.00».
Tenho de cobrar IVA sobre aulas particulares e explicações?
Na maioria dos casos, não. Os serviços de ensino e formação estão isentos do IVA suíço nos termos do art. 21 LIVA – independentemente da sua faturação. Isto aplica-se a explicações, aulas de música, cursos de idiomas e ofertas educativas semelhantes. Portanto, não é obrigado a registar-se para o IVA por estes serviços, mesmo que a sua faturação ultrapasse os CHF 100'000.
Como configuro faturas recorrentes?
No Magic Heidi, crie uma fatura para o seu curso, ative a função de fatura recorrente e defina a frequência (mensal, semanal) e a data de envio. Magic Heidi envia automaticamente a fatura e lembra o aluno quando o pagamento vence. Já não precisa de intervir manualmente.
Que despesas posso deduzir como formador?
Como formador independente pode reclamar as despesas profissionalmente relacionadas como custos empresariais: materiais didáticos e livros, aluguer de sala para o espaço de ensino, quilómetros para aulas ao domicílio, custos de formação contínua para o seu próprio desenvolvimento profissional e uma proporção de custos de escritório em casa (se ensinar a partir de casa). Magic Heidi captura estes justificativos por foto e categoriza-os automaticamente.
A partir de quando sou considerado independente como professor particular?
Assim que ensina regularmente mediante remuneração, é considerado fiscalmente independente – independentemente de ter registado uma empresa em nome individual ou não. A obrigação de contribuir para a AVS também começa com rendimentos regulares. Recomendação: registe-se na sua caixa de compensação AVS e mantenha desde o início uma contabilidade simples de receitas e despesas.
Como emito um comprovativo para a dedução fiscal de formação?
A sua fatura habitual é suficiente como prova. O importante é que a descrição do serviço (disciplina, data, duração), o seu nome como prestador do serviço e o valor pago estejam claramente visíveis. Magic Heidi gera faturas profissionais com todos os dados necessários – o seu aluno pode entregá-las diretamente com a declaração de impostos.
O que dizem formadores e professores particulares sobre Magic Heidi
Professores de toda a Suíça que simplificaram a sua faturação
“Como parteira independente e mãe, tenho pouco tempo e poucos conhecimentos para manter uma contabilidade estruturada e as minhas despesas profissionais em dia. Ao contrário de outros softwares, a Magic Heidi é fácil de usar e adapta-se rapidamente à nossa situação.”
“Há muito tempo que procurava um sistema de contabilidade simples e intuitivo, adequado também para quem não é especialista em informática. Com o Excel perdia muito tempo. Experimentei a Magic Heidi e assinei logo: finalmente a contabilidade já não é um peso, mas uma ferramenta clara e motivadora.”
“A Magic Heidi tem uma estrutura lógica e simples. Escrevi a minha primeira fatura muito depressa.”
Preços simples. Sem surpresas.
Uma subscrição. Todas as funções. Cancele quando quiser.
Teste gratuito
- 3 faturas incluídas
- 3 despesas incluídas
- Todas as funções desbloqueadas
- Sem cartão de crédito
- Cancele quando quiser
Anual
- Faturas ilimitadas
- Despesas ilimitadas
- Digitalização de despesas IA
- Faturas recorrentes e lembretes
- QR-faturas suíças
- Importação extratos bancários
- Acesso móvel + desktop
- Suporte prioritário
Mensal
- Faturas ilimitadas
- Despesas ilimitadas
- Digitalização de despesas IA
- Faturas recorrentes e lembretes
- QR-faturas suíças
- Importação extratos bancários
- Acesso móvel + desktop
- Suporte padrão
Garantia de reembolso de 30 dias. Experimente sem risco.
Você ensina. Magic Heidi trata das faturas.
Tornou-se professor particular, professor de música ou fornecedor de cursos porque quer transmitir o seu conhecimento – não para fazer contabilidade. Magic Heidi gere o lado administrativo para que se possa concentrar no ensino.
