Magic Heidi Faturar como formador ou professor particular: horas, pacotes e subscrições bem geridos
Dás aulas de matemática, piano ou yoga – mas a faturação dá-te dores de cabeça. Como se fatura um pacote de 10 aulas? O que acontece quando um aluno cancela? O Magic Heidi torna a faturação tão simples como ensinar.
Como professor particular, professor de música ou instrutor de cursos na Suíça, conheces o problema: excelente no ensino – mas a faturação custa-te tempo e energia desproporcionados.
Três modelos de preços, três estruturas de fatura diferentes. Um aluno pede um recibo para a dedução fiscal da formação contínua. Outro cancelou em cima da hora na semana passada. E no fim do mês, as tarefas administrativas acumulam-se.
O Magic Heidi resolve tudo isto. Seja uma aula individual, um pacote de 10 aulas ou um curso mensal recorrente – crias em poucos minutos uma fatura profissional, conforme as normas suíças, com código QR.
Quatro problemas que todo formador reconhece
A maioria dos programas de faturação é construída para artesãos ou agências – não para professores. Isso torna a faturação desnecessariamente complicada.
Tarifa horária: quando e como cobrar?
Início, fim, preparação? Descrições vagas geram perguntasPacote 10 aulas: acompanhar o saldo
Quem tem ainda quantas horas? Folhas Excel e notas perdem-seSérie de cursos: recomeçar cada mês
Redigitar a mesma fatura cada mês perde tempo e cria errosCancelamentos e ausências a documentar
As políticas de cancelamento devem constar na fatura – mas como redigir?Tarifa horária, pacote de aulas ou série de cursos: como estruturar as linhas da tua fatura
Cada modelo tem a sua própria lógica – e a sua própria estrutura de fatura. Vê como os representar corretamente.
Modelo 1: Tarifa horária (aulas individuais)
O modelo mais simples. Ensinas – faturas.
Linha de fatura:
- Descrição: Aula particular de matemática, 25.03.2025, 60 min.
- Quantidade: 1
- Unidade: h
- Preço: CHF 80.00
Para várias aulas no mês, emite uma fatura-resumo no fim do mês e lista cada aula numa linha separada.
Prazo de pagamento: 10 dias recomendado.
Modelo 2: Pacote de 10 aulas (pré-pago)
O aluno compra 10 sessões antecipadamente. Emites a fatura antes da primeira aula.
Linha de fatura:
- Descrição: Pacote 10 aulas de piano – 10 sessões de 45 min., válido a partir de 01.04.2025
- Quantidade: 10
- Unidade: aula
- Preço: CHF 75.00
Modelo 3: Série de cursos / subscrição mensal
Número fixo de horas por mês a um preço fixo. Ideal para cursos de idiomas, yoga ou aulas de grupo regulares.
Linha de fatura:
- Descrição: Abril 2025 – 4 × 45 min. Curso de alemão (cada terça-feira)
- Quantidade: 1
- Unidade: mês
- Preço: CHF 280.00
Configura esta fatura uma única vez – o Magic Heidi envia-a automaticamente todos os meses.
Mini-modelo: fatura mensal de aulas particulares
Eis o aspeto que pode ter uma fatura mensal típica de aulas particulares:
| Pos. | Descrição | Qtd. | Unidade | Preço | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Aula particular matemática, 08.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 2 | Aula particular matemática, 15.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 3 | Aula particular matemática, 22.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 4 | Cancelamento 29.04.2025 (< 24h de aviso, 50%) | 1 | fixo | CHF 40.00 | CHF 40.00 |
| Total | CHF 280.00 |
Nota da fatura: Prazo de pagamento: 10 dias. Os cancelamentos com menos de 24 horas de antecedência serão faturados a 50% da tarifa horária.
Faturas recorrentes para subscrições e cursos
Quem tem 10 alunos não quer criar 10 faturas à mão todos os meses. Configura as tuas faturas recorrentes uma vez – o Magic Heidi envia-as automaticamente. Com lembrete de pagamento, para que a tua tesouraria não dependa de pais esquecidos.
Manual vs. Magic Heidi
O que a maioria dos formadores vive todos os dias – e como fazer melhor
| Tarefa | Manual | Magic Heidi |
|---|---|---|
| Criar pacote 10 aulas | Excel + fatura Word, 20 min. | Preencher modelo, 2 min. |
| Acompanhar saldo de aulas | Lista escrita à mão, sujeita a erros | Automaticamente no perfil do cliente |
| Fatura mensal do curso | Redigitar cada mês | Configurar uma vez, funciona automaticamente |
| Lembrete de pagamento | Esquecido ou situação constrangedora | Lembrete automático no vencimento |
| Registo de despesas | Guardar recibos e inserir manualmente | Foto, a IA faz o resto |
Material didático, aluguer de sala e deslocações como despesas
Como formador independente, tens despesas dedutíveis: livros e materiais didáticos, aluguer do espaço de ensino, quilómetros para aulas ao domicílio. Tira uma foto ao recibo – a IA lê automaticamente a data, o valor e a categoria. Sem introdução manual, sem recibos perdidos.
Tudo aquilo de que formadores e professores particulares precisam
Sem software de contabilidade sobrecarregado. Apenas as funções que realmente usas.
Modelos de fatura para cada modelo
Cria modelos para tarifa horária, pacote de 10 aulas e série de cursos. Configurados uma vez, preenchidos em segundos. Com descrições de serviços personalizáveis e campo para notas de cancelamento.
- Modelos para tarifa horária, pacote e curso
- Descrição com data e duração
- Política de cancelamento como nota de fatura
- Código QR suíço gerado automaticamente
Faturas recorrentes e lembretes
Configura faturas recorrentes para os teus cursos mensais. O Magic Heidi envia-as automaticamente e emite um lembrete de pagamento quando o prazo é ultrapassado – sem que tenhas de intervir.
- Faturas recorrentes configuradas uma vez
- Envio mensal automático
- Lembrete de pagamento em atraso
- Visão geral de faturas abertas e pagas
Despesas e contabilidade simples
Foto do recibo, pronto. A IA extrai a data, o valor e a categoria. No fim do ano, exporta tudo pronto para os impostos – para o teu contabilista ou diretamente para a tua declaração.
- Captura de comprovativos por foto com IA
- Categorias: material, sala, deslocações
- Visão simples receitas-despesas
- Exportação fiscal para o contabilista
Uma fatura profissional em minutos
O Magic Heidi não foi construído para contabilistas – mas para pessoas que preferem ensinar a preencher formulários.
- 🎟Pacotes e subscrições
Criar pacotes pré-pagos e gerir saldos de aulas
- 🔁Faturas recorrentes
Configurar cursos mensais uma vez, envio automático
- 🤖Digitalização de despesas com IA
Foto, e a IA lê a data e o valor automaticamente
- 📲Pagamento por código QR
Pais e alunos pagam com um scan – de imediato
- Fatura #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Fatura #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Fatura #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Trabalhador independente como professor
na Suíça
Aulas particulares ocasionais ou formação como atividade principal – os requisitos legais diferem. Eis os pontos-chave que os professores na Suíça devem conhecer.
Abaixo de CHF 100k de faturação: receitas e despesas são suficientes
A partir de rendimentos regulares de atividade independente
Os serviços educativos estão isentos do IVA suíço nos termos do art. 21 LIVA
No imposto federal direto, os alunos podem deduzir até CHF 13'000 em custos de formação – precisam da tua fatura
Checklist: o que deve constar na tua fatura
Copia esta checklist e verifica-a antes de enviares a tua próxima fatura.
Menções obrigatórias em cada fatura suíça:
- ✅ O teu nome e morada completos (como prestador do serviço)
- ✅ Nome e morada do aluno / cliente
- ✅ Número de fatura único
- ✅ Data da fatura
- ✅ Descrição do serviço: disciplina, data(s), duração de cada sessão
- ✅ Preço unitário e valor total
- ✅ Prazo de pagamento (recomendação: 10 dias)
- ✅ O teu IBAN / dados bancários
- ✅ Código QR suíço (padrão de pagamento desde 2022)
Recomendado para formadores e professores particulares:
- ☑ Política de cancelamento como nota («cancelamentos < 24h faturados a 50%»)
- ☑ Período de validade para pacotes de aulas («válido 6 meses a partir da data de emissão»)
- ☑ Menção de isenção de IVA se aplicável («serviço educativo nos termos do art. 21 LIVA, isento de IVA»)
- ☑ O teu número UID, se tiveres
O Magic Heidi gere tudo isto automaticamente – código QR, número de fatura e formatação incluídos.
Perguntas frequentes de formadores e professores particulares
Preciso mesmo de emitir faturas como professor particular?
Sim – por duas razões. Primeiro, uma fatura é a prova do teu serviço e protege-te em disputas de pagamento. Segundo, muitos alunos e pais precisam de uma fatura formal para deduzir os custos como despesas de formação na declaração de impostos (até CHF 13'000 por ano no imposto federal direto). Sem a tua fatura, não podem pedir esta dedução.
Como se fatura corretamente um pacote de 10 aulas?
Emite a fatura do pacote completo antecipadamente, antes de a primeira sessão ter lugar. Descrição: «Pacote 10 aulas de piano – 10 sessões de 45 min., válido a partir de [data]». Mantém à parte um registo das sessões já realizadas. O Magic Heidi ajuda-te a manter esta visão geral sem folhas Excel.
Posso cobrar as sessões canceladas e as faltas?
Sim, se mencionaste uma política de cancelamento nas tuas condições gerais ou diretamente na fatura. A prática comum é 50–100% da tarifa horária para cancelamentos com menos de 24 ou 48 horas de antecedência. Acrescenta a taxa de cancelamento numa linha separada, ex.: «Cancelamento 22.03.2025 (< 24h de aviso, 50%) – CHF 40.00».
Tenho de cobrar IVA sobre aulas particulares e explicações?
Na maioria dos casos, não. Os serviços de ensino e formação estão isentos do IVA suíço nos termos do art. 21 LIVA – independentemente da tua faturação. Isto aplica-se a explicações, aulas de música, cursos de idiomas e ofertas educativas semelhantes. Portanto, não és obrigado a registar-te para o IVA por estes serviços, mesmo que a tua faturação ultrapasse os CHF 100'000.
Como configuro faturas recorrentes?
No Magic Heidi, cria uma fatura para o teu curso, ativa a função de fatura recorrente e define a frequência (mensal, semanal) e a data de envio. O Magic Heidi envia automaticamente a fatura e lembra o aluno quando o pagamento vence. Já não precisas de intervir manualmente.
Que despesas posso deduzir como formador?
Como formador independente, podes declarar as despesas com ligação profissional como custos empresariais: materiais didáticos e livros, aluguer de sala para o espaço de ensino, quilómetros para aulas ao domicílio, custos de formação contínua para o teu próprio desenvolvimento profissional e uma parte dos custos do escritório em casa (se ensinares a partir de casa). O Magic Heidi capta estes comprovativos por foto e categoriza-os automaticamente.
A partir de quando sou considerado independente como professor particular?
Assim que ensinas regularmente mediante remuneração, és considerado fiscalmente independente – quer tenhas registado uma empresa em nome individual quer não. A obrigação de contribuir para a AVS também começa com rendimentos regulares. Recomendação: inscreve-te na tua caixa de compensação AVS e mantém desde o início uma contabilidade simples de receitas e despesas.
Como emito um comprovativo para a dedução fiscal da formação?
A tua fatura habitual é suficiente como prova. O importante é que a descrição do serviço (disciplina, data, duração), o teu nome como prestador do serviço e o valor pago estejam claramente visíveis. O Magic Heidi gera faturas profissionais com todos os dados necessários – o teu aluno pode entregá-las diretamente com a declaração de impostos.
O que dizem formadores e professores particulares sobre o Magic Heidi
Professores de toda a Suíça que simplificaram a sua faturação
“Como parteira independente e mãe, tenho pouco tempo e poucos conhecimentos para manter uma contabilidade estruturada e as minhas despesas profissionais em dia. Ao contrário de outros softwares, a Magic Heidi é fácil de usar e adapta-se rapidamente à nossa situação.”
“Há muito tempo que procurava um sistema de contabilidade simples e intuitivo, adequado também para quem não é especialista em informática. Com o Excel perdia muito tempo. Experimentei a Magic Heidi e assinei logo: finalmente a contabilidade já não é um peso, mas uma ferramenta clara e motivadora.”
“A Magic Heidi tem uma estrutura lógica e simples. Escrevi a minha primeira fatura muito depressa.”
Preços simples. Sem surpresas.
Uma subscrição. Todas as funções. Cancela quando quiseres.
Plano gratuito
- 3 faturas incluídas
- 3 despesas incluídas
- Todas as funções desbloqueadas
- Sem cartão de crédito
- Cancela quando quiseres
Anual
- Faturas ilimitadas
- Despesas ilimitadas
- Digitalização de despesas IA
- Faturas recorrentes e lembretes
- QR-faturas suíças
- Importação extratos bancários
- Acesso móvel + desktop
- Suporte por telefone e e-mail
Mensal
- Faturas ilimitadas
- Despesas ilimitadas
- Digitalização de despesas IA
- Faturas recorrentes e lembretes
- QR-faturas suíças
- Importação extratos bancários
- Acesso móvel + desktop
- Suporte por telefone e e-mail
Garantia de reembolso de 30 dias. Experimenta sem risco.
Tu ensinas. O Magic Heidi trata das faturas.
Tornaste-te professor particular, professor de música ou formador porque queres transmitir o teu conhecimento – não para fazer contabilidade. O Magic Heidi gere o lado administrativo para que te possas concentrar no ensino.
