Référence rapide : Facturation, TVA & QR‑Facture

Premiers pas (checklist de 2 minutes)

Avant d'envoyer ta première facture avec Magic Heidi, ces réglages rapides évitent les erreurs les plus courantes :

1. Ajoute tes coordonnées professionnelles (adresse, email/téléphone, coordonnées bancaires).
2. Télécharge ton logo pour des PDF professionnels.
3. Active la TVA (si applicable) en ajoutant ton numéro TVA.
4. Vérifie la langue + devise par client (surtout pour les clients internationaux).
5. Décide si tu as besoin d'un devis avant de facturer.
6. Repère où se trouvent les exports pour partager tes fichiers avec ta fiduciaire.

Tutoriel 1 : Comment ajouter ton logo sur la facture

Résultat : Tes factures PDF afficheront ton logo au lieu du logo par défaut.

Étapes

1. Ouvre Paramètres (ou la zone paramètres de ton application).
2. Trouve Changer le logo.
3. Clique sur Télécharger un nouveau logo.
4. Sélectionne ton fichier logo (PNG ou JPG recommandé).
5. Enregistre/confirme le téléchargement.
6. Génère une facture PDF pour vérifier qu'il s'affiche correctement.

Dépannage

• Logo flou : Télécharge une image en plus haute résolution (idéalement un logo rectangulaire horizontal).
• Logo rogné : Essaie une version avec plus de marge autour des bords.
• Tu ne trouves pas « Changer le logo » : Vérifie que tu es dans Paramètres (pas dans une facture).

Tutoriel 2 : Comment activer la TVA en Suisse (MWST aktivieren / activer la TVA)

Résultat : Tu pourras créer des factures avec TVA, sélectionner le bon taux et afficher les montants TVA sur tes factures.

Note : Les obligations TVA dépendent de ta situation. Si tu n'es pas sûr de devoir facturer la TVA, consulte ta fiduciaire ou les directives suisses en vigueur.

Étapes (Activer la TVA)

1. Va dans Paramètres.
2. Ouvre Coordonnées bancaires.
3. Fais défiler vers le bas et entre ton numéro TVA.
4. Enregistre tes modifications.
5. Ouvre une facture et clique sur Modifier la facture.
6. Dans Paramètres TVA (ou la vue de modification), choisis le taux TVA approprié pour les articles/client.
7. Génère le PDF pour confirmer que la TVA s'affiche correctement.

Dépannage

• Les taux TVA n'apparaissent pas : Vérifie que ton numéro TVA est enregistré dans Coordonnées bancaires.
• La TVA apparaît sur certaines factures mais pas d'autres : Confirme que tu as sélectionné le taux TVA dans Modifier la facture pour ce client/cette facture.
• Tu as besoin d'un comportement TVA différent selon les clients : Consulte les Options avancées de la facture et les paramètres spécifiques au client.

Tutoriel 3 : Comment changer la langue de la facture

Résultat : Ta facture PDF sera générée dans la langue attendue par ton client (ex. : EN/DE/FR/IT), améliorant la clarté et réduisant les retards de paiement.

Étapes

1. Ouvre la facture que tu souhaites modifier.
2. Clique sur Modifier la facture.
3. Trouve Options avancées.
4. Utilise le menu déroulant Langue pour sélectionner la langue souhaitée.
5. Enregistre les modifications.
6. Génère le PDF pour confirmer que la langue est correcte.

Important : Ce paramètre de langue est enregistré uniquement pour ce client. C'est pratique si tu factures différents clients dans différentes langues.

Dépannage

• Menu déroulant de langue invisible : Assure-toi d'être dans Modifier la facture → Options avancées.
• Seul un client a changé (pas les autres) : C'est normal — la langue est enregistrée par client.

Tutoriel 4 : Comment changer la devise de facturation en Euro (CHF → EUR)

Résultat : Tu peux facturer tes clients internationaux en EUR (ou dans n'importe quelle autre devise), tout en gardant un processus simple.

Étapes

1. Ouvre la facture.
2. Clique sur Modifier la facture.
3. Va dans Options avancées.
4. Ouvre le menu déroulant Devise.
5. Sélectionne EUR.
6. Enregistre, puis génère le PDF de la facture.

Dépannage

• La devise revient toujours : Confirme que tu as enregistré dans Modifier la facture et que tu modifies le bon client/la bonne facture.
• Tu as besoin de CHF pour certains clients et EUR pour d'autres : Définis la devise par client via l'écran de modification de facture (comportement spécifique au client).

Tutoriel 5 : Comment ajouter du texte supplémentaire sur la facture

Résultat : Tes factures incluront automatiquement un message cohérent — comme les délais de paiement, les instructions de virement ou un petit mot de remerciement.

Exemples que tu pourrais ajouter :

• « Paiement à 10 jours. »
• « Merci d'indiquer le numéro de facture comme référence de paiement. »
• « Merci pour votre confiance. »

Étapes

1. Ouvre la facture sur laquelle tu travailles.
2. Clique sur Modifier la facture.
3. Fais défiler jusqu'aux Options avancées.
4. Trouve la zone de texte Message.
5. Entre ton texte supplémentaire.
6. Enregistre et génère le PDF de la facture.

Note : Ce que tu entres ici sera visible sur toutes les factures générées pour ce client.

Dépannage

• Le message n'apparaît pas sur le PDF : Confirme que tu as enregistré les modifications et regénéré le PDF.
• Le message s'affiche pour le mauvais client : Le message est spécifique au client — vérifie que tu as modifié la bonne facture.

Tutoriel 6 : Comment créer un devis/offre

Résultat : Tu peux envoyer un devis professionnel à un client, puis le convertir en facture une fois accepté — sans tout recréer.

Étapes

1. Ouvre le brouillon de facture que tu veux transformer en devis.
2. Clique sur Modifier la facture.
3. Va dans Options avancées.
4. Bascule du mode Facture au mode Devis.
5. Génère le PDF et envoie-le à ton client.
6. Quand le client accepte, retourne dans Modifier la facture → Options avancées et rebascule en mode Facture.
7. Génère la facture PDF pour le paiement.

Dépannage

• Tu ne trouves pas le bouton devis : Il est dans Modifier la facture → Options avancées.
• Tu as envoyé un devis mais dois facturer les mêmes éléments : Repasse en mode Facture — pas besoin de recréer le document.

Tutoriel 7 : Comment ajouter des coordonnées supplémentaires aux factures

Résultat : Tes factures afficheront des coordonnées supplémentaires sous ton adresse — pour que tes clients puissent te joindre facilement (et avoir confiance en la légitimité de la facture).

Étapes

1. Va dans Paramètres.
2. Ouvre Coordonnées bancaires.
3. Trouve la zone de texte Coordonnées supplémentaires.
4. Entre les informations à afficher (ex. : téléphone, email, site web).
5. Enregistre les modifications.
6. Génère une facture PDF pour confirmer l'affichage sous ton adresse.

Dépannage

• Les coordonnées ne s'affichent pas : Regénère le PDF après avoir enregistré.
• Trop de lignes / aspect encombré : Reste concis — 1 à 3 lignes suffisent.

Tutoriel 8 : Comment exporter mes données comptables

Résultat : Tu téléchargeras un fichier Excel avec tes factures et dépenses — idéal pour la révision comptable, la préparation TVA ou le partage avec ta fiduciaire.

Étapes

1. Ouvre Analytique.
2. Cherche le bouton Exporter (en haut à droite).
3. Clique sur Exporter.
4. Télécharge le fichier Excel.
5. Partage-le avec ta fiduciaire ou conserve-le dans tes archives.

Dépannage

• Bouton Exporter absent : Vérifie que tu es dans Analytique (pas dans Facturation/Dépenses).
• Excel ne s'ouvre pas : Essaie d'ouvrir avec Google Sheets ou une version Excel plus récente.
• Tu as besoin d'une période spécifique : Si des filtres existent dans Analytique, applique-les avant d'exporter.

QR‑facture en Suisse : notes de conformité

Si tu factures des clients suisses, la compatibilité QR‑facture n'est pas optionnelle — c'est le standard de paiement attendu par de nombreux clients.

À savoir : depuis le 22 novembre 2025, seules les adresses structurées sont admises dans les QR-factures (rue, numéro, code postal et localité dans des champs séparés).

Ce que tu dois faire maintenant (checklist pratique)

1. Garde tes coordonnées propres et cohérentes dans ton profil d'entreprise et les profils clients.
2. Utilise des champs d'adresse client complets (évite de tout mettre sur une seule ligne si des champs séparés existent).
3. Si tu travailles avec une fiduciaire, demande-lui quel format d'export/adresse elle préfère pour faciliter le rapprochement.
4. Revérifie tes factures PDF périodiquement, surtout après les mises à jour de l'application.

Cette section est une checklist de préparation générale, pas un conseil juridique. Pour ta situation spécifique de facturation et TVA, consulte ta fiduciaire.

Solutions rapides courantes (gagne du temps)

« Je ne trouve pas le paramètre mentionné dans un tutoriel. »

La plupart des paramètres se trouvent dans l'un de ces endroits :

• Paramètres → Coordonnées bancaires (numéro TVA, coordonnées)
• Paramètres → Changer le logo (identité visuelle)
• Facture → Modifier la facture → Options avancées (langue, devise, message, mode devis)
• Analytique → Exporter (export Excel)

« Ma modification ne s'affiche pas sur le PDF. »

Dans la plupart des cas :

1. Enregistre la modification.
2. Rouvre la facture.
3. Regénère le PDF.

« J'ai besoin de paramètres différents selon les clients. »

Magic Heidi applique généralement les options par client (langue, message, parfois devise). Si quelque chose n'a changé que pour un client, c'est souvent voulu.