Vous enseignez les maths, le piano ou le yoga – mais la facturation vous donne du fil à retordre. Comment facturer un forfait 10 séances ? Que faire en cas d'annulation ? Magic Heidi rend la facturation aussi simple que l'enseignement.
En tant que professeur particulier, professeur de musique ou animateur de cours en Suisse, vous connaissez le problème : vous excellez dans l'enseignement – mais la facturation vous coûte disproportionnement de temps et d'énergie.
Trois modèles tarifaires, trois structures de facturation différentes. L'élève demande un reçu pour sa déduction fiscale formation. Un autre a annulé à la dernière minute la semaine passée. Et en fin de mois, les tâches administratives s'accumulent.
Magic Heidi résout tout ça. Que ce soit une heure individuelle, un forfait 10 séances ou un cours mensuel récurrent – vous créez en quelques minutes une facture professionnelle conforme aux normes suisses avec QR-code.
La plupart des logiciels de facturation sont conçus pour les artisans ou les agences – pas pour les enseignants. Ça rend la facturation inutilement compliquée.
Chaque modèle a sa propre logique – et sa propre structure de facturation. Voici comment les représenter correctement.
Le modèle le plus simple. Vous enseignez – vous facturez.
Position de facture :
Pour plusieurs cours dans le mois, établissez une facture récapitulative en fin de mois et listez chaque cours comme position séparée. Votre élève voit exactement ce qu'il paie.
Délai de paiement : 10 jours recommandé – assez court pour que les particuliers n'oublient pas.
L'élève achète 10 séances à l'avance. Vous établissez la facture avant le début des cours.
Position de facture :
Important : Gardez une trace séparée des séances déjà effectuées – Magic Heidi vous aide à maintenir cette vue d'ensemble.
Nombre fixe d'heures par mois à un prix forfaitaire. Idéal pour les cours de langue, le yoga ou les cours collectifs réguliers.
Position de facture :
Configurez cette facture une seule fois – Magic Heidi l'envoie automatiquement chaque mois.
Voici à quoi pourrait ressembler une facture mensuelle typique pour des cours particuliers :
| Pos. | Description | Qté | Unité | Prix | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cours particulier mathématiques, 08.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 2 | Cours particulier mathématiques, 15.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 3 | Cours particulier mathématiques, 22.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 4 | Annulation 29.04.2025 (annulé < 24h, 50% d'indemnité) | 1 | forfait | CHF 40.00 | CHF 40.00 |
| Total | CHF 280.00 |
Note sur la facture : Délai de paiement : 10 jours. Pour toute annulation moins de 24 heures avant le cours, 50% du tarif horaire sera facturé.
Cette note vous protège juridiquement et rend votre politique d'annulation transparente.
Qui a 10 élèves ne veut pas créer 10 factures manuellement chaque mois. Configurez vos factures récurrentes une fois – Magic Heidi les envoie automatiquement. Avec rappel de paiement, pour que votre trésorerie ne dépende pas des parents oublieux.
Ce que la plupart des formateurs vivent chaque jour – et comment faire mieux
| Tâche | Manuellement | Magic Heidi |
|---|---|---|
| Créer un forfait 10 séances | Tableau Excel + facture Word, 20 min. | Remplir un modèle, 2 min. |
| Suivre le solde | Liste manuscrite, sujette aux erreurs | Automatiquement dans le profil client |
| Facture mensuelle cours | Ressaisir chaque mois | Configurer une fois, envoi automatique |
| Rappel de paiement | Oublié ou relance embarrassante | Rappel automatique après échéance |
| Saisie des dépenses | Conserver les reçus et les saisir manuellement | Photo, l'IA fait le reste |
En tant que formateur indépendant, vous avez des dépenses déductibles : livres et matériel pédagogique, location de salle, indemnité kilométrique pour les cours à domicile. Prenez une photo du reçu – l'IA lit automatiquement date, montant et catégorie. Pas de saisie manuelle, plus de reçus perdus.
Pas de logiciel comptable surchargé. Seulement les fonctions que vous utilisez vraiment.
Créez des modèles pour taux horaire, forfait 10 séances et série de cours. Configuré une fois, rempli en secondes. Avec descriptions de prestations personnalisables et champ pour les mentions d'annulation.
Configurez des factures récurrentes pour vos cours mensuels. Magic Heidi envoie automatiquement et envoie un rappel de paiement en cas de dépassement d'échéance – sans que vous ayez à intervenir.
Photo du reçu, c'est tout. L'IA extrait date, montant et catégorie. En fin d'année, exportez tout prêt pour les impôts – pour votre fiduciaire ou directement pour votre déclaration.
Magic Heidi n'est pas conçu pour les comptables – mais pour les personnes qui préfèrent enseigner plutôt que remplir des formulaires.
Créer des forfaits prépayés et gérer les soldes
Configurer les cours mensuels une fois, envoi automatique
Photo, l'IA lit date et montant automatiquement
Parents et élèves paient par scan – immédiatement
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
John Doe
CHF 600
Jan 20
Cours particuliers accessoires ou prestataire de formation principal – les bases légales diffèrent. Voici les points essentiels que les formateurs en Suisse doivent connaître.
Moins de CHF 100k de CA : recettes et dépenses suffisent
Dès qu'il y a un revenu régulier d'activité indépendante
Les prestations de formation sont exonérées de TVA selon l'art. 21 LTVA
Les élèves peuvent déduire jusqu'à CHF 12'400 en frais de formation – ils ont besoin de votre facture
Copiez cette checklist et vérifiez avant d'envoyer votre prochaine facture.
Mentions obligatoires sur chaque facture suisse :
Recommandé pour les formateurs et professeurs particuliers :
Magic Heidi gère tout cela automatiquement – QR-code, numéro de facture, mise en page inclus.
Oui – pour deux raisons. Premièrement, une facture est la preuve de votre prestation et vous protège en cas de litige de paiement. Deuxièmement, beaucoup d'élèves et de parents ont besoin d'une facture formelle pour déduire les coûts comme frais de formation dans leur déclaration d'impôts (jusqu'à CHF 12'400 par an). Sans votre facture, ils ne peuvent pas faire valoir cette déduction.
Établissez la facture pour l'ensemble du forfait à l'avance, avant la première séance. Description : «Forfait 10 séances de piano – 10 cours de 45 min., valable dès [date]». Gardez séparément une trace des séances déjà effectuées. Magic Heidi vous aide à maintenir la vue d'ensemble sans tableaux Excel.
Oui, si vous avez mentionné une politique d'annulation dans vos conditions générales ou directement sur la facture. Les pratiques courantes sont 50–100% du tarif horaire pour les annulations de moins de 24 ou 48 heures. Ajoutez l'indemnité d'annulation comme position séparée, p.ex. «Annulation 22.03.2025 (annulé < 24h, 50% d'indemnité) – CHF 40.00».
Dans la plupart des cas, non. Les prestations d'enseignement et de formation sont exonérées de la TVA suisse selon l'art. 21 al. 2 ch. 11 LTVA – indépendamment de votre chiffre d'affaires. Cela s'applique aux cours de soutien, à l'enseignement musical, aux cours de langue et aux offres de formation similaires. Vous n'êtes donc pas tenu de vous inscrire à la TVA pour ces prestations, même si votre chiffre d'affaires dépasse CHF 100'000.
Dans Magic Heidi, créez une facture pour votre cours, activez la fonction de facture récurrente et définissez le rythme (mensuel, hebdomadaire) et la date d'envoi. Magic Heidi envoie automatiquement la facture et rappelle l'élève à l'échéance. Vous n'avez plus besoin d'intervenir manuellement.
En tant que formateur indépendant, vous pouvez faire valoir les dépenses professionnelles comme frais d'entreprise : matériel pédagogique et livres, location de salle pour le local de cours, indemnité kilométrique pour les cours à domicile, frais de formation continue pour votre développement professionnel, ainsi que la part bureau à domicile (si vous enseignez chez vous). Magic Heidi saisit ces justificatifs par photo et les catégorise automatiquement.
Dès que vous enseignez régulièrement contre rémunération, vous êtes considéré fiscalement comme indépendant – indépendamment du fait que vous ayez fondé une raison individuelle ou non. L'obligation de cotiser à l'AVS commence également dès un revenu régulier. Recommandation : annoncez-vous auprès de votre caisse de compensation AVS et tenez dès le début une comptabilité simple recettes-dépenses.
Votre facture habituelle suffit comme preuve. L'important est que la description de la prestation (matière, date, durée), votre nom en tant que prestataire et le montant payé soient clairement visibles. Magic Heidi génère des factures professionnelles avec toutes les indications nécessaires – votre élève peut les soumettre directement avec sa déclaration d'impôts.
Des enseignants de toute la Suisse qui ont simplifié leur facturation
J'enseigne le piano à 12 élèves avec différents modèles d'abonnement. Avant, j'avais des tableaux Excel pour chaque famille. Maintenant, je configure une facture récurrente et c'est terminé. Ça me fait gagner facilement deux heures chaque mois.
Professeure de piano, Zurich
Mes élèves de français langue étrangère ont besoin d'un reçu pour leur déduction fiscale formation. Avec Magic Heidi, je génère une facture professionnelle en 2 minutes. Mes élèves sont contents, moi aussi.
Professeure de FLE indépendante, Genève
Das 10er-Abo für meine Nachhilfeschüler war immer ein Durcheinander. Wer hat noch wie viele Stunden? Jetzt sehe ich es sofort im Kundenprofil. Die Eltern zahlen per QR-Code und ich muss nicht nachhaken.
Professeur de mathématiques et physique, Berne
Une formule. Toutes les fonctions. Résiliable à tout moment.
Vous êtes devenu professeur particulier, professeur de musique ou prestataire de cours parce que vous voulez transmettre votre savoir – pas pour faire de la comptabilité. Magic Heidi gère le côté administratif pour que vous puissiez vous concentrer sur l'enseignement.