Personalizar as tuas faturas com o Magic Heidi

Porquê personalizar as tuas faturas?

Uma fatura cuidada, personalizada e bem estruturada reforça a tua imagem de marca e facilita a compreensão para os teus clientes. O Magic Heidi oferece várias opções, desde a simples adição do logótipo até à criação de faturas complexas com secções, artigos à hora e adiantamentos.

• Identidade visual -- Logótipo, mensagens e layout profissional
• Estrutura clara -- Secções, cabeçalhos e formatação automática
• Poupança de tempo -- Mensagens predefinidas e anexos automáticos

O que vais aprender neste guia

Logótipo e anexos

Acrescenta automaticamente o teu logótipo e documentos anexos a todas as tuas faturas.

• Adicionar o teu logótipo em formato PNG ou SVG
• Anexar as tuas condições gerais em PDF
• Pré-visualização instantânea do resultado
• Formato horizontal recomendado

Mensagens predefinidas

Configura sem esforço mensagens recorrentes para as tuas faturas e orçamentos.

• Mensagem predefinida para faturas
• Mensagem predefinida para orçamentos
• Possibilidade de alteração pontual
• Campo de assinatura para orçamentos

Estrutura e artigos

Organiza as linhas da tua fatura com secções, títulos e descrições.

• Artigos normais e à hora
• Formatação automática título/descrição
• Secções e separações visuais
• Unidades personalizadas

Documentos e adiantamentos

Gera diferentes tipos de documentos e adiantamentos com um clique.

• Faturas com QR integrado
• Orçamentos com campo de assinatura
• Confirmações de encomenda
• Adiantamentos em percentagem

Etapa 1: configurar as definições gerais

A primeira etapa da personalização acontece nas definições do Magic Heidi. É aqui que defines os elementos que vão aparecer por predefinição em todas as tuas faturas.

Adicionar o teu logótipo

Vai a Configurações > Personalizar fatura, seleciona a imagem do teu logótipo e usa a pré-visualização para verificar o resultado. Usa um ficheiro PNG ou SVG com fundo transparente para um resultado ideal. Prepara o teu logótipo em formato horizontal (paisagem) para que se integre harmoniosamente no cabeçalho.

• Configurações > Personalizar fatura
• Botão de carregamento de imagem
• Pré-visualização com uma fatura de teste aleatória
• Formato recomendado: PNG ou SVG transparente

Anexar um documento predefinido

Se queres que as tuas condições gerais de venda, um contrato-tipo ou qualquer outro documento acompanhe sistematicamente as tuas faturas, o Magic Heidi permite adicionar um anexo predefinido em PDF. Este documento é anexado automaticamente no final de cada fatura enviada.

• Secção de anexos em Personalizar fatura
• Carregamento de ficheiro PDF
• Anexo automático em cada fatura
• Ideal para condições de pagamento e termos gerais

Definir mensagens predefinidas

As mensagens predefinidas evitam que tenhas de escrever à mão uma nota recorrente em cada documento. Configura uma mensagem para faturas (ex.: Obrigado pela sua confiança) e outra para orçamentos (ex.: Orçamento válido por 30 dias). Podes sempre alterá-las pontualmente.

• Mensagem predefinida para faturas
• Mensagem predefinida para orçamentos
• Aparece automaticamente no rodapé
• Alteração possível por documento

Etapa 2: criar e personalizar uma fatura

Depois de configurares as definições gerais, passamos à criação propriamente dita. Acrescenta notas de cabeçalho para contextualizar cada fatura com o nome do projeto ou o período de faturação. Altera a mensagem no rodapé de uma fatura específica sem afetar as tuas definições predefinidas. Muda o idioma e a moeda para os teus clientes internacionais.

Gerar diferentes tipos de documentos

O Magic Heidi não se limita às faturas clássicas. Graças aos modelos de documentos, podes gerar vários tipos de documentos a partir dos mesmos dados. Alterna entre modelos a qualquer momento.

• Fatura -- Documento normal com a secção de pagamento QR integrada
• Orçamento -- Sem código QR, com campo de assinatura/data para aprovação
• Confirmação de encomenda -- Sem código QR, para confirmar a receção de uma encomenda
• Adiantamento -- Documento específico para cobrar uma percentagem do valor total

Estruturar os teus artigos de forma profissional

Um dos aspetos mais poderosos do Magic Heidi está na forma como podes organizar as linhas da tua fatura para as tornar claras e visualmente apelativas.

Artigos normais vs. artigos à hora

Quando acrescentas um artigo à tua fatura, podes escolher entre dois tipos:

• Artigo normal: um produto ou serviço com preço unitário e quantidade.
• Artigo à hora: um trabalho cobrado à hora, com taxa horária, intervalo horário (de/até) e data.

O artigo à hora é particularmente adequado para freelancers que cobram à hora. As informações de tempo são registadas automaticamente e apresentadas de forma elegante na fatura.

Formatação automática título/descrição

O Magic Heidi aplica uma formatação automática inteligente aos teus artigos:

• Uma única linha de texto: o título é apresentado normalmente.
• Duas linhas ou mais: a primeira linha torna-se automaticamente um título a negrito e as linhas seguintes aparecem como descrição por baixo.

Por exemplo: escreve "Produto exemplo" na primeira linha e "Descrição detalhada do produto, especificações, etc." na segunda. Produto exemplo aparece a negrito, seguido da descrição em texto normal.

Criar secções e separações

Para faturas com muitos artigos, organiza-os em secções temáticas:

Cabeçalho de secção: acrescenta um artigo com o nome da secção (ex.: Produtos), preço 0 e quantidade 0.

Espaço de separação: acrescenta um artigo com descrição vazia, preço e quantidade 0.

Unidades personalizadas

Para artigos que não são à hora, integra a unidade diretamente na descrição:

• "4.5 quilos -- Produto A"
• "250 gramas -- Produto B"

Gerar um adiantamento com um clique

A funcionalidade de adiantamento é indispensável para freelancers que querem garantir parte do pagamento antes de começar um trabalho. Abre a fatura, clica em Adiantamento, introduz a percentagem pretendida (ex.: 20%) e confirma. O Magic Heidi gera automaticamente uma fatura de adiantamento com o preço total, o valor calculado e a secção de pagamento QR correspondente.

Resumo das opções de personalização