Encerramento anual freelancer – Guia passo a passo

Neste guia, mostramos-te em três passos claros como preparar o teu encerramento anual no Magic Heidi – desde a verificação das tuas faturas, passando pela conferência das despesas, até à exportação dos dados para a declaração de impostos. No final, terás em mãos um ficheiro Excel completo com todas as informações necessárias para a tua declaração de impostos.

Três passos para o encerramento anual completo

Se usaste o Magic Heidi durante todo o ano para as tuas faturas e despesas, o encerramento anual é mais simples do que imaginas.

1. Verificar faturas – Conferir todas as faturas pagas e esclarecer o estado das faturas em aberto.
2. Controlar despesas – Comparar as despesas com os extratos bancários e completar o que faltar.
3. Exportar dados – Criar a exportação em Excel e, opcionalmente, fazer uma cópia de segurança completa de todos os comprovativos.

Passo 1: Verificar as faturas do ano anterior

O primeiro passo consiste em obter uma visão geral de todas as faturas do exercício encerrado. Para isso, abre a lista de faturas no Magic Heidi e filtra pelo ano correspondente.

Vais encontrar as tuas faturas em três estados:

• Faturas pagas – Todas as faturas que foram integralmente pagas pelos teus clientes. Formam a base do teu encerramento anual.
• Faturas em aberto – Faturas cujo pagamento ainda aguardas. A questão é se o pagamento só foi recebido no novo ano.
• Faturas não pagas – Faturas que nunca foram pagas – por exemplo, porque um trabalho foi cancelado ou um cliente não efetuou o pagamento.

Regime de caixa ou de faturação? Escolher o método correto

Para as faturas que só foram pagas no novo ano, tens de tomar uma decisão importante. Para a maioria dos freelancers e empresas em nome individual na Suíça, o regime de caixa é o método mais comum e simples – conta o momento em que o dinheiro entra efetivamente na tua conta.

Regime de caixa (recebimento)

A fatura conta no ano em que foi paga. Recomendado para a maioria dos freelancers na Suíça.

• Método mais simples
• Conta o recebimento efetivo do pagamento
• Fatura de dezembro, pagamento em janeiro = ano novo
• Comum em empresas em nome individual

Mantém o método que escolheste. As faturas em aberto no fim do ano entram na lista dos teus créditos, que juntas à declaração de impostos. O que o teu cantão exige, dizem-te as finanças cantonais ou o teu fiduciário.

Regime de faturação (competência)

A fatura conta no ano em que foi emitida – independentemente do momento do pagamento.

• Baseado na data da fatura
• Independente do recebimento do pagamento
• Mais comum em empresas maiores
• Contabilidade mais complexa

Faturas não pagas

As faturas que nunca são pagas não deves simplesmente eliminar: as faturas emitidas fazem parte dos teus documentos comerciais. Anula-as com uma nota de crédito ou deixa-as como não pagas.

• No regime de caixa, não contam como receitas
• Anular com uma nota de crédito mantém a documentação rastreável
• Em caso de incumprimentos maiores, pergunta ao teu fiduciário como tratá-los

Passo 2: Controlar e completar as despesas

Enquanto o lado das faturas costuma estar bem organizado, é nas despesas que costumam surgir lacunas. Abre os extratos da tua conta empresarial e compara as despesas listadas com os registos no Magic Heidi.

Comparar despesas mês a mês

Percorre os teus extratos bancários de forma sistemática e usa as ferramentas práticas do Magic Heidi para encontrar lacunas:

• Usar a função de pesquisa – Pesquisa especificamente por «Software», «Voo», «Almoço» ou «Material de escritório».
• Verificar categorias – Percorre todas as categorias de despesas – falta alguma categoria por completo?
• Usar o Analytics – Verifica na área de Analytics se existem registos para cada mês.
• Comparar com os extratos bancários – Compara cada despesa comercial com os teus registos no Magic Heidi.

Verificar receitas e despesas recorrentes

Se tens receitas recorrentes – como faturas mensais de plataformas como a App Store, o Google Play ou o Shopify – podes verificar facilmente se estão completas na área de Analytics. Seleciona o cliente e confirma se existe uma fatura para cada mês.

Despesas que os freelancers esquecem com frequência

Certas despesas são esquecidas com especial frequência pelos freelancers. Confirma que consideraste os seguintes pontos:

• Pilar 3a – Não é uma despesa da empresa, mas é dedutível na tua declaração de impostos pessoal. Lembra-te de fazer a contribuição antes do fim do ano.
• Seguros – Seguro de responsabilidade civil profissional e outros seguros comerciais.
• Custos de trabalho em casa – Parte proporcional da renda, eletricidade e internet quando trabalhas a partir de casa.
• Formação contínua – Cursos, literatura especializada e conferências relevantes para a profissão.
• Subscrições de software – Ferramentas e serviços que usas no teu trabalho.
• Telefone & Internet – Uso profissional do teu telemóvel e da tua ligação à internet.

Dica: Preparámos um artigo detalhado sobre as principais despesas que os freelancers não devem esquecer na declaração de impostos. Vale a pena usá-lo como checklist antes de finalizares o encerramento anual.

Passo 3: Exportar os dados para a declaração de impostos

Assim que todas as faturas e despesas estiverem verificadas e completas, podes exportar os teus dados do Magic Heidi. Este passo demora apenas alguns minutos.

Criar a exportação Excel

Vai à área de exportação, seleciona o ano e exporta apenas as faturas pagas.

1. Abrir a área de exportação no Magic Heidi
2. Selecionar o ano pretendido (ex.: 2025)
3. Exportar apenas as faturas pagas
4. Guardar o ficheiro (ambiente de trabalho ou pasta de documentos fiscais)

Criar uma cópia de segurança completa (recomendado)

Faz uma cópia de segurança de todos os PDFs, fotos, comprovativos e documentos do exercício fiscal.

1. Clicar na opção de cópia de segurança na área de exportação
2. Receber a ligação de transferência por e-mail
3. Descarregar todos os ficheiros
4. Guardar no computador, num disco externo ou na nuvem

Dica: Mesmo que a cópia de segurança seja opcional, recomendamos que a faças. Assim, terás uma cópia local completa de todos os comprovativos – útil para auditorias ou se precisares de consultar algo mais tarde. Na Suíça, existe uma obrigação de conservação de 10 anos para os documentos comerciais.

Perceber o ficheiro de exportação

O ficheiro Excel exportado contém os números do Magic Heidi de que precisas para a tua declaração de impostos.

Folha de resumo

Todos os indicadores importantes numa visão geral – incluindo a receita líquida e o lucro (profit), que é relevante para a declaração de impostos.

• Receita total, detalhada por categorias
• Todas as despesas, detalhadas por categorias
• Informações de IVA como referência
• Receita líquida, despesas líquidas e lucro

Detalhes das faturas

Lista detalhada de todas as faturas individuais, com ligações diretas para os documentos originais no Magic Heidi.

• Lista de todas as faturas individuais
• Ligações diretas para os ficheiros originais das faturas
• Consultar o documento original a qualquer momento
• Transparência e rastreabilidade completas

Preencher a declaração de impostos

Transfere os números relevantes do ficheiro Excel diretamente para a tua declaração de impostos.

• Volume de negócios total da atividade independente
• Total das despesas comerciais
• Lucro líquido (profit líquido)
• O lucro é o ponto de partida do teu rendimento da atividade independente