Preparar o encerramento anual como freelancer – Guia passo a passo

Neste guia, mostramos em três passos claros como preparar seu encerramento anual no Magic Heidi – desde a verificação das suas faturas, passando pela conferência das despesas, até a exportação dos dados para a declaração de impostos. No final, você terá em mãos um arquivo Excel completo com todas as informações necessárias para sua declaração de impostos.

Três passos para o encerramento anual completo

Se você utilizou o Magic Heidi durante todo o ano para suas faturas e despesas, o encerramento anual é mais simples do que você imagina.

1. Verificar faturas – Conferir todas as faturas pagas e esclarecer o status das faturas em aberto.
2. Controlar despesas – Comparar despesas com extratos bancários e complementar itens faltantes.
3. Exportar dados – Criar exportação em Excel e, opcionalmente, fazer um backup completo de todos os comprovantes.

Passo 1: Verificar as faturas do ano anterior

O primeiro passo consiste em obter uma visão geral de todas as faturas do exercício encerrado. Para isso, abra a lista de faturas no Magic Heidi e filtre pelo ano correspondente.

Você encontrará suas faturas em três estados:

• Faturas pagas – Todas as faturas que foram integralmente pagas pelos seus clientes. Estas formam a base do seu encerramento anual.
• Faturas em aberto – Faturas pelas quais você ainda aguarda pagamento. A questão é se o pagamento foi recebido apenas no novo ano.
• Faturas não pagas – Faturas que nunca foram pagas – por exemplo, porque um trabalho foi cancelado ou um cliente não efetuou o pagamento.

Regime de caixa ou de competência? Escolher o método correto

Para faturas que foram pagas apenas no novo ano, você precisa tomar uma decisão importante. Para a maioria dos freelancers e empresas individuais na Suíça, o regime de caixa é o método mais comum e simples – conta o momento em que o dinheiro efetivamente entra na sua conta.

Regime de caixa (recebimento)

A fatura conta no ano em que foi paga. Recomendado para a maioria dos freelancers na Suíça.

• Método mais simples
• Conta o recebimento efetivo do pagamento
• Fatura de dezembro, pagamento em janeiro = ano novo
• Comum para empresas individuais

Regime de competência (faturamento)

A fatura conta no ano em que foi emitida – independentemente do momento do pagamento.

• Baseado na data da fatura
• Independente do recebimento do pagamento
• Mais comum em empresas maiores
• Contabilidade mais complexa

Faturas não pagas

Faturas que nunca foram pagas podem ser mantidas ou excluídas no Magic Heidi – ambas as opções não afetam o seu encerramento anual.

• Não são incluídas no balanço
• Podem ser excluídas ou mantidas
• Sem impacto no encerramento
• Organizar para melhor visão geral

Passo 2: Controlar e completar as despesas

Enquanto o lado das faturas geralmente está bem organizado, é nas despesas que costumam surgir lacunas. Abra os extratos da sua conta comercial e compare as despesas listadas com os registros no Magic Heidi.

Comparar despesas mês a mês

Percorra seus extratos bancários sistematicamente e utilize as ferramentas práticas do Magic Heidi para encontrar lacunas:

• Usar a função de busca – Pesquise especificamente por «Software», «Voo», «Almoço» ou «Material de escritório».
• Verificar categorias – Percorra todas as categorias de despesas – falta alguma categoria completamente?
• Usar o Analytics – Verifique na área de Analytics se existem registros para cada mês.
• Comparar com extratos bancários – Compare cada despesa comercial com seus registros no Magic Heidi.

Verificar receitas e despesas recorrentes

Se você tem receitas recorrentes – como faturas mensais de plataformas como App Store, Google Play ou Shopify – pode verificar a completude facilmente na área de Analytics. Selecione o cliente e confira se existe uma fatura para cada mês.

Despesas frequentemente esquecidas por freelancers

Certas despesas são esquecidas com especial frequência pelos freelancers. Certifique-se de que considerou os seguintes itens:

• Pilar 3a – Contribuições para o terceiro pilar são dedutíveis nos impostos.
• Seguros – Seguro de responsabilidade profissional, seguro de diária por doença e outros seguros comerciais.
• Custos de home office – Aluguel proporcional, eletricidade e internet ao trabalhar de casa.
• Formação continuada – Cursos, literatura especializada e conferências relevantes para a profissão.
• Assinaturas de software – Ferramentas e serviços que você utiliza para o seu trabalho.
• Telefone & Internet – Uso comercial do seu celular e conexão de internet.

Dica: Elaboramos um artigo detalhado sobre as principais despesas que freelancers não devem esquecer na declaração de impostos. Vale a pena usá-lo como checklist antes de finalizar o encerramento anual.

Passo 3: Exportar dados para a declaração de impostos

Assim que todas as faturas e despesas estiverem verificadas e completas, você pode exportar seus dados do Magic Heidi. Este passo leva apenas alguns minutos.

Criar exportação Excel

Vá até a área de exportação, selecione o ano e exporte apenas as faturas pagas.

1. Abrir a área de exportação no Magic Heidi
2. Selecionar o ano desejado (ex.: 2025)
3. Exportar apenas faturas pagas
4. Salvar o arquivo (desktop ou pasta de documentos fiscais)

Criar backup completo (recomendado)

Faça o backup de todos os PDFs, fotos, comprovantes e documentos do exercício fiscal.

1. Clicar na opção de backup na área de exportação
2. Receber link de download por e-mail
3. Baixar todos os arquivos
4. Salvar no computador, disco externo ou nuvem

Dica: Mesmo que o backup seja opcional, recomendamos que você o faça. Assim, você terá uma cópia local completa de todos os comprovantes – útil para auditorias ou caso precise consultar algo depois. Na Suíça, existe uma obrigação de conservação de 10 anos para documentos comerciais.

Entender o arquivo de exportação

O arquivo Excel exportado contém tudo o que você precisa para sua declaração de impostos.

Planilha de resumo

Todos os indicadores importantes em uma visão geral – incluindo receita líquida e lucro (profit), que é relevante para a declaração de impostos.

• Receita total, detalhada por categorias
• Todas as despesas, detalhadas por categorias
• Informações de IVA como referência
• Receita líquida, despesas líquidas e lucro

Detalhes das faturas

Lista detalhada de todas as faturas individuais com links diretos para os documentos originais no Magic Heidi.

• Lista de todas as faturas individuais
• Links diretos para os arquivos originais das faturas
• Consultar o documento original a qualquer momento
• Transparência e rastreabilidade completas

Preencher a declaração de impostos

Transfira os números relevantes do arquivo Excel diretamente para sua declaração de impostos.

• Faturamento total de atividade autônoma
• Total de despesas comerciais
• Lucro líquido (profit líquido)
• Renda tributável de trabalho autônomo