Créer des factures pour des clients internationaux – Guide pas à pas

En tant que freelance suisse, vous ne travaillez pas uniquement pour des clients à Berne, Zurich ou Bâle. Peut-être accompagnez-vous une startup à Londres, une agence à Berlin ou une entreprise à New York. Mais une fois le travail accompli, une question importante se pose : Comment créer une facture correcte pour un client international ?

Le bulletin de versement QR habituel, que vos clients suisses connaissent bien, est tout simplement inutilisable pour des entreprises étrangères. Vous avez besoin d'autres coordonnées bancaires, d'une autre devise et éventuellement d'une autre langue de facturation. Cela semble compliqué ? Ce n'est pas le cas – à condition de savoir où effectuer les bons réglages.

Comment configurer des coordonnées bancaires personnalisées

1. Accédez à Données de l'entreprise dans Magic Heidi.
2. Recherchez la section Coordonnées bancaires personnalisées.
3. Sélectionnez la devise souhaitée (par ex. GBP, EUR ou USD).
4. Saisissez les coordonnées bancaires correspondantes.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : De nombreux freelances suisses utilisent des comptes chez Wise ou Revolut Business pour recevoir des paiements internationaux de manière avantageuse et rapide. Ces prestataires vous fournissent des coordonnées bancaires locales dans différentes devises – idéal pour épargner à vos clients des frais de virement inutiles. Il vous suffit d'entrer les coordonnées respectives dans Magic Heidi.

Vous pouvez enregistrer plusieurs coordonnées bancaires pour différentes devises dans Magic Heidi. Ainsi, vous êtes parfaitement préparé pour des clients de différents pays.

Comment saisir un client étranger

1. Créez un nouveau client dans Magic Heidi.
2. Saisissez le nom de l'entreprise (par ex. « Google Inc. »).
3. Entrez l'adresse complète, y compris :
   • Rue et numéro
   • Code postal et ville
   • Pays (par ex. « United Kingdom », « Deutschland », « United States »)
4. Le cas échéant, ajoutez le numéro de TVA (VAT Number) ou d'autres informations pertinentes dans le champ correspondant.
5. Enregistrez le client.

Astuce : Veillez à toujours indiquer correctement le pays. Il apparaît sur la facture et garantit que votre facture a un aspect professionnel et complet. Dans le cadre de relations commerciales internationales, une adresse soignée est un gage de sérieux.

Comment définir la TVA à 0 %

Si vous avez activé la TVA dans Magic Heidi, procédez comme suit :

1. Ajoutez un article à votre facture (par ex. « Consulting »).
2. Définissez le taux de TVA à 0 %.

Si vous n'avez pas activé la TVA dans votre compte, cette étape est superflue – la facture sera automatiquement créée sans TVA.

Remarque importante : Les règles fiscales relatives aux prestations de services internationales peuvent être complexes. En cas de doute, il est recommandé de faire appel à un conseiller fiscal. Si vous souhaitez indiquer la raison pour laquelle aucune TVA n'est facturée (par ex. « Reverse Charge » ou « Lieu de prestation à l'étranger »), vous pouvez ajouter cette information dans les notes de bas de page de la facture.

Ce que vous pouvez indiquer dans les notes de bas de page

• Mentions fiscales : par ex. « VAT reverse charge applies » ou « Prestation non imposable en Suisse conformément à l'art. 8 al. 1 LTVA »
• Conditions de paiement : par ex. « Payment due within 30 days » ou accords particuliers
• Frais bancaires : indication de qui prend en charge les éventuels frais de virement
• Autres références : numéros de projet, numéros de commande (Purchase Order) ou références contractuelles

Comment ajouter des notes de bas de page :

1. Ouvrez la facture en mode édition.
2. Saisissez vos informations complémentaires dans le champ Notes de bas de page.
3. Enregistrez la facture.

1. Cliquez sur Générer la facture.
2. Vérifiez l'aperçu : au lieu du bulletin de versement QR, vous voyez désormais les coordonnées bancaires internationales que vous avez enregistrées à l'étape 1.
3. Contrôlez l'adresse, la devise, la langue et toutes les autres indications.
4. Téléchargez la facture au format PDF ou envoyez-la directement via l'application à votre client.

La facture apparaît désormais dans votre tableau de bord avec le montant correct dans la devise étrangère.

Comment cela fonctionne

Imaginez le scénario suivant :

• Vos revenus actuels s'élèvent à CHF 2'000.
• Vous marquez une facture de GBP 1'000 comme payée.
• Magic Heidi détermine automatiquement le taux de change à la date de paiement.
• Dans notre exemple, GBP 1'000 correspondent à environ CHF 1'040.
• Vos revenus totaux dans le tableau de bord affichent désormais CHF 3'040 – et non simplement CHF 3'000.

Cela signifie : vous disposez à tout moment d'un aperçu réaliste de vos revenus effectifs en francs suisses, même si une partie de vos clients paie en devises étrangères.

Astuce : Ce taux de change automatique est particulièrement précieux pour votre comptabilité et votre déclaration fiscale, car les autorités fiscales suisses attendent les revenus en CHF. Vous vous épargnez la recherche manuelle et la conversion des taux de change.