Créer des factures pour des clients internationaux – Guide pas à pas

En tant que freelance suisse, tu ne travailles pas uniquement pour des clients à Berne, Zurich ou Bâle. Peut-être accompagnes-tu une startup à Londres, une agence à Berlin ou une entreprise à New York. Mais une fois le travail accompli, une question importante se pose : Comment créer une facture correcte pour un client international ?

Le bulletin de versement QR habituel, que tes clients suisses connaissent bien, est tout simplement inutilisable pour des entreprises étrangères. Tu as besoin d'autres coordonnées bancaires, d'une autre devise et éventuellement d'une autre langue de facturation. Cela semble compliqué ? Ce n'est pas le cas – à condition de savoir où effectuer les bons réglages.

Comment configurer des coordonnées bancaires personnalisées

1. Accède à Données de l'entreprise dans Magic Heidi.
2. Recherche la section Coordonnées bancaires personnalisées.
3. Sélectionne la devise souhaitée (par ex. GBP, EUR ou USD).
4. Saisis les coordonnées bancaires correspondantes.
5. Clique sur Enregistrer.

Astuce : De nombreux freelances suisses utilisent des comptes chez Wise ou Revolut Business pour recevoir des paiements internationaux de manière avantageuse et rapide. Ces prestataires te fournissent des coordonnées bancaires locales dans différentes devises – idéal pour épargner à tes clients des frais de virement inutiles. Il te suffit d'entrer les coordonnées respectives dans Magic Heidi.

Tu peux enregistrer plusieurs coordonnées bancaires pour différentes devises dans Magic Heidi. Ainsi, tu es parfaitement préparé pour des clients de différents pays.

Comment saisir un client étranger

1. Crée un nouveau client dans Magic Heidi.
2. Saisis le nom de l'entreprise (par ex. « Google Inc. »).
3. Entre l'adresse complète, y compris :
   • Rue et numéro
   • Code postal et ville
   • Pays (par ex. « United Kingdom », « Deutschland », « United States »)
4. Le cas échéant, ajoute le numéro de TVA (VAT Number) ou d'autres informations pertinentes dans le champ correspondant.
5. Enregistre le client.

Astuce : Veille à toujours indiquer correctement le pays. Il apparaît sur la facture et garantit que ta facture a un aspect professionnel et complet. Dans le cadre de relations commerciales internationales, une adresse soignée est un gage de sérieux.

Comment définir la TVA à 0 %

Si tu as activé la TVA dans Magic Heidi, procède comme suit :

1. Ajoute un article à ta facture (par ex. « Consulting »).
2. Définis le taux de TVA à 0 %.

Si tu n'as pas activé la TVA dans ton compte, cette étape est superflue – la facture sera automatiquement créée sans TVA.

Remarque importante : Les règles fiscales relatives aux prestations de services internationales peuvent être complexes. En cas de doute, il est recommandé de faire appel à un conseiller fiscal. Si tu souhaites indiquer la raison pour laquelle aucune TVA n'est facturée (par ex. « Reverse Charge » ou « Lieu de prestation à l'étranger »), tu peux ajouter cette information dans les notes de bas de page de la facture.

Ce que tu peux indiquer dans les notes de bas de page

• Mentions fiscales : par ex. « VAT reverse charge applies » ou « Prestation non imposable en Suisse conformément à l'art. 8 al. 1 LTVA »
• Conditions de paiement : par ex. « Payment due within 30 days » ou accords particuliers
• Frais bancaires : indication de qui prend en charge les éventuels frais de virement
• Autres références : numéros de projet, numéros de commande (Purchase Order) ou références contractuelles

Comment ajouter des notes de bas de page :

1. Ouvre la facture en mode édition.
2. Saisis tes informations complémentaires dans le champ Notes de bas de page.
3. Enregistre la facture.

1. Clique sur Générer la facture.
2. Vérifie l'aperçu : au lieu du bulletin de versement QR, tu vois désormais les coordonnées bancaires internationales que tu as enregistrées à l'étape 1.
3. Contrôle l'adresse, la devise, la langue et toutes les autres indications.
4. Télécharge la facture au format PDF ou envoie-la directement via l'application à ton client.

La facture apparaît désormais dans ton tableau de bord avec le montant correct dans la devise étrangère.

Comment cela fonctionne

Imagine le scénario suivant :

• Tes revenus actuels s'élèvent à CHF 2'000.
• Tu marques une facture de GBP 1'000 comme payée.
• Magic Heidi détermine automatiquement le taux de change à la date de paiement.
• Dans notre exemple, GBP 1'000 correspondent à environ CHF 1'040.
• Tes revenus totaux dans le tableau de bord affichent désormais CHF 3'040 – et non simplement CHF 3'000.

Cela signifie : tu disposes à tout moment d'un aperçu réaliste de tes revenus effectifs en francs suisses, même si une partie de tes clients paie en devises étrangères.

Astuce : Ce taux de change automatique est particulièrement précieux pour ta comptabilité et ta déclaration fiscale, car les autorités fiscales suisses attendent les revenus en CHF. Tu t'épargnes la recherche manuelle et la conversion des taux de change.