Personnaliser vos factures avec Magic Heidi

Pourquoi personnaliser vos factures ?

Une facture soignée, personnalisée et bien structurée renforce votre image de marque et facilite la compréhension pour vos clients. Magic Heidi offre de nombreuses options allant du simple ajout de logo jusqu'à la création de factures complexes avec sections, articles horaires et acomptes.

• Identité visuelle -- Logo, messages et mise en page professionnelle
• Structure claire -- Sections, en-têtes et formatage automatique
• Gain de temps -- Messages par défaut et pièces jointes automatiques

Ce que vous apprendrez dans ce guide

Logo et pièces jointes

Ajoutez votre logo et des documents annexes à toutes vos factures automatiquement.

• Ajouter votre logo en format PNG ou SVG
• Joindre vos conditions générales en PDF
• Prévisualisation instantanée du rendu
• Format horizontal recommandé

Messages par défaut

Configurez des messages récurrents pour vos factures et devis sans effort.

• Message par défaut pour les factures
• Message par défaut pour les devis
• Modification ponctuelle possible
• Champ signature pour les devis

Structure et articles

Organisez vos lignes de facture avec des sections, titres et descriptions.

• Articles standards et horaires
• Formatage automatique titre/description
• Sections et séparations visuelles
• Unités personnalisées

Documents et acomptes

Générez différents types de documents et des acomptes en un clic.

• Factures avec QR intégré
• Devis avec champ signature
• Confirmations de commande
• Acomptes en pourcentage

Étape 1 : Configurer les paramètres généraux

La première étape de personnalisation se déroule dans les paramètres de Magic Heidi. C'est ici que vous définissez les éléments qui apparaîtront sur toutes vos factures par défaut.

Ajouter votre logo

Rendez-vous dans Paramètres > Personnaliser facture, sélectionnez l'image de votre logo et utilisez la prévisualisation pour vérifier le rendu. Utilisez un fichier PNG ou SVG avec un fond transparent pour un résultat optimal. Préparez votre logo en format horizontal (paysage) pour qu'il s'intègre harmonieusement dans l'en-tête.

• Paramètres > Personnaliser facture
• Bouton de téléchargement d'image
• Prévisualisation avec facture test aléatoire
• Format recommandé : PNG ou SVG transparent

Joindre un document par défaut

Si vous souhaitez que vos conditions générales de vente, un contrat type ou tout autre document accompagne systématiquement vos factures, Magic Heidi vous permet d'ajouter une pièce jointe par défaut en PDF. Ce document sera automatiquement annexé à la fin de chaque facture envoyée.

• Section pièces jointes dans Personnaliser facture
• Téléchargement de fichier PDF
• Annexe automatique à chaque facture
• Idéal pour conditions de paiement et CGV

Définir des messages par défaut

Les messages par défaut vous évitent de saisir manuellement une note récurrente sur chaque document. Configurez un message pour les factures (ex: Merci pour votre confiance) et un pour les devis (ex: Devis valide pour 30 jours). Vous pourrez toujours les modifier ponctuellement.

• Message par défaut pour les factures
• Message par défaut pour les devis
• Apparition automatique en bas de page
• Modification possible par document

Étape 2 : Créer et personnaliser une facture

Une fois les paramètres généraux configurés, passons à la création concrète. Ajoutez des notes d'en-tête pour contextualiser chaque facture avec le nom du projet ou la période de facturation. Modifiez le message en bas de page pour une facture spécifique sans affecter vos paramètres par défaut. Changez la langue et la monnaie pour vos clients internationaux.

Générer différents types de documents

Magic Heidi ne se limite pas aux factures classiques. Grâce aux modèles de documents, vous pouvez générer plusieurs types de documents à partir des mêmes données. Passez d'un modèle à l'autre à tout moment.

• Facture -- Document standard avec bulletin de versement QR intégré
• Devis -- Sans code QR, avec champ signature/date pour validation
• Confirmation de commande -- Sans code QR, pour confirmer la prise en charge d'une commande
• Acompte -- Document spécifique pour facturer un pourcentage du montant total

Structurer vos articles de manière professionnelle

L'un des aspects les plus puissants de Magic Heidi réside dans la manière dont vous pouvez organiser les lignes de votre facture pour les rendre claires et visuellement attrayantes.

Articles standards vs. articles horaires

Lorsque vous ajoutez un article à votre facture, vous avez le choix entre deux types :

• Article normal : un produit ou service avec un prix unitaire et une quantité.
• Article horaire : un travail facturé à l'heure, avec un taux horaire, une plage horaire (de/à) et une date.

L'article horaire est particulièrement adapté aux freelances qui facturent à l'heure. Les informations de temps sont automatiquement enregistrées et affichées de manière élégante sur la facture.

Formatage automatique titre/description

Magic Heidi applique un formatage automatique intelligent à vos articles :

• Une seule ligne de texte : le titre s'affiche normalement.
• Deux lignes ou plus : la première ligne devient automatiquement un titre en gras, et les lignes suivantes apparaissent comme une description en dessous.

Par exemple : écrivez « Produit exemple » sur la première ligne et « Description détaillée du produit, spécifications, etc. » sur la seconde. Produit exemple apparaîtra en gras, suivi de la description en texte normal.

Créer des sections et des séparations

Pour les factures comportant de nombreux articles, organisez-les en sections thématiques :

En-tête de section : Ajoutez un article avec le nom de la section (ex: Produits), prix à 0 et quantité à 0.

Espace de séparation : Ajoutez un article avec description vide, prix et quantité à 0.

Unités personnalisées

Pour les articles non horaires, intégrez l'unité directement dans la description :

• « 4.5 kilos -- Produit A »
• « 250 grammes -- Produit B »

Générer un acompte en un clic

La fonctionnalité d'acompte est indispensable pour les freelances qui souhaitent sécuriser une partie du paiement avant de commencer un mandat. Ouvrez la facture, cliquez sur Acompte, saisissez le pourcentage souhaité (ex: 20%) et validez. Magic Heidi génère automatiquement une facture d'acompte avec le prix total, le montant calculé et le bulletin QR correspondant.

Récapitulatif des options de personnalisation