Clôture annuelle freelance – Guide étape par étape

Dans ce guide, nous te montrons en trois étapes claires comment préparer ta clôture annuelle dans Magic Heidi – du contrôle de tes factures à la vérification des dépenses, en passant par l'export des données pour la déclaration d'impôts. À la fin, tu disposeras d'un fichier Excel complet contenant toutes les informations nécessaires à ta déclaration fiscale.

Trois étapes vers une clôture annuelle finalisée

Si tu as utilisé Magic Heidi tout au long de l'année pour tes factures et tes dépenses, la clôture annuelle est plus simple que tu ne le penses.

1. Vérifier les factures – Contrôler toutes les factures payées et clarifier le statut des factures en suspens.
2. Contrôler les dépenses – Rapprocher les dépenses avec les relevés bancaires et compléter les postes manquants.
3. Exporter les données – Créer un export Excel et éventuellement sauvegarder une copie complète de tous les justificatifs.

Étape 1 : Vérifier les factures de l'année écoulée

La première étape consiste à obtenir une vue d'ensemble de toutes les factures de l'exercice clôturé. Pour cela, ouvre l'aperçu des factures dans Magic Heidi et filtre par l'année correspondante.

Tu trouveras tes factures dans trois statuts :

• Factures payées – Toutes les factures qui ont été intégralement réglées par tes clientes et clients. Elles constituent la base de ta clôture annuelle.
• Factures en suspens – Factures pour lesquelles tu attends encore un paiement. La question est de savoir si le paiement a été reçu au cours de la nouvelle année.
• Factures impayées – Factures qui n'ont jamais été payées – par exemple parce qu'une commande a été annulée ou qu'un client n'a pas payé.

Imposition au moment de l'encaissement ou de la facturation ? Choisir la bonne méthode

Pour les factures qui n'ont été payées qu'au cours de la nouvelle année, tu dois prendre une décision importante. Pour la plupart des freelances et entreprises individuelles en Suisse, le principe de l'encaissement est la méthode courante et la plus simple – c'est le moment où l'argent arrive effectivement sur ton compte qui compte.

Principe de l'encaissement (encaissement effectif)

La facture est comptabilisée dans l'année où elle a été payée. Recommandé pour la plupart des freelances en Suisse.

• Méthode plus simple
• C'est l'encaissement effectif qui compte
• Facture de décembre, paiement en janvier = nouvelle année
• Courant pour les entreprises individuelles

Reste sur la méthode choisie une fois pour toutes. Les factures ouvertes en fin d'année figurent dans l'état de tes avoirs que tu joins à la déclaration d'impôts. Ce que ton canton exige, c'est l'office des impôts ou ta fiduciaire qui te le dit.

Principe de la facturation (facturation)

La facture est comptabilisée dans l'année où elle a été émise – indépendamment de la date de paiement.

• Basé sur la date de facturation
• Indépendant de l'encaissement
• Plutôt pour les entreprises de plus grande taille
• Comptabilité plus complexe

Factures impayées

Les factures qui ne sont jamais payées, tu ne devrais pas simplement les supprimer : les factures émises font partie de tes documents commerciaux. Annule-les par une note de crédit ou laisse-les comme impayées.

• Avec le principe de l'encaissement, elles ne comptent pas dans tes recettes
• L'annulation par note de crédit garde les documents traçables
• Pour des pertes plus importantes, demande à ta fiduciaire comment les traiter

Étape 2 : Contrôler et compléter les dépenses

Alors que le volet des factures est généralement bien tenu, des lacunes se glissent plus fréquemment du côté des dépenses. Ouvre les relevés de ton compte professionnel et rapproche les dépenses qui y figurent avec les entrées dans Magic Heidi.

Rapprocher les dépenses mois par mois

Parcours systématiquement tes relevés bancaires et utilise les outils pratiques de Magic Heidi pour identifier les lacunes :

• Utiliser la fonction de recherche – Recherche de manière ciblée « logiciel », « vol », « repas » ou « fournitures de bureau ».
• Vérifier les catégories – Passe en revue toutes les catégories de dépenses – une catégorie manque-t-elle complètement ?
• Utiliser les Analytics – Vérifie dans la section Analytics si des entrées sont présentes pour chaque mois.
• Rapprocher les relevés bancaires – Compare chaque dépense professionnelle avec tes entrées dans Magic Heidi.

Vérifier les revenus et dépenses récurrents

Si tu as des revenus réguliers – par exemple des décomptes mensuels de plateformes comme l'App Store, Google Play ou Shopify – tu peux vérifier la complétude très facilement dans la section Analytics. Sélectionne le client et contrôle si une facture est présente pour chaque mois.

Dépenses fréquemment oubliées par les freelances

Certaines dépenses sont particulièrement souvent oubliées par les freelances. Veille à avoir pris en compte les postes suivants :

• Pilier 3a – Pas une charge d'exploitation, mais déductible dans ta déclaration d'impôts privée. Pense au versement avant la fin de l'année.
• Assurances – Responsabilité civile professionnelle et autres assurances liées à l'activité.
• Frais de bureau à domicile – Quote-part du loyer, de l'électricité et d'internet en cas de travail à domicile.
• Formation continue – Cours, littérature spécialisée et conférences pertinents pour l'activité professionnelle.
• Abonnements logiciels – Outils et services que tu utilises dans le cadre de ton travail.
• Téléphone & Internet – Utilisation professionnelle de ton téléphone mobile et de ta connexion internet.

Conseil : Nous avons rédigé un article détaillé sur les principales dépenses que les freelances ne devraient pas oublier dans leur déclaration d'impôts. Il vaut la peine de l'utiliser comme checklist avant de finaliser la clôture annuelle.

Étape 3 : Exporter les données pour la déclaration d'impôts

Une fois que toutes les factures et dépenses ont été vérifiées et sont complètes, tu peux exporter tes données depuis Magic Heidi. Cette étape ne prend que quelques minutes.

Créer un export Excel

Rends-toi dans la section Export, sélectionne l'année et exporte uniquement les factures payées.

1. Ouvrir la section Export dans Magic Heidi
2. Sélectionner l'année souhaitée (p. ex. 2025)
3. Exporter uniquement les factures payées
4. Enregistrer le fichier (bureau ou dossier documents fiscaux)

Créer une sauvegarde complète (recommandé)

Sauvegarde tous les PDF, photos, justificatifs et documents de l'exercice.

1. Cliquer sur l'option Sauvegarde dans la section Export
2. Recevoir le lien de téléchargement par e-mail
3. Télécharger tous les fichiers
4. Enregistrer sur l'ordinateur, un disque externe ou le cloud

Conseil : Même si la sauvegarde est facultative, nous te recommandons de la créer. Tu disposeras ainsi d'une copie locale complète de tous les justificatifs – utile en cas de révision ou si tu dois consulter quelque chose ultérieurement. En Suisse, l'obligation de conservation est de 10 ans pour les documents commerciaux.

Comprendre le fichier d'export

Le fichier Excel exporté contient les chiffres de Magic Heidi dont tu as besoin pour ta déclaration d'impôts.

Feuille de synthèse

Tous les chiffres clés en un coup d'oeil – y compris le revenu net et le bénéfice (profit), qui est pertinent pour la déclaration d'impôts.

• Revenu total, ventilé par catégories
• Ensemble des dépenses, ventilées par catégories
• Informations relatives à la TVA à titre de référence
• Revenu net, dépenses nettes et bénéfice

Détail des factures

Liste détaillée de toutes les factures individuelles avec des liens directs vers les documents originaux dans Magic Heidi.

• Liste de toutes les factures individuelles
• Liens directs vers les fichiers de factures originaux
• Consultation du document original à tout moment
• Transparence et traçabilité complètes

Remplir la déclaration d'impôts

Reporte les chiffres pertinents du fichier Excel directement dans ta déclaration d'impôts.

• Chiffre d'affaires total de l'activité indépendante
• Total des charges professionnelles
• Bénéfice net (profit net)
• Le bénéfice est le point de départ de ton revenu provenant de l'activité indépendante