Préparer la clôture annuelle en tant que freelance – Guide étape par étape

Dans ce guide, nous vous montrons en trois étapes claires comment préparer votre clôture annuelle dans Magic Heidi – du contrôle de vos factures à la vérification des dépenses, en passant par l'export des données pour la déclaration d'impôts. À la fin, vous disposerez d'un fichier Excel complet contenant toutes les informations nécessaires à votre déclaration fiscale.

Trois étapes vers une clôture annuelle finalisée

Si vous avez utilisé Magic Heidi tout au long de l'année pour vos factures et vos dépenses, la clôture annuelle est plus simple que vous ne le pensez.

1. Vérifier les factures – Contrôler toutes les factures payées et clarifier le statut des factures en suspens.
2. Contrôler les dépenses – Rapprocher les dépenses avec les relevés bancaires et compléter les postes manquants.
3. Exporter les données – Créer un export Excel et éventuellement sauvegarder une copie complète de tous les justificatifs.

Étape 1 : Vérifier les factures de l'année écoulée

La première étape consiste à obtenir une vue d'ensemble de toutes les factures de l'exercice clôturé. Pour cela, ouvrez l'aperçu des factures dans Magic Heidi et filtrez par l'année correspondante.

Vous trouverez vos factures dans trois statuts :

• Factures payées – Toutes les factures qui ont été intégralement réglées par vos clientes et clients. Elles constituent la base de votre clôture annuelle.
• Factures en suspens – Factures pour lesquelles vous attendez encore un paiement. La question est de savoir si le paiement a été reçu au cours de la nouvelle année.
• Factures impayées – Factures qui n'ont jamais été payées – par exemple parce qu'une commande a été annulée ou qu'un client n'a pas payé.

Imposition au moment de l'encaissement ou de la facturation ? Choisir la bonne méthode

Pour les factures qui n'ont été payées qu'au cours de la nouvelle année, vous devez prendre une décision importante. Pour la plupart des freelances et entreprises individuelles en Suisse, le principe de l'encaissement est la méthode courante et la plus simple – c'est le moment où l'argent arrive effectivement sur votre compte qui compte.

Principe de l'encaissement (encaissement effectif)

La facture est comptabilisée dans l'année où elle a été payée. Recommandé pour la plupart des freelances en Suisse.

• Méthode plus simple
• C'est l'encaissement effectif qui compte
• Facture de décembre, paiement en janvier = nouvelle année
• Courant pour les entreprises individuelles

Principe de la facturation (facturation)

La facture est comptabilisée dans l'année où elle a été émise – indépendamment de la date de paiement.

• Basé sur la date de facturation
• Indépendant de l'encaissement
• Plutôt pour les entreprises de plus grande taille
• Comptabilité plus complexe

Factures impayées

Les factures qui n'ont jamais été payées peuvent être laissées dans Magic Heidi ou supprimées – les deux options n'ont aucune incidence sur votre clôture annuelle.

• Ne sont pas intégrées au bilan
• Peuvent être supprimées ou conservées
• Aucune incidence sur la clôture
• Faire le ménage pour une meilleure vue d'ensemble

Étape 2 : Contrôler et compléter les dépenses

Alors que le volet des factures est généralement bien tenu, des lacunes se glissent plus fréquemment du côté des dépenses. Ouvrez les relevés de votre compte professionnel et rapprochez les dépenses qui y figurent avec les entrées dans Magic Heidi.

Rapprocher les dépenses mois par mois

Parcourez systématiquement vos relevés bancaires et utilisez les outils pratiques de Magic Heidi pour identifier les lacunes :

• Utiliser la fonction de recherche – Recherchez de manière ciblée « logiciel », « vol », « repas » ou « fournitures de bureau ».
• Vérifier les catégories – Passez en revue toutes les catégories de dépenses – une catégorie manque-t-elle complètement ?
• Utiliser les Analytics – Vérifiez dans la section Analytics si des entrées sont présentes pour chaque mois.
• Rapprocher les relevés bancaires – Comparez chaque dépense professionnelle avec vos entrées dans Magic Heidi.

Vérifier les revenus et dépenses récurrents

Si vous avez des revenus réguliers – par exemple des décomptes mensuels de plateformes comme l'App Store, Google Play ou Shopify – vous pouvez vérifier la complétude très facilement dans la section Analytics. Sélectionnez le client et contrôlez si une facture est présente pour chaque mois.

Dépenses fréquemment oubliées par les freelances

Certaines dépenses sont particulièrement souvent oubliées par les freelances. Veillez à avoir pris en compte les postes suivants :

• Pilier 3a – Les versements au troisième pilier sont déductibles fiscalement.
• Assurances – Responsabilité civile professionnelle, indemnités journalières maladie et autres assurances liées à l'activité.
• Frais de bureau à domicile – Quote-part du loyer, de l'électricité et d'internet en cas de travail à domicile.
• Formation continue – Cours, littérature spécialisée et conférences pertinents pour l'activité professionnelle.
• Abonnements logiciels – Outils et services que vous utilisez dans le cadre de votre travail.
• Téléphone & Internet – Utilisation professionnelle de votre téléphone mobile et de votre connexion internet.

Conseil : Nous avons rédigé un article détaillé sur les principales dépenses que les freelances ne devraient pas oublier dans leur déclaration d'impôts. Il vaut la peine de l'utiliser comme checklist avant de finaliser la clôture annuelle.

Étape 3 : Exporter les données pour la déclaration d'impôts

Une fois que toutes les factures et dépenses ont été vérifiées et sont complètes, vous pouvez exporter vos données depuis Magic Heidi. Cette étape ne prend que quelques minutes.

Créer un export Excel

Rendez-vous dans la section Export, sélectionnez l'année et exportez uniquement les factures payées.

1. Ouvrir la section Export dans Magic Heidi
2. Sélectionner l'année souhaitée (p. ex. 2025)
3. Exporter uniquement les factures payées
4. Enregistrer le fichier (bureau ou dossier documents fiscaux)

Créer une sauvegarde complète (recommandé)

Sauvegardez tous les PDF, photos, justificatifs et documents de l'exercice.

1. Cliquer sur l'option Sauvegarde dans la section Export
2. Recevoir le lien de téléchargement par e-mail
3. Télécharger tous les fichiers
4. Enregistrer sur l'ordinateur, un disque externe ou le cloud

Conseil : Même si la sauvegarde est facultative, nous vous recommandons de la créer. Vous disposerez ainsi d'une copie locale complète de tous les justificatifs – utile en cas de révision ou si vous devez consulter quelque chose ultérieurement. En Suisse, l'obligation de conservation est de 10 ans pour les documents commerciaux.

Comprendre le fichier d'export

Le fichier Excel exporté contient tout ce dont vous avez besoin pour votre déclaration d'impôts.

Feuille de synthèse

Tous les chiffres clés en un coup d'oeil – y compris le revenu net et le bénéfice (profit), qui est pertinent pour la déclaration d'impôts.

• Revenu total, ventilé par catégories
• Ensemble des dépenses, ventilées par catégories
• Informations relatives à la TVA à titre de référence
• Revenu net, dépenses nettes et bénéfice

Détail des factures

Liste détaillée de toutes les factures individuelles avec des liens directs vers les documents originaux dans Magic Heidi.

• Liste de toutes les factures individuelles
• Liens directs vers les fichiers de factures originaux
• Consultation du document original à tout moment
• Transparence et traçabilité complètes

Remplir la déclaration d'impôts

Reportez les chiffres pertinents du fichier Excel directement dans votre déclaration d'impôts.

• Chiffre d'affaires total de l'activité indépendante
• Total des charges professionnelles
• Bénéfice net (profit net)
• Revenu imposable provenant de l'activité indépendante