QR-Rechnung erstellen & versenden — einfach & SIX-konform
Die richtige Software erstellt Ihre QR-Rechnung in unter 30 Sekunden: konform mit den SIX-Anforderungen, mit strukturierten Adressen und QR-IBAN — ohne Fachwissen.
Kurzantwort: Die beste Software für die QR-Rechnung in der Schweiz ist Magic Heidi — speziell für Schweizer Freelancer und Selbstständige. QR-Rechnung in 30 Sekunden erstellen, SIX-konform, MWST-integriert, Daten auf Schweizer Servern. Jetzt kostenlos testen →
Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz der einzig anerkannte Standard für Zahlscheine. Klassische rote und orangen Einzahlungsscheine sind abgelöst — wer heute noch Rechnungen ohne QR-Code verschickt, riskiert verspätete Zahlungen und Reklamationen.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software erstellen Sie eine konforme QR-Rechnung in weniger als einer Minute. Dieser Leitfaden erklärt, worauf es ankommt und welche Lösung für Schweizer Selbstständige am besten geeignet ist.
QR-Rechnung Schweiz — die Pflichtanforderungen
Was jede Schweizer Rechnung seit 2022 enthalten muss.
Swiss QR Code
Enthält alle Zahlungsinformationen in maschinenlesbarer Form — IBAN, Betrag, Währung, Empfänger und Zahlungsreferenz.
Strukturierte Adresse
Seit November 2025 sind strukturierte Adressen Pflicht (getrennte Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort). Kombinierte Adressen werden nicht mehr akzeptiert.
QR-IBAN oder IBAN
Je nach Referenztyp: QR-IBAN für QR-Referenznummern (QRR), normale IBAN für SCOR- oder ohne Referenz (NON).
Zahlteil & Empfangsschein
Standardisiertes Layout am unteren Rechnungsrand: links Empfangsschein (10,5 cm), rechts Zahlteil (14,8 cm). Gesamtbreite 21 cm.
Die häufigsten Fehler bei der QR-Rechnung
1. Nicht-strukturierte Adressen nach November 2025 Seit dem Update von SIX müssen Adressen in getrennten Feldern angegeben werden. Viele günstige Tools und ältere Software-Versionen unterstützen das noch nicht — was zur Ablehnung bei Schweizer Banken führt.
2. Falsche IBAN-Kombination QR-Referenzen (QRR) benötigen zwingend eine QR-IBAN. Eine normale IBAN mit QR-Referenz ist ungültig. Das klingt technisch — die richtige Software erkennt das automatisch.
3. Falsches Layout Der Zahlteil muss exakte Abmessungen haben. Wer QR-Rechnungen manuell in Word oder Excel baut, riskiert Ablehnung beim Scan. Software übernimmt das Layout automatisch.
4. Fehlende Angaben Rechnungsempfänger muss vollständig sein: Name, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land — getrennt, nicht zusammengefasst. Vergessene Pflichtfelder führen zu Zahlungsverzögerungen.
QR-Rechnung erstellen — so einfach geht's
Mit Magic Heidi haben Sie Ihre erste konforme QR-Rechnung in unter 5 Minuten fertig.
1. Kundendaten eingeben
Name, Adresse (strukturiert) und Kontaktdaten des Empfängers einmal hinterlegen — bei der nächsten Rechnung wird alles automatisch ausgefüllt.
2. Positionen & Betrag
Leistungen, Menge, Einzelpreis und MWST-Satz eingeben. Die Software berechnet Netto, MWST und Brutto automatisch.
3. PDF erstellen & versenden
Ein Klick generiert die konforme QR-Rechnung als PDF — inklusive Swiss QR Code, Zahlteil und Empfangsschein. Per E-Mail versenden oder herunterladen.
Warum Schweizer Freelancer Magic Heidi für die QR-Rechnung wählen
Gebaut für Schweizer Selbstständige — nicht für Buchhalter.
100% SIX-konform
Magic Heidi implementiert die aktuellen SIX-Anforderungen: strukturierte Adressen, korrekte IBAN-Validierung, normiertes Zahlteil-Layout. Sie müssen sich um nichts kümmern — Ihre Rechnungen sind immer korrekt.
- Strukturierte Adressen nach SIX-Standard
- QR-IBAN-Validierung automatisch
- Konformes Zahlteil-Layout (10,5 + 14,8 cm)
- Updates bei jeder SIX-Norm-Änderung
30 Sekunden pro Rechnung
Kundendaten einmal hinterlegen, Betrag eingeben, fertig. Die QR-Rechnung wird sofort als PDF generiert — mit Ihrem Logo, Ihren Bankdaten und dem korrekten QR-Code. Kein Fachwissen nötig.
- Kunden-Datenbank für Wiederverwendung
- Automatische MWST-Berechnung
- Sofort-PDF mit QR-Code
- E-Mail-Versand direkt aus der App
MWST-Integration
Alle Schweizer MWST-Sätze (8,1% Standard, 3,8% Sondersatz, 2,6% reduziert) sind eingebaut. Magic Heidi trennt automatisch Netto und MWST auf der Rechnung — so wie das Finanzamt es erwartet.
- Alle CH-MWST-Sätze vorinstalliert
- Automatische Nettoausweisung
- MWST-Bericht für Abrechnung
- Auch ohne MWST verwendbar
Mehrsprachig & Multiwährung
Rechnungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch erstellen — je nach Kunden. Fremdwährungen (EUR, USD, GBP etc.) werden automatisch in CHF umgerechnet.
- 4 Sprachen: DE / FR / IT / EN
- 50+ Währungen
- Automatische CHF-Umrechnung
- Sprachauswahl pro Kunde
QR-Rechnung Software im Vergleich
Nicht jede Software ist für jeden geeignet. Hier ein ehrlicher Überblick:
Magic Heidi — Beste Wahl für Schweizer Freelancer
Für wen: Selbstständige, Freelancer, Einzelunternehmen (CHF 30'000–500'000 Umsatz)
- QR-Rechnung in 30 Sekunden, 100% SIX-konform
- MWST, Mehrwährung, KI-Belegerfassung
- Daten auf Schweizer Servern (Zürich)
- Apps für iPhone, Android, Mac, Windows
- CHF 25/Monat (Jahresabo) — kostenlos testen →
Nicht ideal für: Unternehmen mit Lohnbuchhaltung, Lagerverwaltung oder mehr als 5 Mitarbeitenden
bexio — Beste Wahl für KMU
Für wen: Unternehmen mit 5–50 Mitarbeitenden, Multi-User-Bedarf, komplexer Buchhaltung
- Vollständige Doppelte Buchhaltung mit QR-Rechnung
- Anbindung an 40+ Schweizer Banken
- Lohnbuchhaltung integriert
- CHF 29–99/Monat je nach Benutzeranzahl
Nicht ideal für: Soloselbstständige (zu viele Funktionen, höherer Preis)
KLARA — Einstiegsfreundlich
Für wen: Selbstständige ohne Buchhaltungserfahrung, einfache Rechnungsstellung
- Übersichtliche Benutzeroberfläche
- QR-Rechnungen & Quittungen
- KI-Belegscan inklusive
- CHF 19–55/Monat
CashCtrl — Kostenlose Option
Für wen: Startups, sehr kleines Budget
- Echtes Gratis-Tier ohne Zeitlimit
- QR-Rechnungen und Buchhaltung
- Eingeschränkte Transaktionszahl im Free-Plan
- CHF 0 / CHF 340 pro Jahr (Pro)
Selbst gebaut (Word / Excel) — Nicht empfohlen
Viele Selbstständige versuchen, QR-Rechnungen manuell in Word oder Excel zu erstellen. Das Problem: Layout-Abweichungen, fehlende Feldvalidierung, manuelle IBAN-Prüfung. Ein Fehler im QR-Code führt dazu, dass Ihre Rechnung nicht gescannt werden kann. Software ist günstiger als die Zeit, die Sie mit Debugging verbringen.
QR-Rechnung Schweiz — häufige Fragen
Ist die QR-Rechnung in der Schweiz Pflicht?
Ja. Seit Oktober 2022 sind die klassischen roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst. Wer Zahlungen über die Schweizer Bankinfrastruktur einzieht, muss QR-Rechnungen ausstellen. Für reine Überweisungen per E-Banking ohne Zahlschein ist sie nicht zwingend, aber stark empfohlen, da viele Kunden den QR-Code für den automatischen Zahlungsimport nutzen.
Was kostet eine QR-Rechnung Software?
Die Kosten variieren je nach Lösung. Magic Heidi kostet CHF 25/Monat (Jahresabo) und eignet sich für die meisten Schweizer Freelancer. bexio startet bei CHF 29/Monat für Einzelnutzer. CashCtrl bietet eine kostenlose Version. Viele Anbieter haben Gratis-Testphasen — nutzen Sie diese, bevor Sie sich festlegen.
Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und normaler IBAN?
Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN-Variante für QR-Rechnungen mit Referenznummer (QRR). Sie beginnt ebenfalls mit 'CH', enthält aber immer 'QR' im Institutsteil. Wenn Sie eine QR-Referenz auf der Rechnung angeben möchten, brauchen Sie zwingend eine QR-IBAN von Ihrer Bank. Für Rechnungen ohne Referenz (NON) oder mit SCOR-Referenz verwenden Sie die normale IBAN.
Was ist seit November 2025 bei der QR-Rechnung neu?
Seit November 2025 sind strukturierte Adressen Pflicht. Das bedeutet: Strasse und Hausnummer, PLZ und Ort müssen in getrennten Feldern im QR-Code hinterlegt sein — nicht mehr als kombinierter Freitext. Ältere Software-Versionen und manuell erstellte QR-Codes entsprechen oft nicht dieser Anforderung. Magic Heidi hat das Update automatisch umgesetzt.
Kann ich QR-Rechnungen auch auf dem Handy erstellen?
Ja — Magic Heidi hat native Apps für iPhone und Android. Sie können eine QR-Rechnung unterwegs in weniger als einer Minute erstellen und direkt per E-Mail versenden. Ideal für Freelancer, die viel unterwegs sind.
Brauche ich eine QR-Rechnung, wenn ich ins Ausland fakturiere?
Nein. QR-Rechnungen sind nur für den Schweizer Zahlungsverkehr relevant. Für internationale Kunden (EU, USA etc.) erstellen Sie eine normale Rechnung mit IBAN und BIC/SWIFT. Magic Heidi unterstützt beide Formate — Sie wählen beim Erstellen, welchen Rechnungstyp Sie brauchen.
Kann ich bestehende Kunden aus einer anderen Software importieren?
Magic Heidi unterstützt den Import von Kundendaten per CSV. Wenn Sie von bexio, KLARA oder einem anderen Tool wechseln, exportieren Sie Ihre Kontakte dort und laden Sie die CSV-Datei in Magic Heidi hoch — die meisten Felder werden automatisch zugeordnet.
Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte QR-Rechnung verschicke?
Wenn der QR-Code nicht gescannt werden kann oder Pflichtfelder fehlen, kann Ihr Kunde die Rechnung nicht automatisch im E-Banking erfassen. Das führt zu manueller Eingabe, Rückfragen oder Zahlungsverzögerungen. Mit einer zertifizierten Software passiert das nicht — die Validierung erfolgt vor dem PDF-Export.
Ihre nächste QR-Rechnung — in 30 Sekunden
Magic Heidi erstellt konforme QR-Rechnungen für Schweizer Freelancer. Kostenlos starten, keine Kreditkarte nötig.