Lieferschein Vorlage Schweiz: gratis als Word, Excel und PDF

Hier bekommst du eine kostenlose Lieferschein Vorlage für die Schweiz in drei Formaten: Word zum Anpassen, Excel mit Positionstabelle und optionaler Preisspalte, PDF zum Ausdrucken und von Hand ausfüllen. Alle drei enthalten dieselben Felder: Absender, Lieferadresse, Lieferschein-Nr., Lieferdatum, Bezug auf Auftrag oder Offerte, Positionen mit Menge, Einheit, Artikel-Nr. und Beschreibung sowie eine Empfangsbestätigung mit Unterschrift.

Kurzantwort zur Pflichtfrage: Ein Lieferschein ist in der Schweiz kein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument. Er ist aber sehr nützlich, sobald du Waren lieferst, Teillieferungen dokumentierst oder später eine Rechnung sauber prüfen willst. Für reine Dienstleistungen brauchst du meist keinen. Für Warenlieferungen schafft er Klarheit darüber, was wann wohin geliefert wurde.

Die wichtigste Unterscheidung gleich am Anfang:

• Der Lieferschein dokumentiert die Lieferung.
• Die Rechnung fordert die Zahlung (Rechnungsvorlage).
• Die Auftragsbestätigung bestätigt den bestellten Umfang.
• Die Offerte beschreibt das Angebot vor dem Auftrag (Offerte Vorlage).

Lieferschein Vorlage in Word, Excel oder PDF: welches Format passt?

Alle drei Downloads enthalten dieselben Felder, nur im jeweils anderen Dateiformat:

• Word-Vorlage (.docx): Logo einfügen, Firmenangaben einmal eintragen, als PDF exportieren und mitschicken. Ideal, wenn du den Lieferschein regelmässig aus derselben Datei erstellst.
• Excel-Vorlage (.xlsx): Positionstabelle mit 12 Zeilen, automatischer Positionsnummer, Summe der Stückzahlen und optionaler Preisspalte mit Zeilentotal und Warenwert. Die Lieferschein-Nummer aus dem Kopf wird automatisch in den Titel übernommen. Öffnet auch in Numbers und Google Sheets.
• PDF-Vorlage: druckfertiges A4-Formular mit 10 Positionszeilen zum Ausfüllen von Hand. Praktisch im Lager, im Lieferwagen oder auf der Baustelle.

Alle Angaben in der Vorlage stehen in eckigen Klammern: Firma, Menge, Artikel-Nr.. Ersetzen, speichern, fertig.

Ist ein Lieferschein in der Schweiz Pflicht?

Für den gewöhnlichen Geschäftsalltag gilt: Nein, ein Lieferschein ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Praxis ist aber wichtiger als das Schlagwort Pflicht:

• Wenn du Waren an Kunden lieferst, schafft der Lieferschein Ordnung.
• Wenn mehrere Personen an Versand, Wareneingang und Rechnungsprüfung beteiligt sind, spart er Rückfragen.
• Wenn du Teillieferungen, Rücklieferungen oder Abholungen dokumentieren musst, ist er die sauberste Lösung.

Für viele Freelancer mit reinen Dienstleistungen ist ein Lieferschein dagegen unnötig. Wer Beratung, Design oder Entwicklung verkauft, braucht eher eine klare Offerte, einen sauberen Arbeitsrapport und eine gute Rechnung als einen Warenbegleitschein.

Die richtige Frage ist also nicht: Ist er Pflicht? Sondern: Liefere ich physische Ware oder muss ich einen konkreten Wareneingang belegen?

Lieferschein vs. Rechnung: die praktische Faustregel

Wenn du nur ein einziges Dokument verschicken willst, lautet die entscheidende Frage: Muss dieses Dokument primär die Lieferung dokumentieren oder die Zahlung auslösen?

• Geht es um Lieferung, Wareneingang oder Unterschrift bei Übergabe, ist der Lieferschein das passende Dokument.
• Geht es um Zahlung, Fälligkeit, MWST und Buchung, ist die Rechnung entscheidend.

In der Praxis werden beide Dokumente verknüpft:

1. Auftrag wird bestätigt
2. Ware wird geliefert und mit Lieferschein dokumentiert
3. Rechnung wird anschliessend oder parallel erstellt, mit Verweis auf die Lieferschein-Nummer

Gerade im KMU-Alltag ist dieser Abgleich hilfreich, weil Wareneingang und Rechnungsprüfung beim Kunden oft nicht bei derselben Person liegen. Deshalb hat die Vorlage bewusst keine MWST-Zeile und keine Zahlungsangaben: Die kommen auf die Rechnung.

So sieht ein ausgefüllter Lieferschein aus

Das Muster zeigt, wie die Vorlage ausgefüllt wirkt. Du kannst es auch direkt als Text kopieren.

Muster Handel GmbH
Industriestrasse 8
8305 Dietlikon

LIEFERSCHEIN
Nr. LS-2026-018
Datum: 26.04.2026

Lieferadresse:
Beispiel AG
Lager Nord
Werkstrasse 14
4600 Olten

Bezug: Bestellung BE-2026-041

Pos.  Menge   Einheit  Artikel
1     10      Stk.     Regalboden Eiche 80 cm
2     20      Stk.     Trägerschiene Typ B
3     4       Stk.     Montageset Standard

Lieferdatum: 26.04.2026
Bemerkung: Teillieferung, Rest folgt am 03.05.2026

Empfang bestätigt durch: __________________
Datum / Unterschrift: _____________________

Was dieses Muster gut macht:

• Es zeigt klar, wer liefert und wer empfängt.
• Die gelieferte Ware ist ohne Interpretationsspielraum erkennbar.
• Die Lieferung ist über Nummer und Datum nachvollziehbar und mit der Bestellung verknüpft.
• Eine Teillieferung wird ausdrücklich gekennzeichnet.
• Die Empfangsbestätigung macht spätere Diskussionen einfacher.

Wann du keinen separaten Lieferschein brauchst

Viele Selbständige in der Schweiz können das Thema kleiner halten, als sie zuerst denken. Du brauchst meist keinen Lieferschein, wenn:

• du nur Dienstleistungen erbringst,
• die Leistung nicht physisch übergeben wird,
• der Kunde ohnehin nur eine klare Rechnung braucht,
• und es intern keinen Wareneingang oder Lagerprozess gibt.

Ein Webdesigner, Coach oder Berater braucht normalerweise keinen Lieferschein. Ein Händler, Installateur oder Werkstattbetrieb dagegen deutlich eher. Für Einsätze vor Ort ist der Arbeitsrapport das passendere Dokument.

Alle weiteren Gratis-Vorlagen für Rechnung, Offerte, Quittung, Mahnung und mehr findest du in der Übersicht aller Vorlagen.

Quellen für diese Seite:

• bexio – Lieferschein: Definition & Vorlage
• bexio – Bulletin de livraison: définition et modèle
• SimpliFaq – Devis, bon de commande, bon de livraison : différences Suisse
• exego – Digital delivery notes in Ticino and in Switzerland

Stand: September 2026. Für internationale Transporte, Zollfälle oder branchenspezifische Transportpflichten können zusätzlich andere Dokumente relevant sein als der gewöhnliche Schweizer Lieferschein.