Gastos de recordatorio en Suiza: qué puedes reclamar

En Suiza no existe una tabla legal general de gastos de recordatorio. Un importe no se debe solo porque parezca razonable o figure en una reclamación. Comprueba si existe un acuerdo contractual válido o si se cumplen los requisitos de un daño adicional demostrable causado por la mora.

Distingue gastos, interés y daños

• Interés de demora: generalmente, un 5 % anual desde la mora, sin probar un daño concreto (art. 104 CO).
• Cargo fijo contractual: debe haberse acordado válidamente y superar el control jurídico de su contenido. Una nota posterior en la factura no sustituye el acuerdo.
• Daño adicional: el art. 106 CO permite reclamar un daño probado que no esté ya cubierto por el interés. El deudor puede exonerarse si demuestra ausencia de culpa. Una lista de tus horas administrativas no basta automáticamente.

El art. 105 CO trata cuestiones especiales de intereses, no es una base general para gastos de recordatorio. Tampoco existe una aprobación judicial universal de CHF 10.00 a CHF 40.00 por cada escalón.

Cuándo empieza la mora

El art. 102 CO exige, en general, un requerimiento después del vencimiento. Si se acordó una fecha determinada, la mora puede empezar al terminar ese día sin otro requerimiento. Añadir tú una fecha a la factura no basta automáticamente.

Un mensaje cordial puede ser ya un requerimiento jurídico si exige claramente una deuda vencida. Importa el contenido, no el título ni que se añadan cargos. Consulta los plazos de pago y los intereses.

Cómo pactar cargos para futuros contratos

Describe en la oferta o las condiciones qué importe se reclamaría y en qué supuestos. Facilita esas condiciones antes de contratar y asegúrate de incorporarlas válidamente. En contratos con consumidores o cláusulas inusuales o elevadas, solicita una revisión específica.

CHF 15.00 o CHF 20.00 no son importes recomendados ni derechos legales por sí mismos. Calcula tu proceso real y evita cargas desproporcionadas o duplicadas. Un acuerdo no convierte cualquier cuantía en exigible. Si falta un pacto válido, no impongas una tarifa a posteriori: analiza por separado un daño del art. 106 o renuncia al cargo discutido.

Un proceso práctico, no una secuencia legal obligatoria

1. Revisa antes de enviar: factura correcta y vencida, pagos recientes, reclamaciones o nuevos acuerdos.
2. Recuerda con cortesía: identifica factura y saldo, adjunta los datos, fija una fecha y facilita el contacto. Un primer aviso gratuito es una decisión comercial.
3. Insiste con precisión: si no hay pago, envía un requerimiento claro; desglosa solo gastos fundamentados e intereses con inicio y cálculo justificables.
4. Valora otras vías: conversación, pago a plazos o cobro ejecutivo. No se exigen tres cartas ni una cadena de recordatorios demuestra por sí sola la deuda.

Adapta los intervalos al acuerdo y al caso. Documenta contenido y recepción: «correo enviado» no prueba automáticamente que haya llegado.

IVA: el interés y los gastos no se tratan igual

Los intereses de demora son indemnización, no contraprestación, según el art. 18.2.i MWSTG: no llevan IVA. En cambio, los gastos de recordatorio vinculados a la prestación realizada forman parte de su contraprestación conforme a la práctica de la Administración Federal de Contribuciones (AFC; ESTV en alemán). Siguen el tratamiento de esa prestación. No añadas siempre el 8.1 %: importan tu sujeción al IVA, el tipo aplicable y las posibles prestaciones mixtas.

Ejemplo completamente ficticio: suponemos un cargo válidamente pactado de CHF 15.00 netos, sujeción al IVA y una prestación principal gravada al tipo normal. CHF 15.00 × 8.1 % = CHF 1.215, redondeado a CHF 1.22; el cargo bruto es CHF 16.22. Con una factura pendiente de CHF 3,200.00, el saldo sería CHF 3,216.22. El cálculo no demuestra que el cargo sea admisible.

Si los CHF 15.00 se pactaron con IVA incluido al 8.1 %, se desglosan en CHF 13.88 netos y CHF 1.12 de IVA, no en CHF 15.00 más CHF 1.22. Ajusta la presentación al acuerdo y a tu liquidación.

Plantilla sin cargos adicionales sin verificar

Asunto: Requerimiento de pago de la factura [número]

Hola, [nombre]:
La factura [número], de [fecha], por CHF [importe],
está vencida y, tras comprobar los cobros, sigue pendiente.
Por favor, transfiere CHF [saldo pendiente] antes del [fecha].
Adjuntamos de nuevo la factura y los datos de pago.
Si ya has pagado o tienes una objeción, contáctanos
con la información correspondiente.

Saludos,
[Nombre / empresa]

Si añades gastos o intereses justificados, sepáralos e indica su base, tipo fiscal o periodo de interés. No cambies silenciosamente la factura original ni vuelvas a calcular IVA sobre el total ya gravado.

Si el cliente descuenta gastos o discute la factura

Comprueba qué ha pagado y qué impugna. Pagar el principal no supone aceptar todo cargo adicional. Explica el pacto y el cálculo y compara el esfuerzo de exigirlo con su importe. Retrasos anteriores no justifican subir unilateralmente la tarifa.

Revisa las reclamaciones, derechos de ambas partes y vencimiento. No todo error de factura genera un derecho a retener el pago, ni una factura formalmente correcta elimina una objeción fundada por defectos.

Una agencia o un programa informático no legitiman un cargo sin fundamento. Si usas automatizaciones, revisa textos, importes, envío y exclusión de casos discutidos. No presupongas cálculo automático de cargos ni presentación del IVA por Magic Heidi.

Fuentes

• CO, arts. 102–106, en Fedlex.
• MWSTG, arts. 18 y 24, en Fedlex.
• Publicaciones de práctica de la AFC: Info IVA 04 «Steuerobjekt», distinción entre intereses y gastos de recordatorio.