Una factura abierta, sin dinero del cliente – algo que la mayoría de freelancers en Suiza conoce. Pero ¿qué gastos de recordatorio puede exigir realmente? La respuesta corta: en Suiza no existe una ley que fije un importe determinado. Lo habitual es CHF 10.00 a CHF 40.00 por etapa de recordatorio (Mahnung, recordatorio de pago), siendo la primera advertencia de pago generalmente gratuita. La base jurídica la proporciona el CO art. 105, que regula la indemnización por mora. Los gastos de recordatorio son, por tanto, un daño moratorio – no una tarifa fija, sino una reclamación de reembolso de gastos que debe ser razonable.

En esta guía repasamos cuánto puede exigir por etapa de recordatorio, cómo funciona el proceso de 3 etapas y qué ocurre cuando el cliente rechaza los gastos. Con plantillas, ejemplos en CHF y consejos prácticos para autónomos, Einzelfirmen (empresas individuales) y pequeñas empresas.

Lo más importante de un vistazo

• Advertencia de pago: generalmente gratuita – el primer recordatorio tras el vencimiento del plazo es una cortesía, no una obligación con cargo.
• 1.er recordatorio (Mahnung): CHF 10.00 a CHF 20.00 – el primer recordatorio oficial puede incluir un gasto razonable.
• 2.º recordatorio (Mahnung): CHF 20.00 a CHF 40.00 – el segundo recordatorio es más caro y a menudo se vincula con la amenaza de Betreibung (ejecución forzada).
• Los gastos de recordatorio están sujetos a MWST (IVA suizo) – si está sujeto al MWST (IVA suizo), debe añadir el 8.1 % de MWST al importe.
• Base jurídica: CO art. 105 – los gastos de recordatorio son un daño moratorio, no una tarifa legal fija.

¿Qué son los gastos de recordatorio en Suiza?

Los gastos de recordatorio son costes que un acreedor puede facturar a un deudor cuando una deuda vencida no se paga y debe enviarse un recordatorio. En Suiza – a diferencia de Alemania con su normativa legal de gastos de recordatorio – no existe un catálogo fijo. Esto significa: puede exigir gastos de recordatorio, pero el importe debe ser «razonable» y cubrir los costes realmente incurridos.

La base jurídica se encuentra en el Código de las Obligaciones (CO) en admin.ch. Concretamente, dos artículos son relevantes:

• CO art. 102 regula la mora. En cuanto el deudor no paga tras el vencimiento, se encuentra en mora – y el acreedor puede exigir una indemnización.
• CO art. 105 establece que el deudor en mora responde de todo el daño derivado de la misma. Esto incluye gastos de envío, esfuerzo administrativo y gastos de recordatorio.

Importante: los gastos de recordatorio no son una «multa». Son una reclamación de reembolso de gastos. Esto significa que el importe debe ser comprensible. Quien exige CHF 150.00 por un simple recordatorio debe poder justificarlo ante el tribunal – y eso será difícil.

Diferencia con la advertencia de pago

La advertencia de pago es la fase previa amistosa: «Posiblemente haya olvidado pagar, aquí tiene de nuevo la factura.» No es un recordatorio en sentido jurídico y no debería incluir ningún cargo. El primer recordatorio (Mahnung), por el contrario, es un requerimiento formal con fijación de plazo y puede incluir gastos de recordatorio.

Esta distinción es importante. Quien comienza directamente con un recordatorio con cargo parece descortés y debilita su posición si el cliente tenía una pregunta legítima sobre la factura. La advertencia de pago da al cliente una oportunidad justa de corregir el error.

¿Cuántos gastos de recordatorio puede exigir en Suiza?

Como no existe una ley con tarifas fijas, los freelancers se orientan por la práctica. Los siguientes importes se han establecido como razonables y generalmente son aceptados por los tribunales suizos:

Estos importes son valores orientativos, no prescripciones legales. Lo que es «razonable» depende del esfuerzo. Quien envía un simple correo electrónico difícilmente justificará CHF 40.00. Quien envía una carta certificada con búsqueda de la dirección actual y llamada telefónica tiene mejores argumentos para importes más altos.

MWST sobre los gastos de recordatorio

Sí, los gastos de recordatorio están sujetos al MWST (IVA suizo) – siempre que usted mismo esté sujeto al MWST. El MWST en Suiza es actualmente del 8.1 %. Esto significa: CHF 20.00 de gasto de recordatorio más 8.1 % de MWST = CHF 21.62 en total. La ESTV (administración fiscal suiza) confirma que los gastos de recordatorio se tratan como prestación accesoria del intercambio de prestaciones principal – por lo que están sujetos al mismo tipo de MWST que la factura original.

Consejo práctico: Indique el MWST en el recordatorio por separado, igual que en la factura original. Es limpio, transparente y evita discusiones.

Mini-historia: Sarah, diseñadora gráfica de Zúrich

Sarah, diseñadora gráfica de Zúrich, emitió una factura de CHF 3,200.00 por un diseño web. El plazo de pago era de 30 días. Tras el vencimiento esperó una semana y luego envió una advertencia de pago amistosa sin cargo. Tras otros 14 días sin pago, siguió el primer recordatorio (Mahnung) con CHF 15.00 de gasto más 8.1 % de MWST. El cliente finalmente pagó el importe de la factura más el gasto – un total de CHF 3,236.23. Sarah justificó el gasto con una breve nota sobre el esfuerzo administrativo. Sin discusión, sin debate.

El proceso de 3 etapas: advertencia de pago, 1.er recordatorio, 2.º recordatorio

Un sistema de recordatorios limpio sigue una estructura clara. Tres etapas se han demostrado en la práctica suiza. Así es como se procede:

Etapa 1: Advertencia de pago (día 30–35 tras la fecha de factura)

La advertencia de pago es amistosa, gratuita y sin fijación de plazo. Parte de la base de que el cliente ha olvidado – no de que no quiere pagar.

Contenido:

• Referencia a la factura abierta con número e importe
• Factura original adjunta
• Solicitud de pago en 7 días
• Sin cargo, sin amenaza

Texto de ejemplo: «Estimada/o Sra./Sr. X, nuestra factura n.º 2026-0142 de 01.07.2026 por CHF 3,200.00 lamentablemente sigue abierta. Probablemente el pago se ha traspapelado. Le rogamos transferir el importe en 7 días. Adjuntamos de nuevo la factura. Muchas gracias por su colaboración.»

Etapa 2: 1.er recordatorio (día 40–45 tras la fecha de factura)

Si la advertencia de pago no da resultado, sigue el primer recordatorio (Mahnung). Ahora se formaliza. El primer recordatorio para Suiza puede incluir CHF 10.00 a CHF 20.00 de gasto.

Contenido:

• Designación clara como «1.er recordatorio»
• Número de factura, importe original y gasto de recordatorio
• Plazo de pago: 10 días
• Referencia a los próximos pasos (2.º recordatorio, Betreibung)

Texto de ejemplo: «1.er recordatorio. A pesar de nuestra advertencia de pago de fecha, la factura n.º 2026-0142 por CHF 3,200.00 sigue sin pagar. Le requerimos transferir el importe incl. gasto de recordatorio de CHF 15.00 más 8.1 % MWST (CHF 1.22) – total CHF 3,216.22 – a más tardar el fecha + 10 días. Si no ha pagado para entonces, nos reservamos acciones adicionales.»

Etapa 3: 2.º recordatorio (día 50–55 tras la fecha de factura)

El segundo recordatorio es el último antes de la Betreibung (ejecución forzada). El gasto puede ser de CHF 20.00 a CHF 40.00. Ahora se amenaza con la Betreibung.

Contenido:

• Designación como «2.º recordatorio» o «Último recordatorio»
• Importe original más primer y segundo gasto de recordatorio
• Plazo corto: 5 a 7 días
• Amenaza clara de Betreibung (ejecución forzada)

Texto de ejemplo: «2.º recordatorio – Último requerimiento. La factura n.º 2026-0142 por CHF 3,200.00 sigue sin pagar tras dos recordatorios. Reclamación total incl. gastos de recordatorio: CHF 3,248.44 (CHF 3,200.00 + CHF 15.00 + CHF 25.00 + MWST). Le fijamos un último plazo hasta fecha + 5 días. Tras el vencimiento iniciaremos la Betreibung (ejecución forzada), sin más aviso previo.»

Mini-historia: Marco, carpintero de Lucerna

Marco, carpintero de Lucerna, entregó a un cliente un paquete de mesa de madera maciza. La factura final ascendía a CHF 6,800.00. El cliente no se manifestó tras 30 días. Marco envió una advertencia de pago – sin respuesta. Tras 14 días el primer recordatorio con CHF 20.00 de gasto – sin respuesta. Tras otros 10 días el segundo recordatorio con CHF 30.00 de gasto y amenaza de Betreibung. Entonces el cliente llamó: «Perdón, la factura estaba en la carpeta de spam.» Transferió el importe total de CHF 6,859.45 incl. gastos de recordatorio y MWST. Marco no redujo los gastos – el cliente los aceptó sin discusión.

Indicar correctamente los gastos de recordatorio en la factura

La cuestión del MWST es la trampa más frecuente con los gastos de recordatorio. Aquí los puntos más importantes:

Los gastos de recordatorio son una prestación accesoria de la prestación principal. Esto significa: si la factura original estaba sujeta al MWST, el gasto de recordatorio también lo está. El tipo es el mismo – actualmente 8.1 % para servicios estándar, 3.8 % para servicios de hospedaje, 2.5 % para tipos reducidos.

Cómo indicar el MWST:

1.er recordatorio
Factura n.º 2026-0142 de 01.07.2026

Importe de factura abierto:   CHF 3,000.00
1.er gasto de recordatorio:   CHF    15.00
8.1 % MWST sobre gasto:        CHF     1.22
─────────────────────────────────────────
Total exigible:                CHF 3,016.22

Importante: el MWST sobre el gasto de recordatorio se indica por separado. El importe original de la factura incl. MWST permanece sin cambios – por lo que solo reclama el importe neto de la factura (si la factura ya indicaba el MWST incluido, este permanece sin cambios) más el nuevo gasto de recordatorio incl. MWST.

Mantener la liquidación del MWST bajo control

Si está sujeto al MWST, debe liquidar y pagar el MWST – también sobre los gastos de recordatorio. El MWST sobre el gasto de recordatorio debe registrarse en la próxima liquidación del MWST. Utilice un software de facturación que lo gestione automáticamente, para poder presentar el MWST online sin olvidar los gastos de recordatorio.

Mini-historia: Lisa, diseñadora web de Basilea

Lisa, diseñadora web de Basilea, facturó durante más de un año gastos de recordatorio sin indicar el MWST. «Pensaba que era como el franqueo – una tarifa de reembolso sin MWST.» Cuando su asesora fiscal revisó la liquidación del MWST, resultó que faltaba el MWST de unos CHF 400.00 de gastos de recordatorio al año. Lisa tuvo que recalcular y pagar retroactivamente el MWST faltante de unos CHF 32.40. No fue un drama, pero sí un error molesto. Desde entonces indica el MWST correctamente en cada recordatorio.

¿Qué hacer cuando el cliente no paga los gastos de recordatorio?

A veces el cliente paga la factura principal, pero elimina los gastos de recordatorio. O no paga nada. ¿Y ahora qué?

Caso 1: El cliente paga la factura principal, elimina los gastos de recordatorio

Es el caso más frecuente. El cliente transfiere CHF 3,000.00 pero omite los CHF 15.00 del gasto de recordatorio. ¿Qué hacer?

Enfoque pragmático: Acéptelo y anote el incidente. Por CHF 15.00 no merece la pena una Betreibung (ejecución forzada). Pero: si el cliente vuelve a incumplir, puede exigir un gasto mayor en el siguiente recordatorio o aplicar una estrategia de recordatorio más estricta.

Fundamentalmente: Los gastos de recordatorio son ejecutables legalmente. Pero el esfuerzo a menudo no guarda proporción. Iniciar una Betreibung por CHF 15.00 – rara vez tiene sentido. La Betreibung le cuesta como acreedor un anticipo de CHF 30.00 a CHF 100.00, que sí recuperará, pero el esfuerzo administrativo para importes pequeños suele no valer la pena.

Caso 2: El cliente no paga nada

Si el cliente tras el segundo recordatorio sigue sin pagar – factura principal y gastos de recordatorio –, es hora de la Betreibung (ejecución forzada). El importe total (importe de factura + gastos de recordatorio + MWST) puede incluirse en la solicitud de Betreibung.

Al mismo tiempo puede calcular el Verzugszins (interés de demora) y reclamarlo. El Verzugszins (interés de demora) en Suiza es actualmente del 5 % anual (interés de referencia del SNB más 5 %, véase CO art. 73). El Verzugszins es un tipo de coste distinto del gasto de recordatorio – corre desde el día del vencimiento, no desde el recordatorio.

Caso 3: El cliente impugna la deuda

Si el cliente impugna la deuda – «No estoy conforme con la prestación» –, primero debe aclarar si la factura era correcta. Una factura errónea da al cliente un derecho de retención. En este caso debería revisar la factura y, si procede, emitir una factura corregida antes de exigir gastos de recordatorio.

Pero si la factura es correcta y el cliente impugna la deuda injustificadamente, puede iniciar la Betreibung (ejecución forzada). El cliente entonces formulará oposición legal y tendrá que seguir la vía judicial.

Mini-historia: Thomas, consultor IT de Berna

Thomas, consultor IT de Berna, tenía un cliente con CHF 4,500.00 de factura abierta. Tras el segundo recordatorio, el cliente pagó CHF 4,500.00 – pero sin los CHF 40.00 de gastos de recordatorio. Thomas aceptó el pago, pero no eliminó los gastos de recordatorio de su sistema. Tres meses después el mismo cliente tenía otra factura abierta. Thomas esta vez exigió CHF 30.00 de gasto ya en el primer recordatorio – con referencia al impago anterior. El cliente pagó sin discusión. La lección: quien exige los gastos de recordatorio de forma consecuente, sufre menos impagos.

Automatizar los gastos de recordatorio con software

Quien envía recordatorios con papel, Excel y Word emplea tiempo valioso en tareas administrativas. Un software de facturación puede automatizar todo el proceso de recordatorio – incluidos los gastos.

Lo que un buen software debería hacer

• Recordatorios automáticos tras el vencimiento del plazo
• Sistema de etapas con plazos y gastos individuales
• Indicación del MWST automáticamente correcta
• QR-Rechnung (factura QR) con QR-IBAN correcto en cada recordatorio
• Registro de cada paso de recordatorio para la prueba documental
• Plantillas de documentos para advertencia de pago, 1.er y 2.º recordatorio

Magic Heidi vs. recordatorio manual

Con Magic Heidi no solo emite facturas, sino también recordatorrios con pocos clics. El software:

• Envía automáticamente advertencias de pago y recordatorios según sus reglas
• Indica correctamente los gastos de recordatorio y el MWST
• Crea una QR-Rechnung (factura QR) correcta como recordatorio – con número de referencia y QR-IBAN correcto
• Documenta cada paso de recordatorio para la prueba documental posterior
• Ofrece plantillas de factura para todas las etapas

La alternativa: Word, Excel, cálculo manual del MWST, talón de pago impreso, sobre franqueado. Para un solo recordatorio son 20 a 30 minutos de trabajo. Con varios asuntos abiertos al mes, las horas se acumulan.

Comparación de costes

Magic Heidi cuesta desde CHF 25.00 al mes. Con ello puede crear cuantas facturas, recordatorios y advertencias de pago quiera. Ver precios. Quien compara, ve pronto: más barato que bexio con CHF 52.00/mes, y el sistema de recordatorios está incluido.

Mini-historia: Anna, fotógrafa de Ginebra

Anna, fotógrafa freelance de Ginebra, antes escribía cada recordatorio con Word y calculaba el MWST a mano. Por recordatorio dedicaba 30 minutos. Con 5 a 8 asuntos abiertos al mes eran 3 a 4 horas de pura tarea de recordatorio. Desde que usa Magic Heidi, el sistema de recordatorios funciona automáticamente: el software detecta facturas abiertas, envía la advertencia a los 7 días y el primer recordatorio a los 14 días – incl. gasto de recordatorio y MWST correctos. Anna incluso ha aumentado los gastos a CHF 20.00 para el primer y CHF 35.00 para el segundo recordatorio, porque el software lo hace automáticamente. Desde entonces invierte cero tiempo en la tarea de recordatorio y percibe un promedio de CHF 80.00 mensuales en gastos de recordatorio que antes no exigía.

Conclusión: gastos de recordatorio en Suiza – con seguridad jurídica y pragmatismo

Los gastos de recordatorio en Suiza no son un campo jurídico complejo, pero hay algunas reglas que conviene conocer. Como no existe una ley con importes fijos, se aplica: razonable, comprensible, sujeto al MWST. CHF 10.00 a CHF 40.00 por etapa de recordatorio son habituales y aceptados. La primera advertencia de pago es gratuita.

La clave está en el sistema: quien tiene un sistema de recordatorios limpio – con plazos claros, pasos documentados e indicación correcta del MWST – tendrá que esperar menos tiempo por facturas sin pagar. Los clientes pagan más rápido cuando saben que los recordatorios siguen de forma consecuente.

Con Magic Heidi automatiza todo el proceso. Emitir factura, enviar recordatorio, preparar Betreibung – todo desde un software. Pruébelo: Probar Magic Heidi, desde CHF 25.00 al mes. Y si un cliente se niega rotundamente a pagar, ahora sabe cómo iniciar la Betreibung (ejecución forzada).