Immobilienmakler-Rechnung Schweiz

Wichtigste Erkenntnisse

• 8.1% MWST auf Maklerprovisionen — Immobilienvermittlung ist eine steuerbare Dienstleistung, NICHT MWST-befreit.
• 2-3% Provision typisch in der Deutschschweiz (3% in der Westschweiz, 4-5% in einzelnen Kantonen).
• QR-Rechnung seit Oktober 2022 obligatorisch — jede Provisionsrechnung braucht QR-IBAN und QR-Referenz.
• Sieben Pflichtelemente gemäss Art. 26 MWSTV auf jeder Rechnung.
• MWST-Registrierung obligatorisch ab CHF 100'000 Jahresumsatz — Provisionseinkommen zählt mit.

Immobilienmakler in der Schweiz verkaufen oft Millionenwerte, kämpfen aber mit einer scheinbar profanen Frage: Wie stellt man die Provisionsrechnung korrekt aus? Die Antwort berührt drei Rechtsgebiete zugleich — Mehrwertsteuerrecht, Vertragsrecht nach dem Obligationenrecht und die praktischen Vorgaben der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) zur QR-Rechnung. Dieser Leitfaden bündelt alles, was Sie als Makler oder Maklerin brauchen: den MWST-Satz, die Pflichtelemente nach Art. 26 MWSTV, eine kopierfertige Vorlage, Praxisbeispiele mit CHF-Beträgen und die Antwort auf die Frage, ob sich eine Software wie Magic Heidi lohnt oder ob Excel reicht.

Schweizer Rechnungsvorschriften — 7 Pflichtelemente gemäss Art. 26 MWSTV

Die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) definiert in Art. 26 MWSTV exakt, was auf einer Rechnung stehen muss, damit sie als solche anerkannt wird. Für Immobilienmakler gilt: Die Provision ist eine steuerbare Dienstleistung. Eine Provisionsrechnung unterscheidet sich rechtlich also nicht von einer Rechnung für eine Beratung oder ein Design-Projekt. Wer die Pflichtelemente vergisst, verliert den Vorsteuerabzug beim Kunden und riskiert bei einer ESTV-Prüfung Nachforderungen plus Verzugszinsen.

Die sieben Pflichtelemente sind:

1. Name, Adresse und MWST-Nummer des Immobilienmaklers — die Steuernummer beginnt mit "CHE" und steht im Handelsregister, das Sie unter Zefix prüfen können.
2. Name und Adresse des Leistungsempfängers — in der Regel der Verkäufer, bei Käufer-Provision der Käufer.
3. Rechnungsdatum — massgebend für die Entstehung der MWST-Schuld und die 30-Tage-Frist für den Leistungsempfänger.
4. Eindeutige Rechnungsnummer — fortlaufend, ohne Lücken. Jede Provisionsrechnung braucht eine eigene.
5. Art und Menge der Leistung — konkret: "Vermittlung einer 4.5-Zimmer-Wohnung, Bahnhofstrasse 12, 8001 Zürich".
6. Steuersatz (8.1%) und Steuerbetrag — getrennt auszuweisen. Bei gemischten Rechnungen (Provision + Reisekosten) kann der Satz unterschiedlich sein.
7. Bruttobetrag und Netto-Betrag — das Rechnungstotal muss klar erkennbar sein.

Dazu kommt das obligationenrechtliche Pflichtelement nach OR Art. 469, das vor allem die Eindeutigkeit der Rechnung sichert. Eine Maklerrechnung ohne eindeutige Rechnungsnummer ist nicht nur MWST-rechtlich angreifbar, sondern auch zivilrechtlich — der Kunde kann die Zahlung zurückbehalten, bis die Rechnung formell korrekt ist.

Der häufigste Fehler in der Praxis ist die fehlende MWST-Nummer bei nebenberuflichen Maklern. Wer unter CHF 100'000 Umsatz bleibt, ist zwar von der MWST-Pflicht befreit — er darf dann aber auch keine MWST ausweisen. Wer versehentlich 8.1% ausweist, ohne registriert zu sein, schuldet diese Steuer der ESTV trotzdem. Eine saubere Trennung ist also überlebenswichtig. Mehr zur Registrierungspflicht lesen Sie in unserem Artikel nebenberuflich selbstständig in der Schweiz.

MWST bei Immobilienmakler-Provisionen — 8.1% Normalsatz

Hier gibt es in der Praxis immer wieder Verwirrung: Der Verkauf einer Liegenschaft ist nach Art. 21 MWSTG von der MWST ausgenommen. Das heisst aber nicht, dass die Maklerprovision ebenfalls MWST-frei ist. Die ESTV trennt sauber: Die Liegenschaft als solche ist steuerbefreit, die Dienstleistung des Vermittelns aber ist steuerbar. Der Immobilienmakler erbringt eine Dienstleistung — und die unterliegt dem Normalsatz von 8.1% seit dem 1. Januar 2024.

Konkret bedeutet das:

• Verkaufspreis der Liegenschaft: MWST-frei (Art. 21 MWSTG)
• Maklerprovision: steuerbar mit 8.1% MWST
• Zusatzleistungen (Bewertung, Fotografie, Drohnenaufnahmen): ebenfalls 8.1%, ausser es handelt sich um beherbergungsnahe Leistungen

Das Rechenbeispiel: Bei einem Verkaufspreis von CHF 1'000'000 und einer Provision von 3% ergibt das eine Netto-Provision von CHF 30'000.00. Darauf kommen 8.1% MWST = CHF 2'430.00. Das Rechnungstotal beträgt also CHF 32'430.00. Der Makler überweist CHF 2'430.00 an die ESTV, behält CHF 30'000.00 netto. Der Verkäufer kann die MWST als Vorsteuer geltend machen, sofern er MWST-pflichtig ist — bei Privatverkäufern geht das nicht.

Die MWST-Registrierungspflicht greift ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Wer mehrere Immobilien im Jahr vermittelt und dabei Provisionseinkommen über dieser Schwelle erzielt, muss sich bei der ESTV registrieren und ab dann ordentliche MWST-Rechnungen ausstellen. Eine Freiwillige Versteuerung (Option) ist schon unter dieser Schwelle möglich, falls der Makler Vorsteuerabzüge geltend machen will — zum Beispiel für ein Büro, Marketingkosten oder Fahrten. Tieferes dazu finden Sie in unserem MWST-Leitfaden für Freelancer.

Mini-Story: Claudia aus Bern und die fehlende MWST

Claudia, 38, Maklerin in Bern, vermittelte 2023 drei Einfamilienhäuser und erzielte Provisionseinkommen von rund CHF 150'000. Sie hatte sich nie bei der ESTV registriert, weil sie dachte, Immobilienvermittlung sei MWST-befreit. Auf ihren Provisionsrechnungen stand schlicht "Provision CHF 15'000" — keine MWST, keine Steuernummer. Bei einer routinemässigen Prüfung wurde der Zentralen Immobilienregister-Datenbank fiel Claudia auf. Die ESTV forderte die MWST für zwei Jahre nach: CHF 12'000 plus Verzugszinsen. Claudia musste nachträglich MWST-pflichtig werden, ihre Kunden nachträglich anskassieren — was bei Privatverkäufern kaum gelang. Die Lektion: Immobilienvermittlung ist steuerbar. Wer sich nicht sicher ist, sollte frühzeitig bei der ESTV nachfragen oder sich registrieren. Der Aufwand ist gering, die Strafen bei Nichtbeachtung sind es nicht.

Provisionsabrechnung: Wer zahlt und wie viel?

Die Provisionsabrechnung ist das Herzstück der Maklerrechnung. Sie dokumentiert, welche Leistung erbracht wurde, für wen und zu welchem Satz. In der Schweiz gilt traditionell das Verkäufermodell: Der Eigentümer beauftragt den Makler mit dem Geschäftsbesorgungsvertrag und zahlt die Provision bei erfolgreicher Vermittlung. Der Käufer ist in diesem Fall nicht Provisionspflichtig — es sei denn, er hat einen separaten Vertrag mit dem Makler abgeschlossen.

In einem angespannten Markt etabliert sich zunehmend das Käufer-Modell: Weil in städtischen Märkten wie Zürich oder Genf mehr Offerten als Liegenschaften existieren, beauftragen Käufer eigene Makler. Dann zahlt der Käufer die Provision — und erhält entsprechend auch die Provisionsrechnung. Für den Immobilienmakler bedeutet das: Er muss vor der Rechnungsstellung klarstellen, wer Vertragspartner ist und auf wessen Namen die Rechnung läuft.

Die Höhe der Provision ist nicht gesetzlich geregelt. Sie ergibt sich aus dem Maklervertrag und regionaler Praxis:

• Deutschschweiz: 2-3% des Verkaufspreises, meist inklusive MWST
• Westschweiz: 3% typisch, oft exklusive MWST
• Tessin und einige Bergkantone: 4-5%, abhängig von Markt und Liegenschaftstyp

Eine Besonderheit: Die Provision wird oft "inklusive MWST" vereinbart. Das heisst, der Verkäufer zahlt 3% des Verkaufspreises als Pauschale, der Makler rechnet intern die MWST heraus. In der Rechnung muss dennoch der Steuersatz ausgewiesen sein — nur dann ist sie MWST-konform. Wer die Provision als "Pauschalpreis inkl. MWST" ausweist, ohne den Steuerbetrag zu nennen, riskiert eine Beanstandung.

Wichtig ist auch die Provisionsabrechnung im Sinne einer transparenten Aufstellung: Wer Provision für mehrere Teilaspekte verlangt (Vermittlung, Bewertung, Fotografie), sollte diese getrennt ausweisen. So kann der Kunde nachvollziehen, was er bezahlt — und der Makler kann bei einer Prüfung jede Position einzeln rechtfertigen.

Akonto- und Schlussrechnung bei Immobilienverkäufen

Immobilienverkäufe dauern oft mehrere Monate. Vom ersten Kundenkontakt bis zur Handlung können sechs bis zwölf Monate vergehen, bei schwierigen Liegenschaften auch länger. Für den Immobilienmakler entsteht ein Liquiditätsproblem: Er arbeitet vor, hat Marketingkosten und Zeitaufwand, aber die Provision fliesst erst bei Vertragsunterzeichnung. Die Lösung sind Akonto-Rechnungen.

Eine Akonto-Rechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen. Typisch sind:

• Akonto 1 nach Auftragserteilung: 30% der erwarteten Provision, pauschal
• Akonto 2 nach Erstvisiten: 30%, wenn erste Besichtigungen durchgeführt wurden
• Schlussrechnung: restliche 40%, abzüglich bereits bezahlter Akonti, bei Vertragsabschluss

Jede Akonto-Rechnung muss die gleichen sieben Pflichtelemente enthalten wie eine Schlussrechnung. Auf der Schlussrechnung werden die bereits bezahlten Akonti als "bereits bezahlt" ausgewiesen, damit es nicht zu einer Doppelverrechnung kommt. Der MWST-Satz von 8.1% gilt auch für Akonti — der Immobilienmakler muss die MWST bei Erhalt der Akontozahlung deklarieren, nicht erst bei Schlussrechnung.

Mini-Story: Daniel aus Luzern und die Akonto-Strategie

Daniel, 44, nebenberuflicher Immobilienmakler in Luzern, übernahm 2023 den Verkauf eines schwierigen Mehrfamilienhauses. Der Eigentümer war schwierig, der Markt übersättigt, die Liegenschaft brauchte sechs Monate, bis ein Käufer gefunden war. Daniel einigte sich vorab auf eine Akonto-Struktur: CHF 5'000 nach Auftragserteilung, CHF 5'000 nach ersten Besichtigungen, Rest bei Verkauf. So finanzierte er Marketingkosten und Zeitaufwand, ohne vorzufinanzieren. Bei Verkauf erhielt er die Schlussrechnung über die Gesamtprovision von CHF 18'000, abzüglich CHF 10'000 bereits bezahlter Akonti. Die Schlussrechnung wies sauber aus: Netto CHF 16'651.00, MWST 8.1% CHF 1'349.00, Total CHF 18'000.00. Die Akonto-Strategie hat Daniel gerettet: Er hatte durchgehend Liquidität und musste keine privaten Rücklagen ins Projekt stecken. Für nebenberufliche Makler ist das ein sinnvolles Modell, besonders bei langen Verkaufszeiträumen.

Kopierfertige Vorlage: Immobilienmakler-Rechnung

Hier ist eine kopierfertige Vorlage, die alle Pflichtelemente nach Art. 26 MWSTV erfüllt und sich für jede Schweizer Provisionsrechnung eignet. Kopieren Sie den Block, ersetzen Sie die Platzhalter, und die Rechnung ist einsatzbereit.

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IMMOBILIENMAKLER SCHWEIZ AG
Bahnhofstrasse 12
8001 Zürich
MWST-Nummer: CHE-123.456.789 MWST
Zefix-Nr.: CH-020.3.123.456-8
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RECHNUNG Nr. 2024-045
Datum: 15. Juli 2024

Rechnung an:
Hans Mustermann
Seestrasse 45
8002 Zürich

Auftrag: Vermittlung Einfamilienhaus, Seestrasse 45, 8002 Zürich
Geschäftsbesorgungsvertrag vom: 10. März 2024
Verkaufspreis: CHF 1'200'000.00
Käufer: Anna Beispiel (vereinbart am 30. Juni 2024)

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Position 1:
Vermittlungsprovision (3% des Verkaufspreises)
Netto:                                CHF 36'000.00
MWST 8.1%:                              CHF 2'916.00
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Rechnungstotal:                      CHF 38'916.00
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Zahlbar innerhalb 30 Tagen per QR-Rechnung
QR-IBAN: CH44 0123 4567 8901 2345 6
QR-Referenz: 00 00000 00000 00000 00000 04597

Leistungsempfänger-in: Sie können diese MWST als
Vorsteuer abziehen, sofern Sie MWST-pflichtig sind.

Danke für das Vertrauen.
IMMOBILIENMAKLER SCHWEIZ AG
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Diese Vorlage erfüllt alle sieben Pflichtelemente: Name und MWST-Nummer des Maklers, Name und Adresse des Kunden, Rechnungsdatum, eindeutige Nummer, Art und Menge der Leistung, Steuersatz und Steuerbetrag, Brutto- und Netto-Betrag. Sie können sie direkt in ein Word-Dokument einfügen oder in Magic Heidi als Vorlage hinterlegen, damit Sie bei jedem neuen Auftrag nur noch die Platzhalter ersetzen.

Mini-Story: Thomas aus Zürich und die fehlende QR-IBAN

Thomas, 41, Immobilienmakler in Zürich, verkaufte 2023 eine 4.5-Zimmer-Wohnung für CHF 1'200'000. Seine Provisionsrechnung über CHF 36'000 netto plus CHF 2'916 MWST schickte er an den Verkäufer — mit einer alten Einzahlungsschein-Vorlage aus 2018, ohne QR-IBAN und ohne QR-Referenz. Die Bank des Verkäufers wies die Zahlung zurück, weil sie seit Oktober 2022 keine alten Einzahlungsscheine mehr annahm. Der Verkäufer rief Thomas an, Thomas musste eine neue Rechnung ausstellen, mit QR-Code und QR-IBAN. Zwischen erster Rechnung und Zahlung vergingen 14 Tage, in denen Thomas die Provision nicht auf seinem Konto hatte. Die Lektion: QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 obligatorisch. Wer noch alte Vorlagen nutzt, muss mit Zahlungsverzögerungen rechnen. Thomas hat seither auf eine Software-Lösung umgestellt, die QR-Rechnungen automatisch generiert — und wird seitdem im Schnitt innerhalb von 8 Tagen bezahlt, statt wie früher nach 3-4 Wochen. Mehr zur praktischen Umsetzung lesen Sie in unserem Leitfaden zur QR-Rechnung.

QR-Rechnung für Maklerprovisionen

Die QR-Rechnung ist seit dem 1. Oktober 2022 in der Schweiz obligatorisch. Die alten roten und orangen Einzahlungsscheine sind vollständig abgeschafft. Jede Provisionsrechnung des Immobilienmaklers muss eine QR-IBAN und eine QR-Referenz enthalten, zusätzlich zum visuellen QR-Code, den der Kunde scannt.

Die QR-IBAN beginnt mit "CH" und ist eine spezifische IBAN, die das Institut des Rechnungsstellers zwingt, die Zahlung über das QR-IBAN-System abzuwickeln. Sie ist nicht identisch mit einer normalen IBAN, selbst wenn die Kontonummer gleich ist. Wer eine normale IBAN nutzt und nur einen QR-Code hinzufügt, erfüllt die Vorgaben nicht.

Die QR-Referenz ist eine 27-stellige Nummer, die es dem Makler ermöglicht, Zahlungen automatisch zuzuordnen. Sie kann die Rechnungsnummer enthalten, mit einer Prüfziffer am Ende. Ohne QR-Referenz ist die QR-Rechnung unvollständig und wird von einigen Banken nicht automatisch verarbeitet.

Praktisch bedeutet das für den Immobilienmakler:

• QR-IBAN bei der Bank beantragen — jedes Schweizer Institut bietet das an, meist kostenlos.
• QR-Referenz generieren — entweder manuell mit Prüfziffer oder über eine Software wie Magic Heidi.
• QR-Code als Bild einfügen — entweder über eine Bank-Vorlage oder über eine Rechnungssoftware.

Wer eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel nutzt, kann den QR-Code über Tools wie "QR-Code Generator" erstellen, muss aber die QR-IBAN und QR-Referenz manuell pflegen. Bei grösseren Volumina oder mehreren Immobilienmaklern in einem Büro empfiehlt sich eine Software, die diese Elemente automatisch generiert — das verhindert Fehler und spart pro Rechnung 5-10 Minuten. Wer sich für eine professionelle Alternative zu bexio interessiert, findet sie unter bexio-Alternative. Ähnliche Rechnungspflichten gelten übrigens auch für Architekten in der Schweiz, die SIA-102-Honorare abrechnen.

Software-Lösung vs. Excel: Was sich für Makler wirklich lohnt

Immobilienmakler verkaufen Liegenschaften im Millionenbereich, aber die Rechnungsstellung läuft bei vielen noch über Excel oder Word-Vorlagen. Das funktioniert für einzelne Rechnungen im Jahr. Wer aber mehr als 10 Immobilien vermittelt, stösst schnell an Grenzen: Keine automatische QR-Referenz-Generierung, keine MWST-Berechnung, kein automatisches Mahnwesen, keine Archivierungspflicht nach GeBüV.

Die Frage ist nicht, ob man Software braucht — sondern welche. Die gängigen Optionen:

• Excel/Word-Vorlagen: Kostenlos, aber fehleranfällig. Bei jeder MWST-Satzänderung (wie 2024 von 7.7% auf 8.1%) müssen alle Vorlagen manuell angepasst werden.
• bexio: Die bekannteste Schweizer KMU-Software, aber mit CHF 52 pro Monat nicht gerade günstig für Einzelunternehmer. Vollumfänglich, aber eher auf KMU mit Personal zugeschnitten.
• Magic Heidi: CHF 25-39 pro Monat, speziell für Schweizer Solopreneure und kleine Büros. Enthält QR-Rechnung, MWST-Berechnung, automatische Mahnungen, Kundenverwaltung und Provisionsabrechnungen.

Der praktische Unterschied zeigt sich im Alltag: Mit Excel verbringt ein Immobilienmakler pro Rechnung 15-20 Minuten, mit einer Software wie Magic Heidi unter 2 Minuten. Bei 20 Rechnungen im Jahr sind das 5 Stunden gesparte Zeit — abzüglich der Software-Kosten ein klarer Gewinn.

Der häufigste Einwand ist: "Ich brauche keine Software, ich habe nur 5 Kunden pro Jahr." Aber selbst bei wenigen Rechnungen ist das Risiko eines MWST-Fehlers hoch — und eine einzige Beanstandung der ESTV kostet mehr als ein ganzes Jahr Software-Nutzung. Die Entscheidung sollte also nicht nur über die Menge, sondern über das Risiko laufen. Wer sich für die Einzelfirma als Rechtsform entscheidet, sollte sich vorher gut informieren — auch zur Gewerbeanlage und zur Haftung.

Zudem ist die GoBD-konforme Archivierung in der Schweiz über die GeBüV geregelt: Jede Rechnung muss 10 Jahre aufbewahrt werden, elektronisch und revisionssicher. Excel-Dateien erfüllen das nicht, weil sie nachträglich verändert werden können. Eine Software wie Magic Heidi speichert jede Rechnung automatisch revisionssicher und stellt sie jederzeit wieder her — ohne dass der Makler selbst ein Archiv aufbauen muss.

Schliesslich ist die Automatisierung ein entscheidender Faktor: Magic Heidi erinnert an überfällige Rechnungen, generiert automatisch Mahnungen und zeigt dem Immobilienmakler jederzeit, welche Provisionen offen sind und welche schon bezahlt wurden. Bei längeren Immobilienverkäufen mit Akonto-Struktur ist das Gold wert — man verliert nicht den Überblick, welche Teile der Provision schon geflossen sind und welche noch ausstehen.

Magic Heidi ist kein Ersatz für den Immobilienmakler, sondern für seine Buchhaltung. Wer Provisionsrechnungen in 30 Sekunden ausstellen will, ohne über MWST-Sätze, QR-Codes oder Pflichtelemente nachdenken zu müssen, findet hier eine Schweizer Lösung, die ab CHF 25 pro Monat genau das macht. Der Wechsel von Excel oder Word-Vorlagen dauert rund eine Stunde — danach entfällt jeder manuelle Aufwand für die Rechnungsstellung.

Schluss

Immobilienmakler in der Schweiz verkaufen Werte im Millionenbereich — und doch scheitern viele an der Provisionsrechnung. Die Gründe sind immer dieselben: fehlende MWST, veraltete Einzahlungsscheine statt QR-Rechnung, unvollständige Pflichtelemente. Die gute Nachricht: Alle diese Probleme sind lösbar, und zwar mit überschaubarem Aufwand.

Die wichtigsten Punkte in Kürze: Die Maklerprovision unterliegt dem MWST-Satz von 8.1%, nicht dem Verkauf der Liegenschaft selbst. Die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 obligatorisch. Sieben Pflichtelemente nach Art. 26 MWSTV müssen auf jeder Rechnung stehen. Die MWST-Registrierungspflicht greift ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Und eine Software wie Magic Heidi nimmt Ihnen den administrativen Aufwand ab — für weniger als den Preis eines Mittagessens pro Woche.

Wenn Sie das nächste Mal eine Provisionsrechnung ausstellen, prüfen Sie drei Dinge: Steht die MWST-Nummer drauf? Ist eine QR-IBAN angegeben? Sind alle sieben Pflichtelemente nach Art. 26 MWSTV erfüllt? Wenn ja, ist die Rechnung konform. Wenn nein, nutzen Sie die Vorlage oben oder wechseln Sie zu einer Software, die das automatisch übernimmt.

Quellen: Art. 26 MWSTV; ESTV QR-Rechnung-Anforderungen; MWST-Satz 8.1% seit 1. Januar 2024; OR Art. 469.