Kassenbuch Vorlage Schweiz: gratis Excel, PDF und Word

Hier bekommst du eine kostenlose Kassenbuch Vorlage für die Schweiz: als Excel-Datei mit funktionierenden Formeln (laufender Saldo, Monatstotale, Soll-Ist-Abgleich, MWST-Berechnung), als PDF zum Ausdrucken und als Word-Datei. Ohne Anmeldung, sofort nutzbar.

Kurzantwort zur Pflichtfrage: Wenn du in der Schweiz Bargeld einnimmst oder auszahlst und dafür eine Kasse, Barkasse oder Handkasse führst, brauchst du eine nachvollziehbare Erfassung dieser Bargeldbewegungen. Genau das leistet das Kassenbuch. Wenn du dagegen nur über Bank, Karte oder TWINT mit Bankgutschrift arbeitest und keine Bargeldkasse hast, brauchst du meist kein eigenes Kassenbuch, aber natürlich trotzdem eine ordentliche Buchhaltung mit Belegen.

Was die Kassenbuch Excel Vorlage kann

Die Excel-Datei ist mehr als eine leere Tabelle. Sie besteht aus drei Blättern:

• Kassenbuch: 100 Zeilen mit Datum, Beleg-Nr., Text, Einnahme CHF, Ausgabe CHF, MWST-Satz (Dropdown), MWST-Betrag und laufendem Saldo. Der Saldo rechnet pro Zeile: Anfangsbestand + alle Einnahmen − alle Ausgaben bis zu dieser Zeile. Unten stehen Total, Endbestand (Soll), gezählter Bestand (Ist) und Differenz.
• Monatsübersicht: summiert automatisch nach Datum pro Monat Einnahmen, Ausgaben, Monatssaldo, Kassenbestand am Monatsende und MWST. Nichts abtippen, nur das Kassenbuch führen.
• Anleitung: acht Schritte, wie du das Kassenbuch korrekt führst.

Gelbe Felder sind Eingaben, graue Felder sind Formeln. Der MWST-Betrag wird aus dem Bruttobetrag herausgerechnet (Betrag × Satz ÷ (1 + Satz)), so wie er auf dem Beleg steht.

Die PDF-Vorlage ist ein A4-Blatt mit 26 Zeilen und Abschlussfeldern zum Ausdrucken, ideal als Kassenblatt neben der Kasse. Die Word-Vorlage enthält dieselbe Tabelle, wenn du Felder anpassen willst.

Wann brauchst du in der Praxis ein Kassenbuch?

Nicht jedes Unternehmen braucht dieselbe Bargeldlogik. Entscheidend ist, ob du tatsächlich mit einer Kasse arbeitest.

Was das Schweizer Regelwerk praktisch bedeutet

Die offizielle Basis in der Schweiz ist nicht das Wort «Kassenbuch», sondern die allgemeine Buchführungspflicht nach Art. 957 OR. Das KMU-Portal des Bundes hält fest:

• Juristische Personen wie AG oder GmbH sind buchführungspflichtig.
• Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000 Umsatz ebenfalls.
• Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz müssen mindestens eine vereinfachte Buchhaltung führen, die Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage umfasst.

Daraus folgt: Sobald du eine Bargeldkasse führst, muss auch diese Kasse in deiner Buchhaltung plausibel dokumentiert sein. Das Kassenbuch ist das Werkzeug dafür. Mehr zur vereinfachten Buchhaltung findest du im Guide zur Buchhaltung für die Einzelfirma.

Zusätzlich gilt (Art. 958f OR): Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind 10 Jahre aufzubewahren. Elektronische Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Daten zugänglich, lesbar und in ihrer Integrität gesichert bleiben.

Reicht Excel für ein Kassenbuch?

Die ehrliche Antwort: Excel ist erlaubt, aber du musst die Nachvollziehbarkeit selbst sicherstellen. Beim Kassenbuch zählt nicht nur die Erfassung, sondern auch, dass Änderungen später nachvollziehbar sind. In einer Tabelle lässt sich ein Eintrag spurlos überschreiben.

So führst du die Excel-Vorlage trotzdem sauber:

1. Jede Bewegung sofort erfassen, nicht am Monatsende aus der Erinnerung.
2. Falsche Einträge nicht löschen, sondern mit einer Korrekturzeile (negativer Betrag, Beleg «Storno») ausgleichen.
3. Pro Monat eine PDF-Kopie speichern oder das Blatt ausdrucken und unterschreiben. Damit hast du einen unveränderbaren Stand.
4. Kasse regelmässig zählen und den Ist-Bestand im Abschlussblock eintragen. Differenzen als eigene Buchung erfassen, nie stillschweigend anpassen.

Wenn du nur selten Bargeld bewegst, reicht diese disziplinierte Excel-Lösung. Wenn Bargeld täglich Teil deines Geschäfts ist (Laden, Gastro, Markt), ist ein Kassensystem mit Journal die sicherere Wahl.

Was gilt für Freelancer und kleine Einzelfirmen?

Für viele Freelancer ist die entscheidende Frage nicht, wie gross das Kassenbuch sein muss, sondern ob sie überhaupt eine Barkasse führen.

• Keine Barkasse, nur Bank und Karte: meist kein eigenes Kassenbuch nötig. Belege scannst du direkt in die Buchhaltungssoftware.
• Handkasse für kleinere Barzahlungen: als kleines Kassenkonto behandeln, Vorlage monatlich führen.
• Regelmässiger Verkauf gegen Bargeld: Kassenbuch täglich führen, Tagesbestand zählen.

Faustregel: Nicht jedes Unternehmen braucht ein Kassensystem. Aber jedes Unternehmen mit Bargeld braucht eine glaubwürdige Bargelddokumentation.

Für wen diese Vorlage gedacht ist

Die Kassenbuch Vorlage ist besonders nützlich, wenn du:

• als Freelancer oder Einzelfirma gelegentlich mit Bargeld arbeitest,
• eine Handkasse für Auslagen oder Barausgaben führst,
• einen Marktstand, Kurse oder Events mit Barzahlung hast,
• Bargeld sauber mit deiner übrigen Schweizer Buchhaltung verbinden willst.

Verwandte Vorlagen: Quittung Vorlage für Barzahlungen, Spesenabrechnung Vorlage für Auslagen und die Übersicht aller Vorlagen.

Fazit

Das beste Kassenbuch ist nicht das technischste, sondern das, das du klar, vollständig und im Alltag wirklich führst. Wenn du Bargeld im Unternehmen hast, sollte es drei Dinge leisten:

1. jede Bargeldbewegung sauber dokumentieren
2. den laufenden Bestand plausibel machen
3. mit Belegen und Aufbewahrungspflichten zusammenpassen

Die Excel-Vorlage oben deckt alle drei Punkte ab. Du brauchst kein kompliziertes Kassensystem, aber sobald Bargeld eine Rolle spielt, brauchst du eine saubere Kassenlogik.

Quellen: KMU-Portal zur Buchhaltungspflicht · KMU-Portal zur elektronischen Aufbewahrung · bexio Kassenbuch · Banana Cash book. Stand: September 2026.