Arbeitsrapport Vorlage Schweiz: Excel, Word und PDF gratis

Hier bekommst du eine kostenlose Arbeitsrapport Vorlage für die Schweiz in drei Formaten. Jede Datei enthält zwei Dokumente: den Arbeitsrapport für einen konkreten Einsatz (Kunde, Einsatzort, Arbeitszeit, ausgeführte Arbeiten, Material, Kundenunterschrift) und den Stundenrapport für die tägliche Zeiterfassung (Datum, Kunde/Projekt, Tätigkeit, Von, Bis, Pause, Stunden, Stundensatz, Total). Die Excel-Version rechnet alles automatisch und summiert pro Kalenderwoche und Monat.

Kurzantwort: Ein Arbeitsrapport ist ein Leistungsnachweis für Einsätze vor Ort. Er hält fest, wann gearbeitet wurde, was gemacht wurde, wie lange es gedauert hat, welches Material verwendet wurde und ob der Kunde den Einsatz bestätigt hat. Besonders nützlich für Handwerk, Service, Montage, Wartung und andere Arbeiten beim Kunden. Ein Stundenrapport dokumentiert dagegen deine Arbeitszeit über den Tag oder Monat, als Grundlage für die Rechnung nach Aufwand.

Was in der Vorlage steckt

Die Excel-Datei hat drei Blätter, Word und PDF enthalten je zwei Seiten:

• Stundenrapport (Zeiterfassung): 61 Zeilen mit Datum, Kunde/Projekt, Tätigkeit, Von, Bis, Pause, Stunden, Stundensatz, Total und Kalenderwoche. Oben trägst du Name, Monat und deinen Standard-Stundensatz ein; er wird pro Zeile vorgeschlagen und kann überschrieben werden.
• Übersicht: Stunden und CHF pro Kalenderwoche (KW 1 bis 53) und pro Monat. Rechnet automatisch aus dem Stundenrapport.
• Arbeitsrapport: Einsatzformular mit Rapport-Nr., Kunde, Einsatzort, Auftrag, Mitarbeiter/in, Arbeitszeit-Tabelle, ausgeführten Arbeiten, Material mit Preisen, Bemerkungen und Kundenbestätigung.

Gelbe Felder sind Eingaben, graue Felder sind Formeln. Beträge sind Nettobeträge ohne MWST, die MWST kommt erst auf die Rechnung.

Zeiterfassung Excel Vorlage: so funktioniert der Stundenrapport

Wer eine Zeiterfassung Excel Vorlage sucht, will vor allem eines: Stunden eintragen und nicht selbst rechnen. Der Stundenrapport löst das so:

1. Datum, Kunde/Projekt und Tätigkeit eintragen, damit du später weisst, welche Stunden auf welche Rechnung gehören.
2. Von und Bis als Uhrzeit (z. B. 08:00 und 12:15), Pause in Dezimalstunden (30 Minuten = 0.5).
3. Stunden rechnet Excel: (Bis − Von) − Pause, auf zwei Dezimalstellen gerundet. Einsätze über Mitternacht werden korrekt behandelt.
4. Total CHF = Stunden × Stundensatz. Am Monatsende stehen Total Stunden und Total CHF unten, die Übersicht zeigt zusätzlich jede Kalenderwoche.

Für die Rechnung übernimmst du die Zeilen eines Kunden als Positionen: Tätigkeit, Stunden, Stundensatz, Total. Wenn du deinen Stundensatz noch nicht kennst, hilft der Stundenlohn-Rechner.

Wichtig: Der Stundenrapport ist eine Zeiterfassung für deine Abrechnung, nicht die gesetzliche Arbeitszeiterfassung nach Arbeitsgesetz für Angestellte. Den Unterschied erklärt der Abschnitt weiter unten.

Wann ein Arbeitsrapport besonders sinnvoll ist

Ein Arbeitsrapport lohnt sich vor allem, wenn deine Arbeit nicht nur am Schreibtisch stattfindet:

• Service- und Reparatureinsätze beim Kunden
• Montage, Installation oder Wartung
• Handwerksarbeiten auf Baustellen
• wiederkehrende Unterhaltsarbeiten
• Einsätze mit zusätzlichem Materialverbrauch
• Arbeiten, bei denen der Kunde die Leistung vor Ort abnimmt

Für rein digitale Freelancer ist ein klassischer Arbeitsrapport oft zu viel. Wer als Berater, Designer oder Entwickler remote arbeitet, braucht eher den Stundenrapport, eine gute Projektbeschreibung und eine saubere Rechnung als einen unterschriebenen Rapport.

Warum der Unterschied zur gesetzlichen Arbeitszeiterfassung wichtig ist

Die Arbeitszeiterfassung gemäss SECO betrifft Arbeitgeber und Arbeitnehmende. Dort geht es um die Dokumentation von täglicher und wöchentlicher Arbeitszeit, Pausen, Überstunden und Ruhezeiten.

Ein Arbeitsrapport oder Stundenrapport erfüllt einen anderen Zweck:

• Er dokumentiert einen konkreten Kundeneinsatz oder deine verrechenbaren Stunden.
• Er beschreibt Leistung, Stunden, Material und Besonderheiten vor Ort.
• Er hilft bei Abrechnung, Nachvollziehbarkeit und Streitvermeidung.

Beide Systeme können sich überschneiden. In Betrieben mit Mitarbeitenden fliesst ein Arbeitsrapport oft in die interne Zeit- oder Lohnlogik ein. Die Faustregel:

• Musst du gegenüber Arbeitsinspektorat oder Arbeitgeberpflichten dokumentieren, sprichst du von Arbeitszeiterfassung.
• Willst du gegenüber Kunde, Büro oder Buchhaltung einen Einsatz belegen, sprichst du vom Arbeitsrapport.

Unterschrift: nicht immer Pflicht, aber oft der stärkste Beleg

Die Kundenbestätigung macht den Rapport deutlich belastbarer. Sie ist besonders sinnvoll, wenn:

• Arbeiten vor Ort abgenommen wurden,
• später nach Stunden oder Material fakturiert wird,
• Zusatzarbeiten während des Einsatzes entstanden sind,
• Reklamationen oder Missverständnisse denkbar sind,
• mehrere Einsätze beim selben Kunden sauber getrennt dokumentiert werden müssen.

Ein Rapport ohne Unterschrift ist nicht wertlos. Aber die Unterschrift ist oft genau das Element, das Diskussionen wie «das war so nicht vereinbart» oder «diese Zusatzarbeit haben wir nie gesehen» verkürzt.

So sieht ein ausgefüllter Arbeitsrapport aus

Das Muster zeigt, wie die Vorlage ausgefüllt wirkt. Du kannst es auch als Text kopieren.

Muster Service GmbH
Industriestrasse 18
8005 Zürich

ARBEITSRAPPORT
Nr. AR-2026-017
Datum: 26.04.2026

Kunde:
Beispiel AG
Werkhofstrasse 9
3008 Bern

Einsatzort:
Maschinenraum Gebäude B

Mitarbeiter:
Max Muster

Arbeitszeit:
08:10 - 11:45
Pause: 0.25 Std.
Verrechenbare Stunden: 3.33 à CHF 120.00 = CHF 400.00

Ausgeführte Arbeiten:
- Störung an Lüftungsanlage geprüft
- Filtereinsatz ersetzt
- Steuerung neu kalibriert
- Funktionstest durchgeführt

Verwendetes Material:
- 1 x Filtereinsatz Typ F7        CHF 85.00
- 1 x Dichtungssatz               CHF 24.50

Total Rapport (exkl. MWST):       CHF 509.50

Bemerkungen:
Anlage wieder betriebsbereit. Empfohlen: Kontrollservice in 6 Monaten.

Bestätigung Kunde:
Name: __________________
Unterschrift: ___________
Datum: _________________

Was dieses Muster gut macht:

• Es zeigt wer, wann und wo gearbeitet hat.
• Die Tätigkeiten sind konkret genug für spätere Rückfragen.
• Stunden und Material sind so erfasst, dass daraus direkt eine Rechnung entsteht.
• Die Kundenbestätigung schafft eine saubere Abnahmebasis.

Wann der Stundenrapport reicht und wann du den Arbeitsrapport brauchst

Der Stundenrapport reicht, wenn:

• nur Stunden relevant sind,
• kein Material separat erfasst werden muss,
• keine Vor-Ort-Abnahme nötig ist,
• der Kunde keine detaillierte Einsatzdokumentation erwartet.

Der Arbeitsrapport ist die bessere Wahl, wenn mindestens einer dieser Punkte dazukommt: Materialverbrauch, Spesen oder Fahrtkosten, Zusatzarbeiten vor Ort, Kundenbestätigung, mehrere Mitarbeitende auf demselben Einsatz oder Rechnung nach Aufwand. Deshalb enthält die Vorlage beide.

Alle weiteren Gratis-Vorlagen für Rechnung, Offerte, Lieferschein, Spesenabrechnung und mehr findest du in der Übersicht aller Vorlagen.

Quellen für diese Seite:

• SECO – Arbeitszeiterfassung
• DWA – Digitaler Arbeitsrapport für Schweizer KMU-Betriebe
• Traceon – Arbeitsrapporte in der Schweiz
• timr – Arbeitsrapport: wichtige Aspekte und Vorteile einer digitalen Lösung

Stand: September 2026. Diese Seite beschreibt die übliche Schweizer Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung für spezielle vertragliche, arbeitsrechtliche oder branchenspezifische Pflichten.