FAQ Facturación Suiza: Todo lo que Necesitas Saber en 2026

QR-Bills y Boletines de Pago

¿Qué es un QR-bill y es obligatorio en Suiza?

Sí, los QR-bills son obligatorios desde el 1 de octubre de 2022, reemplazando completamente los boletines de pago rojos y naranjas tradicionales.

Un QR-bill es una factura con una sección de pago integrada que contiene un código QR suizo escaneable. Este código incluye toda la información de pago: IBAN, importe, moneda (CHF o EUR), datos del acreedor e información del deudor. Los clientes simplemente escanean el código con su app bancaria para pagar al instante.

Actualización importante 2025: Desde el 22 de noviembre de 2025, la versión 2.3 de las Directrices de Implementación Suizas requiere direcciones estructuradas (campos separados para calle, número, código postal y ciudad). Asegúrate de que tu software de facturación genere QR-bills conformes.

¿Cuál es la diferencia entre un IBAN regular y un QR-IBAN?

Ambos son válidos para QR-bills, pero sirven para propósitos diferentes:

QR-IBAN:

• IBAN especial que comienza con "CH" seguido de códigos de institución específicos
• Contiene un número de referencia QR (27 dígitos)
• Permite la conciliación automática de pagos sin reconciliación manual
• Ideal para empresas que procesan muchas transacciones

IBAN Regular:

• Número de cuenta bancaria suiza estándar
• Usa referencia no estructurada o referencia de acreedor (ISO 11649)
• Requiere el campo de información adicional de 140 caracteres
• Suficiente para la mayoría de pequeñas empresas y freelancers

No necesitas un QR-IBAN para emitir QR-bills válidos. Un IBAN regular funciona perfectamente para la mayoría de profesionales independientes.

¿Puedo enviar QR-facturas a clientes fuera de Suiza?

Sí, pero con limitaciones.

El QR-bill está diseñado para pagos domésticos suizos y pagos desde Liechtenstein. Los clientes internacionales normalmente no pueden escanear códigos QR suizos con sus apps bancarias.

Mejores prácticas para clientes internacionales:

• Incluye la sección de pago QR-bill (legalmente requerida)
• También proporciona los datos de pago en formato de texto claro
• Especifica IBAN, código BIC/SWIFT y dirección del banco
• Considera usar plataformas de pago internacionales para clientes recurrentes

Software de facturación moderno como Magic Heidi incluye automáticamente tanto el código QR como la información de pago basada en texto, asegurando que todos los clientes puedan pagar fácilmente.

¿Necesito incluir un código QR en cada factura?

Sí, si tu factura genera un pago en Suiza, debe incluir un código QR suizo válido.

Las únicas excepciones son:

• Facturas enviadas exclusivamente a clientes extranjeros (aunque incluir QR-bills no perjudica)
• Notas de crédito o documentos puramente informativos
• Acuerdos de domiciliación bancaria recurrente donde no se requiere acción de pago

Para toda la facturación estándar B2B y B2C en Suiza, el QR-bill es obligatorio. El incumplimiento puede retrasar pagos y crear problemas administrativos.

IVA y Requisitos Fiscales

¿Necesito registrarme para el IVA en Suiza?

Debes registrarte para el IVA cuando tu facturación anual supere los CHF 100,000.

Este umbral se aplica a empresas y autónomos que proporcionan bienes o servicios en Suiza. Para asociaciones y fundaciones sin ánimo de lucro, el límite es CHF 150,000.

Puntos clave:

• La facturación incluye todos los ingresos antes de gastos
• Puedes registrarte voluntariamente por debajo del umbral
• El registro es obligatorio dentro de los 30 días posteriores a superar el límite
• Las empresas extranjeras que prestan servicios en Suiza pueden tener reglas diferentes

Una vez registrado, debes cobrar IVA en las facturas, presentar declaraciones de IVA trimestrales o semestrales y mantener registros conformes.

¿Cuáles son las tasas de IVA actuales en Suiza?

Suiza utiliza tres tasas de IVA a partir de 2024:

• 8.1% - Tasa estándar para la mayoría de bienes y servicios
• 2.6% - Tasa reducida para necesidades básicas (alimentos, bebidas no alcohólicas, libros, periódicos, medicamentos)
• 3.8% - Tasa especial para servicios de hostelería (hoteles, restaurantes, catering)

Estas tasas se aplican al total de tu factura. Siempre muestra el importe de IVA por separado en las facturas, mostrando claramente tanto el importe neto como el bruto.

¿Cómo gestiono el IVA si no estoy registrado?

Si estás por debajo del umbral de CHF 100,000 y no estás registrado voluntariamente, simplemente no cobras IVA.

Tus facturas no deben mostrar ningún importe de IVA. Incluye una nota indicando "Exención de IVA - pequeña empresa" o "No sujeto a IVA" para aclarar tu situación.

Importante: No puedes deducir el IVA soportado en tus gastos de negocio cuando no estás registrado. Esto significa que pagas IVA en las compras pero no puedes recuperarlo. Muchas empresas eligen el registro voluntario para recuperar el IVA soportado, incluso por debajo del umbral.

¿Qué pasa si emito una factura con el IVA incorrecto?

Debes corregirlo inmediatamente con una nota de crédito o factura corregida.

La Administración Federal de Contribuciones de Suiza es estricta respecto a la precisión del IVA. Si cobras demasiado IVA, debes reembolsar la diferencia. Si cobras de menos, sigues siendo responsable de pagar el importe correcto a las autoridades fiscales.

Mejores prácticas:

1. Emite una nota de crédito por la factura incorrecta
2. Genera una nueva factura con el cálculo de IVA correcto
3. Conserva ambos documentos en tus registros
4. Notifica a tu cliente sobre la corrección

Un software de facturación de calidad previene estos errores calculando automáticamente el IVA según las tasas actuales y tu estado de registro.

Legal y Cumplimiento

¿Qué información debe contener una factura suiza?

La ley suiza requiere estos elementos obligatorios en cada factura:

Información del negocio:

• Tu nombre comercial completo o razón social registrada
• Dirección comercial completa
• Número de registro de IVA (si aplica)

Información del cliente:

• Nombre completo o razón social del cliente
• Dirección completa

Detalles de la factura:

• Número de factura único (secuencial y sin huecos)
• Fecha de factura
• Fecha de entrega o servicio (si difiere de la fecha de factura)
• Descripción detallada de bienes o servicios
• Cantidad y precio unitario
• Importe neto, tasa de IVA, importe de IVA y total bruto
• Condiciones de pago y fecha de vencimiento
• Sección de pago con QR-bill (para facturas que generan pago)

La falta de elementos obligatorios puede invalidar las facturas para fines de deducción fiscal y crear problemas de cumplimiento.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas en Suiza?

Debes conservar todas las facturas durante 10 años.

Este período de conservación, definido en el Artículo 958f del Código de Obligaciones Suizo, comienza desde el final del año fiscal al que se refiere la factura.

Qué significa "conservación":

• Los documentos deben ser legibles durante todo el período
• Debes demostrar autenticidad e integridad (sin modificaciones)
• El almacenamiento puede ser físico o digital
• Debes recuperar documentos en tiempo razonable para auditorías

Consejos de almacenamiento:

• Usa respaldo en la nube para facturas digitales
• Mantén convenciones de nomenclatura de archivos consistentes
• Los respaldos regulares previenen la pérdida de datos
• Considera software de archivo profesional con funciones de cumplimiento integradas

Magic Heidi archiva automáticamente todas las facturas con almacenamiento a prueba de manipulaciones, asegurando que cumplas el requisito de 10 años sin esfuerzo.

¿Son legalmente válidas las facturas electrónicas en Suiza?

Sí, las facturas electrónicas (e-facturas) son totalmente válidas y legalmente equivalentes a las facturas en papel.

Desde el 1 de enero de 2018, las firmas digitales ya no son obligatorias. Sin embargo, debes asegurar:

• Autenticidad: Prueba de que la factura proviene del remitente declarado
• Integridad: Prueba de que el contenido no ha sido alterado
• Legibilidad: El contenido permanece accesible durante todo el período de conservación

La mayoría de empresas logran el cumplimiento a través de sistemas de control interno fiables, software de facturación seguro o plataformas de gestión documental.

La facturación electrónica es obligatoria para contratos B2G (empresa a gobierno) que superen CHF 5,000 con entidades federales suizas. Para transacciones B2B, es voluntaria pero cada vez más común.

¿Cuál es el plazo de prescripción para facturas impagadas?

En Suiza, el período de prescripción general es de 10 años para facturas impagadas.

Sin embargo, esto puede variar según:

• Tipo de reclamación: Algunos servicios específicos tienen períodos más cortos
• Acuerdos contractuales: Las partes pueden acordar términos diferentes
• Reconocimiento: El período se reinicia si el deudor reconoce la deuda

Si un cliente solicita una factura dos años después de la prestación del servicio, esto es legal—las reclamaciones permanecen válidas hasta 10 años. Sin embargo, las disputas sobre facturas antiguas se resuelven mejor con comunicación clara o asesoramiento legal.

¿Qué formato debo usar para la numeración de facturas?

La ley suiza requiere numeración de facturas consecutiva, sin huecos y sin duplicados.

Formatos aceptables:

• Números secuenciales: 1, 2, 3, 4...
• Basados en año: 2026-001, 2026-002, 2026-003...
• Secuencias por cliente: series separadas por cliente
• Alfanuméricos: INV-2026-001, INV-2026-002...

No aceptables:

• Números duplicados
• Huecos en la secuencia (excepto para facturas deliberadamente canceladas)
• Números aleatorios
• Reiniciar la numeración dentro del mismo año

El software de facturación profesional gestiona automáticamente la numeración, asegurando el cumplimiento sin seguimiento manual.

Facturación Internacional

¿Cómo facturo a clientes en la Unión Europea?

Al facturar a clientes de la UE desde Suiza, el tratamiento del IVA depende de lo que vendas:

Para servicios (B2B):

• Aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo
• Factura sin IVA suizo
• El cliente paga el IVA en su país
• Incluye nota: "IVA a cargo del destinatario (inversión del sujeto pasivo)"
• Especifica el número de IVA de la UE del cliente

Para bienes:

• Reglas complejas según el método de entrega y valor
• Puede ser necesario registrarse para IVA en el país de destino
• Considera usar la Ventanilla Única de Importación de la UE (IOSS) para e-commerce

Para servicios a consumidores (B2C):

• Se aplican reglas diferentes según el tipo de servicio
• Algunos servicios requieren registro de IVA en el país del cliente

Las reglas de facturación de la UE son complejas. Consulta a un asesor fiscal para transacciones transfronterizas de alto volumen.

¿Cómo gestiono facturas en diferentes monedas?

Suiza acepta facturas tanto en Francos Suizos (CHF) como en Euros (EUR).

Mejores prácticas:

• Elige una moneda principal para consistencia
• Especifica el tipo de cambio y fecha para importes convertidos
• Considera las preferencias del cliente (los clientes suizos prefieren CHF)
• Usa tipos de cambio oficiales para la contabilidad
• Mantén la moneda consistente dentro de la misma relación con el cliente

Los QR-bills soportan tanto CHF como EUR. Si facturas en EUR, asegúrate de que tu cuenta bancaria acepte pagos en EUR, o los clientes enfrentarán comisiones de conversión.

¿Puedo facturar a clientes internacionales con QR-bills?

Sí, pero puede que no puedan escanearlos.

Incluye ambos:

1. Sección de pago QR-bill (para clientes suizos y cumplimiento)
2. Datos de pago internacionales en formato de texto:
   • Nombre completo y dirección del banco
   • Número IBAN
   • Código BIC/SWIFT
   • Nombre y dirección del beneficiario

Este enfoque dual asegura que los clientes suizos puedan escanear y pagar mientras los clientes internacionales tienen la información necesaria para transferencias bancarias tradicionales.

Uso de Software de Facturación

¿Por qué debería usar software de facturación en lugar de plantillas?

Los requisitos de facturación suiza son complejos y cambiantes. El software asegura cumplimiento automático:

Cumplimiento automático:

• Generación de QR-bill con los últimos estándares (incluyendo actualizaciones de Nov 2025)
• Numeración de facturas sin huecos
• Tasas de IVA actuales aplicadas correctamente
• Campos obligatorios incluidos
• Archivo de 10 años con almacenamiento a prueba de manipulaciones

Ahorro de tiempo:

• Genera facturas en menos de 2 minutos
• Seguimiento automático de pagos
• Importación y conciliación de extractos bancarios
• Facturas recurrentes para clientes habituales
• Soporte multilingüe

Apariencia profesional:

• Marca consistente en todas las facturas
• Cálculos sin errores
• Generación de PDF optimizada para móvil

Un freelancer que dedica 30 minutos por factura (con plantillas) versus 2 minutos (con software) ahorra 28 minutos por factura. Con 50 facturas al año, son 23 horas—casi tres días laborables completos.

¿Cómo asegura Magic Heidi el cumplimiento?

Magic Heidi está construido específicamente para los requisitos del mercado suizo:

✓ Generación automática de QR-bill con estándares actuales (incluyendo direcciones estructuradas)
✓ Calculadora de IVA integrada con tasas actuales (8.1%, 3.8%, 2.6%)
✓ Archivo digital de 10 años con prueba de integridad
✓ Numeración de facturas secuencial sin huecos
✓ Soporte multilingüe (Alemán, Francés, Italiano, Inglés)
✓ Importación de extractos bancarios para conciliación automática de pagos
✓ Escaneo de gastos con IA para una visión financiera completa
✓ Disponible en todas las plataformas (iPhone, Android, Mac, Windows, Web)

A diferencia de herramientas genéricas, Magic Heidi entiende las regulaciones suizas y se actualiza automáticamente cuando cambian los requisitos. Tú te enfocas en tu negocio; el software se encarga del cumplimiento.

¿Qué pasa cuando cambian las normas de facturación suizas?

Los requisitos evolucionan regularmente—como la actualización de QR-bill de noviembre 2025 que requiere direcciones estructuradas.

Al usar software profesional:

• Las actualizaciones se implementan automáticamente
• Tus facturas permanecen conformes sin acción
• Recibes notificaciones sobre cambios regulatorios
• Las facturas históricas permanecen accesibles en su formato original

Con plantillas, debes investigar manualmente los cambios, actualizar documentos y esperar no haber omitido requisitos críticos. El riesgo de incumplimiento crece con cada actualización regulatoria.

Última actualización: Enero 2026. La información refleja las regulaciones suizas actuales. Para asesoramiento fiscal específico, consulta a un contador o fiduciario suizo certificado.