Contabilidad de empresa individual: lo obligatorio

Por Nathan Ganser, fundador de Magic Heidi. Actualizado en septiembre de 2026.

Obligación contable de la empresa individual: menor de lo que crees

La contabilidad de una empresa individual (Einzelfirma) en Suiza es más sencilla de lo que hacen creer la mayoría de las guías. Muchos confunden obligación con precaución.

La ley es breve. Según el art. 957 CO (Código de Obligaciones), una empresa individual con menos de CHF 500'000 de facturación en el último ejercicio solo tiene que llevar cuentas de tres cosas: ingresos, gastos y situación patrimonial. Es la contabilidad simple, que en la Suiza alemana se llama «Milchbüechli-Rechnung» (la contabilidad de la libreta de la leche). La ley no exige ningún sistema, software ni plan de cuentas concreto.

Con tu declaración de impuestos presentas además unos resúmenes (art. 125 LIFD):

• Activos y pasivos
• Ingresos y gastos
• Retiradas privadas y aportaciones privadas

Así que apunta tus retiradas privadas desde el primer mes.

¿Estás empezando? Lee primero crear una empresa individual en Suiza. Encontrarás una plantilla para la contabilidad simple en la página sobre la contabilidad Milchbüechli.

Tres umbrales que debes conocer

Tres cifras, tres obligaciones distintas. Dos de ellas se activan con el mismo importe.

Con CHF 100'000: dos obligaciones, dos autoridades

El registro mercantil (Handelsregister) y el IVA no están conectados: inscribirte en el registro no te da de alta en la AFC (Administración Federal de Contribuciones). De ambas cosas te encargas tú.

Para el IVA cuenta tu facturación por prestaciones sujetas a impuesto en Suiza y en el extranjero. Si empiezas y ya prevés CHF 100'000 o más en los primeros 12 meses, estás sujeto desde el primer día. Si no te das de alta a tiempo en la AFC, debes el IVA con carácter retroactivo. Y normalmente ya no puedes cobrárselo a tus clientes.

Tras el alta liquidas cada trimestre (método efectivo) o cada semestre (tipo de saldo). Desde 2025 también puedes pedir la liquidación anual y pagar plazos durante el año. Qué método te conviene lo explicamos en el IVA para autónomos.

Con CHF 500'000: importa menos de lo que parece

La mayoría de los autónomos que trabajan solos nunca llegan a este límite. Quien se acerca, se plantea de todos modos la pregunta empresa individual o GmbH. Si prevés alcanzar el límite en los próximos dos años, habla con un gestor al menos un año antes.

Tres hábitos que te salvan el mes de enero

Separar lo profesional de lo privado

La ley no exige una cuenta de empresa separada. Aun así, es la medida más eficaz que puedes tomar.

Todo lo profesional pasa por una sola cuenta, en cualquier banco suizo. Cuando necesitas dinero para ti, lo transfieres a tu cuenta privada como retirada privada. Si no, en enero te estarás preguntando si el restaurante del 3 de julio fue una comida de negocios o un cumpleaños.

Con la importación bancaria, los cobros se asignan automáticamente a las facturas pendientes.

Fotografiar los recibos en lugar de coleccionarlos

Los tickets en una caja de zapatos se borran mucho antes de que terminen los diez años de conservación obligatoria (art. 958f CO). Fotografía cada comprobante el día que lo recibes y archívalo en digital.

Una app con escaneo de recibos con IA lee sola la fecha, el importe y el tipo de IVA.

Cada gasto necesita dos pruebas

El comprobante muestra en qué te gastaste el dinero. El justificante de pago muestra que el dinero salió de verdad. Ejemplo: una comida de negocios de CHF 480. La factura del restaurante documenta el motivo y el IVA, el extracto de la tarjeta documenta el pago.

Los casos delicados:

• Pagos con tarjeta
• Divisas extranjeras
• Recibos mixtos, con partidas privadas y profesionales

En lo que usas tanto en privado como para el negocio, como la tarifa del móvil o el despacho en casa, registras solo la parte profesional. Apunta cómo la has calculado.

Retirada privada en lugar de sueldo: así funcionan tus cuentas

Con una empresa individual no cobras un sueldo. Sacas dinero del negocio cuando quieres: eso es una retirada privada. A final de año tributas por el beneficio, no por lo que has retirado.

• Cuenta privada: no es una cuenta bancaria, sino una partida en tus libros. Muestra cuánto dinero ha ido y venido entre tú como particular y la empresa.
• Capital propio: lo que queda en el negocio. El beneficio lo aumenta, las retiradas privadas lo reducen.

Ejemplo: Lara, traductora ficticia en Basilea

Lara está en su tercer año como autónoma y no está sujeta al IVA. Sus cifras de 2026:

Los gastos profesionales de Lara incluyen software, formación, el seguro de responsabilidad civil profesional y la parte del despacho en casa. En su declaración de impuestos, Lara declara los CHF 78'000 como rendimientos de actividad por cuenta propia. Por los CHF 63'000 que ha retirado no paga impuestos adicionales. Es su propio dinero, que pasa de la cuenta de empresa a la cuenta privada.

AVS: alrededor del 10 % del beneficio

Como autónomo pagas tú mismo el AVS, el AI y el APG (en alemán AHV/IV/EO: seguro de vejez, invalidez y compensación de ingresos): el 10,0 % del beneficio neto, más los gastos de administración de la caja de compensación. Con ingresos más bajos se aplica un tipo menor (escala decreciente). En el caso de Lara son unos CHF 7'800 al año.

La caja de compensación cobra primero cuotas provisionales a cuenta. La liquidación definitiva llega más tarde, según tu liquidación de impuestos. Así que cuenta con estas cotizaciones desde el principio. Más información en AVS para autónomos.

Cierre anual de la empresa individual en 7 pasos

1. Listar los ingresos: todas las facturas del año, separadas entre cobradas y pendientes.
2. Listar los gastos: todos los gastos profesionales con fecha, importe e IVA.
3. Revisar los comprobantes: ¿están todos y se encuentran fácilmente?
4. Anotar el saldo bancario final: el saldo de la cuenta de empresa a 31 de diciembre.
5. Cerrar el IVA: la conciliación anual (finalización) con la AFC, si estás sujeto.
6. Sumar retiradas y aportaciones privadas.
7. Calcular el beneficio: ingresos menos gastos. Si estás sujeto al IVA, el IVA que ingresas a la AFC no cuenta como ingreso.

Tienes la guía completa en cierre anual de la empresa individual.

¿Hacerlo tú o con un gestor?

Para una empresa individual pequeña, un gestor cuesta normalmente entre CHF 800 y 2'500 al año. En los primeros años, muchos autónomos que trabajan solos no lo necesitan.

Si cuentas con un gestor, dale acceso directo en Magic Heidi. Así no tienes que llevarle una caja de zapatos llena de recibos.