Die Datei hat ein Blatt «Spesenabrechnung» und ein Blatt «Anleitung»:
- Kopf: Firma, Name, Abrechnungsperiode, Projekt/Kostenstelle, Einreichungsdatum, IBAN für die Rückerstattung, Freigabe.
- 30 Belegzeilen mit Datum, Kategorie (Dropdown), Anbieter, Geschäftszweck, Projekt/Kunde, Betrag inkl. MWST, MWST-Satz (Dropdown), MWST-Betrag (Formel), Betrag exkl. MWST (Formel), Bezahlt mit (Dropdown), Beleg vorhanden, Notiz.
- Kilometerentschädigung: gefahrene Kilometer × Ansatz. CHF 0.70/km ist der Standardansatz gemäss Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz; dein eigenes Reglement geht vor.
- Totale: Total Spesen inkl. MWST, davon MWST, Total exkl. MWST, plus Kilometer, Gesamttotal und auszuzahlender Betrag (nur «Privat bezahlt» plus Kilometer).
- Unterschriften: einreichende Person und Freigabe.
Gelbe Felder sind Eingaben, graue Felder sind Formeln. Die MWST wird aus dem Bruttobetrag herausgerechnet: Betrag × Satz ÷ (1 + Satz). Bei CHF 46.00 und 8.1% ergibt das CHF 3.45 MWST und CHF 42.55 netto.
Die PDF-Vorlage ist ein A4-Querformat mit 14 Belegzeilen, Kilometerblock, Totalen und Unterschriftsfeldern für alle, die lieber von Hand ausfüllen.
Eine gute Spesenabrechnung zeigt nicht nur Beträge, sondern beantwortet fünf Fragen klar:
- Wer hat die Ausgabe gemacht?
- Wann ist sie angefallen?
- Warum war sie geschäftlich?
- Wie hoch war der Betrag inklusive und exklusive MWST?
- Welcher Beleg weist die Ausgabe nach?
Die Kernfelder sind deshalb: Name der einreichenden Person, Firma oder Funktion, Abrechnungsperiode, Datum der Ausgabe, Anbieter, Kategorie, Geschäftszweck, Projekt oder Kunde, Betrag inkl. MWST, MWST-Satz, MWST-Betrag, Betrag exkl. MWST, Zahlungsart, Belegreferenz und Freigabe- oder Auszahlungsstatus.
| Datum | Kategorie | Anbieter | Geschäftszweck | Projekt / Kunde | Betrag inkl. MWST | MWST-Satz | MWST-Betrag | Betrag exkl. MWST | Bezahlt mit | Beleg |
|---|
| 03.04.2026 | ÖV / Zug | SBB | Kundentermin in Zürich | Kunde A | 46.00 | 8.1% | 3.45 | 42.55 | Privat bezahlt | Ja |
| 03.04.2026 | Verpflegung | Restaurant Beispiel | Mittagessen Kundentermin | Kunde A | 60.00 | 8.1% | 4.50 | 55.50 | Privat bezahlt | Ja |
| 04.04.2026 | Auto / Parken | City Parking | Workshop vor Ort | Kunde B | 12.00 | 8.1% | 0.90 | 11.10 | Bar aus Kasse | Ja |
| 05.04.2026 | Büromaterial | Office World | Papier und Ordner | Intern | 30.00 | 8.1% | 2.25 | 27.75 | Geschäftskarte | Ja |
Total Spesen CHF 148.00, davon MWST CHF 11.10. Auszuzahlen an die einreichende Person: CHF 106.00 (nur die privat bezahlten Positionen).
Dann ist das Dokument ein Rückerstattungsantrag. Die Person hat eine geschäftliche Ausgabe privat bezahlt und verlangt die Rückzahlung. Ein Spesenreglement und eine klare Freigabe sind zentral. Wenn dein Reglement von der Steuerverwaltung genehmigt ist, gelten die Pauschalen ohne Einzelbelege.
Dann erstattest du dir Spesen nicht im gleichen Sinn. Die Vorlage dient als strukturierter Nachweis für die Buchhaltung: Belege bündeln, Geschäftszweck dokumentieren und MWST und Steuer vorbereiten. Wähle in der Spalte «Bezahlt mit» einfach «Geschäftskonto», dann bleibt der Auszahlungsbetrag bei null. Welche Ausgaben du als Selbständiger abziehen darfst, zeigt der Guide zu den Steuerabzügen.
- ÖV- und Geschäftsreisekosten
- Übernachtungen auf Geschäftsreisen
- Verpflegung bei Geschäftsreisen oder Kundenterminen
- Parkgebühren, Maut und lokale Transporte
- Büromaterial und kleinere geschäftliche Einkäufe
- Software oder Tools, die privat bezahlt, aber geschäftlich genutzt wurden
- Kilometerentschädigung für das Privatfahrzeug
Die sichere Frage ist nicht: «Könnte das beruflich nützlich gewesen sein?» Sondern: «War diese Ausgabe für die Geschäftstätigkeit notwendig, und kann ich das sauber belegen?»
Für eine saubere Schweizer Buchhaltung brauchst du den Originalbeleg oder einen lesbaren digitalen Beleg: Kassenzettel, Lieferantenrechnungen, Hotelrechnungen, Transporttickets, digitale Kaufbestätigungen, Fahrtennachweise bei Kilometerentschädigungen.
Wenn die MWST relevant ist, zählt auch die Qualität des Belegs. Ein Karten- oder Bankauszug zeigt zwar die Zahlung, ersetzt aber den eigentlichen Kaufbeleg nicht. Am einfachsten fotografierst du jeden Beleg sofort mit dem Beleg-Scanner, statt ihn am Monatsende zu suchen.
Wenn dein Unternehmen nach der effektiven MWST-Methode abrechnet, lohnt es sich, Netto, MWST-Satz, MWST-Betrag und Brutto getrennt zu erfassen. Genau das macht die Excel-Vorlage automatisch, damit du die Vorsteuer sauber geltend machen kannst.
Wenn du mit der Saldosteuersatzmethode arbeitest, funktioniert die Vorsteuerlogik anders: Du ziehst keine Vorsteuer pro Beleg ab. Dann lässt du die MWST-Spalte einfach leer. Bist du nicht MWST-pflichtig (Umsatz unter CHF 100'000), ebenfalls. Mehr dazu im MWST-Leitfaden für Freelancer.
- Die einreichende Person erfasst die Ausgabe innert weniger Tage.
- Der Beleg wird sofort fotografiert oder angehängt.
- Eine verantwortliche Person prüft Geschäftszweck und Reglement.
- Buchhaltung oder Geschäftsleitung prüft Kategorie und MWST-Logik.
- Die Auszahlung erfolgt und wird als erledigt markiert.
Das verhindert die häufigsten Fehler: fehlende Belege, doppelte Einreichungen und Monatsende-Chaos.
Excel reicht, wenn nur eine Person Spesen einreicht, das Volumen tief ist und die Freigabe simpel bleibt. Software wird sinnvoll, wenn mehrere Personen einreichen, Belege von Handy, E-Mail und Karte zusammenlaufen oder die Spesen direkt in der Buchhaltung landen sollen. Für Schweizer Freelancer kommt dieser Punkt oft früher als gedacht, nicht weil die Vorlage schlecht wäre, sondern weil das Nachfassen bei Belegen Zeit frisst. Magic Heidi liest Betrag, Datum und MWST per Foto aus dem Beleg und bucht die Ausgabe direkt; der Gratis-Plan umfasst 3 Rechnungen und 3 Spesen.
Verwandte Vorlagen: Kassenbuch Vorlage für Barauslagen, Arbeitsrapport Vorlage für Einsätze vor Ort und die Übersicht aller Vorlagen.
