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Erläuterung der Änderungen bei der QR-Rechnung 2025

Was Schweizer Freelancer über IBANs, QR-IBANs und strukturierte Adressen wissen müssen

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Wenn Sie in der Schweiz als Freiberufler tätig sind, sind Sie wahrscheinlich bereits von orange-roten Einzahlungsscheinen (ESR/BESR) auf die moderne QR-Rechnung umgestiegen. Sie ist seit 2020 der Schweizer Standard für Rechnungen und Zahlungen. Doch nun treten im November 2025 neue Änderungen in Kraft, und viele Freiberufler hören Gerüchte wie: „Ab November sind nur noch QR-IBANs zulässig.“

Diese Aussage ist irreführend.

In diesem Artikel gehen wir detailliert darauf ein, was eine QR-Rechnung ist und warum sie für Freiberufler wichtig ist, was der Unterschied zwischen IBAN und QR-IBAN ist und was sich im November 2025 wirklich ändert.

Am Ende wissen Sie genau, ob Ihr aktuelles System noch funktioniert und was Sie gegebenenfalls ändern müssen.

Eine kurze Auffrischung: Was ist eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist der moderne Schweizer Zahlungsschein, der die alten orangefarbenen (ESR) und roten (BESR) Belege ersetzt hat. Sie besteht aus:

  • Ihren Rechnungsinformationen (Betrag, Gläubiger, optionale Debitorendaten).
  • Einem Schweizer QR-Code, der alle Zahlungsdaten verschlüsselt.
  • Einem Zahlungsbereich unten als Referenz.

Kunden können den QR-Code mit ihrer Banking-App scannen, und alle Zahlungsdetails werden automatisch eingetragen. Das reduziert Fehler und erleichtert den Abgleich.

Für Freiberufler sind QR-Rechnungen unverzichtbar, weil sie:

  • professionell aussehen.
  • Kunden die Bezahlung erleichtern.
  • Fehler bei der Eingabe von Zahlungsreferenzen reduzieren.
  • einen automatischen Abgleich ermöglichen, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden.

Seit Juni 2020 sind QR-Rechnungen der einzige unterstützte Standard in der Schweiz.

IBAN vs. QR-IBAN
Was ist der Unterschied?

Hier beginnt oft die Verwirrung.

IBAN (Internationale Bankkontonummer)

  • Eine normale IBAN ist die internationale Standardkontonummer.

  • Sie können sie für alle Arten von Zahlungen verwenden, sowohl eingehende als auch ausgehende.

  • Bei Verwendung einer normalen IBAN können Sie Folgendes verwenden:

  • NON (keine Referenz): ein einfaches Freitextfeld.

  • SCOR (ISO 11649 Creditor Reference): das internationale Referenzformat, beginnend mit „RF…“.

QR-IBAN

  • Eine QR-IBAN sieht aus wie eine normale IBAN, gehört aber zu einem speziellen Bereich (dem sogenannten QR-IID-Bereich).
  • Sie wird nur für eingehende Zahlungen mit einer strukturierten QR-Referenz (QRR) verwendet.
  • Die QR-Referenz ist der direkte Nachfolger der alten ESR/BESR-Referenznummern.
  • Wichtig: Sie können eine QR-IBAN nicht für ausgehende Zahlungen verwenden. Sie dient ausschließlich der Bezahlung durch Kunden.
Verwenden Sie eine normale IBAN, wenn Sie Zahlungen ohne Referenz oder mit einer internationalen SCOR-Referenz (RF...) akzeptieren möchten.
Verwenden Sie eine QR-IBAN, wenn Sie einen ESR-Abgleich mit einer QR-Referenz (QRR) wünschen.
Beide Optionen sind auch im Jahr 2025 noch gültig.

Das Gerücht:

„Ab November 2025 nur noch QR-IBANs erlaubt“

Dieses Gerücht kursiert unter Schweizer Freelancern, ist aber falsch.

Was sich wirklich ändert, ist nicht die Art der IBAN, die Sie verwenden können. Normale IBANs werden weiterhin vollständig unterstützt. QR-IBANs sind weiterhin auf QR-Referenzanwendungen beschränkt. Was sich im November 2025 ändert, betrifft hauptsächlich Adressformate innerhalb des QR-Codes.

Schauen wir uns die Fakten an.

Was ändert sich eigentlich am 21. November 2025?

Laut SIX (der Organisation für die Zahlungsstandardisierung in der Schweiz) und UBS (und anderen Schweizer Banken) ist die Version 2.3 des QR-Rechnungsstandards das nächste große Update. Sie bringt zwei wichtige Änderungen mit sich:

𝟙. Strukturierte Adressen werden obligatorisch

  • Bisher waren in QR-Rechnungen sowohl strukturierte Adressen (getrennte Felder: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land) als auch kombinierte unstrukturierte Adressen (alle in einem Textblock) zulässig.

  • Ab dem 21. November 2025 sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen (AdrTp = „S“) zulässig.

  • Dies gilt für:

  • Gläubigeradresse (Ihre eigene Adresse als rechnungsstellender Freiberufler).

  • Schuldneradresse (sofern Sie die Daten Ihres Kunden angeben).

  • Endgültige Schuldneradresse (falls zutreffend).

  • Unstrukturierte („K“) Adressen sind ab diesem Datum in neuen QR-Codes nicht mehr gültig.

𝟚. Erweiterter Zeichensatz

  • QR-Codes unterstützen nun einen breiteren Zeichensatz, darunter mehr diakritische Zeichen und Sonderzeichen.
  • Dies verbessert die Kompatibilität mit internationalen Namen und Adressen.

Übergangszeitplan

  • Ab dem 21. November 2025 müssen Sie QR-Rechnungen mit strukturierten Adressen erstellen.
  • Unstrukturierte Adressen funktionieren möglicherweise noch für eine begrenzte Übergangszeit, werden dann aber schrittweise abgeschafft.
  • Bis zum 13. November 2026 werden Banken Daueraufträge und Zahlungsvorlagen, die noch alte Formate verwenden, bereinigen.

Was sich nicht ändert

Es ist wichtig zu klären, was sich nicht ändert:

  • Normale IBANs bleiben gültig. Sie können sie weiterhin für NON- und SCOR-Referenzen verwenden.
  • QR-IBANs bleiben nur für QR-Referenzen (QRR) gültig. Wie bisher.
  • Sie müssen nicht alle Ihre Rechnungen auf QR-IBANs umstellen.
  • Sie müssen Ihr Bankkonto nicht ändern.
  • Zahlungen mit normalen IBANs funktionieren weiterhin.

Warum sind strukturierte Adressen erforderlich?

Diese Änderung mag wie eine unnötige Belastung erscheinen, aber es gibt gute Gründe:

  1. Automatisierung: Banken und Buchhaltungssoftware sind auf strukturierte Daten angewiesen, um Zahlungen automatisch abzugleichen und Datenbanken sauber zu halten.
  2. Internationale Kompatibilität: ISO 20022 (der globale Zahlungsstandard) erfordert strukturierte Adressen.
  3. Fehlerreduzierung: Durch separate Felder verringert sich die Wahrscheinlichkeit falscher oder fehlender Informationen.
  4. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Hilft bei AML- (Anti-Geldwäsche-) und KYC- (Know Your Customer-)Prüfungen.

Für Freiberufler lautet die wichtigste Folgerung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungssoftware Adressen in strukturierten Feldern speichert.

Checkliste für Freiberufler
Sind Sie bereit?

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Checkliste, um zu überprüfen, ob Ihr Rechnungsprozess mit QR-Rechnung v2.3 kompatibel ist:

Überprüfen Sie Ihre Kontoeinrichtung

  • Haben Sie eine normale IBAN? ➽ NON- und SCOR-Referenzen sind ausreichend.
  • Haben Sie auch eine QR-IBAN? ➽ Verwenden Sie diese nur, wenn Sie QR-Referenzen (QRR) wünschen.
  • Wenn Sie keine QR-Referenzen benötigen, brauchen Sie auch keine QR-IBAN.

Überprüfen Sie Ihre Rechnungssoftware

  • Erstellt es QR-Rechnungen?
  • Können Sie zwischen normaler IBAN und QR-IBAN wählen?
  • Unterstützt es QR-Referenzen (QRR), Gläubigerreferenzen (SCOR) oder keine Referenzen (NON)?

Adressfelder prüfen

  • Sind Ihre Kundenadressen in strukturierten Feldern (Straße, Postleitzahl, Ort, Land) gespeichert?
  • Falls nicht, beginnen Sie mit der Bereinigung Ihrer Datenbank.
  • Bis November 2025 müssen alle neuen Rechnungen strukturierte Adressen verwenden.

Charakterkompatibilität prüfen

  • Wenn Sie mit Kunden im Ausland arbeiten, stellen Sie sicher, dass Ihre Software den neuen erweiterten Zeichensatz (Umlaute, Akzente usw.) unterstützt.

Scheckvorlagen und Daueraufträge

  • Wenn Sie oder Ihre Kunden Daueraufträge auf Basis alter QR-Rechnungen mit unstrukturierten Adressen verwenden, aktualisieren Sie diese vor November 2026.

Beispiele

Wie Freiberufler IBANs im Vergleich zu QR-IBANs verwenden könnten

Fall 1:
Fotograf stellt einfache Rechnungen aus

  • Kunden sollen ohne Referenzen bezahlen, nur mit der Rechnungsnummer im Freitext.
  • Verwendet normale IBAN + NON.
  • Keine QR-IBAN erforderlich.

Fall 2:
Webentwickler mit vielen Stammkunden

  • Automatischer Abgleich erforderlich.
  • Verwendet normale IBAN + SCOR (RF-Referenz).
  • Kompatibel mit Buchhaltungssystemen, leicht nachverfolgbar.

Fall 3:
Berater, der früher auf ESR vertraute

  • Erfordert strukturierte Referenzen wie bei alten Zahlungsbelegen.
  • Verwendet QR-IBAN + QRR (QR-Referenz).
  • Ideal für den ESR-Abgleich.

⫸ Jeder Fall bleibt auch nach November 2025 gültig. Die einzige Änderung besteht darin, dass die Adressen im QR-Code strukturiert sein müssen. ⫷

Häufige Missverständnisse

„Ich muss alle meine Rechnungen auf QR-IBANs umstellen.“

⤿ Falsch. Normale IBANs bleiben gültig.

„Ich muss alle meine Rechnungen auf QR-IBANs umstellen.“

⤿ Falsch. Normale IBANs bleiben gültig.

„Wenn ich nicht umstelle, können die Kunden mich nicht bezahlen.“

⤿ Falsch. Solange Ihre Rechnungen nach November 2025 strukturierte Adressen verwenden, funktionieren Zahlungen wie gewohnt.

„QR-IBANs werden IBANs ersetzen.“

⤿ Falsch. Sie dienen unterschiedlichen Zwecken und werden beide weiterhin verwendet.

„Das betrifft nur große Unternehmen.“

⤿ Falsch. Auch Freiberufler müssen auf strukturierte Adressen achten.

Praktische Vorbereitung

Folgendes sollten Sie in den kommenden Monaten tun:

  1. Fragen Sie Ihre Bank, ob Sie sowohl eine normale IBAN als auch eine QR-IBAN haben.

    • Wenn Sie den ESR-Abgleich nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie eine QR-IBAN haben.
    • Andernfalls reicht Ihre normale IBAN aus.

  2. Überprüfen Sie Ihr Rechnungstool.

    • Wenn Sie Schweizer Tools wie Bexio, MagicHeidi oder andere verwenden, erfolgen Aktualisierungen wahrscheinlich automatisch.
    • Wenn Sie benutzerdefinierte Excel- oder Word-Vorlagen verwenden, müssen Sie möglicherweise auf eine geeignete Rechnungs-App umsteigen.

  3. Bereinigen Sie Ihre Kundendatenbank.

    • Stellen Sie sicher, dass jeder Kunde eine strukturierte Adresse hat.

    • Beispiel: Statt „John Doe, 10 Downing Street, London SW1A 2AA, UK“ in einem Feld aufzuteilen, teilen Sie es auf in:

      • Name: John Doe
      • Straße: 10 Downing Street
      • Postleitzahl: SW1A 2AA
      • Ort: London
      • Land: GB

  4. Aktualisieren Sie wiederkehrende Rechnungen oder Daueraufträge.

    • Stellen Sie diese vor 2026 mit strukturierten Adressen neu aus.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

  • Ab dem 21. November 2025 kann es sein, dass die Bank Ihres Kunden neue QR-Rechnungen mit unstrukturierten Adressen ablehnt.
  • Ab November 2026 funktionieren möglicherweise auch bestehende Daueraufträge/Vorlagen mit alten Adressen nicht mehr.
  • Zahlungen mit einer normalen IBAN funktionieren weiterhin, Ihre Rechnungen sind jedoch möglicherweise nicht scanbar oder verursachen Fehler.

Während Ihre Kontokonfiguration also keine drastischen Änderungen erfordert, sind Ihre Software und Adressdatenbank definitiv erforderlich.

Abschluss

Bei der großen Änderung für QR-Rechnungen in der Schweiz im November 2025 geht es um strukturierte Adressen, nicht darum, alle auf QR-IBANs zu zwingen. Normale IBANs bleiben uneingeschränkt gültig, QR-IBANs bleiben für QR-Referenzen erforderlich, und Freiberufler können weiterhin das für ihr Unternehmen passende Setup verwenden.

Was Sie unbedingt tun müssen:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Rechnungstool den QR-Rechnungsstandard v2.3 unterstützt.
  • Speichern Sie alle Adressen strukturiert.
  • Aktualisieren Sie wiederkehrende Vorlagen und Daueraufträge vor 2026.

Wenn Sie diese Punkte beachten, bleibt Ihre Rechnungsstellung vollständig konform, Ihre Kunden können weiterhin reibungslos bezahlen, und Sie werden keine Probleme haben.

Wichtige Erkenntnis: Machen Sie sich keine Gedanken über QR-IBAN vs. IBAN – das ändert sich nicht. Machen Sie sich Gedanken über Adressen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software aktualisiert ist, und Sie sind ohne Stress bereit für November 2025.