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Spiegazione delle modifiche al QR-Bill 2025

Cosa devono sapere i freelance svizzeri su IBAN, QR-IBAN e indirizzi strutturati

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Se sei un libero professionista in Svizzera, è probabile che tu sia già passato dalle polizze di versamento arancioni e rosse (PVR/PVBR) alla moderna fattura QR. È diventata lo standard svizzero per fatture e pagamenti dal 2020. Ma ora, nuove modifiche entreranno in vigore a novembre 2025 e molti liberi professionisti sentono voci del tipo: "Da novembre saranno ammessi solo i codici QR-IBAN".

Questa affermazione è fuorviante.

In questo articolo, approfondiremo cos'è una fattura QR e perché è importante per i liberi professionisti, la differenza tra IBAN e QR-IBAN e cosa cambierà realmente a novembre 2025.

Alla fine, avrai un'idea chiara se la tua configurazione attuale funziona ancora e cosa, se necessario, devi cambiare.

Un rapido ripasso: cos'è una fattura QR?

La QR-fattura è la moderna polizza di versamento svizzera che ha sostituito le vecchie polizze arancioni (PVR) e rosse (PVBR). È composta da:

  • I dati della fattura (importo, creditore, dati facoltativi del debitore).
  • Un codice QR svizzero che codifica tutti i dati di pagamento.
  • Una sezione di pagamento in basso per riferimento.

I clienti possono scansionare il codice QR con la loro app bancaria e tutti i dettagli di pagamento vengono compilati automaticamente, riducendo gli errori e semplificando la riconciliazione.

Per i liberi professionisti, le QR-fatture sono essenziali perché:

  • Hanno un aspetto professionale.
  • Semplificano i pagamenti per i clienti.
  • Riducono gli errori quando i clienti inseriscono i riferimenti di pagamento.
  • Consentono la riconciliazione automatica se si utilizza un software di contabilità.

Da giugno 2020, le QR-fatture sono l'unico standard supportato in Svizzera.

IBAN vs QR-IBAN
Qual è la differenza?

Ed è qui che spesso inizia la confusione.

IBAN (Numero di conto bancario internazionale)

  • Un IBAN normale è il numero di conto bancario internazionale standard.

  • Puoi utilizzarlo per tutti i tipi di pagamento, sia in entrata che in uscita.

  • Quando utilizzi un IBAN normale, puoi avere:

  • NON (nessun riferimento): un semplice campo di testo libero.

  • SCOR (ISO 11649 Creditor Reference): il formato di riferimento internazionale che inizia con "RF...".

QR-IBAN

  • Un QR-IBAN ha l'aspetto di un normale IBAN, ma appartiene a un intervallo speciale (chiamato intervallo QR-IID).
  • Viene utilizzato solo per i pagamenti in entrata con un riferimento QR strutturato (QRR).
  • Il riferimento QR è il successore diretto dei vecchi numeri di riferimento ESR/BESR.
  • Importante: non è possibile utilizzare un QR-IBAN per i pagamenti in uscita. Serve solo ai clienti per effettuare i pagamenti.
Use a normal IBAN if you want to accept payments without a reference or with an international SCOR reference (RF...).
Use a QR-IBAN if you want ESR-style reconciliation with a QR reference (QRR).
Both options are still valid in 2025.

La voce:

“Solo QR-IBAN consentiti da novembre 2025”

Questa voce circola tra i freelance svizzeri, ma non è vera.

Ciò che cambia davvero non è il tipo di IBAN utilizzabile. Gli IBAN normali rimangono pienamente supportati. I QR-IBAN sono ancora limitati ai casi d'uso di riferimento QR. Ciò che cambierà a novembre 2025 riguarderà principalmente i formati degli indirizzi all'interno del codice QR.

Diamo un'occhiata ai fatti.

Cosa cambierà realmente il 21 novembre 2025?

Secondo SIX (l'organizzazione che si occupa della standardizzazione dei pagamenti in Svizzera) e UBS (e altre banche svizzere), il prossimo grande aggiornamento è la Versione 2.3 dello standard QR-fattura. Introduce due modifiche chiave:

𝟙. Indirizzi strutturati diventano obbligatori

  • Finora, le QR-fatture consentivano sia indirizzi strutturati (campi separati: via, numero civico, codice postale, città, paese) sia indirizzi non strutturati "combinati" (tutti in un unico blocco di testo).

  • Dal 21 novembre 2025, nel codice QR saranno consentiti solo indirizzi strutturati (AdrTp = "S").

  • Questo vale per:

  • Indirizzo del creditore (il tuo indirizzo come libero professionista che emette la fattura).

  • Indirizzo del debitore (se includi i dati del tuo cliente).

  • Indirizzo del debitore finale (se applicabile).

  • Gli indirizzi non strutturati ("K") non saranno più validi nei nuovi codici QR dopo tale data.

𝟚. Set di caratteri esteso

  • I codici QR ora supporteranno un set di caratteri più ampio, inclusi più segni diacritici e simboli speciali.
  • Questo migliora la compatibilità con nomi e indirizzi internazionali.

Tempistiche di transizione

  • Dal 21 novembre 2025, è necessario generare fatture QR con indirizzi strutturati.
  • Gli indirizzi non strutturati potrebbero ancora funzionare per un periodo di transizione limitato, ma verranno gradualmente eliminati.
  • Entro il 13 novembre 2026, le banche elimineranno gli ordini permanenti e i modelli di pagamento che utilizzano ancora i vecchi formati.

Ciò che non cambia

È importante chiarire cosa non cambia:

  • Gli IBAN normali rimangono validi. Puoi continuare a utilizzarli per i riferimenti NON e SCOR.
  • Gli IBAN QR rimangono validi solo per i riferimenti QR (QRR). Come oggi.
  • Non è necessario convertire tutte le fatture in QR-IBAN.
  • Non è necessario cambiare il conto bancario.
  • I pagamenti con IBAN normali continueranno a funzionare.

Perché sono necessari gli indirizzi strutturati?

Questo cambiamento potrebbe sembrare un peso inutile, ma ha delle buone ragioni:

  1. Automazione: Banche e software di contabilità si affidano a dati strutturati per riconciliare automaticamente i pagamenti e mantenere puliti i database.
  2. Compatibilità internazionale: ISO 20022 (lo standard globale per i pagamenti) richiede indirizzi strutturati.
  3. Riduzione degli errori: Con campi separati, si riduce il rischio di informazioni errate o mancanti.
  4. Conformità normativa: Aiuta con i controlli AML (Antiriciclaggio) e KYC (Know Your Customer).

Per i liberi professionisti, la principale implicazione è: assicuratevi che il vostro software di fatturazione memorizzi gli indirizzi nei campi strutturati.

Lista di controllo per i freelance
Sei pronto?

Ecco una checklist dettagliata per verificare se il tuo processo di fatturazione è conforme alla versione QR-bill 2.3:

Controlla la configurazione del tuo account

  • Hai un IBAN normale? ➽ Puoi usare riferimenti NON e SCOR.
  • Hai anche un QR-IBAN? ➽ Usalo solo se vuoi riferimenti QR (QRR).
  • Se non hai bisogno di riferimenti QR, non hai bisogno di un QR-IBAN.

Controlla il tuo software di fatturazione

  • Genera fatture QR?
  • Permette di scegliere tra IBAN normale e QR-IBAN?
  • Supporta riferimenti QR (QRR), riferimenti del creditore (SCOR) o nessun riferimento (NON)?

Controlla i campi dell'indirizzo

  • Gli indirizzi dei tuoi clienti sono memorizzati in campi strutturati (via, codice postale, città, paese)?
  • In caso contrario, inizia a ripulire il tuo database.
  • Entro novembre 2025, tutte le nuove fatture dovranno utilizzare indirizzi strutturati.

Verifica la compatibilità dei personaggi

  • Se lavori con clienti all'estero, assicurati che il tuo software supporti il ​​nuovo set di caratteri esteso (dieresi, accenti, ecc.).

Modelli di controllo e ordini permanenti

  • Se tu o i tuoi clienti utilizzate ordini permanenti basati su vecchie fatture QR con indirizzi non strutturati, aggiornateli prima di novembre 2026.

Esempi

Come i liberi professionisti potrebbero utilizzare gli IBAN rispetto ai QR-IBAN

Caso 1:
Fotografo che emette fatture semplici

  • Richiede che i clienti paghino senza riferimenti, solo con il numero di fattura nel testo libero.
  • Utilizza IBAN normale + NON.
  • Non è necessario un QR-IBAN.

Caso 2:
Sviluppatore web con molti clienti ricorrenti

  • Richiede la riconciliazione automatica.
  • Utilizza IBAN normale + SCOR (riferimento RF).
  • Compatibile con i sistemi contabili, facile da tracciare.

Caso 3:
Consulente che in passato si affidava a ESR

  • Richiede riferimenti strutturati come nelle vecchie ricevute arancioni.
  • Utilizza QR-IBAN + QRR (riferimento QR).
  • Perfetto per la riconciliazione in stile ESR.

⫸ Ogni caso rimane valido dopo novembre 2025. L'unica cosa che cambia è che gli indirizzi nel codice QR devono essere strutturati. ⫷

Comprensioni comuni

“Devo modificare tutte le mie fatture per utilizzare i codici QR-IBAN.”

⤿ Falso. I normali IBAN rimangono validi.

“Devo modificare tutte le mie fatture per utilizzare i codici QR-IBAN.”

⤿ Falso. I normali IBAN rimangono validi.

"Se non cambio, i clienti non potranno pagarmi."

⤿ Falso. Finché le fatture utilizzano indirizzi strutturati successivi a novembre 2025, i pagamenti funzioneranno come di consueto.

“I codici QR-IBAN sostituiranno gli IBAN.”

⤿ Falso. Hanno scopi diversi ed entrambi continuano a essere utilizzati.

“Questo riguarda solo le grandi aziende.”

⤿ Falso. Anche i freelance devono garantire indirizzi strutturati.

Come prepararsi in modo pratico

Ecco cosa dovresti fare nei prossimi mesi:

  1. Chiedi alla tua banca se hai sia un IBAN normale che un QR-IBAN.

    • Se utilizzi la riconciliazione in stile ESR, assicurati di avere un QR-IBAN.
    • Altrimenti, il tuo IBAN normale è sufficiente.

  2. Controlla il tuo strumento di fatturazione.

    • Se utilizzi strumenti svizzeri come Bexio, MagicHeidi o altri, gli aggiornamenti sono probabilmente automatici.
    • Se utilizzi modelli Excel o Word personalizzati, potrebbe essere necessario passare a un'app di fatturazione adeguata.

  3. Pulisci il tuo database clienti.

    • Assicurati che ogni cliente abbia un indirizzo strutturato.

    • Esempio: invece di "John Doe, 10 Downing Street, Londra SW1A 2AA, Regno Unito" in un campo, suddividerlo in:

      • Nome: John Doe
      • Via: 10 Downing Street
      • Codice postale: SW1A 2AA
      • Città: Londra
      • Paese: GB

  4. Aggiornare le fatture ricorrenti o gli ordini permanenti.

    • Riemetterli con indirizzi strutturati prima del 2026.

Cosa succede se non fai nulla?

  • Dal 21 novembre 2025, se generi nuove fatture QR con indirizzi non strutturati, la banca del tuo cliente potrebbe rifiutarle.
  • Dal novembre 2026, anche gli ordini permanenti/modelli esistenti con vecchi indirizzi potrebbero smettere di funzionare.
  • I pagamenti con un IBAN normale continueranno a funzionare, ma le fatture potrebbero non essere scansionabili o potrebbero generare errori.

Quindi, sebbene la configurazione del tuo account non richieda modifiche drastiche, il tuo software e il database degli indirizzi sicuramente sì.

Conclusione

La grande modifica di novembre 2025 per le QR-fatture in Svizzera riguarda indirizzi strutturati, non l'obbligo per tutti di utilizzare i QR-IBAN. Gli IBAN normali rimangono pienamente validi, i QR-IBAN rimangono necessari per i riferimenti QR e i freelance possono continuare a utilizzare la configurazione più adatta alla loro attività.

Quello che devi fare è:

  • Assicurarti che il tuo strumento di fatturazione supporti lo standard QR-fattura v2.3.
  • Memorizzare tutti gli indirizzi in formato strutturato.
  • Aggiornare i modelli ricorrenti e gli ordini permanenti prima del 2026.

Se gestisci questi aspetti, la tua fatturazione rimarrà pienamente conforme, i tuoi clienti potranno continuare a pagare senza problemi e tu non avrai problemi.

Consiglio chiave: Non preoccuparti di QR-IBAN vs IBAN: non cambierà. Preoccupati degli indirizzi. Assicurati che il tuo software sia aggiornato e sarai pronto per novembre 2025 senza stress.