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Entdecken Sie alle Funktionen von Magic Heidi.
Alle Funktionen sind Teil des Rechnungsbereichs.
Neben CHF können Rechnungen in den meisten Währungen innerhalb Europas (EUR, GBP, PLN, …) sowie außerhalb Europas (AUD, NOK, NZD, …) erstellt werden.
Sie können Kopfzeilen-Notizen zu Rechnungen hinzufügen (z. B. Projektnamen oder kurze Beschreibungen) und Fußzeilen-Notizen (z. B. zusätzliche Informationen zur erbrachten Leistung oder eine persönliche Nachricht an Ihren Kunden).
Standardmäßig werden Rechnungen auf die nächsten fünf Rappen gerundet (0,99 → 1 CHF), Sie können dies jedoch deaktivieren, wenn Sie den exakten Betrag ausweisen möchten.
Sie können Rechnungen so einstellen, dass sie automatisch monatlich oder jährlich erstellt werden – ideal für Abonnements.
Sie können die Sprache der Rechnung auf eine der offiziellen Schweizer Sprachen oder auf Englisch einstellen.
Sie können Rechnungen mit einem Klick kopieren – ideal, wenn Sie sehr ähnliche Rechnungen haben, deren Erstellung sonst viel Zeit in Anspruch nehmen würde.
Wenn Sie standardisierte Allgemeine Geschäftsbedingungen haben, können Sie diese hochladen; sie werden dann automatisch jeder von Ihnen erstellten Rechnung beigefügt.
Sie können Rechnungen mit einem Klick aus unserer Rechnungssoftware an Ihre Kunden senden. Der Kunde erhält eine E-Mail mit Ihrem Logo und zusätzlichen Informationen zur Rechnung.
Falls erforderlich, können Sie verschiedene Positionen mit unterschiedlichen MWST-Sätzen auf der Rechnung hinzufügen (z. B. wenn die von Ihnen verkauften Produkte und Dienstleistungen unterschiedliche MWST-Sätze haben).
Sie können festlegen, ob der Mehrwertsteuersatz auf den Artikelpreis aufgeschlagen oder im Artikelpreis enthalten sein soll.
Sie können Zahlungen in der App erfassen, sobald Ihre Rechnung bezahlt wird. Wenn der Kunde nur einen Teilbetrag bezahlt hat, können Sie auch diesen erfassen und eine Rechnung über den verbleibenden Betrag ausstellen.
Sie können Zahlungsbestätigungen in der App hochladen (z. B. einen Kontoauszug).
Sie können Artikel mit einem Titel und einer Beschreibung erstellen, Aufzählungspunkte hinzufügen, Leerzeilen zwischen Artikeln einfügen sowie Überschriften und mehrere Artikelabschnitte auf der Rechnung anlegen.
Sie können Stundenartikel erstellen, bei denen Sie Anfangs- und Endzeit sowie Ihren Stundensatz eingeben. Die Summe wird automatisch berechnet und auf der Rechnung angezeigt.
Sie können Rechnungen nach ihrem Status filtern und nach Kundenname, Betrag oder Inhalt suchen.
Wenn Sie zwei Schweizer Bankkonten haben, können Sie beide im System hinterlegen und für jede Rechnung auswählen, welches Konto verwendet werden soll.
Wenn Sie besondere Hinweise auf Ihren Rechnungen für Zahlungen in z. B. EUR oder USD benötigen, können Sie diese angeben.
Sie können Kontoauszüge importieren, und Rechnungen, für die bereits eine Zahlung eingegangen ist, werden automatisch als bezahlt markiert.
Wenn Sie eine Zahlung erhalten haben, können Sie Zahlungsbestätigungen erstellen und an Ihren Kunden senden. Diese enthalten das Datum und die Beträge der Zahlung sowie eine Bestätigung, dass keine weiteren Zahlungen erforderlich sind.
Ermöglichen Sie es Kunden, nur einen Teil der Rechnung zu bezahlen, und stellen Sie die Rechnung für den verbleibenden Betrag erneut aus.
Geben Sie die Zeiten ein, während derer Sie gearbeitet haben, und erstellen Sie präzise Rechnungen, die die erfasste Arbeitszeit für Ihre Kunden enthalten.
Wenn eine Zahlung länger als die festgelegte Zahlungsfrist fällig ist (standardmäßig 30 Tage), erhalten Sie eine Benachrichtigung und können dem Kunden eine Erinnerung per E-Mail senden.
Sie können eine Standard-Fußzeile erstellen, die nur für Notizen gilt. Ideal, um beispielsweise die Gültigkeitsdauer des Angebots festzulegen.
Sie können das Angebot per E-Mail an den Kunden senden.
Wenn Sie in einem Angebot verschiedene Optionen anzeigen möchten, können Sie die Rechnungssumme deaktivieren (z. B. wenn Ihr Angebot Option A und Option B enthält, von denen der Kunde eine auswählen kann).
Alle für Rechnungen aufgeführten Leistungen sind auch für Angebote verfügbar.
Kompletter Funktionsumfang für einfaches Ausgabenmanagement.
Sie können alle Arten von Bildern und Dokumenten als Spesenabrechnung hochladen.
Jedes hochgeladene Dokument wird automatisch gescannt und alle Felder (Datum, Betrag, ggf. MwSt., Beschreibung, Kategorie) werden vorausgefüllt.
Sie können die Ausgabenkategorie und die Zahlungsmethode für Ausgaben festlegen.
Sie können Ausgaben nach Kategorie, Name und Preis filtern und durchsuchen.
Sie können mehrere Anhänge zu einer Spesenabrechnung hochladen.
Wenn Sie die Mehrwertsteuer aktiviert haben, wird der gezahlte Mehrwertsteuerbetrag erfasst und zur Berechnung Ihrer Mehrwertsteuersteuern verwendet.
Auf Ihrem Smartphone können Sie Bilder und Dateien aus anderen Apps direkt in Magic Heidi teilen, und wir importieren sie direkt.
Sie können Ausgaben in Fremdwährungen hochladen. Der Betrag wird automatisch zum Wechselkurs des Tages, an dem die Ausgabe entstanden ist, umgerechnet. Alle Währungen werden unterstützt.
Sie können wiederkehrende Ausgaben (monatlich oder jährlich) mit einem Klick erstellen. Ideal für die Erfassung von Ausgaben, die regelmäßig anfallen.
In unserer Software können Sie teure Gegenstände eingeben, die Sie abschreiben möchten.
Leiten Sie einfach Ausgaben oder E-Mails mit Anhängen an import@scan.magicheidi.ch weiter, und sie werden automatisch Ihrem Konto hinzugefügt.
Behalten Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben im Blick.
Sehen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben auf monatlicher Basis.
Sehen Sie Ihre Ausgaben nach Kategorie (Reisen, Software, ...)
Sie können die Daten so anpassen, dass sie pro Quartal, pro Halbjahr oder nach Ihren Wünschen angezeigt werden.
Sie können Ihre Gewinne sowie eine (sehr grobe) Schätzung der zu zahlenden Steuern einsehen.
Viele Funktionen erleichtern die Artikelverwaltung für Ihre Rechnungen.
Sie können uns eine E-Mail senden, und wir importieren jede beliebige Artikelliste für Sie.
Wenn Sie pro Stunde abrechnen, können Sie stündliche Artikel mit Start- und Endzeitpunkt sowie Stundensatz erstellen, sodass die Gesamtsumme automatisch berechnet wird.
Standardmäßig wird ein neu erstellter Artikel in einer Rechnung nicht gespeichert. Sie können den Artikel jedoch speichern, indem Sie auf das Symbol „Speichern“ klicken.
Sie können Artikel mit negativen Werten erstellen, zum Beispiel: „Rabatt: - 50.-“. Ideal, um Rabatte auf Rechnungen anzuwenden.
Für besonders präzise Rechnungen können Sie Artikel mit bis zu drei Dezimalstellen erstellen, zum Beispiel '3,456'.
Kunden sind uns wichtig! Wir haben Funktionen entwickelt, die ihre Verwaltung vereinfachen.
Magic Heidi füllt den Stadtnamen automatisch anhand der Postleitzahl aus.
Sie können Dateien (Verträge, Informationen usw.) zu Ihrem Kunden hochladen.
Sie können Ihre Umsätze für einen bestimmten Kunden und die zugehörigen Rechnungen einsehen.
Sie können die E-Mail-Adresse eines Kunden so einstellen, dass ihm Rechnungen per E-Mail zugesendet werden.
Sie können private Notizen zu einem Kunden hinzufügen (CRM-Stil).
Sie haben zwei Zeilen für den Kundennamen. So können Sie sowohl den Firmennamen als auch den Namen des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen angeben.
Beispiel:
Nestlé SA
John Doe, MarketingabteilungSie können uns eine E-Mail senden, und wir importieren für Sie eine Kundenliste.
Daten für Ihre Steuererklärungen oder Ihren Buchhalter exportieren
Sie können Ihren jährlichen, steuerfertigen Bericht mit Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien sowie dem verbleibenden Gewinn exportieren. Der Export enthält außerdem eine detaillierte Auflistung aller Ausgaben und Rechnungen mit Zahlungsmethode, Datum und weiteren Angaben.
Sie können eine ZIP-Datei mit all Ihren Rechnungen und Ausgaben im Originalformat (PDF, PNG, JPEG usw.) exportieren. Ideal für Ihre persönliche Datensicherung oder für Ihren Steuerberater.
Es wurden verschiedene Funktionen entwickelt, die Ihnen die Verwaltung Ihres Kontos erleichtern.
Sie können Ihr Pro-Abonnement monatlich oder jährlich bezahlen. Bei jährlicher Zahlung ist auch eine Zahlung per Rechnung möglich.
Wenn sich mehrere Personen anmelden müssen, können Sie verschiedenen Personen Zugriff auf dasselbe Konto gewähren.
Sie können sich mit derselben E-Mail-Adresse oder Anmeldemethode (Google-/Apple-Anmeldung) in Ihr Konto in den mobilen Apps, Desktop-Apps und der Web-App einloggen.
Mac (nativ), Windows (nativ), Web (URL), iOS (iPad + iPhone nativ), Android (nativ)
Mit Magic Heidi können Sie Rechnungen, Angebote, Mahnungen und Zahlungsbestätigungen direkt per E-Mail versenden.
Sie können mehrere Empfänger für die E-Mails festlegen (z. B. wenn Sie die Rechnung an Ihren Kunden und dessen Buchhaltungsteam senden müssen).
Sie können die Antwort-E-Mail-Adresse frei wählen. Dies ist ideal, um besser zu steuern, wer die Antwort erhält, wenn ein Kunde auf eine per E-Mail versandte Rechnung antwortet.
Ihr Firmenlogo, Name, Fußnote und Rechnungsdetails werden direkt in die E-Mail eingebettet. Sie können alle diese Einstellungen individuell anpassen.
Behalten Sie im Blick, wann Sie E-Mails an Ihre Kunden versendet haben.
Verbinden Sie Magic Heidi oder integrieren Sie es in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe.
Wir haben eine vollständige Zapier-Integration zum Import von Rechnungen und Ausgaben.
Wir verfügen über eine API zur Rechnungserstellung.
Wir können Webhooks bereitstellen, an die Sie Daten senden können, um Rechnungen oder Ausgaben zu importieren.