QR-Rechnung Schweiz: Alles Wichtige für 2025
Neue Vorschriften verstehen, IBAN vs QR-IBAN durchblicken und konforme Rechnungen erstellen, die schneller bezahlt werden.
Falls Sie von den Änderungen bei der QR-Rechnung gehört haben und sich fragen, was das für Ihr Unternehmen bedeutet – Sie sind nicht allein. Seit November 2025 gelten neue Vorschriften, deren Verständnis entscheidend ist, um pünktlich bezahlt zu werden.
Die gute Nachricht? Die QR-Rechnung ist nicht kompliziert, wenn Sie die Grundlagen verstehen. Ob Sie Freelancer sind und Ihre erste Rechnung versenden oder ein etabliertes Unternehmen, das sich anpasst – dieser Leitfaden erklärt Ihnen alles Wichtige zur Schweizer QR-Rechnung.
Was ist eine QR-Rechnung?
Der moderne Standard für die Rechnungsstellung in der Schweiz
Das Entscheidende steckt im QR-Code. Er enthält alles, was für die Zahlungsabwicklung nötig ist: Ihre IBAN, den Betrag, die Referenznummer und Kundendaten. Ihre Kunden scannen ihn einfach mit ihrer Banking-App, und alle Zahlungsfelder werden in Sekunden automatisch ausgefüllt.
Keine Tippfehler mehr. Keine falschen Referenznummern mehr. Kein Nachhaken bei fehlenden Informationen mehr.
QR-Rechnung 2025: Was ist neu?
Seit dem 22. November 2025 ist eine kritische Änderung in Kraft: Strukturierte Adressen sind nun für alle QR-Rechnungen in der Schweiz obligatorisch.
Strukturierte Adressen
Seit November 2025 obligatorischErweiterter Zeichensatz
SPS-Standard-Unterstützung erforderlichAktualisierte Software
QR-Rechnung Version 2.3 oder neuerStrukturierte vs unstrukturierte Adressen
Was sich geändert hat und warum es wichtig ist
| Adresstyp | Strukturiert (Typ S) | Unstrukturiert (Typ K) |
|---|---|---|
| Status | ✓ Erforderlich | ✗ Abgelehnt |
| Format | Getrennte Felder | Kombinierter Text |
| Beispiel | Strasse: Bahnhofstrasse Nummer: 123 | Bahnhofstrasse 123 |
| Banken-Akzeptanz | ✓ Akzeptiert | ✗ Seit Nov 2025 abgelehnt |
Wichtige Fristen
- 22. November 2025: Strukturierte Adressen werden obligatorisch
- 13. November 2026: Banken schliessen Bereinigung von Daueraufträgen und Zahlungsvorlagen ab
- Jetzt: Aktualisieren Sie Ihre Rechnungssoftware, um konform zu bleiben
Moderne Rechnungsprogramme wie Magic Heidi erfüllen diese Anforderungen automatisch – Sie müssen sich keine Gedanken über Formatierungsdetails machen.
IBAN vs QR-IBAN: Der Unterschied einfach erklärt
Sie können Ihre normale IBAN für QR-Rechnungen verwenden. QR-IBANs sind optional und nur für spezifische Anwendungsfälle erforderlich.
Was ist eine QR-IBAN?
Eine QR-IBAN sieht fast identisch aus wie eine normale IBAN, mit einem Unterschied: Die Stellen 5-9 enthalten eine Zahl zwischen 30000 und 31999.
Normale IBAN:
CH93 0076 2011 6238 5295 7
QR-IBAN:
CH44 30005 011 6238 5295 7
Wann Sie welche IBAN brauchen
Wählen Sie basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen und Zahlungsabwicklung
| Anwendungsfall | IBAN-Typ | Referenz-Typ |
|---|---|---|
| Einfache Rechnungen | Normale IBAN | NON (keine Referenz) |
| Rechnungen mit Creditor Reference | Normale IBAN | SCOR (RF-Referenz) |
| Automatischer Abgleich | QR-IBAN | QRR (27-stellige Nummer) |
Referenztypen verstehen:
QRR, SCOR und NON
Die Referenznummer auf Ihrer Rechnung hilft, Zahlungen dem richtigen Kunden zuzuordnen.
QRR (QR-Referenz)
Format: 27-stellige numerische Referenz | Benötigt: QR-IBAN | Ideal für: Grosse Unternehmen mit hunderten Rechnungen
- Automatischer Zahlungsabgleich
- Funktioniert mit camt.054-Dateien
- Benötigt QR-IBAN-Einrichtung
- Ideal für hohe Volumina
SCOR (Creditor Reference)
Format: Bis zu 25 alphanumerische Zeichen, beginnend mit RF | Funktioniert mit: Normaler IBAN oder QR-IBAN | Ideal für: Unternehmen mit strukturierten Referenzen
- Internationaler Standard (ISO 11649)
- Keine QR-IBAN erforderlich
- Alphanumerische Flexibilität
- Europa-kompatibel
NON (Ohne Referenz)
Format: Freitext oder leer | Funktioniert mit: Nur normale IBAN | Ideal für: Freelancer und Kleinunternehmen
- Einfachste Option
- Keine spezielle Einrichtung nötig
- Perfekt für kleine Unternehmen
- Maximale Flexibilität
Die echten Vorteile der QR-Rechnung
Über die Compliance hinaus verändert die QR-Rechnung, wie Sie Zahlungen abwickeln.
- 💰50% Kostensenkung
Drastische Einsparungen bei Zahlungsabwicklungszeit
- ⚡Schnellere Zahlungen
Kunden zahlen in Sekunden statt Minuten
- ✓Weniger Fehler
Automatische Dateneingabe eliminiert Tippfehler
- 📊Besserer Cashflow
Weniger Zeit für Mahnwesen
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Was Ihre Kunden gewinnen
Zahlungen mühelos für alle Beteiligten
QR-Rechnung einrichten
Der Einstieg ist unkompliziert, besonders mit moderner Rechnungssoftware.
Konforme QR-Rechnungen
in 30 Sekunden erstellen
Magic Heidi erfüllt alle technischen Anforderungen automatisch.
Rechnung erstellen
Fügen Sie wie gewohnt Ihre Leistungen, Tarife und Kundendaten hinzu
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Automatisches Speichern
- Vorlagenunterstützung
- Kundendatenbank
QR-Rechnung aktivieren
Einfach in den Rechnungseinstellungen aktivieren – automatisch 2025-konform
- Strukturierte Adressen inklusive
- Korrekte Formatierung garantiert
- Validierung integriert
- Compliance gesichert
Versenden und nachverfolgen
Ihre Rechnung enthält einen vollständig konformen QR-Code, Zahlungen werden automatisch zugeordnet
- E-Mail-Versand
- Zahlungsverfolgung
- Automatischer Abgleich
- Echtzeit-Benachrichtigungen
Ohne spezielle Software
Option 1: Bank-Portale nutzen
- UBS QR-Portal - Kostenlose QR-Rechnungserstellung für UBS- und Credit Suisse-Kontoinhaber
- PostFinance QR-Generator - Verfügbar für alle Schweizer Bankkonten
Option 2: In Bankfilialen
Die meisten Schweizer Banken helfen Ihnen, QR-Rechnungen direkt am Schalter zu erstellen und zu drucken.
Validierungs-Checkliste
Bevor Sie Ihre erste QR-Rechnung versenden:
✅ Adressformat ist strukturiert (getrennte Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort)
✅ Software-Version unterstützt QR-Rechnung v2.3 oder neuer
✅ IBAN oder QR-IBAN ist korrekt formatiert
✅ Referenztyp passt zu Ihrem IBAN-Typ (QRR nur mit QR-IBAN)
✅ Währung ist CHF oder EUR
✅ QR-Code lässt sich in Ihrer Banking-App scannen
UBS QR-Rechnung Integration
Zusätzliche Optionen für UBS- und Credit Suisse-Kontoinhaber
Kostenlose Erstellung
QR-Rechnungen ohne zusätzliche Rechnungssoftware generieren
Bereits konform
Enthält automatisch strukturierte Adressen
Kein Login erforderlich
Schneller Zugriff für gelegentliche Rechnungen
Professionelles Format
Druckfertige QR-Rechnungen
Auto-Abgleich
camt.054 elektronische Benachrichtigungen verfügbar
Echtzeit-Bestätigung
Zahlungsdaten fliessen direkt in die Buchhaltung
Internationale Zahlungen und QR-Rechnung
QR-Rechnungen sind für den Schweizer Zahlungsverkehr konzipiert (Schweiz und Liechtenstein). Bei internationalen Kunden gilt Folgendes:
Für ausländische Kunden
Die Einschränkung: Ausländische Banken können Schweizer QR-Codes nicht scannen.
Die Lösung: Alle Zahlungsinformationen sind weiterhin als Text auf der Rechnung sichtbar. Internationale Kunden können die Details manuell für eine Standard-SEPA- oder Auslandsüberweisung eingeben.
Tipp: Fügen Sie einen Hinweis für internationale Kunden hinzu, dass sie die Details manuell eingeben müssen. Erwägen Sie, Ihre IBAN in einem gut sichtbaren Textblock zum einfachen Kopieren anzugeben.
Währungsunterstützung
QR-Rechnungen funktionieren mit:
- Schweizer Franken (CHF)
- Euro (EUR)
Für andere Währungen benötigen Sie traditionelle Rechnungsformate.
Häufige Probleme und Lösungen
Mein QR-Code lässt sich nicht scannen
Überprüfen Sie die Druckqualität (mindestens 300 DPI erforderlich), stellen Sie sicher, dass der QR-Code mindestens 46mm x 46mm gross ist, aktualisieren Sie Ihre Banking-App und versuchen Sie bessere Lichtverhältnisse. Falls Probleme bestehen, regenerieren und drucken Sie in höherer Qualität neu.
Die Bank hat meine QR-Rechnung abgelehnt
Häufigste Ursachen: unstrukturiertes Adressformat (auf Typ S aktualisieren), QRR-Referenz ohne QR-IBAN, ungültige Prüfziffer in der Referenznummer oder Software nicht auf v2.3 aktualisiert. Prüfen Sie, ob Ihre Software aktuell ist und Adressen korrekt strukturiert sind.
Zahlung passt nicht zur Rechnung
Dies kann passieren, wenn der Kunde den Betrag vor der Zahlung änderte, die Referenznummer nicht angegeben wurde oder die Zahlung auf mehrere Transaktionen aufgeteilt wurde. Kontaktieren Sie den Kunden zur Zahlungsbestätigung. Mit strukturierten QR-Codes wird dies zunehmend seltener.
Internationaler Kunde kann nicht zahlen
Dies ist das erwartete Verhalten. Geben Sie klare Anweisungen: 1) Die im Textformat angezeigte IBAN verwenden, 2) Referenznummer in den Zahlungsdetails angeben, 3) Betrag und Währung prüfen. Erwägen Sie, eine einfache Anleitung für internationale Kunden zu erstellen.
Brauche ich eine QR-IBAN?
Nein, die meisten Unternehmen können ihre normale IBAN verwenden. Eine QR-IBAN ist nur erforderlich, wenn Sie den QRR-Referenztyp für automatischen Zahlungsabgleich bei grossen Rechnungsvolumen benötigen.
Ist die QR-Rechnung Pflicht?
Die Anforderungen verstehen und warum Sie die QR-Rechnung einführen sollten
Die technische Antwort: Für registrierte Unternehmen ja. QR-Rechnungen sind der Schweizer Standard für professionelle Rechnungsstellung.
Die praktische Antwort: Als Freelancer könnten Sie technisch gesehen nur Ihre IBAN für manuelle Überweisungen angeben. Aber der Aufwand für die Implementierung der QR-Rechnung ist minimal, besonders mit modernen Tools. Die Vorteile überwiegen die Einrichtungszeit bei weitem.
Ihre 2025 Compliance-Checkliste
Handeln Sie jetzt, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen konform bleiben
Nutzen Sie QR-Rechnungen noch heute
Erstellen Sie Ihre erste konforme QR-Rechnung in Minuten. Keine Kreditkarte erforderlich, keine komplizierte Einrichtung – nur professionelle Rechnungen, die pünktlich bezahlt werden.
Weiterführende Ressourcen: