Beste Zeiterfassung für Schweizer Unternehmen 2026
Zeiterfassungssoftware zu finden, die wirklich zu Ihrem Schweizer Business passt, sollte kein Hexenwerk sein. Ob Sie SECO-Konformität, QR-Rechnungs-Integration oder einfach weniger verlorene fakturierbare Stunden brauchen – dieser Guide bringt Klarheit.
Die richtige Zeiterfassungssoftware für Ihr Schweizer Unternehmen zu finden, muss nicht kompliziert sein. Ob SECO-Konformität, QR-Rechnungs-Integration oder schlicht die Erfassung aller fakturierbaren Stunden – dieser Ratgeber zeigt Ihnen den Weg.
Ich habe die führenden Schweizer Zeiterfassungslösungen getestet und mit internationalen Alternativen verglichen, damit Sie das passende Tool für Ihr Freelance-Business oder KMU finden.
Warum Schweizer Unternehmen spezialisierte Zeiterfassung brauchen
Über 25% der Schweizer Arbeitskräfte arbeiten mittlerweile freiberuflich – Tendenz steigend auf 50% innerhalb des nächsten Jahrzehnts. Gleichzeitig verpflichtet das Schweizer Arbeitsgesetz Arbeitgeber zur detaillierten Arbeitszeiterfassung gemäss ArG und ArGV 1.
Die richtige Zeiterfassungssoftware protokolliert nicht nur Stunden – sie:
- Gewährleistet SECO-Konformität für Kontrollen durch die Arbeitsinspektorate
- Integriert Schweizer QR-Rechnungen für nahtlose Kundenabrechnung
- Unterstützt mehrsprachige Teams (DE/FR/IT/EN)
- Schützt Daten mit Schweizer Hosting und Datenschutzstandards
- Erfasst fakturierbare Zeit, die sonst verloren ginge
2026 nutzen die besten Tools auch KI-Automatisierung, um manuelle Zeiterfassung zu eliminieren und sich nahtlos in Ihren Workflow einzufügen – von Slack bis zur Buchhaltungssoftware.
Worauf Sie bei Zeiterfassungssoftware achten sollten
Die beste Zeiterfassungssoftware für Schweizer Unternehmen vereint Compliance, Automatisierung und nahtlose Integration. Hier die wichtigsten Kriterien.
Compliance & Sicherheit
Schweizer Arbeitsrecht-Konformität ist Pflicht. Unterstützung für Arbeitszeiterfassung, Pausenzeiten und Überstundenberechnung nach SECO-Vorgaben.Automatisierung & KI
Moderne Tools nutzen KI zur Aktivitätserkennung, schlagen Zeiteinträge vor und kategorisieren automatisch – so erfassen Sie 30% mehr fakturierbare Stunden.Integrations-Ökosystem
Anbindungen an Projektmanagement, Kommunikationstools, Buchhaltungssoftware und Rechnungsstellung mit QR-Code-Unterstützung für reibungslose Abläufe.Mobile Verfügbarkeit
Zuverlässige iOS/Android-Apps für Aussendienst, Berater und Remote-Teams – nicht nur Web-Zugriff.Rechnungsintegration
Integrierte Rechnungsstellung mit Schweiz-spezifischen Features wie QR-Rechnungserstellung und MWST-Verwaltung eliminiert manuelle Dateneingabe.Top Zeiterfassungstools für Schweizer Nutzer
Wir haben die führenden Schweizer Zeiterfassungslösungen und internationale Alternativen getestet und verglichen.
| Tool | Ideal für | Startpreis (CHF/Mt.) | KI-Features | Schweizer Hosting | Mobile Apps |
|---|---|---|---|---|---|
| Magic Heidi | Schweizer Freelancer | Gratis / 30 | ✓ KI-Belegscanning | ✓ | iOS, Android, Desktop |
| TimeStatement | KMU mit Rechnungsstellung | Gratis / 3.50 | ✗ | ✓ | iOS, Android |
| Toggl Track | Persönliche Produktivität | Gratis / 9 | ✗ | ✗ | iOS, Android, Desktop |
| Timely | Agenturen & Beratungen | 8 USD | ✓ KI-Auto-Tracking | ✗ | iOS, Android |
| Smallinvoice | Multi-Feature-Admin | Gratis / 15 | ✗ | ✓ | Nur Web |
| Clockify | Teams mit Budget | Gratis / 3.99 USD | ✗ | ✗ | iOS, Android, Desktop |
Magic Heidi: Ihr Schweizer Freelancing-Powertool
Magic Heidi positioniert sich als Schweizer Taschenmesser für Freelancer – kombiniert Zeiterfassung mit KI-gestütztem Belegscanning und Steuerberechnung.
Alles, was Sie brauchen – in einer Plattform
Speziell für Schweizer Freelancer entwickelt, die ein Tool für Zeit, Spesen, Rechnungen und Steuervorbereitung wollen.
KI-gestützte Automatisierung
KI liest Belege und kategorisiert Ausgaben automatisch. Das KI-Scanning allein spart monatlich Stunden an manueller Eingabe.
- Automatisches Beleg-Scanning und Kategorisierung
- Echtzeit-Gewinnrechner zeigt Nettoertrag nach Steuern
- Intelligente Spesenerfassung verknüpft mit Projekten
- KI-gestützte Rechnungserstellung
Schweiz-spezifische Features
Alles für Schweizer Business-Compliance und Banking-Integration integriert.
- QR-Rechnungserstellung für Schweizer Banking
- MWST-Verwaltung für Schweizer Steuersätze
- SECO-konforme Zeiterfassung
- Mehrsprachiger Support (DE/FR/IT/EN)
Komplettes Business-Management
Plattformübergreifender Support bedeutet: arbeiten Sie überall, auf jedem Gerät, jederzeit.
- Web, iOS, Android, Mac, Windows Apps
- Kundensuche für ideale Freelance-Matches
- Projektbasierte Zeiterfassung
- Integrierte Buchhaltung und Steuervorbereitung
Magic Heidi Preise
Starten Sie kostenlos und upgraden Sie bei Bedarf. Keine Kreditkarte für die Gratisversion nötig.
Gratis
- 3 Rechnungen monatlich
- 3 Ausgaben monatlich
- KI-Belegscanning
- QR-Rechnungserstellung
- Alle Features freigeschaltet
Jahresabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Unbegrenzte Ausgaben
- KI-Belegscanning
- QR-Rechnungserstellung
- MWST-Verwaltung
- Steuerrechner
- Priority Support
- Alle Plattformen inklusive
Monatsabo
- Unbegrenzte Rechnungen
- Unbegrenzte Ausgaben
- KI-Belegscanning
- QR-Rechnungserstellung
- MWST-Verwaltung
- Steuerrechner
- Alle Plattformen inklusive
Einschränkungen: Keine Team-Features oder Mitarbeiterverwaltung. Mit Angestellten schauen Sie besser woanders.
Magic Heidi gratis testen — keine Kreditkarte erforderlich.
TimeStatement: Vom Freelancer zum KMU
Dieses Schweizer Tool startet gratis für Einzelunternehmer, skaliert aber für kleine Teams mit fakturierbarer Stundenerfassung.
Hauptfeatures:
- Projektbasierte Timesheets mit Ein-/Ausstempeln
- Abwesenheits- und Überstundenverwaltung
- Spesenerfassung verknüpft mit Projekten
- Anpassbare Rechnungsstellung (PDF/Word)
- SECO-konforme Arbeitszeiterfassung
Preise:
- Gratis: 1 Nutzer, Basis-Tracking
- Starter: ~CHF 3.50/Nutzer/Monat (Abwesenheiten inklusive)
- Pro: ~CHF 9/Nutzer/Monat (mit Rechnungsstellung/Spesen)
Ideal für: Dienstleistungsunternehmen (Beratung, Engineering, Recht) mit Stundenabrechnung. Starke Rechnungsintegration macht Kundenabrechnung einfach.
Einschränkungen: Gratis-Version sehr limitiert. Kein SSO oder erweiterte Berechtigungen in Basis-Plänen.
Toggl Track: Einfache persönliche Zeiterfassung
Der globale Favorit für individuelle Zeiterfassung, jetzt mit verbessertem Schweizer Support.
Hauptfeatures:
- Ein-Klick-Timer mit Tagging
- Kalenderansicht erfasster Zeit
- 100+ Integrationen (Asana, Slack, Google Calendar)
- Basis-Reporting und Projektbudgets
- Browser-Extension für Tracking überall
Preise:
- Gratis: Unbegrenztes Tracking, Basis-Reports
- Starter: $9/Nutzer/Monat (Team-Features)
- Premium: $18/Nutzer/Monat (erweiterte Reports)
Ideal für: Einzelpersonen, die einfachstes Tracking ohne Schweiz-spezifische Features wollen. Perfekt für persönliche Produktivität oder internationale Teams.
Einschränkungen: Kein Schweizer Hosting, keine QR-Rechnungen, keine integrierte Rechnungsstellung. Sie brauchen separate Tools für Kundenabrechnung.
Timely: KI-gestützte automatische Zeiterfassung
Timely nutzt "Memory Tracking" zur automatischen Protokollierung jeder App, jedes Dokuments und jeder Website – und schlägt dann präzise Timesheets vor.
Hauptfeatures:
- Berührungslose automatische Zeiterfassung
- KI lernt Ihre Arbeitsmuster
- Privacy-First (Sie kontrollieren, was erfasst wird)
- Projektbudgets und Forecasting
- Team-Planung und Kapazitätsmanagement
Preise:
- Starter: $8/Nutzer/Monat
- Premium: $14/Nutzer/Monat
- Unlimited: $20/Nutzer/Monat
Ideal für: Beratungen und Agenturen, die in manueller Zeiterfassung ertrinken. Die Automatisierung funktioniert wirklich und erfasst 30%+ mehr fakturierbare Zeit.
Einschränkungen: Kein Schweizer Daten-Hosting. Höherer Preis. Überdimensioniert für einfache Freelance-Bedürfnisse.
Smallinvoice: Schweizer All-in-One-Administration
Diese Schweizer Plattform bündelt Zeiterfassung mit Rechnungsstellung, Basis-Buchhaltung und Kontaktverwaltung.
Hauptfeatures:
- Projekt-Zeiterfassung
- QR-Rechnungserstellung
- Mehrsprachiger Support (DE/FR/IT/EN)
- Schweizer Banking-Integration
- Basis-Buchhaltungsmodul
Preise:
- Gratis: 1 Nutzer, limitierte Dokumente
- Starter: CHF 15/Monat (1 Nutzer, QR-Rechnungen)
- Professional: CHF 30/Monat (3 Nutzer, Buchhaltung)
Ideal für: Schweizer Startups, die eine Plattform für alle Admin-Aufgaben wollen. Faire Tagesabrechnung und exklusive Schweizer Datenverarbeitung.
Einschränkungen: Keine nativen Mobile Apps – nur Web-Interface. Höhere Tarife für volle Features nötig.
Clockify: Budget-Team-Lösung
Der kostenlose Dauerfavorit bedient mittlerweile über 5 Millionen Nutzer weltweit.
Hauptfeatures:
- Unbegrenzte Nutzer im Gratis-Plan
- Timesheets, Kiosk und Auto-Tracker-Optionen
- Projekt- und Kunden-Tracking
- Basis-Rechnungsstellung (kostenpflichtige Pläne)
- Reports und Exporte
Preise:
- Gratis: Unbegrenzte Nutzer, Basis-Features
- Basic: $3.99/Nutzer/Monat (Timesheets, Rechnungsstellung)
- Standard: $5.49/Nutzer/Monat (Planung)
- Pro: $7.99/Nutzer/Monat (Gewinn-Tracking)
Ideal für: Teams jeder Grösse mit Bedarf an kostenlosem oder günstigem Tracking. Grosszügiger Gratis-Tarif schlägt Konkurrenz.
Einschränkungen: Kein Schweizer Hosting. Gratis-Tarif ohne Rechnungsstellung und erweiterte Reports.
Schweizer Compliance: Was Sie wissen müssen
Das Schweizer Arbeitsgesetz (ArG und ArGV 1) verpflichtet Arbeitgeber zur detaillierten Arbeitszeiterfassung. Das bedeutet Tracking von täglichen Arbeitsstunden, Pausenzeiten, Überstunden und Abwesenheiten. Aufzeichnungen müssen für kantonale Arbeitsinspektorats-Kontrollen verfügbar sein.
Erfassung täglicher Stunden, Pausen, Überstunden und Ferientage für Arbeitsinspektorats-Kontrollen
Mitarbeitende mit über CHF 120k Verdienst und Autonomie können vereinfachte Erfassung nutzen
Nachweisen von Arbeitsperioden für Steuerabzüge und Rechtfertigung von Kundenrechnungen mit detaillierten Logs
Der 4-sprachige Schweizer Markt verlangt Tools mit DE/FR/IT/EN-Support
So wählen Sie: Eine Entscheidungshilfe
Verschiedene Unternehmenstypen brauchen verschiedene Lösungen. So finden Sie das richtige Zeiterfassungstool für Ihre spezifische Situation.
Schweizer Freelancer
Starten Sie mit Magic Heidi. Schweizer Features (QR-Rechnungen, MWST, Steuerrechner) plus KI-Belegscanning rechtfertigen CHF 30/Monat. Gratis-Version zum Testen mit echten Rechnungen.
Kleine Teams (2-10)
TimeStatement oder Clockify je nach Budget. TimeStatement bietet bessere Schweizer Integration; Clockify unbegrenzte Gratis-Nutzer.
Automatisches KI-Tracking
Timely erfasst die meisten fakturierbaren Stunden für Beratungsunternehmen. Lohnt sich Premium, wenn Zeitverlust Sie monatlich Tausende kostet.
Persönliches Tracking
Toggl Track Gratis-Plan. Unschlagbar für individuelle Nutzung ohne Rechnungsstellungs-Bedarf.
All-in-One Schweizer Admin
Smallinvoice bündelt Zeit, Rechnungen und Buchhaltung. Ideal für Startups, die Tools konsolidieren.
Fragen für Testphasen
- Kann ich Zeit dort erfassen, wo ich bereits arbeite (Slack, Asana)?
- Wie fühlt sich mobile Eingabe auf meinem Handy tatsächlich an?
- Erstellt es das Rechnungsformat, das meine Kunden erwarten?
- Wird mein Team dies täglich wirklich nutzen?
- Kann ich Daten exportieren, wenn ich später wechsle?
Die meisten Schweizer Tools bieten 14-30 Tage Gratistests. Testen Sie mit echten Projekten, nicht Beispieldaten.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung
Ist Zeiterfassung für Schweizer Freelancer gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, aber finanziell clever. Freelancer mit präziser Zeiterfassung melden 20-30% höhere Einkommen – sie rechnen schlicht Arbeit ab, die sie sonst vergessen würden.
Was ist der Unterschied zwischen manueller und automatischer Erfassung?
Manuelle Erfassung nutzt Start/Stopp-Timer, die Sie kontrollieren. Automatische (KI-)Erfassung überwacht Ihre Arbeitsaktivität und schlägt Zeiteinträge vor – erfasst vergessene Aufgaben. Automatisch erfasst typischerweise 30% mehr fakturierbare Zeit, kostet aber mehr.
Was kostet Zeiterfassungssoftware in der Schweiz?
Einstiegs-Tools starten bei CHF 3-5/Nutzer/Monat. Vollwertige Lösungen kosten CHF 15-30/Monat für Einzelpersonen. Viele bieten Gratis-Tarife mit Basis-Tracking. Jahresabos sparen 15-20%.
Kann ich Zeiterfassung für Kundenrechnungen nutzen?
Ja – Tools wie Magic Heidi, TimeStatement und Harvest wandeln erfasste Zeit direkt in Rechnungen um. Unverzichtbar für Stundenabrechnung. Achten Sie auf QR-Rechnungs-Support für Schweizer Kunden.
Welche Integrationen sollte ich suchen?
Priorisieren Sie Verbindungen zu täglich genutzten Tools: Kalender-Apps (Google/Outlook), Projektmanagement (Asana/Trello), Kommunikation (Slack/Teams) und Buchhaltungssoftware. Schweizer Nutzer brauchen QR-Rechnungs- und MWST-Integrationen.
Sind meine Daten bei Cloud-basierten Tools sicher?
Schweizer gehostete Lösungen (Magic Heidi, TimeStatement, Smallinvoice) folgen strengen Schweizer Datenschutzgesetzen. Internationale Tools (Toggl, Timely) nutzen EU/US-Server mit DSGVO-Compliance. Prüfen Sie Datenschutzrichtlinien für Datenstandort-Details.
Wie bringe ich mein Team dazu, Zeiterfassung tatsächlich zu nutzen?
Beginnen Sie mit dem Warum: 'Das hilft uns präzise abzurechnen, nicht Sie zu mikromanagen.' Wählen Sie intuitive Tools mit Mobile Apps. Erfassen Sie selbst zuerst als Vorbild. Integrieren Sie in bestehende Workflows statt Schritte hinzuzufügen. Prüfen Sie Akzeptanz wöchentlich, nicht monatlich.
2026 Trends in der Zeiterfassung
Die Zeiterfassungslandschaft entwickelt sich rasant. Das verändert 2026 das Spiel.
KI-Automatisierung wird Mainstream
Der Shift von manuellen Timern zu KI-vorgeschlagenen Einträgen beschleunigt sich. Tools ohne automatische Erfassung wirken so veraltet wie Papier-Timesheets.
Integration wird zu Intelligenz
Vernetzte Tools prognostizieren Workload-Engpässe, forecasten Projektabschluss und markieren unterbudgetierte Tasks, bevor sie zum Problem werden.
Hyperautomatisierung im Betrieb
Zeitdaten speisen jetzt automatisierte Genehmigungs-Workflows, Lohnverarbeitung und Compliance-Reporting. Manuelle Timesheet-Prüfung verschwindet.
Stoppen Sie den Verlust fakturierbarer Stunden
Die beste Zeiterfassungssoftware ist die, die Sie täglich wirklich nutzen. Die meisten Schweizer Professionals verlieren 5-10 fakturierbare Stunden wöchentlich durch schlechtes Tracking – das sind CHF 500-2'000 monatlich bei typischen Ansätzen.
Finale Empfehlung: Wo starten
Schweizer Freelancer: Testen Sie Magic Heidi 30 Tage gratis. Allein das KI-Belegscanning überzeugt, und QR-Rechnungsstellung macht Kundenabrechnung mühelos.
Kleine Teams (2-10 Personen): Starten Sie mit Clockify gratis, um Team-Akzeptanz zu testen, dann upgraden Sie zu TimeStatement bei Bedarf für Schweiz-spezifische Rechnungsstellung.
Beratungsunternehmen und Agenturen: Investieren Sie in Timely, wenn Zeitverlust CHF 500/Monat übersteigt. Das automatische Tracking amortisiert sich selbst.
Persönliche Produktivität: Toggl Track Gratis-Plan. Upgraden Sie nur bei Bedarf für Team-Features.
Die beste Zeiterfassungssoftware ist die, die Sie täglich wirklich nutzen. Die meisten Schweizer Professionals verlieren 5-10 fakturierbare Stunden wöchentlich durch schlechtes Tracking – das sind CHF 500-2'000 monatlich bei typischen Ansätzen.
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