Kann ich für meine Buchhaltung einfach meine Kontoauszüge verwenden?

Bei einer Schweizer GmbH oder Einzelfirma muss die Buchführung dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR) entsprechen, das eine genaue und transparente Buchführung vorschreibt.

Sie können sich bei Ihren Ausgaben nicht ausschließlich auf die Beschreibungen in den Kontoauszügen verlassen. Sie müssen eine ordnungsgemäße Dokumentation, einschließlich Rechnungen, Quittungen und anderer relevanter Aufzeichnungen, aufbewahren, um Konformität und Genauigkeit sicherzustellen.

Im Folgenden erkläre ich warum und gebe Anleitungen zum Verfahren.

Warum Kontoauszugsbeschreibungen nicht ausreichen

Gesetzliche Anforderungen: Das Schweizer Obligationenrecht (Art. 957 ff.) verpflichtet alle Unternehmen, auch GmbHs, zu einer ordnungsgemäßen Buchführung, die ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der finanziellen Lage vermittelt. Dazu gehört die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle mit Belegen wie Rechnungen, Quittungen, Verträgen oder anderen Zahlungsnachweisen. Kontoauszüge allein reichen nicht aus, um diese Standards zu erfüllen, da sie in der Regel nur Transaktionen zusammenfassen, ohne Angaben zu Mehrwertsteuersätzen, Lieferantendaten oder der Art der Ausgabe zu machen. +/+
Mehrwertsteuerkonformität: Wenn Ihre GmbH mehrwertsteuerpflichtig ist, müssen Sie detaillierte Rechnungen vorlegen, um den Mehrwertsteuerabzug zu begründen. Rechnungen müssen bestimmte Angaben enthalten (z. B. Angaben zum Verkäufer/Käufer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datum, Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, Umsatzsteuersatz und -betrag). Kontoauszüge erfüllen diese Anforderungen nicht und können nicht zur Erstattung der Umsatzsteuer oder zur Verteidigung gegen Steuerprüfungen verwendet werden. +
Prüfung und Verifizierung: Schweizer GmbHs mit einem Jahresumsatz von über 500.000 CHF müssen die doppelte Buchführung verwenden und einen Jahresabschluss (Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang) erstellen. Auch kleinere GmbHs können eingeschränkte Prüfungen benötigen, es sei denn, sie haben weniger als 10 Mitarbeiter und die Gesellschafter haben die Zustimmung, davon abzusehen. Bei Prüfungen verlangen Steuerbehörden oder Wirtschaftsprüfer Originalrechnungen oder -belege zur Überprüfung der Ausgaben. Wer sich auf Kontoauszüge verlässt, riskiert Verstöße gegen die Vorschriften, mögliche Bußgelder oder nicht zulässige Abzüge. +/+
Transparenz und Genauigkeit: Kontoauszüge sind oft nicht klar formuliert (z. B. „Zahlung an Lieferant X“) und bieten nicht genügend Kontext, um Ausgaben (z. B. Büromaterial, Reisen oder Dienstleistungen) richtig zu kategorisieren. Rechnungen und Quittungen gewährleisten eine genaue Kostenklassifizierung, die für die Finanzberichterstattung, Steueroptimierung und interne Entscheidungsfindung entscheidend ist. +

Wann können Kontoauszüge verwendet werden?

Kontoauszüge sind ein nützliches Hilfsmittel, um Transaktionen abzugleichen und sicherzustellen, dass alle Ausgaben erfasst werden. Sie sind jedoch eine Ergänzung und kein Ersatz für Rechnungen oder Quittungen.

Sie können Ihnen helfen:

– zu überprüfen, ob alle Transaktionen verbucht sind.
– fehlende Rechnungen oder Quittungen zu identifizieren, die eingeholt werden müssen.
– den Cashflow für interne Verwaltungszwecke zu verfolgen.

Sie können jedoch keine detaillierte Dokumentation ersetzen, insbesondere nicht für Steuerzwecke oder Betriebsprüfungen.

Was Sie für eine ordnungsgemäße Buchführung tun müssen

Rechnungen/Quittungen sammeln und aufbewahren

Bewahren Sie alle geschäftsbezogenen Rechnungen, Quittungen und sonstigen Buchhaltungsunterlagen (z. B. Verträge, Bestellungen, Mehrwertsteuererklärungen) in Papierform oder digital (PDF) auf.+
Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen den schweizerischen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, einschließlich Angaben zu Verkäufer/Käufer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung, Menge, Preis und Mehrwertsteuersatz/-betrag.+
Bewahren Sie diese Unterlagen gemäß schweizerischem Recht mindestens 10 Jahre lang auf.+

Verwenden Sie die doppelte Buchführung

Für GmbHs mit einem Umsatz von über CHF 500'000 ist die doppelte Buchführung obligatorisch. Dabei wird jede Transaktion auf mindestens zwei Konten erfasst (z.B. Belastung eines Aufwandskontos und Gutschrift von Kasse/Bank). Rechnungen und Quittungen liefern die notwendigen Informationen, um diese Buchungen korrekt zu kategorisieren.+

Nutzen Sie Buchhaltungssoftware

Modern Swiss accounting platforms (e.g., Bexio, Banana Accounting, or others) allow you to upload invoices and receipts as PDFs, link them to bank transactions, and categorize expenses automatically. This reduces manual work and ensures compliance.++
Digital invoices in PDF or XML format are widely accepted, provided they meet legal standards (e.g., include required details and, for e-invoices, digital signatures if needed).+

Mehrwertsteuer richtig handhaben

Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen den korrekten Mehrwertsteuersatz enthalten (z. B. 8,1 % Standard, 2,6 % ermäßigt oder 3,8 % für Unterkünfte ab 2025). So können Sie die Vorsteuer zurückfordern.++
Kontoauszüge allein reichen für die Mehrwertsteuererklärung nicht aus, da sie nicht die erforderliche Mehrwertsteueraufschlüsselung enthalten.

Vorbereitung auf Audits

Für GmbHs, die einer Revision unterliegen (ordentlichen Revisionen für grössere Unternehmen, die bestimmte Kriterien erfüllen, wie z. B. CHF 20 Millionen Vermögen, CHF 40 Millionen Umsatz oder 250+ Mitarbeiter, oder eingeschränkten Revisionen für kleinere GmbHs), müssen Sie detaillierte Unterlagen zur Unterstützung aller erfassten Transaktionen vorlegen. Dazu gehören Rechnungen, Quittungen und andere Belege, die die Art und Rechtmäßigkeit der Ausgaben belegen. Prüfer akzeptieren Kontoauszüge nicht als ausreichenden Nachweis.++

Praktische Schritte zur Verwaltung von Rechnungen und Ausgaben

Um den Buchhaltungsprozess Ihrer GmbH zu optimieren und gleichzeitig die Compliance sicherzustellen, sollten Sie Folgendes beachten:

Ausgaben organisieren: Kategorisieren Sie Ausgaben (z. B. Büromaterial, Reisen, Dienstleistungen) mithilfe der Schweizer Kontenplanstruktur (z. B. Konten wie 4000 für Workshop-Materialien, 6000 für Raumkosten usw.). So stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzberichte den Schweizer Standards entsprechen.+

Rechnungen hochladen: Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, um PDF-Rechnungen und Quittungen hochzuladen und zu speichern. Verknüpfen Sie diese mit den entsprechenden Banktransaktionen, um Genauigkeit und einfaches Abrufen bei Betriebsprüfungen zu gewährleisten. Software wie Bexio oder QuickBooks automatisiert die Zuordnung von Rechnungen zu Zahlungen und reduziert so Fehler.+

Regelmäßiger Abgleich: Gleichen Sie Ihre Kontoauszüge regelmäßig mit Ihren Buchhaltungsunterlagen ab, um sicherzustellen, dass keine Transaktionen übersehen werden. Besorgen Sie sich jedoch immer die entsprechende Rechnung oder Quittung für jede Ausgabe und fügen Sie diese bei.

Outsourcing bei Bedarf: Wenn Ihnen die Rechnungs- und Buchhaltungsverwaltung zu viel wird, können Sie die Auslagerung an einen Schweizer Treuhänder oder Buchhalter in Betracht ziehen. Diese können die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, Steuerabzüge optimieren und die Mehrwertsteuererklärungen übernehmen. Die Kosten für Outsourcing liegen typischerweise zwischen 100 und 300 CHF/Monat für kleine GmbHs und 300 bis 1.000 CHF/Monat für mittelgrosse GmbHs.+

Ausnahmen für kleine GmbHs

Wenn Ihre GmbH einen Jahresumsatz von unter CHF 500'000 erzielt, können Sie sich für eine vereinfachte Buchführung qualifizieren, bei der nur Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage erfasst werden (Einnahmenrechnung).
Auch in diesem Fall müssen Sie Rechnungen und Quittungen als Nachweis für Transaktionen aufbewahren, da diese von der Steuerbehörde oder im Rahmen einer eingeschränkten Revision angefordert werden können (es sei denn, Sie verzichten mit Zustimmung der Gesellschafter auf die Buchführung und haben weniger als 10 Mitarbeitende).
Kontoauszüge allein reichen ebenfalls nicht aus, da ihnen die erforderlichen Details zur Überprüfung fehlen.+

Risiken beim Vertrauen auf Kontoauszüge

Die Verwendung ausschließlich von Kontoauszugsbeschreibungen kann zu folgenden Konsequenzen führen:

Bußgelder und Strafen: Unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können zu Bußgeldern der Eidgenössischen Steuerverwaltung führen, insbesondere bei Mehrwertsteuerproblemen.+
Nicht zulässige Abzüge: Ohne ordnungsgemäße Rechnungen können Steuerbehörden Mehrwertsteuerabzüge oder Spesenabrechnungen ablehnen, wodurch sich Ihre Steuerschuld erhöht.
Komplikationen bei Betriebsprüfungen: Bei Betriebsprüfungen kann das Fehlen von Belegen zu zusätzlichen Kontrollen, Verzögerungen oder finanziellen Anpassungen führen.
Managementprobleme: Ohne detaillierte Aufzeichnungen kann es schwierig sein, Ausgaben genau zu erfassen, was sich auf die Finanzplanung und Entscheidungsfindung auswirkt.+

Bewährte Methoden

Schnelle Rechnungsstellung und -erfassung: Stellen Sie Rechnungen zeitnah aus und erfassen Sie sie, um genaue Aufzeichnungen zu gewährleisten und den Cashflow zu verbessern.+
Digitale Tools: Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, um PDF-Dateien von Rechnungen und Quittungen hochzuladen und zu organisieren. Dies gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und vereinfacht die Prüfungsvorbereitung. +/+
Alle Dokumente aufbewahren: Bewahren Sie alle Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Quittungen, Verträge, Kontoauszüge usw.) mindestens 10 Jahre lang in einem leicht zugänglichen Format (Papier oder digital) auf. +
Experten hinzuziehen: Bei komplexen Transaktionen oder Mehrwertsteuerfragen wenden Sie sich an einen Schweizer Buchhalter, um Fehler zu vermeiden und die Steuer zu optimieren. Vorteile.+

Abschluss

Für Ihre Schweizer GmbH müssen Sie für alle Ausgaben Rechnungen, Quittungen und andere Belege hochladen und aufbewahren, um die Schweizer Obligationenrecht und Mehrwertsteuervorschriften einzuhalten. Die Beschreibungen der Kontoauszüge sind unzureichend, da ihnen die für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Mehrwertsteuerabzüge und Audits erforderlichen Details fehlen. Die Verwendung von Buchhaltungssoftware zum Verwalten und Verknüpfen von Rechnungen mit Transaktionen kann Zeit sparen und Genauigkeit gewährleisten.

Handelt es sich bei Ihrer GmbH um eine Kleingesellschaft (Umsatz unter CHF 500'000), kann die vereinfachte Buchführung Anwendung finden, dennoch sind Rechnungen und Belege zur Überprüfung erforderlich. Durch Outsourcing an einen professionellen Treuhänder können Sie Risiken weiter reduzieren und Ihre Steuersituation optimieren.

Wenn Sie konkrete Empfehlungen zu Buchhaltungssoftware oder Treuhändern benötigen oder Angaben zur Größe oder zum Umsatz Ihrer GmbH haben, lassen Sie es mich wissen, und ich kann Ihnen weitere individuelle Ratschläge geben! 💼