Trovare tutte le fatture per tutti i pagamenti effettuati è faticoso!
Esiste un modo più semplice?
Per una Srl o una ditta individuale svizzera, la contabilità deve essere conforme al Codice delle Obbligazioni (CO), che impone una tenuta dei registri accurata e trasparente.
Non è possibile fare affidamento esclusivamente sulle descrizioni degli estratti conto bancari per le spese; è necessario conservare una documentazione adeguata, comprese fatture, ricevute e altri documenti pertinenti, per garantire conformità e accuratezza.
Di seguito, spiegherò perché e fornirò indicazioni sul processo.
Requisiti di legge: Il Codice delle obbligazioni svizzero (artt. 957 e segg.) impone a tutte le aziende, comprese le GmbH, di tenere una contabilità ordinata che rifletta una rappresentazione veritiera e corretta della situazione finanziaria. Ciò include la documentazione di tutte le transazioni commerciali con documenti giustificativi, come fatture, ricevute, contratti o altre prove di pagamento. Le descrizioni degli estratti conto bancari da sole non sono sufficientemente dettagliate per soddisfare questi standard, poiché in genere si limitano a riepilogare le transazioni senza fornire dettagli come aliquote IVA, dati del fornitore o la natura della spesa.+/+
Conformità IVA: Se la vostra GmbH è registrata ai fini IVA, dovete fornire fatture dettagliate per giustificare le detrazioni IVA. Le fatture devono includere informazioni specifiche (ad esempio, dati del venditore/acquirente, partita IVA, data, descrizione dei beni/servizi, aliquota IVA e importo). Gli estratti conto bancari non soddisfano questi requisiti e non possono essere utilizzati per recuperare l'IVA o per difendersi da verifiche fiscali.+
Revisione contabile e verifica: le GmbH svizzere con un fatturato annuo superiore a CHF 500.000 devono utilizzare la contabilità in partita doppia e redigere i bilanci (stato patrimoniale, conto economico e note illustrative). Anche le GmbH più piccole possono richiedere verifiche contabili limitate, a meno che non abbiano meno di 10 dipendenti e non abbiano l'approvazione degli azionisti per escluderle. Durante le verifiche contabili, le autorità fiscali o i revisori dei conti richiederanno fatture o ricevute originali per verificare le spese. Affidarsi agli estratti conto bancari comporta il rischio di inadempienze, potenziali sanzioni o detrazioni non consentite.+/+
Trasparenza e accuratezza: le descrizioni degli estratti conto bancari spesso mancano di chiarezza (ad esempio, "Pagamento al fornitore X") e non forniscono un contesto sufficiente per classificare correttamente le spese (ad esempio, forniture per ufficio, viaggi o servizi). Fatture e ricevute garantiscono una classificazione accurata delle spese, fondamentale per la rendicontazione finanziaria, l'ottimizzazione fiscale e il processo decisionale interno.+
Gli estratti conto bancari sono uno strumento utile per riconciliare le transazioni e garantire che tutte le spese siano registrate, ma sono supplementari, non un sostituto delle fatture o delle ricevute.
Tuttavia, non possono sostituire la necessità di una documentazione dettagliata, soprattutto a fini fiscali o di audit.
Per semplificare il processo contabile della tua GmbH garantendone al contempo la conformità, considera quanto segue:
Se la vostra GmbH ha un fatturato annuo inferiore a CHF 500.000, potreste avere diritto alla contabilità semplificata, che prevede la registrazione solo di entrate, spese e situazione finanziaria (contabilità di cassa).
Anche in questo caso, dovete conservare fatture e ricevute come prova delle transazioni, poiché potrebbero essere richieste dalle autorità fiscali o durante una verifica contabile limitata (a meno che non vi opponiate con l'approvazione degli azionisti e abbiate meno di 10 dipendenti).
I estratti conto bancari da soli non saranno comunque sufficienti, in quanto privi dei dettagli necessari per la verifica.+
Utilizzare solo le descrizioni degli estratti conto bancari potrebbe comportare:
Per la tua Srl svizzera, devi caricare e conservare fatture, ricevute e altri documenti giustificativi per tutte le spese, al fine di rispettare il Codice delle Obbligazioni svizzero e le norme IVA. Le descrizioni degli estratti conto bancari sono insufficienti, in quanto prive dei dettagli richiesti per la conformità legale, le detrazioni IVA e le revisioni. L'utilizzo di software di contabilità per gestire e collegare le fatture alle transazioni può far risparmiare tempo e garantire la precisione.
Se la tua Srl è di piccole dimensioni (fatturato inferiore a CHF 500.000), potrebbe essere applicata la contabilità semplificata, ma fatture e ricevute sono comunque necessarie per la verifica. L'esternalizzazione a un fiduciario professionista può ridurre ulteriormente i rischi e ottimizzare la tua posizione fiscale.
Se hai bisogno di consigli specifici su software di contabilità o fiduciari, o hai dettagli sulle dimensioni o sul fatturato della tua Srl, contattami e potrò fornirti ulteriori consigli personalizzati! 💼
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