Puis-je simplement utiliser mes relevés bancaires pour ma comptabilité ?

1. Exigences légales : Le Code des obligations suisse (articles 957 et suivants) exige de toutes les entreprises, y compris les SARL, qu'elles tiennent une comptabilité régulière reflétant fidèlement leur situation financière. Cela implique de documenter toutes les transactions commerciales avec des justificatifs tels que des factures, des reçus, des contrats ou d'autres preuves de paiement. Les relevés bancaires ne sont pas suffisamment détaillés pour répondre à ces exigences, car ils se contentent généralement de résumer les transactions sans fournir de détails tels que les taux de TVA, les coordonnées des fournisseurs ou la nature des dépenses.+/+

2. Conformité à la TVA : Si votre SARL est assujettie à la TVA, vous devez fournir des factures détaillées pour justifier les déductions de TVA. Les factures doivent comporter des informations spécifiques (par exemple, coordonnées du vendeur/acheteur, numéro de TVA, date, description des biens/services, taux de TVA et montant). Les relevés bancaires ne remplissent pas ces conditions et ne peuvent être utilisés pour récupérer la TVA ni se défendre contre un contrôle fiscal. +

3. Audit et vérification : Les SARL suisses dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à 500 000 CHF doivent utiliser la comptabilité en partie double et établir des états financiers (bilan, compte de résultat et annexes). Même les SARL de plus petite taille peuvent nécessiter des audits limités, sauf si elles comptent moins de 10 employés et que les actionnaires ont donné leur accord pour s'y soustraire. Lors des contrôles, l'administration fiscale ou les auditeurs exigeront les factures ou reçus originaux pour justifier les dépenses. Se fier aux relevés bancaires présente un risque de non-conformité, d'amendes potentielles ou de déductions non autorisées.+/+

4. Transparence et exactitude : Les descriptions des relevés bancaires manquent souvent de clarté (par exemple, « Paiement au fournisseur X ») et ne fournissent pas suffisamment de contexte pour catégoriser correctement les dépenses (par exemple, fournitures de bureau, déplacements ou services). Les factures et les reçus garantissent une classification précise des dépenses, essentielle pour le reporting financier, l'optimisation fiscale et la prise de décision interne.+

Si votre Sàrl réalise un chiffre d'affaires annuel inférieur à 500 000 CHF, vous pouvez bénéficier d'une comptabilité simplifiée, qui consiste à enregistrer uniquement les revenus, les dépenses et la situation financière (comptabilité de caisse).

Même dans ce cas, vous devez conserver les factures et reçus comme justificatifs de transactions, car ils peuvent être exigés par l'administration fiscale ou lors d'un contrôle limité (sauf si vous optez pour cette option avec l'accord des actionnaires et que vous employez moins de 10 personnes).

Les relevés bancaires seuls ne suffiront toujours pas, car ils ne contiennent pas les détails nécessaires à la vérification.+

Utiliser uniquement les descriptions des relevés bancaires peut entraîner :

• Amendes et pénalités : Toute documentation incomplète ou incorrecte peut entraîner des amendes de l’Administration fédérale des contributions, notamment pour les problèmes liés à la TVA.+
• Déductions refusées : Sans factures en bonne et due forme, les autorités fiscales peuvent refuser les déductions de TVA ou les notes de frais, augmentant ainsi votre obligation fiscale.
• Complications liées aux audits : Lors des audits, l’absence de pièces justificatives peut entraîner des contrôles supplémentaires, des retards ou des ajustements financiers. * Problèmes de gestion : Sans registres détaillés, vous pourriez avoir du mal à suivre les dépenses avec précision, ce qui aurait un impact sur la planification financière et la prise de décision.+