Guide: Comment tenir une comptabilité pour indépendant Suisse

Bravo, vous avez commencé votre activité indépendante et produit vos premières

factures.

Vous savez qu'en tant qu'indépendant, il faut tenir une comptabilité. Vous avez déjà entendu du concept de revenu, dépenses et profits, mais vous n'êtes pas certain de ce qui vous est exactement demandé.

Dans ce guide, nous allons voir tout ça pour vous permettre de démarrer votre activité comme il se doit!

Une comptabilité, pour quoi faire?

Vous le savez déjà, tout employé Suisse doit payer des impôts. Ces impôts sont proportionnels au revenu de l'employé, donc son salaire.

Pour les indépendants (et les entreprises d'ailleurs), c'est un peu différent car ils ont beaucoup de dépenses à côté de leurs rentrées d'argents:

• Des locaux de travail, coworking space, ...
• Des frais marketing, des publicités LinkedIn, ...
• L'achat d'outils de travail, des machines, des ordinateurs, ...

Et si les indépendants étaient imposés sur les revenus seulement sans prendre en compte les dépenses de leur entreprise, ils se retrouveraient à payer beaucoup trop d'impôts!

C'est pour ça qu'on a développé les concepts suivants:

• Revenu: L'argent que votre activité génère. C'est la somme de toutes les factures que vous avez envoyées.
• Dépenses: Les coûts de votre activité. C'est la somme de toutes les dépenses d'entreprises.
• Profits (bénéfices ou revenu net): Les revenus moins (-) les dépenses. L'argent que vous avez gagné, l'argent qu'il vous reste à la fin de votre année. C'est cette somme qui sera imposée.

Maintenant, tout ne qualifie pas de dépense d'entreprise, et c'est pour ça, en partie, qu'une comptabilité est nécessaire: pour justifier les dépenses auprès de l'administration cantonale.

Si vous marquez 1000 francs de dépenses d'entreprise, il faut pouvoir justifier qu'il s'agit de votre nouvel ordinateur de travail, et non du cadeau d'anniversaire de votre fils.

Finalement, tenir une comptabilité est aussi nécessaire pour vous permettre de comprendre votre entreprise en tant qu'entrepreneur:

• Est-ce que vous faites des bénéfices, est-ce que vous faites des pertes?
• Quels sont vos plus grosses dépenses? Qui sont vos meilleurs clients?

Toutes ces questions peuvent-être répondues en regardant votre comptabilité.

Maintenant que le besoin et l'utilité d'une comptabilité est clair, voyons comment ça fonctionne.

Tutoriel: Une comptabilité dans Google Sheets

Nous allons voir comment faire votre comptabilité dans Google Sheets (ou Excel). À la fin de cet article, vous pourrez accéder un template pour vous faciliter la tâche.

Dans votre fichier Google Sheets (ou Excel), vous allez créer deux feuilles. L'une pour les revenus (les factures), et une pour les dépenses.

Revenus (factures)

Commençons tout d'abord par les revenus, donc les factures que vous avez émises.

Vous pouvez simplement créer une feuille Excel avec la date, le montant, une petite description et un lien vers la facture, comme ci-dessous:

Ainsi, en fin d’année, vous aurez une vision claire de vos facturations et de vos encaissements.

Si vous avez plusieurs manières dont on peut vous payer, ou s'il arrive que des factures ne soient pas payées, vous pouvez ajouter des colonnes pour garder ces éléments en vue.

Dépenses

Dans un deuxième temps, vous allez créer une deuxième feuille pour les dépenses. Vous pouvez prendre en compte tous les frais qui sont liés à votre activité et à la recherche de nouveaux clients (frais de représentation, marketing, ...).

En cas de contrôle par l'Administration Fiscale Cantonale, il faut pouvoir justifier le lien entre les frais et votre activité. Il est conseillé par exemple de noter le nom du client sur les factures qui sont directement rattachée à un seul client (Repas au restaurant par exemple).

Idéalement, il est recommandé de conserver l'original de toutes les dépenses que vous déduisez dans votre comptabilité, y compris les tickets de parking, restaurants, essence, etc… afin de pouvoir les présenter à l'Administration sur demande.

En effet, pour les dépenses sans nom de bénéficiaire, une simple photo ou une copie pourrait servir de justificatif dans plusieurs comptabilités. Disposer de l'original renforce la justification de la dépense.

En pratique cependant, il est difficile et peu pratique de garder chaque ticket de caisse. Ainsi, une photo et un lien vers cette photo dans votre fichier Excel (Google Sheets) va suffire amplement.

Et ensuite?

Une fois que vous avez pris l'habitude de noter vos revenus et dépenses, arrive la fin de l'année fiscale, et la déclaration d'impôts. Dans celle-ci, votre revenu net imposable sera tout simplement la somme des revenus, une fois que vous y aurez déduis toutes les dépenses que votre activité à générée.

Revenus - Dépenses = Revenu imposable

Et comme fichier justificatif, vous n'aurez qu'à télécharger le fichier excel en question sur le site web ou logiciel de taxation.

Par exemple, dans VaudTax, c'est la pièce jointe nommée "Bilan" où vous pourrez insérer votre comptabilité Google Sheets / Excel.

Modèle Google Sheets

Comme promis, voici un modèle prêt à être utilisé pour commencer votre comptabilité.

Vous pouvez accéder au modèle de comptabilité ici.

Une fois la page ouverte, allez dans "Fichier > Copier le fichier" et vous pourrez commencer à l'utiliser.

Tous mes vœux de succès dans votre activité en tant qu'indépendant! Et si vous préférez un outil simple plutôt qu'Excel, je vous recommande:

Magic Heidi: logiciel de comptabilité et facturation pour vous simplifier la vie