Von bexio zu Magic Heidi wechseln: Import & Checkliste

Der Wechsel von bexio zu Magic Heidi beginnt mit einer Entscheidung: Welche Daten brauchst du für die laufende Arbeit, und welche müssen als Archiv erhalten bleiben? Mit einem Stichtag, vollständigen Exporten und einem kleinen Testimport lässt sich der Übergang nachvollziehbar organisieren.

Diese Anleitung beschreibt die Vorbereitung und die Prüfung der übernommenen Daten. Sie verspricht keine vollständige automatische Übernahme einer bexio-Buchhaltung. Stand: 8. September 2026.

Checkliste für den Wechsel von bexio als PDF herunterladen

Video: bexio-Export und Import in Magic Heidi

Nathan führt den Ablauf in diesem 3:54 Minuten langen Video vor. Ab 0:06 zeigt er den Exportbereich, ab 0:56 den Exportassistenten für Rechnungen. Bei 2:43 beginnt der erfolgreiche Import einer befüllten Kundenliste; ab 3:24 folgt eine Ausgabe.

Im Video entstehen drei Kunden und eine Ausgabe. Die zuerst verwendeten Rechnungs- und Kontaktdateien sind leer und erzeugen keine Datensätze. Verwende deshalb einen befüllten Testexport und prüfe die Ergebnisse; das Video belegt keine vollständige Übernahme historischer Rechnungen.

1. Vor dem Wechsel die benötigten Funktionen prüfen

Wenn du bexio nur für Kunden, Rechnungen und Ausgaben nutzt, ist der Umfang des Wechsels überschaubarer als bei Lager, Lohnbuchhaltung oder einer vollständigen Finanzbuchhaltung. Schreibe zuerst auf, welche Funktionen du tatsächlich verwendest und wie sie künftig abgedeckt werden.

Unser Vergleich von bexio und Magic Heidi hilft bei der Produktwahl. Diese Seite konzentriert sich auf den tatsächlichen Übergang.

2. Einen Stichtag festlegen

Wähle einen klaren Beginn für neue Rechnungen, zum Beispiel den ersten Tag eines Monats. Bei einer komplexeren Buchhaltung kann ein Wechsel zum Geschäftsjahresbeginn leichter abzugrenzen sein. Stimme den Zeitpunkt bei Bedarf mit deiner Treuhand ab.

Halte schriftlich fest, welches System für welche Vorgänge massgebend bleibt. Eine im alten System ausgestellte Rechnung kann erst nach dem Stichtag bezahlt werden. Sie muss deshalb auf deiner Liste offener Positionen stehen, auch wenn neue Rechnungen bereits in Magic Heidi entstehen.

Vergib neue Rechnungsnummern so, dass du sie von bestehenden Belegen unterscheiden kannst. Historische Rechnungen werden nicht einfach mit neuer Nummer nochmals an die Kundschaft gesendet.

3. bexio-Daten exportieren und lesbar archivieren

bexio beschreibt den Export von Kontakten als CSV oder Excel auf seiner offiziellen Seite zur Adressverwaltung. Sichere zusätzlich die Unterlagen, die du für deinen konkreten Betrieb brauchst: Rechnungsoriginale, Gutschriften, Belege, offene Positionen, Buchungsjournal und Abschlussberichte.

Im Video öffnet Nathan oben rechts die Einstellungen und danach den Exportbereich. Für Rechnungen nutzt er den Exportassistenten, wählt den Zeitraum, das Format Excel und die gewünschten Dokumentarten. Die Bezeichnungen können je nach Sprache abweichen.

Die verfügbaren Exporte und die Bedienung können nach Bereich und Tarif abweichen. Prüfe deshalb im eigenen Konto, welche Daten und Anhänge enthalten sind. Eine Kundentabelle ist kein vollständiges Unternehmensarchiv.

Lege die Exporte in einem Ordner nach Geschäftsjahr und Datentyp ab. Öffne eine Auswahl der Dateien ausserhalb von bexio. Kontrolliere bei CSV-Dateien Umlaute, Datumsformat, Dezimaltrennzeichen und führende Nullen. Bewahre eine unveränderte Kopie des Originalexports auf, bevor du Daten bereinigst.

4. Kunden mit einer kleinen Stichprobe übernehmen

Im dokumentierten Magic-Heidi-Importablauf werden Kundenlisten als Excel- oder CSV-Datei im Bereich Kunden hochgeladen beziehungsweise hineingezogen. Starte mit wenigen repräsentativen Kontakten, bevor du die ganze Liste übernimmst.

Wähle beispielsweise eine Privatperson, eine Firma mit Ansprechperson und einen Kontakt mit ausländischer Adresse. Vergleiche nach dem Import:

• Firmenname und Vorname/Nachname;
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land;
• doppelte Kontakte sowie fehlende oder falsch zugeordnete Felder.

Wenn eine Datei nicht wie erwartet verarbeitet wird, korrigiere eine Kopie und wiederhole zunächst nur den Test. Importiere dieselbe Gesamtliste nicht mehrfach ohne Dublettenprüfung.

5. Rechnungen und Ausgaben getrennt testen

Der bestehende Importablauf zeigt auch die Übernahme von Rechnungen sowie die Erfassung von Ausgaben aus Belegen und Tabellen. Daraus folgt jedoch nicht, dass jeder bexio-Export vollständig und ohne Nacharbeit übernommen wird.

Teste mindestens eine bezahlte Rechnung, eine offene Rechnung und eine Ausgabe mit Beleg. Wenn du Teilzahlungen, Fremdwährungen oder Gutschriften nutzt, müssen diese Fälle ebenfalls in die Prüfung. Kontrolliere Nummer, Datum, Währung, Betrag, MWST-Zuordnung und Zahlungsstatus.

Besonders wichtig: Wenn der Import einer alten Rechnung einen anderen Zahlungsstatus erzeugt, korrigiere ihn vor der weiteren Arbeit. Ein Belegimport ersetzt nicht automatisch das Übertragen von Teilzahlungen, Mahnhistorie oder Buchungssätzen. Erfasse nicht unterstützte Fälle gezielt manuell oder behalte sie im dokumentierten Altbestand.

6. Die Übernahme mit Kontrollsummen abnehmen

Ein erfolgreicher Upload ist noch kein abgeschlossener Wechsel. Erstelle vor und nach dem Import eine kleine Kontrollliste. Die PDF-Checkliste enthält dafür ausfüllbare Felder.

Vergleiche CHF und EUR getrennt. Notiere jede Differenz mit Ursache und Korrektur. Für spätere Bankzahlungen hilft die Anleitung zum Rechnungsabgleich. TWINT-Sammelzahlungen brauchen zusätzlich den Abgleich von Umsatz, Gebühren und Auszahlung.

7. Den alten Zugang erst nach der Abnahme beenden

Prüfe deine Vertrags- und Kündigungsbedingungen sowie den Zugriff auf Daten nach Vertragsende direkt bei bexio. Plane keine pauschale Kündigungsfrist ein, ohne sie für dein Konto zu bestätigen.

Beende den alten Arbeitsablauf erst, wenn die Exporte lesbar gesichert sind, alle offenen Positionen einen klaren Folgeprozess haben und du eine neue Rechnung im Zielsystem vollständig geprüft hast. Aufbewahrungspflichten bestehen unabhängig davon weiter, ob das alte Abonnement läuft; die allgemeine Grundlage für Geschäftsbücher und Buchungsbelege steht in Art. 958f OR.

Häufige Fragen

Muss ich sämtliche alten Rechnungen importieren?

Nicht zwingend für den laufenden Arbeitsablauf. Du brauchst aber ein vollständiges, zugängliches Archiv und einen verlässlichen Umgang mit offenen Rechnungen. Ein sauberer Start ab Stichtag kann sinnvoller sein als ein ungeprüfter Vollimport.

Gibt es eine direkte bexio-Synchronisation?

Diese Anleitung verwendet Datei-Exporte und geprüfte Importe. Sie setzt keine direkte Synchronisation voraus. Lass bexio und Magic Heidi nicht parallel denselben neuen Umsatz als unabhängigen Vorgang führen.

Wie lange dauert der Wechsel?

Das hängt von Datenmenge, Sonderfällen und Exportqualität ab. Plane Zeit für die Abnahme ein; eine feste Minuten- oder Stundenangabe wäre ohne deine Daten nicht belastbar. Beginne mit dem Import-Tutorial und der PDF-Checkliste oben.